Protokol Majlis Rasmi Di Sekolah

1 APLIKASI PROTOKOL DALAM PENGENDALIAN MAJLIS RASMI DI SEKOLAH DISAMPAIKAN OLEH : ALIAS BIN YOOP PENYELIA KANAN SEKOLAH RENDAH PPD KLANG 1

1. DEFINISI MAJLIS RASMI Suatu majlis, upacara, keramaian, perjumpaan yang diadakan di sekolah atau pejabat dengan diperakukan oleh kerajaan, jabatan atau organisasi. Ia dijalankan dengan dengan lancar, elok, bersih dan tersusun dari segi tugas, susun atur, program, pertuturan, pakaian dan sebagainya. 2

DEFINISI PROTOKOLBerasal daripada bahasa ‘Yunani’ yangmenggabungkan dua kata dasar ‘protos’ yangbermaksud ‘yang pertama’ dan ‘koll’ bererti‘pelekat’. Ini bermakna ‘protokol’ itu padaasalnya membawa makna ‘pelekat yangpertama’ atau ‘tanda taraf’ atau ‘status’.Secara ringkasnya, ‘protokol’ berkaitandengan peraturan dalam penganugerahandarjah kebesaran, susunan keutamaan,panggilan hormat, jemputan, tempat dudukdan sebagainya. 3

DEFINISI ETIKET Menurut beberapa pendapat, etiket ialah; a. Peraturan pergaulan / budi bahasa b. Hukum-hukum adab tertib c. Ketetapan dalam tingkah laku sosial d. Kesopanan dan bertimbang rasa e. Peraturan / cara melakukan sesuatu Kesimpulannya, etiket ialah peraturan-peraturan yang berkaitan dengan citarasa,kesesuaian, adab tertib, penampilan,kesopanan dan sebagainya semasa menghadirisebarang majlis sama ada majlis rasmi ataumajlis tidak rasmi. 4

PENUBUHAN JAWATANKUASA PROTOKOL PERINGKAT SEKOLAH Ahli-Ahli Jawatankuasa : - Guru Panitia Agama Islam - Guru Panitia Bahasa Melayu - Guru Panitia Bahasa Inggeris - Penyelaras Badan Beruniform` - Penyelaras Sukan Dan Permainan - Penyelaras Kelab Dan Persatuan - Juruacara Rasmi Sekolah - Pengurus Pentas/Guru Kemahiran Hidup. 5

MAJLIS RASMI DAN FORMAL 6

Contoh :• Perhimpunan Pagi• Perhimpunan Mingguan• Hari Ucapan dan Anugerah Kecemerlangan Sekolah• Kejohanan Sukan Tahunan Sekolah• Pameran Kerjaya• Kursus Kepimpinan Ketua Pelajar 7

Contoh Aturcara Majlis Perhimpunan Pagi0730 pagi - Para pelajar berada di tapak perhimpunan0735 pagi - Para guru mengambil tempat0740 pagi - Para Pentadbir mengambil tempat - Ketibaan Tamu Kehormat (Pengetua) - Nyanyian Lagu Negaraku - Nyanyian Lagu Negeri Selangor - Nyanyian Lagu Sekolah - Doa - Ucapan Guru / Pentadbir - Ucapan Tamu Kehormat (Perasmian) - Penyampaian Hadiah dan Sijil - Persembahan0830 pagi - Tetamu meninggalkan majlis0835 pagi - Majlis bersurai 8

MAJLIS TIDAK RASMI DAN FORMAL 9

Contoh :• Mesyuarat Agung PIBG• Pelancaran Kempen Menabung di Maybank 10

MAJLIS RASMIDAN TIDAK FORMAL 11

Contoh :• Jamuan Hari Guru• Hari Kantin 12

MAJLIS TIDAK RASMI DAN TIDAK FORMAL 13

Contoh :• Majlis oleh pihak swasta atau NGO - Sambutan Hari Keluarga - Persembahan Aneka Ragam 14

PEKELILING MAJLIS RASMI “Majlis-majlis rasmi di sekolah ialah Hari Ucapan dan Penyampaian Hadiah, Hari Ibubapa, Hari Terbuka, Hari Sukan dan Hari Perasmian Sekolah”. KEBERANGKATAN DYMM SULTAN / TYTSPI Bil.14/1988 bertarikh 18.7.1988 : Keberangkatan DYMM Sultan / Raja / TYT Menghadiri Majlis Rasmi Sekolah 15

1. MENGUNDANG ORANG KENAMAANSemua sekolah / institusi pendidikan yang inginmengundang Pembesar Negeri atau Orang Kenamaanke upacara pembukaan dan perasmian sekolah sahajadikehendaki terlebih dahulu mendapat kelulusandaripada Kementerian Pelajaran. Undangan untukupacara lain adalah mengikut peraturan yang sedia ada.Undangan kepada Ketua Setiausaha, Ketua PengarahPelajaran Malaysia, Pengarah Bahagian dan pegawaitinggi kementerian lainnya hendaklah dibuat melaluiPengarah Pelajaran Negeri. SPI Bil.9/1991 bertarikh 12.9.1991 Permohonan Mengundang Orang-Orang Kenamaan ke Upacara Sekolah / Institusi Pendidikan 16

2. PENYAMPAIAN UCAPANPenyampaian Ucapan Oleh 3 Pihak Sahaja i. Pengetua / Guru Besar ii. Pengerusi PIBG / Lembaga Pengurus Sekolah iii. Tamu Kehormat / VIPJika Majlis Dihadiri Oleh DYMM / TYT [Sempena HariKeputeraan Sahaja], penyampaian ucapan seperti berikut : i. Pengetua / Guru Besar ii. Wakil Kementerian Pelajaran iii. Titah Ucapan Oleh DYMM / TYT Pekeliling Iktisas Bil.10/1989 bertarikh 5.10.1989 Tajuk : Atur Cara Majlis Rasmi Sekolah 17

ATUR CARA MAJLISAtur cara majlis ialah urutan cara dalam sesuatu majlisdari mula hingga akhir.Majlis rasmi kerajaan yang diadakan pada sebelahmalam hendaklah dimulakan selepas 8.00 malam danditamatkan selewat-lewatnya jam 11.30 malam.Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika hariJumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengaharidan jika dimulakan pada sebelah petang hendaklahtidak lebih awal daripada 2.30 petang.Cara membuat aturcara majlis ialah denganmenyenaraikan dahulu acaranya mengikut urutannya.Selepas itu letak masa akhirnya dan kemudian dariwaktu akhir membawa ke waktu permulaan. Sebelumitu hendaklah ditentukan jangka masa bagi setiapacara. 18

Contoh Aturcara Majlis0730 pagi - Para peserta mengambil tempat0740 pagi - Para tetamu mengambil tempat0800 pagi - Ketibaan Tamu Kehormat - Perarakan masuk Tamu Kehormat - Nyanyian Lagu Negaraku - Doa - Ucapan Pengerusi Jawatankuasa Pengelola - Ucapan Tamu Kehormat (Perasmian) - Penyampaian Hadiah dan Sijil - Penyampaian Cenderamata kepada Tamu Kehormat - Persembahan1030 pagi - Tetamu meninggalkan majlis1120 pagi - Jamuan Ringan1200 t/hari - Majlis bersurai 19

PAKAIAN KE PEJABAT / SEKOLAH a. Petikan Surat Pekeliling Iktisas Bil. 6/1985 ( Peraturan Pakaian Guru Di Sekolah/ Pegawai dan Kakitangan Perkhidmatan Pendidikan ) Sebagai golongan pendidik, guru-guru, pensyarah dan lain-lain pegawai perkhidmatan pelajaran adalah sentiasa menjadi tumpuan pemerhatian pelajar-pelajar dan masyarakat, baik di dalam atau di luar sekolah / maktab / pejabat serta mempunyai pengaruh ke atas pendidikan pelajar-pelajar, termasuk menyemai akhlak dan nilai hidup yang baik. Untuk mencapai matlamat ini, guru-guru dan lain-lain pegawai pelajaran sewajarnyalah menunjukkan pakaian yang sesuai apabila bertugas di dalam atau di luar sekolah / maktab / pejabat. Oleh yang demikian, di samping pakaian yang kemas dan bersih, pakaian yang berpatutan dan bersesuaian bagi guru-guru / pensyarah serta pegawai-pegawai dan kakitangan perkhidmatan pendidikan adalah penting. Pakaian seumpama ini adalah melambangkan disiplin dan imej profesion perguruan. 20

PAKAIAN PENDAHULUAN Pakaian adalah perhiasan diri dan merupakan cermin hati yang dapat memperlihatkan personaliti dan penampilan imej keperibadian seseorang. Pakaian seseorang dapat mencerminkan; a. Kedudukan ekonomi b. Tahap pendidikan c. Tahap kedudukan sosial d. Kerjaya e. Moral / tahap boleh dipercayai f. Imej diri g. Kehebatan dan kecemerlangan masa hadapan Perkara yang perlu diberi perhatian kepada pakaian ialah dari segi : fesyen, warna, jenis kain dan jenis pakaian, umur dan bentuk badan. 21

JENIS-JENIS PAKAIAN RASMI a. Pakaian kebangsaan rasmi (bertanjak & keris) b. Pakaian kebangsaan hitam (serba hitam) c. Pakaian kebangsaan (warna bebas) d. Lounge Suit e. Pakaian Istiadat (khusus kepada penyandang) f. Pakaian kerja (bertugas) g. Batik lengan panjang 22

KESESUAIAN PAKAIAN MENGHADIRI MAJLISPakaian bagi sesuatu majlis adalah tertaklukkepada tahap atau taraf majlis tersebut.Tahap atau kategori majlis adalah sepertiberikut : Majlis penuh istiadat Majlis formal Majlis separa formal Majlis tidak formal 23

KESESUAIAN PAKAIANBAGI LELAKI : Baju Baju kemeja yang dicadangkan ialah hendaklah berwarna putih / cerah, berlengan panjang dan berkolar. Baju hendaklah dimasukkan ke dalam dan tangan baju tidak dilipat. Seluar Seluar yang dicadangkan ialah ialah seluar panjang ‘slack’, berwarna hitam atau gelap. Pemilihan warna ini perlu untuk disesuaikan dengan warna baju dan tali leher. Tali Leher Bagi menggambarkan keperibadian profesional tali leher yang dipakai mestilah jenis tali leher yang diikat secara manual. Ikatan tali leher jenis simpul segi tiga dan hujungnya mencecah kepada tali pinggang. 24

BAGI KAUM WANITA Perkara pokok pemilihan pakaian ialah keselesaan kepada pemakainya. Sebagai seorang muslim pakaian yang dipakai hendaklah tidak mencolok mata serta menutup aurat Pakaian yang dicadangkan ialah pakaian kebangsaan atau pakaian kaum masing-masing dan lain-lain pakaian yang sesuai. Kasut sukan, ‘jeans’, ‘slack’, seluar pendek dan apa-apa pakaian yang menutup muka atau yang mencolok mata, tidak boleh dipakai. 25

KESESUAIAN PAKAIAN WANITA a. Elakkan pakaian berkilat / berkilau pada waktu siang. b. Elakkan memakai pakaian satu warna sahaja (sepasang / sedondon) c. Elakkan memakai pakaian berwarna-warni melebihi empat warna d. Menggunakan alat-alat hiasan tambahan yang bersesuaian dan tidak keterlaluan. e. Penggunaan pewangi yang berbau lembut di siang hari dan pewangi yang kuat baunya di sebelah malam. Elakkan penggunaan lebih daripada satu pewangi pada satu masa. f. Pemilihan warna / saiz beg tangan dan warna / bentuk kasut hendaklah disesuaikan dengan fesyen dan warna pakaian serta majlis yang dihadiri. 26

Kesesuaian pakaian bagi pelbagai majlis adalah seperti berikut : MAJLIS WANITA LELAKI (a) Jamuan Makan Baju Kurung Baju Kebangsaan Malam Formal Baju Kebaya Lounge Suit Labuh (b) Jamuan Makan Baju Melayu Baju Batik Lengan Malam Tidak Moden Panjang Formal (c) Jamuan Makan Baju Kebaya Baju Batik Lengan Tengahari Baju Kurung Panjang Rasmi Lounge Suit Pakaian Kerja (d) Jamuan Makan Baju Melayu Baju Batik Lengan Tengahari Tidak Moden Panjang Rasmi 27

PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTANBagi setiap majlis, hendaklah disediakandalam lima bentuk, iaitu : Ringkasan senarai, Senarai nama, Senarai mengikut keutamaan, Senarai jawapan kehadiran, Senarai hadir. 28

Senarai kedua ialah Senarai Nama yang akanmenyenaraikan nama tetamu mengikut kategori. Jikadalam kategori tetamu kehormat, ada empat orang, makanama keempat-empat orang tamu kehormat tersebuthendaklah dicatatkan dalam senarai beserta butir-butir lainyang lengkap, seperti:(a) Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran yang disandang(jika ada – PJK, PPN, AMN, SMS dsb),(b) Nama isteri,(c) Jawatan atau pangkat,(d) Alamat pejabat lengkap,(e) Nombor telefon pejabat,(f ) Alamat rumah lengkap,(g) Nombor telefon rumah,(h) Nama Setiausaha Sulit dan nombor telefon. 29

Senarai ketiga ialah Senarai Mengikut SusunanKeutamaan, iaitu senarai tetamu dari Senarai Namadisusun mengikut susunan keutamaan. Senarai inihendaklah mengikut panduan Susunan KeutamaanPersekutuan atau Negeri, atau mana-mana agensiyang berkenaan. Semasa menyediakan senarai ini,memadai namanya sahaja serta ringkasan jawatanditulis, misalnya :Dato’ Abdul Ghafar Bin Mahmud (KPPM),Tuan Abdullah Bin Mad Yunus (Pengarah Pelajaran Negeri),Hajah Kamariah Binti Salim (Pegawai Pelajaran Daerah). 30

1 2 3 4 75 6 31

PENULISAN DAN PENGEDARAN KAD JEMPUTANKad Jemputan hendaklah mengandungi butiran berikut:6.6.1 Nama majlis,6.6.2 Pihak penganjur,6.6.3 Logo agensi,6.6.4 Tempat majlis,6.6.5 Ruang nama jemputan,6.6.6 Tarikh majlis diadakan,6.6.7 Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir,6.6.8 Masa ketibaan tetamu,6.6.9 Panduan pakaian,6.6.10 Nama dan nombor telefon rujukan,6.6.11 Atur cara majlis,6.6.12 Pelan ke tempat majlis,6.6.13 Kad jawapan (mengikut keperluan),6.6.14 Pelekat kereta (jika perlu) 32

SENARAI JAWATANKUASA PENGELOLAPENASIHAT : (Ikut Kesesuaian Tamu Kehormat)PENGERUSI : Pengetua / Guru Besar Sekolah BerkenaanTIM.PENGERUSI : Penolong KananNAIB PENGERUSI : Pengerusi LPS / YDP PIBGSETIAUSAHA : Guru yang dilantik dalam mesyuaratBENDAHARI : Orang yang sama dalam JK Induk 33

AHLI JAWATANKUASA• AJK Jemputan * AJK Keceriaan & Kebersihan• AJK Disiplin * AJK Seranta• AJK Peralatan * AJK Santapan / Jamuan• AJK Pameran * AJK Persiapan Pentas• AJK Persembahan * AJK Persiapan Dewan• AJK Buku Atur Cara * AJK Persiapan Tempat Jamuan• AJK Keselamatan & Lalulintas * AJK Persiapan Bilik Rehat• AJK Persiapan Khemah * AJK Kecemasan• AJK Hadiah & Cenderamata * AJK Siaraya• AJK Majlis Perasmian * AJK Sambutan• AJK Protokol * AJK Plaque Perasmian• AJK Fotografi & Rakaman * AJK Laluan DiRaja / MB / Menteri• AJK Penyediaan Teks Ucapan, * Pengacara Majlis Teks Doa & Teks Pengacara Majlis * Pembaca Doa 34

SENARAI KEPERLUAN PERALATAN / PERKHIDMATANBil Jabatan Bahan / Peralatan Catatan1. JKR Permaidani, Kerusi DiRaja, Khemah, Pentas, Air Cooler, Air Pancut, Kipas.2. Bomba Pancutan air untuk membersihkan kawasan3. TNB Menyediakan generator / keselamatan letrik4. Polis Kawalan trafik / keselamatan / lalulintas5. Majlis Daerah Bunga perhiasan, Air Pancut, Kerusi VVIP / VIP, Kipas6. Pejabat DYMM Kundang, Juru Payung, Payung DiRaja, Peralatan Jamuan7. Bahagian Majlis SUK Bendera DiRaja, Pelekat Kerusi, Khidmat Protokol8. Penerangan Alat Siaraya, Hebahan Radio, Sidang Media, Pengacara9. Tentera Latihan Perbarisan10. Pejabat Kesihatan Pegawai Perubatan, Kereta Ambulans11. Pejabat Agama Pembaca Doa, Teks Doa12. JPN / PPD Penyelenggaraan, Khidmat Bantu 35

PELAN LAKAR PERJALANAN MAJLIS P.JagaP1 P8 KANTIN P3 P2 P4 P8 TAPAK PERASMIAN BILIK DARJAH BILIK DARJAH P5 P6 MAKMAL PADANG MAKMAL SAINS P7 KOMPUTER PERMAINAN BILIK DARJAH 36

PELAN LAKAR PENTASSusunan utama atas pentas; LATAR BELAKANG BARISAN BENDERA PENTAS BARISAN BENDERA MEJA HADIAH 4 2 1 3 5 MEJA 2 1 RUANG BERI HADIAH LALUAN PENERIMA HADIAH 37

PERSIAPAN DEWANPenatar layar hendaklah mengandungi perkara-perkara yang perlu sahaja,iaitu logo, nama majlis, tarikh, tempat dan perasmi.Tempat duduk tetamudi atas pentas (kerusi tetamu, meja kopi, air mineral dan gelas, jambanganbunga, meja hadiah / sijil, rostrum, troli, permaidani, penatar layar, kipasangin, lampu dan siar raya);Di bawah pentas (kerusi tetamu, pentas nasyid, koir, pentas kumpulanmuzik, tempat pemberita, kipas angin, lampu, permaidani (jika perlu),rostrum juruacara, pembaca doa, pendeklamasi puisi, kain hiasan pentas,hiasan bunga atau pokok hidup). Rostrum dan mikrofon untuk juruacara, pengerusi pelaksana dan perasmi yang berucap. Kedudukan tetamu khas Kedudukan juruacara Dulang, troli hadiah dan alas Ruang persembahan (multimedia, koir / nasyid / sajak / gamelan ). 38

5. SUSUNAN KEUTAMAAN TAKRIF SUSUNAN KEUTAMAAN Susunan keutamaan ialah satu senarai yang disusun mengikut kedudukan kekananan di antara pelbagai golongan masyarakat termasuk ketua negara, pemimpin, pegawai kerajaan, bukan kerajaan dan orang awam. BENTUK SUSUNAN KEUTAMAAN a. Susunan tempat duduk b. Susunan atur cara c. Susunan bendera d. Tertib ketibaan dan kepulangan e. Penyampaian ucapan 39

KEDUDUKAN PENANDA DI LANTAI PENTASPENERIMA

SUSUNAN TEMPAT DUDUK ATAS PENTASMenggambarkan taraf, susunan keutamaan,kekananan serta pentingnya seseorang itu dalammajlis yang berkenaan.PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN TEMPATDUDUK DI ATAS PENTASTetamu yang paling hampir sekali dengan tetamukehormat adalah tetamu yang terkanan sekali.Kekananan bermula dari sebelah kanan tetamukehormat. 41

SUSUNAN TEMPAT DUDUK ATAS PENTAS a. Susunan Bagi Dua Tempat Duduk 1 2 b. Susunan Bagi Empat Tempat Duduk 3 1 2 4 42

c. Susunan Bagi Tiga Tempat Duduk 2 1 3d. Susunan Bagi Lima Tempat Duduk 4 2 1 3 5 43

f. Susunan Tempat Duduk Melibatkan Tetamu Kehormat Bersama Isteri 5 3 1 2 4 6 (S) (S) (S) (I) (I) (I) 44

SUSUNAN BENDERAPengibaran bagi semua bendera negeri adalahmengikut keutamaan negeri-negeri. Susunankeutamaan negeri pula mengikut susunan keutamaanDuli Yang Maha Mulia Raja-Raja dan Tuan YangTerutama Yang Di Pertuan Negeri. Pada masa ini,susunan keutamaan bendera-bendera adalah sepertiberikut ; 1. Malaysia 10. Terengganu 2. Kedah 11. Sarawak 3. Pahang 12. Pulau Pinang 4. Perak 13. Melaka 5. Perlis 6. Selangor 14. Sabah 7. Negeri Sembilan 15. W/P Kuala Lumpur / 8. Johor Labuan / Putrajaya 9. Kelantan 16. Sekolah /Agensi 45

PENGIBARAN BENDERA SEBARIS ( PROGRAM PERINGKAT KEBANGSAAN)1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1. Malaysia 6. Selangor 11. Sarawak 2. Kedah 7. N/Sembilan 12. Pulau Pinang 3. Pahang 8. Johor 13. Melaka 4. Perak 9. Kelantan 14. Sabah 5. Perlis 10.Terengganu 15. Wilayah Persekutuan (KL / Labuan / Putrajaya) 46

PENGIBARAN BENDERA SEBARIS ( PROGRAM DIADAKAN DI NEGERI SELANGOR)1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1. Malaysia 6.Terengganu 11. Melaka 2. SELANGOR 7. Perlis 12. Sabah 3. Kedah 8. N / Sembilan 13. Sarawak 4. Pahang 9. Johor 14. P. Pinang 5. Perak 10.Kelantan 15. W / Persekutuan 47

6. PENGIBARAN BENDERA PENGIBARAN DUA BENDERABendera Malaysia hendaklah dikibarkan di sebelah kanan dan diikuti bendera negeri sebelah kiri bendera Malaysia Bendera Bendera Malaysia Negeri 48

PENGIBARAN TIGA BENDERA Pengibaran bendera Malaysia hendaklah dipasang di tengah- tengah antara bendera negeri dan agensi.Bendera negeri berasa di sebelah kanan bendera Malaysia dan bendera agensi di sebelah kiri bendera Malaysia. Bendera Negeri Bendera Bendera Agensi/Sekolah Malaysia 49

PENGIBARAN BENDERA SEBARIS DI BAHAGI DUA ( PROGRAM DIADAKAN DI NEGERI SELANGOR ) 15 13 11 9 7 5 3 1 2 4 6 8 10 12 141. Malaysia 6. Perlis 11. Sarawak2. SELANGOR 7. Negeri Sembilan 12. P. Pinang3. Kedah 8. Johor 13. Melaka4. Pahang 9. Kelantan 14. Sabah5. Perak 10. Terengganu 15. Wilayah Persekutuan 50

PENGIBARAN BENDERA SEBARIS BERPUSAT DI TENGAH (PROGRAM DI NEGERI SELANGOR) 14 12 10 8 6 4 2 1 3 5 7 9 11 13 151. Malaysia 6. Perlis 11. Melaka2. SELANGOR 7. Terengganu 12. Sabah3. Kedah 8. Negeri Sembilan 13. Sarawak4. Pahang 9. Johor 14. Pulau Pinang5. Perak 10. Kelantan 15. W/Persekutuan 51

6.10 SUSUNAN GAMBAR RASMI Pihak sekolah hendaklah memahami protokol menggantung gambar pemerintah danpemimpin di premis sekolah, seperti di dalam dewan, di bilik mesyuarat dan di tempat-tempat lain. 6.10.1 Gambar DYMM Seri Paduka Baginda Yang Di-Pertuan Agong dan DYMM Raja Permaisuri Agong DYMM DYMM Yang DiPertuan Raja Permaisuri Agong Agong Gambar DYMM dan Pemerintah Negeri 3 1 2 4 Perdana DYMM Yang DYMM Raja Sultan Sultanah Menteri Menteri DiPertuan Agong Permaisuri Agong Negeri Negeri Besar

6.10 SUSUNAN GAMBAR RASMI Pihak sekolah hendaklah memahami protokol menggantung gambar pemerintah danpemimpin di premis sekolah, seperti di dalam dewan, di bilik mesyuarat dan di tempat-tempat lain. 6.10.1 Susunan gambar di Negeri Selangor 3 1 2 4 Perdana DYMM DYMM DYMM Sultan Timb. Menteri Yang Dipertuan Raja Permaisuri Selangor Perdana Menteri Agong Agong Gambar Pegawai Kanan 2 1 3 TIMB. PENGARAH PPD PENGARAH

RUJUKAN KEHORMAT Panggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap tetamu kehormat. Panggilan ini hendaklah diamalkan oleh pengacara majlis. Panggilan hormat yang menjadi amalan sekarang ini ialah; Bil. Jawatan Panggilan hormat Panggilan hormat untuk penyandang untuk pasangan 1. YDP Agong Seri Paduka Baginda - 2. Permaisuri Agong Seri Paduka Baginda - 3. Perdana Menteri Yang Amat Berhormat Yang Amat Berbahagia 4. TPM Yang Amat Berhormat Yang Amat Berbahagia 5. Menteri /TM Yang Berhormat Yang Berbahagia S/U Parlimen 6. Yang Di Pertua Yang Berhormat Yang Berbahagia DN DR 54

7. Timbalan YDP Yang Berhormat Yang Berbahagia DN / DR8. Ahli Parlimen Yang Berhormat Yang Berbahagia9. Tun & Toh Puan Yang Amat Berbahagia Yang Amat Berbahagia10. Tan Sri & Puan Sri Yang Berbahagia Yang Berbahagia11. Datuk/Dato’/Datin Yang Berbahagia Yang Berbahagia12. Ketua Hakim Negara Yang Amat Arif Yang Amat Berbahagia13. Hakim Besar Yang Arif Yang Berbahagia Malaya / Borneo14. Hakim Mahkamah Yang Arif Yang Berbahagia Agong/Tinggi15. Ketua Setiausaha Yang Berbahagia Yang Berbahagia Negara16. Panglima Angkatan Yang Amat Setia Yang Amat Berbahagia 55 Tentera

17. Ketua Polis Negara Yang Amat Setia Yang Amat Berbahagia Ketua Turus Tentera18. Pegawai Polis / Tentera Yang Setia Yang Berbahagia19. KSU Yang Berbahagia Yang Berbahagia20. Speaker Dewan Yang Berhormat Yang Amat Berbahagia Undangan Negeri21. Menteri Besar/ Yang Amat Berhormat Yang Amat Berbahagia Ketua Menteri22. Ahli Dewan Yang Berhormat Yang Berbahagia Undangan Negeri23. SUK /PU/PKN Yang Berhormat Yang Berbahagia24. Ketua Jabatan Yang Berusaha Yang Berbahagia25. Raja / Tengku Yang Mulia Yang Mulia26. Profesor / Doktor Yang Berbahagia Yang Berbahagia27. Mufti Sahibus Samahah Yang Berbahagia 56

PENGACARA MAJLIS YANG BAIK a. Mempunyai suara yang baik dan lunak didengar b. Fasih dalam penyebutan bahasa serta terang danjelas sebutannya / tidak pelat. Kelajuanpenyebutannya sederhana d. Cergas dan cepat dalam pergerakannya e. Tidak gugup / gagap dalam percakapannya f. Tidak mempunyai darah gemuruh g. Tidak panik jika berhadapan dengan pelbagaisituasi h. Tahu menggunakan budibicara i. Sentiasa bersifat sabar j. Tidak mempunyai perawakan yang serious /sombong h. Mempunyai pengetahuan asas mengenai adatistiadat dan protokol dalam majlis-majlis rasmi 57

CONTOH TEKS JURUACARANama Majlis : Perhimpunan Kebangsaan Guru 1MalaysiaTempat : Dewan Besar,SMK Tinggi KlangTarikh : 26 Jun 2011Hari : KhamisCue (0830)Semua hadirin mengambil tempat.Pengumuman (ANN).Para hadirin dipersilakan mengambil tempat. Majlis akan bermulasebentar lagi.Cue (0835)Menerima isyarat apabila tamu kehormat tiba. Semua hadirin berdiri.Pengumuman (ANN).Mengumumkan ketibaan Yang Berhormat Menteri Pelajaran Malaysia,diiringi oleh Pengarah Pelajaran Selangor dan Timbalan PengarahPelajaran Selangor.Cue (0840)Nyanyian Lagu Negaraku - Setelah Tetamu Kehormat duduk, semuahadirin duduk. 58

Pengumuman (ANN).YAB Tan Sri Muhyidin b. Haji Mohd YasinTimb. Perdana Menteri, Malaysiamerangkap Menteri Pelajaran Malaysia,Yang Berbahagia, Tuan Haji Mahmod Bin Karim,Timbalan Pengarah Pelajaran,Jabatan Pelajaran Selangor,Ketua-Ketua Sektor, Jabatan Pelajaran Selangor,Pegawai-Pegawai Pelajaran, Pejabat Pelajaran Daerah,Seluruh Negeri Selangor,Para Pengetua, Para Guru Besar, guru-guru danpara tetamu yang dihormati sekalian.Bersyukur kita ke hadrat Ilahi kerana dengan limpah rahmat danhidayahNya, maka dapat kita hadir dalam Majlis Perhimpunan Guru1Malaysia yang berlangsung di SMK Tinggi Klang.Bagi memberkati majlis, dijemput Al-Fadhil Ustaz Fadhil Bin Fadliuntuk memimpin bacaan doa.Dipersilakan. 59

BUKU ATUR CARABuku atur cara ialah sebuah buku maklumat yang amat pentingbagi majlis rasmi. Penerbitan buku ini perlu diuruskan denganbaik dan sempurna. Segala butiran yang akan dimuatkan di dalambuku ini perlu dirancang oleh satu jawatankuasa, disemak dandiluluskan oleh pengerusi pengelola.Peranan buku atur cara sangat penting dalam majlis rasmi, sepertimajlis konvokesyen, majlis graduasi, pertandingan kemahirankokurikulum, perasmian sekolah, perkhemahan dan seminar yangdirasmikan oleh orang kenamaan.Buku atur cara juga digunakan semasa majlis peringkat dalamanyang dirasmikan oleh orang kenamaan tempatan 60

Kandungan Buku Atur Cara :Kata alu-aluan (Perasmi, Pengerusi Pengelola,Pengerusi Pelaksana);Senarai jawatankuasa (Pengelola, Pelaksanadan Ahli Jawatankuasa Kecil);Senarai peserta;Atur cara majlis pembukaan dan penutupan;Penghargaan;Iklan (jika ada). 61

AHLI JAWATANKUASA INDUK- AHLI JAWATANKUASA PENGELOLA- AHLI JAWATANKUASA PELAKSANA- AHLI JAWATANKUASA KECIL 62

MASALAH YANG DIHADAPIBil. Jenis Masalah Cadang Tindakan Penyelesaian1. Ruang Perasmian/ Ruang Sempit dan Air Diluaskan serta diturap JKR / JPN Tapak Perhimpunan Bertakung semula2. Laluan Masuk Ke Keadaan Becak dan Diturap semula JKR / JPN Sekolah berlopak3. Kawasan Perparitan Semak dan tersumbat Dibersihkan Majlis Hadapan Sekolah Daerah4. Pagar Sekolah Tapak Pagar Jerlus dan Digantikan dengan JPN / PPD tiada berpagar yang baru5. Penutup Longkang Pecah dan Digantikan dengan JPN / PPD Membahayakan yang baru6. Bilik Rehat DiRaja Tiada Pengubahsuaian bilik JKR / JPN darjah yang ada7. Pondok Pengawal Sudah Daif Dibaiki dan dicat JPN / PPD semula8. Tekanan Air Sangat Rendah Kerana Gantian paip baru JPN / JBA Paip yang ada sudah uzur9. Tandas Rosak dan Tersumbat Dibaiki JPN / PPD 63

JADUAL KERJA TARIKH PERKARA TINDAKAN31.1.2010 Sekolah dimaklumkan tentang pemilihan perasmian oleh Pejabat SUK / JPN DYMM Sultan Selangor2.2.2010 Memaklumkan kepada Pejabat Pelajaran Daerah Pengetua10.2.2010 Mesyuarat JK Pengelola & PIBG 1 Lantik Jawatankuas Pengetua17.2.2010 Mesyuarat JK Kecil dan menyediakan Kertas Cadangan Pengetua29.2.2010 Mesyuarat JK Induk 1 JPN / PPDMinggu 1 Mac Menyediakan draf Kata-kata aluan, dapatkan gambar, Pengetua2010 t.tangan bagi MB, Menteri, Pengarah, PPD, Pegawai Daerah, PIBG dll30.2.2010 Menghantar surat jemputan kepada DYMM, DYTM, DYAM, JPN / PPD MB, Menteri, KPPM, Pengarah,Pegawai Daerah, OBD, PPD dll8.3.2010 Mesyuarat JK Pengelola 2 Pengetua18.4.2010 Mesyuarat JK Induk 2 JPN / PPD23 & 25 .4. 2010 Raptai JPN / PPD29.4.2010 Majlis sebenar berjalan Semua Yang Terlibat3.5.2010 Menghantar Surat Penghargaan Pengetua 6410.5.2010 Mesyuarat Penutup JPN / PPD / Pengetua

CONTOH UPACARA SAMBUTAN 4.1. SAMBUTAN DI LUAR DEWAN a. Penyambut Tetamu Utama b. Sambutan * Pembuka pintu kereta * Penyemat rozet * Jambangan bunga (tetamu bawa isteri) * Penyampai bunga ( -sda- ) * Bunga manggar,bunga pahar, sireh junjung, kompang, silat dll * Perbarisan jika ada * Pentas menerima tabik hormat * Barisan guru, kakitangan dan PIBG * Tiang Bendera dan Bendera Di Raja (jika DYMM) * Pancaragam (ikut keperluan) * Koir * Menandatangani buku pelawat ( tempat / peralatan / buku pelawat ) 65

PENYEDIAAN ATUR CARA PENTADBIRANAtur cara pentadbiran ialah atur cara majlis yang ditulis secara terperincidengan tujuan:Sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut;Sebagai panduan kepada semua pegawai dan petugas yang terlibatdalam majlis tersebut;Untuk menentukan majlis berjalan dengan lancar dan mengikut lunas- lunasprotokol yang diterima;Untuk mengawal masa;Untuk menjadi panduan masa akan datang;Sebagai rekod.Atur cara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut : Masa; Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci;Pegawai yang bertanggungjawab.Atur cara pentadbiran ialah dokumen yang sangat penting sebagai garispanduan terperinci terhadap semua tindakan yang perlu dilakukan olehseseorang yang terlibat bagi sesuatu acara. Selain atur cara pentadbiran,senarai semak hendaklah juga disediakan untuk membantu juruacaramengendalikan majlis dengan lancar. 66

ATURCARA PENTADBIRANPergerakan/Masa Acara TatacaraP1 Keberangkatan tiba DYMM Semua jemputan telah berada di tempat(10,00 pg ) di pintu hadapan sekolah masing-masing.P2 DYMM Sultan dan Permaisuri Disambut oleh dif-dif kehormat(10.02 pg) turun dari kenderaan di Raja (Pengetua, MB, Menteri, Pengarah. DO, OBJ)P3 Rombongan DYMM berdua Diiringi oleh pancaragam sekolah……..,(10.05 pg) di arak ke pentas di Raja Bunga Manggar, Sirih Junjung & Bunga Pahar dan mengambil tempat di atas * Nyanyian Lagu Negeri Perak pentas di Raja * Persembahan murid * Ucapan Aluan Pengetua * Ucapan Menteri Pendidikan * Titah Ucapan PerasmianP4(11.15 pg) Upacara Perasmian * Rombongan DYMM ke tempat Plaque * DYMM membuka tirai plaque * Bacaan DoaP5 ( 11.30pg) Lawatan ke Makmal Komputer * Rombongan DYMM & Tetamu JemputanP6 (12.00tgh) Lawatan ke Makmal Sains * Rombongan DYMM & Tetamu JemputanP7 (12.30tgh) Jamuan Tengahari * Rombongan DYMM & Tetamu JemputanP8 (1.15tgh) Bergambar & Bersurai * Rombongan DYMM & Warga Sekolah 67

PERANAN PENYAMBUT TETAMUYang berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalammajlis: MaklumatPenyambut tetamu hendaklah mengetahui maklumatkeraian yang sedang diadakan sekurang-kurangnya tujuankeraian tersebut diadakan. Atur Cara Keraian yang BerkenaanPenyambut tetamu mestilah mengetahui atur cara keraianyang berkenaan terutamanya waktu yang ditetapkan bagitetamu sampai dan balik. 68

Susunan Tempat Duduk• Penyambut tetamu hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya supaya senang untuk memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang berkenaan. Kawasan yang Diperuntukkan• Penyambut tetamu hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang diperuntukkan baginya. Tempat-tempat Penting• Penyambut tetamu hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting, seperti bilik menunggu, pintu masuk, pintu keluar, tempat jamuan dan tandas. Senarai Tetamu yang Dijemput• Penyambut tetamu mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu yang akan hadir dan sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut. Senarai Tamu Khas• Selain senarai kesemua tamu yang dijemput, senarai tamu khas yang akan disambut hendaklah juga diketahui dengan terperinci. 69

Pakaian Penyambut Tetamu• Penyambut tetamu hendaklah memakai pakaian yang sesuai dan lengkap mengikut keraian yang sedang dijalankan. Pakaian mencolok mata bagi perempuan adalah tidak sesuai. Cara Menyambut Tetamu• Tetamu hendaklah disambut dengan hormat, diberikan buku atur cara serta ditunjukkan tempat duduk secara hormat. Mengenali Tetamu• Seboleh-bolehnya penyambut tetamu hendaklah mengenali tetamu yang disambut. Jika tetamu tidak dikenali, penyambut tetamu hendaklah bertanya dengan cara hormat. 70

Ketibaan Penyambut TetamuPenyambut tetamu hendaklah tiba satu jam lebih awal daripadamasa tetamu dijangka tiba. Penyambut tetamu hendaklahmelaporkan diri kepada pegawai bertugas dan mengambilsenarai tetamu. Beliau hendaklah mengenal pasti tempat duduktetamu kehormat yang di bawah kawalannya. Pertanyaan dan TeguranJika ada apa-apa pertanyaan, perlu dijawab dengan sopan.Sebarang teguran daripada tetamu, hendaklah diterima secaraterbuka dan diambil ingatan. Jangan sekali-kali bertengkardengan tetamu atau memberi maklumat yang penyambuttetamu sendiri kurang pasti. KesulitanSebarang kesulitan atau masalah hendaklah segera dirujukkepada pegawai bertugas. Mudah SenyumPenyambut tetamu hendaklah kaya dengan senyuman. 71

SAMBUTAN DI DALAM DEWAN a. Penyambut tetamu di dewan b. Pengiring ke pentas utama c. Pengiring ke tempat duduk bawah pentas d. Penyampai buku atur cara untuk Tetamu Kehormat e. Penyampai buku atur cara untuk jemputan khas f. Persiapan di atas pentas; ` Back Drop (nyatakan majlis, nama perasmi,tarikh, masa dan tempatdiadakan) ` Kerusi Tetamu Kehormat dan meja ` Alas kerusi dan meja ` Gelas, air mineral dan penutup gelas ` ‘Taging’ kerusi utama ` 2 buah rostrum yang beralas, bunga, air & gelas ` Susunan bendera negeri (jika ada) ` Meja hadiah, hadiah, ‘tray’ dan alas ` Hiasan pentas (bunga, lampu dll) ` Karpet 72

TINGKAH LAKU DALAM MAJLIS JAMUAN a. Majlis jamuan yang diadakan bertujuan untuk menggembirakan tetamu. b. Peraturan-peraturan yang perlu diketahui; ~ tatatertib pergaulan ~ cara duduk dan berdiri ~ bersopan santun dan berbudi bahasa ~ saat ketibaan ~ tertib di meja makan ~ tertib semasa makan ~ tertib semasa meninggalkan majlis 73

CARA MAKAN CARA MAKAN BERDIRIa. Dilarang mengisi pinggan terlalu penuh.b. Memegang pinggan dengan tangan kiri dan sudu di tangan kanan.c. Elakkan mengangkat pinggan terlalu tinggi semasa menyuap makanan.d. Kain lapik (napkin) ada di bawah pinggan.e. Kurangkan pergerakan semasa makan.f. Dilarang meninggalkan majlis sebelum tetamu kehormat berangkat pulang.g. Ucapan terima kasih kepada penganjur atau tuan rumah. 74

CARA MAKAN DUDUKa. Tiba di tempat jamuan lebih awal 5 – 15 minit sebelummajlis bermula.b. Duduk dengan selesa dan rapatkan kaki.c. Elakkan daripada meletakkan kedua-dua belah siku di atas meja.d. Gunakan tangan kiri untuk menyenduk nasi dan lauksekiranya makan dengan tangan.e. Pastikan gelas minuman berada di sebelah kiri anda.f. Anda perlu berhenti makan apabila semua tetamu yangseemeja anda sudah berhenti makan.g. Anda dilarang meninggalkan majlis sebelum tetamukehormat berangkat pulang.h. Ucapan terima kasih kepada penganjur atau tuan rumah sebelum pulang. 75

LARANGAN DI TEMPAT MAKANa. Bercakap-cakap semasa makan.b. Menyuap makanan terlalu banyak dalam satu suapan.C. Memilih-milih makanand. Menumpahkan makanane. Melaga-lagakan suduf. Menerpa ke makanan yang baru dihidangg. Menolak terus makanan yang dihidangkanh. Menghisap rokoki. Meluahkan makanan dari dalam mulutj. Meninggalkan banyak baki makanan di dalam pinggank. Menggigit kuku, mengorek telinga atau mencungkil gigi. 76

PENGACARAAN MAJLIS RASMI PENDAHULUAN a. Berperanan penting dalam sesuatu majlis rasmi. b. Dikenali sebagai juruacara atau ‘master of ceremonies’ (MC) PERANAN PENGACARA MAJLIS a. Mengawal Majlis b. Membuat Pengumuman c. Memberi Panduan 77

KESIMPULANPengurusan Majlis Rasmi merupakan suatu pengurusan yang berkaitrapat dengan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan persiapandan persediaan awal, keperluan-keperluan yang berkaitan dan jugacara pengendalian sesuatu majlis itu. Kejayaan dari segi persiapan,perancangan dan pengelolaan akan menjadikan majlis berkenaanberjalan lancar dan teratur.Manakala Protokol pula merupakan tatasusila dan tatacara bagisesuatu Majlis Rasmi itu dapat dijalankan dengan lebih kemasmengikuti segala peraturan, susunan, adab tertib, kesesuaian dandijalankan dengan penuh kesopanan.Sebagai pemimpin di sekolah atau organisasi maka pengetahuankepada Pengurusan Majlis Rasmi dan Protokol ini amat perlu kerana iadapat membantu dalam menentukan kelancaran perjalanan majlis itu.Diharapkan dengan maklumat yang serba ringkas ini dapat dijadikanpanduan kepada pihak pengurusan sekolah atau organisasi dalammerancang dan seterusnya mengendalikan majlis rasmi di sekolah.Disediakan oleh,ALIAS BIN YOOP,PENYELIA KANAN SEKOLAH RENDAH.PPD KLANG. 78

Sekian,Terima kasih. 79

Protokol Majlis Rasmi Di Sekolah

par Norhayati Ismail le 20 octobre 2012

Accessibilité

Détails de l'import

Droits d'utilisation

2 Ajouts 181

Statistiques