1. RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DI KELURAHAN BERBASIS
WEB
M. Ainul Yaqin, M.Kom., Miftakhul Arif, S.Kom
Jurusan Teknik Informatika
Fakultas Sains Dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang
Email: a_yaqinov@yahoo.com, mafriansyah@gmail.com
Abstrak
Administrasi secara sempit didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan
informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan
keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik secara sebagian ataupun
penyeluruh. Administrasi kependudukan adalah salah satu kegiatan yang dilakukan di
kelurahan yang meliputi banyak kegiatan kependudukan, yaitu kelahiran, perpindahan
penduduk, dan kematian.
Dalam penelitian ini dikembangkan sistem informasi administrasi kependudukan di
kelurahan berbasis web untuk mengotomasikan proses-proses pengurusan administrasi
kependudukan.
Kata Kunci : administrasi, kependudukan, sistem informasi.
1. Pendahuluan pengarsipan data yang dilakukan
Informasi sudah menjadi kebutuhan kelurahan tersebut masih bersifat
bagi setiap instansi. Baik instansi manual. Hal ini mengakibatkan
pemerintahan maupun instasi swasta. pelayanan yang dilakukan kelurahan
karena itu informasi menjadi bagian tersebut kurang maksimal dan
yang sangat penting untuk mendukung pengarsipannya kurang efektif. Dengan
proses kerja sebuah administrasi dan mengetahui keadaan tersebut peneliti
melaksanakan fungsi-fungsi menejemen mencoba untuk memperbaiki sistem
dari birokrasi. pengarsipan yang ada di kelurahan
Dengan adanya informasi yang Merjosari menjadi pengarsipan yang
diberikan secara memadai oleh instansi terkomputerisasi sesuai dengan
kepada anggotanya akan menjadikan perkembangan terknologi sekarang, yang
pelayanan yang ada di instansi tersebut nantinya dapat membantu dan
membaik. Dan sebagai central mempermudah pegawai kelurahan
pelayanan, instansi pemerintah maupun (kepala seksi pelayanan umum dan
instansi swasta harus memberikan sekretarisnya) dalam mengarsipkan data
pelayanan yang baik, cepat dan efesien. dan pencarian data secara cepat.
Akan tetapi dalam kenyataannya
sekarang, ada sebagian dari instansi 2. Administrasi Kelurahan
pemerintah maupun instansi swasta yang Administrasi Kelurahan adalah
memberikan pelayanan kurang baik pada keseluruhan kegiatan pencatatan data
anggotanya. dikarenakan informasi yang dan informasi mengenai kegiatan-
diberikan kurang dipahami, dimengerti kegiatan kelurahan pada buku
oleh anggotanya dan sistem pengarsipan administrasi kelurahan. Menurut surat
datanya masih bersifat manual. Sehingga keputusan kepala kantor kependudukan
dalam mecari data memerlukan waktu dan catatan sipil kota Malang nomor:
yang lama. 188.4/01/35.73.501/2008 tentang
Setelah melakukan survei di standar layanan publik kantor
kelurahan Merjosari, ternyata sistem kependudukan dan catatan sipil kota

2. Malang dan kepala kantor kependudukan Client (Operator) melakukan mekanisme
dan catatan sipil kota Malang standar join ke alamat server. Join disini berarti
pelayanan point a yaitu layanan client juga mengirim stream media ke
pendaftaran penduduk yang isinya, alamat yang dibuat server. Apabila
1) Kartu Keluarga (KK) stream media dari operator telah
diterima oleh server maka kompueter
2) Kartu Tanda Penduduk (KTP) client dapat mengirim data ke database
server yang telah dikirim oleh operator.
3) Kartu Identitas Penduduk Musiman Sedangkan arsitektur dari program
(KIPEM) SIAKEL ini bisa dilihat pada Gambar 1
dan Gambar 2
4) Surat Keterangan Pendaftaran Aplikasi ini diterapkan dengan
Penduduk Sementara (SKPPS) memasukkan data Kartu Keluarga (KK),
Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu
5) Surat Keterangan Pendaftaran Identitas Penduduk Musiman (KIPEM),
Penduduk Tetap (SKPPT) Surat Keterangan Pendaftaran Penduduk
Sementara (SKPPS), Surat Keterangan
6) Surat Keterangan Perubahan Status
Pendaftaran Penduduk Tetap (SKPPT),
Kewarganegaraan (SKPSK)
Surat Keterangan Perubahan Status
Kewarganegaraan (SKPSK), Surat
7) Surat Keterangan Ganti Nama
Keterangan Ganti Nama, Surat
8) Surat Keterangan Pendaftaran Keterangan Pendaftaran Pindah Domisili
Pindah Domisili (SKPD) (SKPD), Surat Keterangan Pindah, Surat
Keterangan Tempat Tinggal/Domisili,
9) Surat Keterangan Pindah Surat Keterangan Kelahiran, Surat
Keterangan Lahir Mati, Surat Keterangan
10) Surat Keterangan Tempat Kematian, Surat Pengantar dari RT/RW
Tinggal/Domisili beserta print out dari pengurusan surat
tersebut. Dan menghasilkan Laporan
11) Surat Keterangan Kelahiran Penduduk Pertahun antara lain:
12) Surat Keterangan Lahir Mati 1) Jumlah Penduduk Keseluruhan
2) Detail warga (dengan cara
13) Surat Keterangan Kematian memasukkan nik warga kemudian
3. Deskripsi Sistem
3) Jumlah penduduk 5 tahun terakhir
Sistem informasi kependudukan 4) Jumlah Penduduk berdasarkan Jenis
yang dikembangkan adalah sistem Kelamin (Laki-Laki dan Perempuan)
informasi yang mengotomasikan urusan- 5) Jumlah Penduduk Berdasarkan Umur
urusan kependudukan yang terdiri dari Dikelompokkan Menjadi Tiga Yaitu :
13 macam urusan kependudukan mulai a) Umur 0 - 14 Tahun Dinamakan
dari tingkat RT hingga ke kelurahan. Usia Muda/Usia Belum Produktif
Pengguna dari sistem informasi ini
adalah warga, ketua RT, ketua RW,
b) Umur 15 - 64 Tahun
petugas-petugas kelurahan dalam hal ini Dinamakan Usia Dewasa/Usia
kepala seksi pelayanan umum dan Kerja/Usia Produktif
sekretarisnya, dan lurah. c) Umur 65 Tahun Keatas
Dinamakan Usia Tua/Usia Tak
4. Perancangan Sistem dan Produktif/Usia Jompo
Arsitektur SIAKEL 6) Jumlah Penduduk Berdasarkan
Sistem ini dirancang dalam jaringan Kelompok Pekerjaan
komputer untuk uji coba pada sistem 7) Jumlah Penduduk Berdasarkan
informasi administrasi kelurahan Kelompok Pendidikan
(SIAKEL) berbasis web ini adalah pada
server sebagai Admin (Manager)
8) Jumlah Penduduk Berdasarkan
melakukan address pada port tertentu. Kelompok Rata-Rata Anggota
Keluarga

3. 9) Jumlah Penduduk Berdasarkan 13) Jumlah Penduduk Berdasarkan
Kelompok Kartu Keluarga (KK) Pindah Keluar
10) Jumlah Penduduk Berdasarkan 14) Jumlah Penduduk Berdasarkan
Kelahiran Kartu Penduduk Musiman (KIPEM)
11) Jumlah penduduk berdasarkan
kematian
12) Jumlah Penduduk Berdasarkan
Pindah Masuk
Gambar 1. Arsitektur aplikasi untuk Administrator

4. Gambar 2. Arsitektur aplikasi untuk lurah

5. Gambar 3. Arsitektur aplikasi untuk Kasi Pelayanan Umum

6. Gambar 4. Arsitektur aplikasi untuk Sekretaris Kasi Pelayanan Umum
Gambar 6. Arsitektur aplikasi untuk
Ketua RT
Gambar 5. Arsitektur aplikasi untuk Gambar 7. Arsitektur aplikasi untuk
Ketua RW
Warga
a. Input Data Kartu Keluarga
Input data kartu keluarga (KK)
adalah salah satu contoh dari
pengurusan surat yang ada di kelurahan.
Input KK ada dua langkah inputan yaitu

7. pertama: menginputkan data kepala Laporan pelayanan pendaftaran
keluarga terlebih dahulu seperti gambar penduduk ini adalah laporan yang
8. Dan yang kedua yaitu menginputkan dihasilkan oleh sistem setelah operator
data anggota keluarga seperti Gambar 9. menginputkan data-data pengurusan
surat seperti yang terlihat pada Gambar
10. Dan contoh salah satu dari laporan
tersebut adalah laporan pendaftaran
penduduk berdasarkan jenis kelamin
laki-laki dan perempuan seperti yang
terlihat pada Gambar 11.
Gambar 8. Input kepala keluarga
Gambar 10. Laporan pendaftaran
penduduk pertahun
Gambar 9. Input anggota KK
Gambar 11. Laporan pendaftaran
penduduk berdasarkan jenis kelamin
b. Laporan Pelayan Pendaftaran laki-laki dan perempuan
Penduduk Pertahun
c. Print Out Pengurusan Surat

8. Print out Print out pengurusan surat [2]. Kansil. 1991. Pokok-Pokok
ini adalah print out atau hasil cetak dari Pemerintahan Di Daerah. Jakarta:
pengurusan surat yang nantinya akan PT Rineka Cipta.
ditandatangani oleh kepala kelurahan [3]. Nurmala, Rahman. 2008. Surat
(Polo). Salah satu contoh dari print out Keputusan Kepala Kantor
pengurusan surat tersebut surat Kependudukan Dan Catatan Sipil
keterangan pindah seperti yang terlihat Kota Malang. Malang.
pada Gambar 12. [4]. Surianingrat, Bayu. 1992.
Pemerintah Administrasi Desa Dan
Kelurahan. Jakarta: PT Rineka Cipta.
[5]. Widodo. 2007. Peraturan Menteri
Dalam Negeri Nomor 34 Tahun
2007 Tentang Pedoman Administrasi
Kelurahan. Jakarta.
[6]. Desa Dan Administrasi Desa
Menurut Undang-Undang Nomor 5
Tahun 1979 (Sebuah Tinjauan) .
Jakarta: PT RajaGrafindo Persada.
[7]. Yudi Anton Setianto, dkk. 2008 .
Panduan Lengkap mengurus
Perijinan dan Dokumen (Perijinan,
Pribadi, Keluarga, Bisnis dan
Pendidikan). Jakarta: Forum
Sahabat.
Gambar 12. Print out surat keterangan
pindah
5. Kesimpulan
Kesimpulan yang didapatkan dalam
penelitian ini adalah sistem informasi
administrasi kependudukan di kelurahan
telah dapat memenuhi kebutuhan warga
dan para petugas yang mengurusi
administrasi kependudukan tersebut, hal
ini dapat dibuktikan dengan
terotomasikannya semua proses
pengurusan administrasi kependudukan.
Daftar Pustaka
[1]. Choiriyah, Neneng. 2007. Makalah
Manajemen Kearsipan. Sukabumi:
SMK Pasundan 2.