Gérer la comptabilité d'une petite association

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A quelles obligations comptables sont soumises les associations et quelles méthodes peuvent-elles utiliser dans la pratique pour tenir leur comptabilité et suivre leur trésorerie ? Dans le cadre de l’atelier Finance / Comptabilité du marathon pro bono HEC 2012 parrainé par la Société Générale, Pro Bono Lab répond aux interrogations des dirigeants associatifs.

Ce contenu pédagogique est destiné aux responsables de petites associations qui souhaitent mieux gérer leur comptabilité et leur trésorerie. Nous tenons à remercier chaleureusement Société Générale pour son soutien humain et financier.

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Gérer la comptabilité d'une petite association

  1. 1. FORMATION PRO BONO GÉRER LA COMPTABILITÉ D’UNE PETITE ASSOCIATIONPour plus d’informations, visitez www.marathonprobono.fr/campus-hec-2012
  2. 2. Préambule Ce contenu pédagogique est destiné aux responsables de petites associations (sans salarié, chiffre d’affaires faible et absence d’obligation fiscale) qui souhaitent mieux gérer leur comptabilité et leur trésorerie. Nous tenons à remercier Société Générale pour son soutien humain et financier. Pour plus d’informations, visitez www.marathonprobono.fr/campus-hec-2012
  3. 3. SOMMAIRE Introduction : pourquoi une comptabilité ? Obligations comptables des associations Objectifs de l’information financière Méthodes et principes comptables Suivre la trésorerie et élaborer un budget3
  4. 4. Introduction : pourquoi une comptabilité ? La comptabilité, un instrument de gestion pour toutes les associations Toute association doit tenir une comptabilité, même élémentaire, pour pouvoir justifier du caractère non lucratif de son activité auprès de l’administration fiscale susceptible de la contrôler. La comptabilité constitue l’outil de contrôle et de gestion des finances de l’association. C’est à travers elle qu’adhérents et partenaires peuvent appréhender le fonctionnement et la situation économique de l’association. Tenir une comptabilité permet notamment de: • Suivre au fur et à mesure la vie de l’association et sa santé financière • Prévoir les besoins de financement pour la réalisation d’un projet ou d’un achat • Prévoir les besoins de trésorerie (règlement des loyers, des salaires etc.) La maîtrise de la comptabilité et de la trésorerie assure une bonne maîtrise de son activité.4
  5. 5. SOMMAIRE Introduction : pourquoi une comptabilité ? Obligations comptables des associations Objectifs de l’information financière Méthodes et principes comptables Suivre la trésorerie et élaborer un budget5
  6. 6. Obligations comptables des associations Aucune obligation légale en matière de comptabilité La loi n’impose aucune prescription en matière comptable du seul fait du statut juridique de l’association, mais la liberté de l’association est en réalité relative à l’étendue de ses activités. N’impose aucun obligation Loi du 1er juillet 1901 d’ordre comptable Les statuts, règle fondamentale des associations L’association est seulement tenue aux dispositions comptables de ses statuts qui constituent la règle fondamentale des associations. Selon les statuts « types », habituellement retenus, le trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan à l’approbation de l’assemblée.6
  7. 7. Obligations comptables des associations Les critères d’obligation d’établissement de comptes annuels Les obligations règlementaires varient selon : • La nature de l’activité • La taille de l’association • L’environnement réglementaire • Le mode de financement de l’association. Les obligations liées à la réglementation comptable Définies par les règlements du Comité de Réglementation Comptable . Règlement N° 99-01 Etablissement des comptes annuels des associations et fondations Règlement N° 99-03 Plan comptable général (comptabilité en partie double)7
  8. 8. Obligations comptables des associations Zoom : Les associations obligées d’établir des comptes annuels Sont tenues d’établir des comptes annuels: Les associations ayant une activité économique et dépassant 2 des 3 seuils suivants: bilan > 1,55 M €, CA > 3,1 M €, salariés> 50 Les associations qui ont une activité lucrative Les associations reconnues d’utilité publique (but d’intérêt général, adhérents >200, ressources >46 000 €, période probatoire de fonctionnement > 3 ans, statuts conformes aux statuts types) Les associations bénéficiant d’une aide publique annuelle supérieure à 153 000 € Les fondations et fonds de dotation Les associations soumises à des obligations législatives ou réglementaires (associations de chantiers d’insertion ou de services aux personnes)8
  9. 9. Obligations comptables des associations Autres obligations : Les associations ayant reçu une subvention Elles sont tenues de fournir à l’autorité qui a mandaté la subvention une copie certifiée de leurs budgets et de leurs comptes de l’exercice écoulé, ainsi que tous documents faisant connaître les résultats de leur activité. Les associations bénéficiant d’une aide publique annuelle dépassant 75 000 € ou représentant 50% de leur budget : Elles doivent adresser le bilan certifié conforme du dernier exercice à l’organisme public concerné (applicables aux communes de plus de 3 500 habitants, aux Départements et aux Régions). Note: Seuil minimum d’aide publique de 23 000 €9
  10. 10. Obligations comptables des associations Les conséquences du défaut d’application de la règlementation comptable : Mise en cause de la responsabilité des dirigeants : • envers l’association, notamment en cas d’une faute de gestion ou en cas de redressement ou de liquidation judiciaire. • envers les tiers, si la faute a été commise hors du cadre de leurs fonctions : faute qui sort de l’objet de l’association, faute qui excède leurs fonctions, ou faute d’une particulière gravité. Impossibilité de bénéficier de financement public ou de remboursement des subventions Retrait d’autorisation d’exercer une activité soumise à agrément Sanctions financières : les dirigeants peuvent être condamnés à supporter tout ou partie du passif s’ils ont commis une faute de gestion10
  11. 11. SOMMAIRE Introduction : pourquoi une comptabilité ? Obligations comptables des associations Objectifs de l’information financière Méthodes et principes comptables Suivre la trésorerie et élaborer un budget11
  12. 12. Objectifs de l’information financière L’information comptable et financière publiée par les associations répond à cinq objectifs principaux : En externe: Rendre compte de l’utilisation des fonds alloués par les tiers Fournir des informations sur le patrimoine, la situation financière et les résultats pour une période ou une opération donnée En interne: Faciliter la prise de décision et faire des choix dans l’utilisation des ressources en fonction d’objectifs déterminés Évaluer les résultats en fonction des buts fixés Apprécier les capacités de l’organisme à réaliser les objectifs fixés et à développer de nouveaux services ou activités12
  13. 13. Objectifs de l’information financière Conseils pratiques pour produire des documents comptables et financiers « transparents » : Démarche à suivre: Identifier les parties prenantes et leurs attentes Définir les états à produire par destinataire de l’information Respecter les dispositions légales et réglementaires Utiliser une nomenclature comptable explicite pour tout lecteur Assurer la complémentarité de l’annexe par rapport au bilan et au compte de résultatLa comptabilité doit être tenue avec rigueur Conserver et classer tous les justificatifs Comptabiliser tous les mouvements de trésorerie Appliquer le principe de continuité des exercices Utiliser toujours les mêmes méthodes13
  14. 14. SOMMAIRE Introduction : pourquoi une comptabilité ? Obligations comptables des associations Objectifs de l’information financière Méthodes et principes comptables Suivre la trésorerie et élaborer un budget14
  15. 15. III – Méthode et principes comptablesMéthode et principes comptables La tenue de la comptabilité repose sur le principe de l’équilibre entre les emplois et les ressources de l’association EMPLOIS: OÙ VA L’ARGENT ? RESSOURCES : D’OÙ VIENT L’ARGENT ?  Emplois durables  Ressources de financement  Emplois consommables  Ressources de l’exploitation15
  16. 16. III – Méthode et principes comptablesMéthode et principes comptables La taille, l’activité de l’association et le volume financier brassé décident du type de comptabilité à adopter Comptabilité en partie simple Une association qui a un faible chiffre d’affaire, ne reçoit pas de subventions et n’a pas d’obligations fiscales et pas de salariés n’a pas d’obligations d’établissement de comptes annuels. Elle peut tenir sa comptabilité avec le traditionnel livre-journal des recettes et des dépenses (exemple sur le slide suivant).16
  17. 17. Méthode et principes comptablesExemple dun livre-journal des recettes et des dépenses (comptabilité simple) Recettes MontantDate Moyen encaissement Catégorie Libellé N° de pièce encaissement 02/11/2011 Espèces Cotisation 30 cotisations à 15€ 20111102 C1 450 € 07/11/2011 Chèque Don Don Mme Martin 100€ 20111107 D1 100 € 15/11/2011 Virement Subvention Subvention Mairie 20111115 S1 3 000 € 22/11/2011 Espèces Produit Vente de gâteaux 20111122 V1 175 €Total des encaissements du mois 3 725 €Solde au 31/10/2011 (solde précédent) 9 753 €Solde au 30/11/2011 (nouveau solde) 13 478 € Dépenses MontantDate Moyen décaissement Catégorie Libellé N° de pièce décaissement 02/11/2011 Carte Réception Goûter des amis de lassociation 20111102 R1 95 € 14/11/2011 Chèque n°8975 Transport Défraiement Jean Durand A/R conférence 20111114 T1 22 € 20/11/2011 Chèque n°8976 Communication Rbsmt achat enveloppes timbrées Julie Dupont 20111120 C1 14 € 24/11/2011 Carte Communication Achat cartouches imprimantes 20111124 C1 86 €Total des décaissements du mois 217 €Solde au 31/10/2011 (solde précédent) 8 400 €Solde au 30/11/2011 (nouveau solde) 8 617 €17
  18. 18. Méthode et principes comptables Comptabilité en partie double (application du plan comptable) • Dès lors que l’association est soumise à une obligation règlementaire (cf. slides 6-7), elle doit tenir une comptabilité à partie double comme une entreprise et appliquer le plan comptable associatif. • L’association doit alors établir des comptes annuels constitués: - du bilan - du compte de résultat - de l’annexe18
  19. 19. Méthode et principes comptables 1) Le bilan Il synthétise à la date de clôture de l’exercice comptable les emplois (l’actif, à gauche) et les ressources (le passif, à droite) de l’association. L’actif est décomposé entre sa partie immobilisée et sa partie circulante. Le passif se décompose entre les fonds propres et les dettes. ACTIF PASSIF Immobilisations corporelles Fonds propres Bureaux 600 € Subvention dexploitation 4 500 € Matériel informatique 800 € Résultat 899 € Immobilisations incorporelles Report à nouveau 1 092 € Logiciel 150 € Dettes Stocks Emprunt -€ -€ Charges à payer 103 € Disponibilités Banque 4 896 € Caisse 148 € TOTAL 6 594 € TOTAL 6 594 €19
  20. 20. III – Méthode et comptablesMéthode et principesprincipes comptables2) Le compte de résultatIl recense lensemble des flux qui modifient, positivement ou négativement, larichesse de l‘association pendant une période donnée. Les produits génèrent de la richesse Les chargent en détruisent Zoom : La notion de résultat au bilan d’une association La vision traditionnelle du modèle économique des associations veut que les ressources ne soient pas destinées à réaliser un excédent mais à couvrir les charges des différentes activités de l’association. Dans cette optique, le résultat ne doit pas être distribué. Le résultat ne doit pas inclure : o de résultat des exercices précédents o de « dotation budgétaire » à des fonds affectés (fonds statutaires, fonds de trésorerie, fonds d’investissements) o de provisions pour risques et charges injustifiées
  21. 21. III – Méthode et principes comptablesMéthode et principes comptables CHARGES € PRODUITS € 60. Achats (sauf 603) 70. Ventes de produits et services606. Achats non stockés matières et fournitures 512,00 701. Ventes de produits finis 450,00 Total achats 512,00 705. Etudes 855,00 706. Prestations de services 550,00 61. Services extérieurs Total ventes 1 855,00614. C harges locatives 400,00615. Entretien et réparations 150,00 75. Produits de gestion618. Divers 500,00 756. C otisations 460,00 Total services extérieurs 1 050,00 Total produits de gestion 460,00 62. Autres services extérieurs 87. Contributions volontaires622. Rémunérations dintermédiaires 44,00 870. Bénévolat 30 000,00624. Transports 387,00 871. Prestations en nature 0,00625. Déplacements et réceptions 578,00 872. Dons en nature 0,00626. Frais postaux et de télécoms 154,00 Total contributions volontaires 30 000,00627. Services bancaires et assimilés 100,00 Total autres services extérieurs 1 263,00 Autres produits 74. Subventions dexploitation 1 500,00 86. Emplois des contributions volontaires Total autres produits 1 500,00860. Secours en nature 0,00861. Mise à disposition gratuite de biens 0,00 TOTAL PRODUITS 33 815,00862. Prestations 0,00864. Personnel bénévole 30 000,00 RESULTAT (excédent ou déficit) 979,00 Total emplois des contributions 30 000,00 Autres charges Compte de résultat : exemple68. Dotations aux amortissements 11,00 Total autres charges 11,0021 TOTAL CHARGES 32 836,00
  22. 22. SOMMAIRE Introduction : pourquoi une comptabilité ? Obligations comptables des associations Objectifs de l’information financière Méthodes et principes comptables Suivre la trésorerie et élaborer un budget22
  23. 23. Suivre la trésorerie et élaborer un budget1) Le suivi et le contrôle de la trésorerie dans la pratique L’autorisation des dépenses • Prévoir une procédure d’autorisation des dépenses et vérifier sa bonne application avant d’effectuer le règlement. • Limiter le risque de fraude en séparant les rôles : une même personne ne devrait pas pouvoir passer commande, autoriser un paiement et effectuer le règlement. Idéalement, seul le trésorier aurait le pouvoir d’effectuer les règlements, mais il n’aurait pas celui d’engager une dépense. Le contrôle de la caisse • Limiter au maximum le nombre de personnes ayant accès à la caisse. • Utiliser un coffre. • Imposer la tenue d’un journal de caisse. • Effectuer des inventaires réguliers (en respectant la séparation des rôles).23
  24. 24. Suivre la trésorerie et élaborer un budget 2) L’élaboration d’un budget, véritable outil de gestion de l’association Qu’est-ce qu’un budget ? Le budget est un document qui synthétise les prévisions d’activités et qui permet aux dirigeants de s’assurer que les dépenses relatives au fonctionnement général de l’association et aux actions et missions spécifiques menées sont couvertes par des ressources suffisantes. C’est la traduction financière des projets de l’association Les trois étapes de réalisation d’un budget Préalable: Définir clairement les objectifs de l’association 1. Evaluer les moyens à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs fixés 2. Traduire en dépenses le coût associé à chacun de ces moyens 3. Etablir un plan de financement qui permette de supporter ces dépenses.24
  25. 25. Suivre la trésorerie et élaborer un budget Zoom : Les différents types de dépenses Les dépenses courantes Ce sont les dépenses liées à l’activité de l’association, petits montants inclus (abonnements, cartouches d’encre…). Les négliger peut rapidement mener à des problèmes de trésorerie. Ces prévisions de dépenses devant être proches de la réalité, il faut réaliser un maximum de devis pour établir le budget. C‘est au responsable de chaque activité (logistique, imprimerie, communication, etc.) d’effectuer ce travail, le trésorier n’intervenant que pour valider chacun de ses montants et former le budget final. Les dépenses d’investissement : Elles concernent des opérations en capital et comprennent les remboursements d’emprunt, les travaux d’équipement ainsi que les acquisitions mobilières et immobilières. Ces dépenses représentant des montants importants, il est recommandé de prévoir en amont un plan de financement de l’investissement, que ce soit par la trésorerie (risqué car peut entraîner des problèmes de solvabilité), par des subventions spécifiques ou par de l’endettement.25
  26. 26. Suivre la trésorerie et élaborer un budget Tenir le budget • Suivre régulièrement les écarts entre le réel et les prévisions budgétaires pour éviter les dérapages dangereux. Exemple de suivi:26
  27. 27. Suivre la trésorerie et élaborer un budget Rendre des comptes à l’Assemblée Générale en fin d’année : • En fin d’année, le Bureau rend compte à l’Assemblée Générale de la réalisation ou non des objectifs fixés en détaillant les plans mis en œuvre, leurs succès et les difficultés rencontrées. • Il rend également compte du financement de ces objectifs et présente un comparatif entre le budget établi en début d’année et les dépenses et recettes réellement encourues. • Il fait approuver les comptes de l’année par l’Assemblée Générale.27
  28. 28. MERCI ! Nous espérons que ce contenu a pu vous être utile, retrouvez-nous en ligne !www.societegenerale.fr Site : www.probonolab.org Blog : www.pro-bono.fr contact@probonolab.org28

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