ETUDE DE CAS
Documentation
produit
XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris
Tél: +33 (0)1 45 42 40 90
Fax: +33 (0)9 59 26 92 14
Email: contact@xwiki.co...
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Documentation produit : le cas Easyvista

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EasyVista a mis en place un XWiki afin de disposer de deux XWiki "base de connaissance" en interne et d'un wiki public pour mettre en ligne leur documentation produit pour leurs clients.

À chaque nouvelle version de la solution EasyVista, l'équipe de documentation met à jour les contenus dans la langue de référence. Ces derniers sont ensuite fournis à une agence de traduction spécialisée, qui fournit la version traduite des différentes pages. Ces dernières sont alors importées dans le wiki pour être mises à la disposition des clients.

EasyVista bénéficie des fonctionnalités de contribution de contenu, de recherche performante et de multilinguisme de la solution.

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Documentation produit : le cas Easyvista

  1. 1. ETUDE DE CAS Documentation produit
  2. 2. XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris Tél: +33 (0)1 45 42 40 90 Fax: +33 (0)9 59 26 92 14 Email: contact@xwiki.com Site web: www.xwiki.com 2 Une documentation en ligne et à jour pour les utilisateurs d’EasyVista, une base de connaissances interne pour les collaborateurs EasyVista. Contexte et enjeux L'équipe de Recherche et Développement EasyVista recherchait un outil à mettre en place en interne afin d'éviter les échanges d'emails. En effet, en raison de la multitude de projets, de nombreux documents étaient envoyés par emails et il devenait difficile de retrouver l'information souhaitée et de savoir si celle-ci était à jour. Le besoin de centraliser l'information dans un outil informatique s'est alors fait sentir. Le département R&D s'est donc mis en quête d'une solution wiki afin que tous les membres de l'équipe puissent accéder à l'information mais également en créer, en contribuant. C'est donc par une recherche internet qu'EasyVista est entré en contact avec la société XWiki SAS. Le service marketing, en charge de l'implémentation de l'outil, a profité de ce projet pour identifier ses propres besoins en matière de collaboration. Le département marketing avait des problématiques de mise à jour de la documentation pour ses clients et avait identifié l'existence de silos. De nombreux documents étaient en double voire en triple. Besoins et contraintes EasyVista avait un certain nombre de besoins. Il fallait que l'outil sélectionné puisse :  être hébergé  être facile à prendre en main Secteur : services IT Besoin : documentation Solution : documentation & base de connaissances Produit : XWiki Enterprise « Grâce à XWiki, nos clients disposent en permanence d’une documentation produit mise à jour en temps réel partout dans le monde. » (Philippe Franck - EasyVista)
  3. 3. XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris Tél: +33 (0)1 45 42 40 90 Fax: +33 (0)9 59 26 92 14 Email: contact@xwiki.com Site web: www.xwiki.com 3  gérer le multilingue (français / anglais), les droits et le multi wiki  permettre la création de petites applications : processus de validation avec un espace brouillon et un espace publication  permettre de récupérer des données existantes Lors de la phase de choix, XWiki a su faire la différence notamment grâce à :  l’expertise de l'équipe XWiki SAS sur le logiciel XWiki et sur tout le processus d'installation et de configuration de celui-ci. L'équipe IT EasyVista ne voulait pas gérer l'infrastructure et la technique pour se concentrer sur le contenu. Les solutions Saas et les services XWiki ont joué un rôle clé  des interlocuteurs réactifs et compétents ainsi que la présence du siège de l'entreprise XWiki SAS en France La solution Pour répondre aux divers besoins d'EasyVista, 3 wikis ont été mis en place :  un wiki "Développement" servant d'outil de collaboration aux équipes de R&D (documents de roadmap, fiches de recherche, etc.)  un wiki pour la gestion du CMC (Cloud Management Center). Dans ce wiki, y sont stockées des fiches de description des différentes infrastructures, les documents détaillant les procédures de tests, etc.  un wiki pour la version en ligne de la "documentation produit". Ce wiki a nécessité la reprise des documents Microsoft Word précédemment utilisés Dans ce cas d'usage, nous aborderons le cas du wiki de "Documentation Produit", les deux autres wikis EasyVista étant des sites privés. Le wiki "Documentation EasyVista" est accessible par tous les utilisateurs de l'internet : wiki.easyvista.com Pour répondre à ce besoin, XWiki SAS a réalisé les prestations de services suivantes :  personnalisation de XWiki et des PDF exportés en reprenant la charte graphique EasyVista
  4. 4. XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris Tél: +33 (0)1 45 42 40 90 Fax: +33 (0)9 59 26 92 14 Email: contact@xwiki.com Site web: www.xwiki.com 4  réalisation d'une application de publication permettant de publier en deux langues distinctes sur les mêmes noms de documents  de cette façon, même si un article n'existe pas dans l'autre langue, il y a toujours le moyen d'avoir des informations  la publication se passe en deux temps par l'intermédiaire d'un statut qui permet à l'administrateur de maîtriser la publication de plusieurs documents en même temps  les droits ont été réglés entre les 3 wikis pour que chaque équipe interne puisse accéder à l'information de sa section tout en protégeant certains documents du grand public  une section dédiée à l'administrateur lui simplifie son travail de gestion de la publication
  5. 5. XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris Tél: +33 (0)1 45 42 40 90 Fax: +33 (0)9 59 26 92 14 Email: contact@xwiki.com Site web: www.xwiki.com 5 Bénéfices Les bénéfices engendrés par XWiki sont nombreux. Au niveau du wiki de documentation, l'équipe IT EasyVista constate que :  les documents sont à jour (et cela plus rapidement qu'auparavant grâce à la dimension collaborative de la solution)  les utilisateurs corrigent directement les erreurs dans la documentation  tout est centralisé et accessible depuis wiki.easyvista.com  le volume de la documentation a été réduit : disparition des silos grâce aux liens entre les pages wikis. Fort impact au niveau du dédoublonnage de document  implication des personnes du support technique pour faire des relectures et créer des documents Au niveau des utilisateurs des solutions EasyVista :  quelques utilisateurs ont des comptes  ouverture de compte à la volée  connexion avec le site support avec la possibilité de mettre des commentaires  impact positif sur l'image d'EasyVista auprès de ses clients Usage clé EasyVista : documentation et outil d’organisation interne Le succès est au rendez-vous De manière générale, l'équipe IT EasyVista est très satisfaite de XWiki. Cela lui a permis de gagner en souplesse sur la mise à jour de la documentation. Le choix de prendre du service hébergement XWiki lui permet de ne pas avoir à gérer l'infrastructure et de se concentrer sur le contenu de la documentation. Par ailleurs, en cas de problème, l'équipe XWiki est très réactive. En ce qui concerne les wikis internes EasyVista, ceux-ci remplissent leur rôle de bases de connaissance internes. Premiers résultats constatés Après quelques mois d'utilisation du wiki de documentation, on constate :  800 accès par mois en moyenne  une accessibilité au wiki partout dans le monde (dont la moitié en France mais également au Brésil, en Afrique du Sud et en Australie)

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