1. CATEDRÁTICO:
PEDRO ANTONIO CANSECO LÓPEZ
ANTOLOGÍA DE:
Tema 5.
CREACIÓN Y APLICACIÓN DE MACROS
Tema 9.
DESARROLLO DE LAS BASES DE DATOS
Tema 10.
CONSTRUCCIÓN EN FORMATO TABLA O FORMULARIO DE
UNA BASE DE DATOS
INTEGRANTES DEL EQUIPO
ÁNGELES CRUZ HILDA ALICIA
CANO TOLEDO ARIADNA VANESSA
GARCÍA LÓPEZ TERESA DE JESÚS
HERNÁNDEZ MARTÍNEZ EVA
LOAEZA SANTOS DIANA LAURA
LÓPEZ ESPINOSA LUZ BRENDA
PELÁEZ VELASCO YAZMÍN MAGDALENA
VICENTE GONZÁLEZ YURIDIA
Oaxaca de Juárez, Oax., a 13 de abril de 2015
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA “BENITO JUÁREZ” DE
OAXACAFACULTAD DE CONTADURÍA Y
ADMINISTRACIÓNLICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN
INFORMÁTICA II

2. INTRODUCCIÓN
Siendo alumnos del segundo semestre de la universidad autónoma Benito Juárez de Oaxaca en la
Licenciatura de Administración.
Cumpliendo requerimientos de la materia de informática II, les expondremos una antología para que
ustedes apreciables lectores, conozcan un poco más acerca de la Base de Datos en Excel, los cuales
son de mucha ayuda para sus trabajos en la escuela, en la oficina o en cualquier ámbitos que
ustedes lo requieran, ya que en estos tiempos las cosas se hacen a base de la tecnología.
En la actualidad todos nos podemos dar cuenta de que la tecnología y por consecuente el uso de la
computadora se ha vuelto un recurso indispensable en la vida del ser humano pero que sirve tenerla
y no saber cómo utilizar las maravillas que nos proporciona, por lo que en este trabajo podrás
información sobre EXCEL ya que es una herramienta que no puede ser de gran utilidad, con tal
programa podemos crear bases de datos, realizar cálculos tales como son las nóminas, en una
empresa puede tener muchos trabajadores, siendo laborioso estarla realizando de manera manual
con Excel podemos realizar ese tipo de documentos es lo que aborda este tema. Sin duda es un
programa muy práctico ya que cuenta con una variedad de funciones que nos hacen menos
complicados los cálculos.
La estructura de esta investigación está dividida en subtemas para una mejor comprensión, y cada
uno de ellas añadimos la fuente de donde fue tomada.
Esperando sea de su agrado el contenido de esta investigación.

3. JUSTIFICACIÓN
Dentro del ámbito laboral, es muy importante contar con un 80% de conocimientos y habilidades, en
los programas operativos. (Word, PowerPoint, Excel).Para poder cubrir con los requisitos que la
empresa te proporciona. Se ha demostrado que la administración, junto con los programas
operativos funcionan es decir va de la mano. Toda empresa cuenta con programas operativos, una
de ellas es la más famosa “Excel” es por ello la elaboración de este trabajo ya que se hablara de los
temas básicos que nos podrá orientar y nos abrirá a un mayor conocimiento dentro del campo laboral.
El programa Excel ha buscado la manera de trabajar con operaciones de la forma más sencilla,
desde la calculadora o algún otro medio para la obtención de resultados, es por ello que Excel te
brinda su mejor herramienta. Este programa trabaja también con algunas herramientas de Word.
Sea demostrado que en una empresa la mayor parte de elaborar los trabajos es con ayuda de estos,
ya que en contabilidad es experto este programa. Muchas veces se han preguntado ¿Para qué sirve
una el programa de Excel?, simple y sencillamente para reducir las actividades de las empresa
considerando un tiempo y un trabajo de calidad.
La antología no es más que contener temas principales que te podrán auxiliar para el manejo de
dicho programa, estos temas son: Conceptualización de las hojas de cálculo o tablas como bases
de datos.
Desarrollo de bases de datos en una hoja de Excel. Valoración del entorno Excel como herramienta
de ayuda en el manejo de las bases de datos.
Curiosidad por investigar las posibilidades de los funciones para bases de datos por encima de las
prestaciones estándar.
Valoración crítica de las aportaciones del computador al desarrollo de la sociedad y de sus aspectos
discutibles.
Cada tema es un análisis de conocimiento, eso es lo que logra esta antología, abrir una capsula de
ideas, donde el ser humano sea capaz de adquirir o ponerlo en práctica. Es muy necesario que como
administrados sepamos utilizar este programa y si todavía no sabemos utilizar no se preocupen esta
antología, se desglose con dos temas importantísimos que serán aptas para tu formación y
desempeño.

4. TEMA 5: CREACIÓN Y APLICACIÓN DE MACROS
¿QUÉ ES UNA MACRO DE EXCEL?
Las macros son una serie de comandos y funciones que se graban en el lenguaje de programación
de Visual Basic para aplicaciones, las cuales se almacenan para su uso posterior. Excel proporciona
un entorno de programación para crear o editar macros que aceleren las tareas rutinarias, apliquen
formatos o ejecuten otras macros. Posteriormente pueden ser asignadas a objetos gráficos o
botones. El uso de macros permite automatizar tareas complejas y reduce el número de pasos
necesarios para ejecutar tareas frecuentes.
(Ortiz Osornio, 2013)
Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encontrado ejecutando
una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces repetidas veces se podrían
automatizar con una macro.
Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar
especial de Excel de manera que están siempre disponibles cuando los
necesites ejecutar.
Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte
siempre das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que
lo haga automáticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente para
eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y
otra vez.
Un lenguaje de programación
Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como Visual Basic
for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de
Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del programa.
Pero no te preocupes si no eres un programador de computadoras, Excel provee de una herramienta
especial que permite crear una macro sin necesidad de conocer los detalles del lenguaje de
programación.
Aunque si aceptas el desafío y te introduces en el mundo de la programación VBA pronto te
convertirás en un Ninja de Excel. Verás que crear una macro en Excel no es tan complicado y será
una manera fácil y rápida de eliminar esas tareas repetitivas que todos los días te quitan minutos
preciados de tu tiempo.
(Ortíz, Excel total, 2011)

5. PARA QUÉ SIRVE UNA MACRO EN EXCEL
¿Para qué sirve una macro en Excel? Una macro nos ayuda a automatizar aquellas tareas que
hacemos repetidamente. Una macro es una serie de instrucciones que son guardadas dentro de un
archivo de Excel para poder ser ejecutadas cuando lo necesitemos.
Automatización de tareas
Seguramente estás familiarizado con procesos de automatización en el ámbito industrial. Un ejemplo
muy claro son las plantas ensambladoras de automóviles donde existen robots que han sustituido
tareas que antes eran hechas por humanos. La automatización trajo beneficios como mayor
eficiencia y productividad de las plantas y un mejor aprovechamiento del tiempo del personal al
reducir la cantidad de tareas repetitivas que realizaban.
De la misma manera las macros nos ayudan a eliminar esas tareas repetitivas de nuestro trabajo
cotidiano al permitirnos utilizar mejor nuestro tiempo en el análisis de los datos y en la toma de
decisiones.
¿Cómo se ve una macro en Excel?
Las macros son escritas en un lenguaje de computadora conocido
como VBA por sus siglas en inglés (Visual Basic for Applications).
Como cualquier otro lenguaje de computadora debemos aprender a
utilizar los comandos que nos ayudarán a indicar a Excel lo que deseamos hacer con nuestros datos.
Aprender el lenguaje VBA no es nada complicado y se puede lograr fácilmente. Lo que toma un poco
más de tiempo es pulir nuestras habilidades de programación. Lo que quiero decir con esto es que
para ser un buen programador de macros debes dedicar tiempo en resolver múltiples problemas en
donde puedas llevar al límite el lenguaje VBA.
Creación de una macro
Las macros se crean con el Editor de Visual Basic el cual nos permitirá introducir el código con las
instrucciones que serán ejecutadas por la macro.
Existe otro método que es utilizar la Grabadora de macros la cual irá grabando todas las acciones
que realicemos en Excel hasta que detengamos la grabación. Una vez grabada la macro podremos
“reproducir” de nuevo las acciones con tan solo un clic.
(Ortíz, Excel Total, 2012)
MOSTRAR LA FICHA PROGRAMADOR
Si quieres escribir una nueva macro o ejecutar una macro previamente creada, entonces
debes habilitar la ficha Programador dentro de la cinta de opciones. Para mostrar esta ficha sigue
los siguientes pasos.

6. Mostrar la ficha Programador en Excel 2010
Haz clic en la ficha Archivo y elige la sección Opciones. Se mostrará el cuadro de diálogo Opciones
de Excel donde deberás seleccionar la opción Personalizar cinta de opciones.
En el panel de la derecha deberás asegurarte de seleccionar la ficha Programador.
Acepta los cambios y la ficha se mostrará en la cinta de opciones.
Grupos de la ficha Programador
El grupo Código tienes los comandos necesarios para iniciar el Editor de Visual Basic donde se
puede escribir directamente código VBA. También nos permitirá ver la lista de macros disponibles
para poder ejecutarlas o eliminarlas. Y no podríamos olvidar mencionar que en este grupo se
encuentra el comando Grabar macro el cual nos permite crear una macro sin necesidad de saber
sobre programación en VBA.
El grupo Complementos nos permite administrar y habilitar complementos como el Solver.
El grupo Controles incluye funcionalidad para agregar controles especiales a las hojas de Excel
como los controles de formulario que son botones, casillas de verificación, botones de opción entre
otros más que serán de gran utilidad para ampliar la funcionalidad de Excel. El grupo XML permite
importar datos de un archivo XML así como opciones útiles para codificar archivos XML. Finalmente
el grupo Modificar solamente contiene el comando Panel de documentos. Aunque pueden parecer
intimidantes los comandos de la ficha Programador con el paso del tiempo te irás familiarizando
poco a poco con cada uno de ellos.
LA GRABADORA DE MACROS
Puedes crear una macro utilizando el lenguaje de programación VBA, pero el método más sencillo
es utilizar la grabadora de macros que guardará todos los pasos realizados para ejecutarlos
posteriormente.
La grabadora de macros en Excel 2010
La grabadora de macros almacena cada acción que se realiza en Excel, por eso es conveniente
planear con antelación los pasos a seguir de manera que no se realicen acciones innecesarias
mientras se realiza la grabación. Para utilizar la grabadora de macros debes ir a la ficha Programador
y seleccionar el comando Grabar macro.
Al pulsar el botón se mostrará el cuadro de diálogo Grabar macro.
En el cuadro de texto Nombre de la macro deberás colocar el nombre que identificará de manera
única a la macro que estamos por crear. De manera opcional puedes asignar un método abreviado
de teclado el cual permitirá ejecutar la macro con la combinación de teclas especificadas.
La lista de opciones Guardar macro en permite seleccionar la ubicación donde se almacenará la
macro.
 Este libro. Guarda la macro en el libro actual.

7.  Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser ejecutadas en
cualquier libro creado durante la sesión actual de Excel.
 Libro de macros personal. Esta opción permite utilizar la macro en cualquier momento sin
importar el libro de Excel que se esté utilizando.
También puedes colocar una Descripción para la macro que vas a crear. Finalmente debes pulsar el
botón Aceptar para iniciar con la grabación de la macro. Al terminar de ejecutar las acciones
planeadas deberás pulsar el botón Detener grabación para completar la macro.
CREAR UNA MACRO
En esta ocasión mostraré cómo crear una macro en Excel utilizando la grabadora de macros. La
macro será un ejemplo muy sencillo pero permitirá ilustrar el proceso básico de creación.
Voy a crear una macro que siempre introduzca el nombre de tres departamentos de una empresa
y posteriormente aplique un formato especial al texto. Para iniciar la grabación debes ir al comando
Grabar macro que se encuentra en la ficha Programador lo cual mostrará el siguiente cuadro de
diálogo.
Observa cómo he colocado un nombre a la macro y además he especificado el método abreviado
CTRL+d para ejecutarla posteriormente. Una vez que se pulsa el botón Aceptar se iniciará la
grabación. Observa con detenimiento los pasos.
Al terminar los pasos se pulsa el comando Detener grabación y la macro habrá quedado guardada.
Para ejecutar la macro recién guardada seleccionaré una nueva hoja de Excel y seleccionaré el
comando Macros.Al pulsar el comando Macros se mostrará la lista de todas las macros existentes
y de las cuales podrás elegir la más conveniente. Al hacer clic sobre el comando Ejecutar se
realizarán todas las acciones almacenadas en la macro y obtendrás el resultado esperado. Por
supuesto que si utilizas el método abreviado de teclado de la macro entonces se omitirá este último
cuadro de diálogo.
El código de la Grabadora de macros
Una manera muy interesante de descubrir y aprender más sobre código VBA es analizar el código
generado por la Grabadora de macros. Para este ejemplo grabaremos una macro muy sencilla que
solamente cambie el color de la fuente de la celda actual.
Para comenzar debemos ir a la ficha Programador y pulsar el comando Grabar macro lo cual
mostrará el cuadro de diálogo donde asignaré un nombre a la macro que estoy por crear. Pulsa el
botón Aceptar y se comenzarán a grabar todas las acciones, así que debes actuar con cuidado
porque se grabará absolutamente todo. Para la macro que estoy grabando solo haré lo siguiente: iré
a la ficha Inicio y pulsaré el comando Color de fuente y seleccionaré el color rojo para la celda activa.
Una vez hecho esto debo detener la grabación de la macro y una alternativa para hacerlo es pulsar
el icono que se muestra en la barra de estado. Ahora que ya hemos generado la macro, pulsa el
botón Macros que se encuentra en el grupo Código de la ficha Programador. Se mostrará el cuadro
de diálogo Macro que enlista todas las macros que hemos creado. Selecciona la macro recién
creada y pulsa el botón Modificar. Esto abrirá el Editor de Visual Basic y mostrará el código
generado para la macro. Observando este código podemos aprender varias cosas. Para empezar
observamos que el objeto Selection tiene una propiedad llamada Font que es la que hace referencia
a la fuente de la celda o rango seleccionado. A su vez, la propiedad Font tiene otra propiedad llamada
Color que es precisamente la que define el color rojo de nuestra celda.

8. Aunque este ha sido un ejercicio muy sencillo, cuando tengas curiosidad o duda sobre qué objetos
utilizar al programar en VBA considera utilizar la Grabadora de macros para darte una idea del
camino a seguir.
ESTABLECER SEGURIDAD DE MACROS
La seguridad es un tema importante al hablar de macros en Excel. Si abres algún archivo que
contenga una macro maliciosa puedes causar algún tipo de daño al equipo. De manera
predeterminada Excel no permite ejecutar macros automáticamente.
Sin embargo, si estás creando tus propias macros y deseas remover esta protección porque sabes
que no existe código malicioso, entonces puedes modificar la configuración para habilitar todas las
macros. Para hacerlo debes seguir los siguientes pasos.
Haz clic en la ficha Archivo y posteriormente en Opciones. Dentro del cuadro de diálogo mostrado
selecciona la opción Centro de confianza y posteriormente pulsa el botón Configuración del
centro de confianza. Se mostrará el cuadro de diálogo Centro de confianza.
Dentro de la sección Configuración de macros selecciona alguna de las opciones disponibles.
 Deshabilitar todas las macros sin notificación. Deshabilita las macros y permite ejecutar
solamente aquellas que estén almacenadas en un lugar confiable. Los lugares confiables
se configuran en la sección Ubicaciones de confianza del mismo cuadro de diálogo.
 Deshabilitar todas las macros con notificación. Muestra una alerta de seguridad
advirtiendo sobre la intención de ejecutar una macro de manera que se pueda decidir si se
desea ejecutar. Esta es la opción predeterminada de Excel.
 Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente. Solamente se podrán
ejecutar las macros que están firmadas digitalmente.
 Habilitartodas lasmacros. Permite ejecutar todas las macros sin enviar alguna notificación
al usuario. Esta opción es útil si se ejecutan múltiples macros totalmente confiables. Esta
opción es la que corre los mayores riesgos al ejecutar una macro de una fuente desconocida.
Una vez seleccionada la opción deseada se debe pulsar el botón Aceptar para hacer los cambios
permanentes.
(Ortíz, Excel Total, 2012)
DESARROLLO DE LAS BASES DE DATOS
1.- VALORACIÓN DEL ENTORNO EXCEL COMO HERRAMIENTA DE AYUDA EN EL MANEJO
DE LAS BASES DE DATOS.
ANÁLISIS
Debemos comenzar estudiando a fondo el mundo real que deseamos representar en la aplicación y
base de datos. Por ejemplo: una universidad, un hospital, una empresa tecnológica.
A partir de este estudio, debemos crear el UD, que es simplemente la visión del mundo real bajo
unos determinados objetivos.
1. MODELO ENTIDAD / RELACIÓN (E/R)

9. Cuando se inicia el diseño de una base de datos, uno de los mayores problemas que existe, es que
el diseñador concibe la base de datos con un modelo de datos orientado a la maquina/plataforma. Y
esto hace que en un alto grado se pierda la conceptualizan del problema quedando tal diseño
contaminado por cuestiones de implementación.
Al final será un desastre puesto que nuestra aplicación no será capaz de representar fidedignamente
la realidad del asunto. Además de conllevar otra serie de problemas como: falta de eficiencia, peor
optimizado, imposibles actualizaciones, consultas extremadamente largas…
El diseñador debe concebir la base de datos en un nivel superior, abstrayéndose de cualquier
consideración técnica o de implementación en sistema, plataforma o aplicación.
Para ello puede contar con la ayuda de un modelo de datos como el E/R, presentado por Peter P.
Chen.
Con él podrá centrarse en la estructura lógica y abstracta de la información, siendo capaz de
representar toda la semántica del mundo real por medio de entidades y relaciones.
2. MODELO RELACIONAL
Llegados a este punto, el diseñador se acerca (ahora si es el momento) más a la maquina que al
mundo real. El diseñador debe transformar el modelo E/R en el modelo relacional, teniendo muy en
cuenta la teoría de la normalización. Esta es una operación de cierta complejidad.
El modelo relacional, presentado por el Dr. E.F.Codd, fue revolucionario puesto que consigue
la independencia de las aplicaciones respecto a los datos.
Este modelo de datos está basado en las teorías matemáticas de las relaciones, haciendo que los
datos se estructuren lógicamente en forma de relaciones -tablas-.
Presenta beneficios como:
 Sencillez y uniformidad:
Al tener como resultado una colección de tablas, y ser la tabla la estructura básica se da
como resultado una gran uniformidad, junto con la sencillez de los lenguajes de usuario que
pueden operar con ellas.
 Flexibilidad:
Ofreciendo a los usuarios los datos de la forma más adecuada a su aplicación.
 Independencia del interfaz de usuario: El modo en el que se almacena los datos no influye
en su manipulación lógica.
LENGUAJE SQL Y BASE DE DATOS FINAL
Quizás esta sea la etapa más fácil, pues el trabajo duro queda hecho con los dos modelos de datos
anteriores. Ahora solamente tendremos que codificar en lenguaje SQL el modelo relacional expuesto
anteriormente. Para ello necesitaremos de:
 LDD: Con el que (por ejemplo) codificar las sentencias para la creación de las distintas tablas
de la base de datos.
 LMD: Para codificar las instrucciones (que por ejemplo) se encargarán de realizar: consultas,
adiciones, eliminaciones de registros.

10. (BLOG AUREA, 2015)
TEMA 9: DESARROLLO DE LAS BASES DE DATOS
BASE DE DATOS EN EXCEL
Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya
información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos
pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.
Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están compuestas por
columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá cualquier número
de filas. Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una tabla se asemeja mucho
a una hoja de Excel la cual también está dividida
en columnas y filas. Por esa razón Excel ha sido
utilizado por mucho tiempo, y por muchas
personas, como un repositorio de datos.
DISEÑO DE BASES DE DATOS EN EXCEL
Si diseñas y organizas adecuadamente la
información dentro de tu libro de Excel podrás consultar tus datos de una manera fácil y eficiente,
así que en esta ocasión hablaremos sobre las mejores prácticas para crear una base de datos en
Excel que te permitirán organizar y estructurar adecuadamente la información.
Como ejemplo analizaremos el caso de una pequeña librería que desea crear un catálogo de sus
libros en Excel así como tener una lista de sus clientes y las órdenes de compra. Antes de crear la
base de datos en Excel comenzaremos por crear el diseño siguiendo los pasos descritos en el
artículo Diseño de bases de datos.
 Paso 1: Identificar las tablas de la base de datos
Nuestro primer paso en el diseño de una base de datos en Excel será identificar las tablas que
ocuparemos para organizar la información. Para nuestro ejemplo de la librería podemos mencionar
las siguientes tablas:
Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes poner atención en las
agrupaciones naturales de la información, es decir, en los sujetos que interactúan en la problemática
analizada. En este caso los sujetos principales son los libros, los clientes y las órdenes.
 Paso 2: Determinar los campos de las tablas
Una vez que hemos identificado las tablas debemos indicar el nombre de cada una de sus columnas
(campos). El nombre del campo deberá ser descriptivo y nos ayudará a identificar cada una de las
propiedades de un elemento de la tabla.
Por ejemplo, para cada libro en venta en la librería guardaremos su código ISBN, el título, el autor y
el precio por lo que dicha tabla quedará definida de la siguiente manera:
Los campos de cada tabla dependerán de la información que está a tu disposición para ser ingresada
en la base de datos. Por ejemplo, algunas empresas o negocios tendrán interés en capturar más

11. información sobre sus clientes lo cual hará que su tabla de Clientes tenga más campos que los
mostrados en el ejemplo anterior.
 Paso 3: Identificar la llave primaria de cada tabla
Una llave primaria nos permitirá identificar de manera única cada uno de los registros de las tablas.
En el caso de la tabla Libros, el ISBN será la llave primaria ya que es un código único internacional
para cada libro publicado por lo que dicho número jamás se repetirá.
En el caso de las tablas para Órdenes y Clientes crearemos un número consecutivo que identificará
de manera única cada una de las filas.
 Paso 4: Identificar las relaciones entre tablas
Este paso es de utilidad para asegurarnos que podremos vincular la información de las tablas a
través de la relación que existe entre dos de sus campos. Por ejemplo, si para una determinada
orden de compra quiero saber el título del libro que ha sido vendido, bastará con relacionar la
columna ISBN de la tabla Órdenes con la columna ISBN de la tabla Libros para conocer el título.
De manera similar, si deseo conocer el cliente para una determinada orden de compra, solo deberé
seguir la relación indicada por el campo IDCliente en ambas tablas.
 Paso 5: Identificar datos repetidos en tablas
Aun cuando pensemos que hemos terminado con el diseño de nuestra base de datos, es importante
hacer un breve ejercicio con algunos datos reales para identificar la posible existencia de datos
repetidos y tomar las decisiones adecuadas para evitarlos.
Por ejemplo, considera el caso de la tabla Libros donde podríamos tener uno o más títulos escritos
por el mismo autor. En ese caso, estaríamos repitiendo el nombre y apellido del autor en varios
registros de la tabla.
Para evitar la repetición de datos lo recomendable es crear una nueva tabla que almacene la
información de los autores y hacer referencia a dicha tabla a través de su campo llave tal como se
muestra en la siguiente imagen:
De esta manera evitaremos la repetición en el nombre de los autores y también se evitará la captura
de un sin número de variantes del mismo. Para seguir con nuestro análisis, haremos una captura de
datos de prueba de una orden, por ejemplo:
Estos son los datos de la orden de compra número 1 donde el cliente ha comprado 3 libros, siendo
dos de esas copias del mismo título. El problema con estos datos es que se repite el número de
orden y eso no sería posible ya que esa es nuestra llave primaria en la tabla y no puede repetirse.
Además para cada registro se repite la Fecha, así como las columnas IDCliente y TipoPago.
Para resolver este problema debemos crear una tabla adicional que almacenará los libros de cada
orden de compra de la siguiente manera:
Es así como el haber identificado datos repetidos en las tablas nos ha hecho tomar la decisión de
agregar tablas adicionales a nuestro diseño para minimizar el espacio utilizado por nuestra base de
datos que será de gran importancia al momento de que los datos crezcan. De esta manera nuestro
diseño final queda de la siguiente manera:

12. CREAR LA BASE DE DATOS EN EXCEL
Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearla fácilmente en Excel siguiendo
dos recomendaciones:
 Cada tabla del diseño será una tabla de Excel.
 Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.
El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios de utilizar tablas entre los
cuales están los filtros y el reconocimiento automático de nuevas filas y columnas. Por otro lado, la
razón por la cual colocar cada tabla en su propia hoja de Excel es para facilitar el crecimiento de los
datos ya que si colocas varias tablas en una misma hoja probablemente tendrás que moverlas o
redefinirlas cada vez que alguna de ellas aumente de tamaño y se sobrepongan entre sí.
CONSULTAR LA BASE DE DATOS EN EXCEL
Una vez que se ha creado la base de datos en Excel y comiencen a crecer los datos, seguramente
te encontrarás con la necesidad de relacionar la información de diferentes tablas para obtener datos
complementarios. Por ejemplo, considera las siguientes dos tablas:
La Hoja Ordenes contiene una tabla llamada Órdenes y la Hoja. Clientes contiene la tabla Clientes.
Si al consultar la tabla Órdenes deseo conocer el Email del cliente que ha efectuado dicha compra,
puedo utilizar funciones de Excel para obtener dicha información. Ya que estoy utilizando tablas de
Excel, puedo hacer uso de las referencias estructuradas, por ejemplo:
=BUSCARV(Ordenes[IDCliente], Clientes, 5,FALSO)
Esta fórmula buscará el valor de la columna IDCliente, que pertenece a la tabla Ordenes, dentro de
la tabla Clientes y devolverá la columna 5 de esta última tabla. Observa el resultado de la fórmula:
El resultado de la fórmula es correcto ya que la orden número 1 fue hecha por el cliente con un
IDCliente igual a 5 y que corresponde a Luis cuyo Email es el mostrado en la celda F2. De esta
manera puedes relacionar la información de las diferentes tablas en tu base de datos en Excel, ya
sea utilizando la función BUSCARV o la combinación de funciones INDICE/COINCIDIR ya que
ambas nos permite crear fórmulas para buscar datos.
Si quieres practicar un poco más con este tipo de fórmulas, descarga el libro de trabajo que contiene
el ejemplo que acabamos de realizar. Antes de finalizar este artículo, es necesario hacer algunas
aclaraciones importantes sobre las bases de datos en Excel, pero para eso necesito explicar un
poco sobre los sistemas de gestión de bases de datos.
SISTEMAS DE GESTIÓN DE BASES DE DATOS (DBMS)

13. Varias décadas atrás, cuando las computadoras comenzaron a hacerse más rápidas y eficientes en
el manejo de información, se hizo necesaria la creación de un sistema que se encargase de las
operaciones con los datos. Desde la década de los años sesenta se crearon los primeros sistemas
de gestión de bases de datos (DBMS por sus siglas en inglés), cuya finalidad era facilitar el
almacenamiento, modificación y extracción de los datos.
El objetivo principal de un DBMS es coordinar y proteger el acceso a la información y dicho objetivo
se logra porque los usuarios o aplicaciones solo pueden obtener datos utilizando alguna interfaz o
lenguaje de alto nivel como SQL y el sistema de gestión de bases de datos se encargará de devolver
la información solicitada ya que el usuario, o aplicación, jamás tiene contacto directo con los datos.
Es muy común que en el campo de la informática se hable de que una base de datos debe tener un
DBMS para ser considerada como una verdadera base de datos. Un ejemplo de un DBMS es el
producto de Microsoft conocido como SQL Server que es un motor de base de datos diseñado para
el ambiente empresarial.
EXCEL NO ES UN DBMS
Aunque exista una gran cantidad de personas que utilizamos Excel para almacenar información, eso
no lo convierte en un sistema de gestión de bases de datos. Excel no tiene un servicio que controle
la inserción o eliminación de los datos sino que el mismo usuario puede hacerlo directamente en la
aplicación.
Algunas desventajas que tenemos al utilizar Excel para almacenar nuestros datos son las siguientes:
 Solo un usuario puede acceder a la información al mismo tiempo.
 Excel comenzará a ponerse lento cuando la base de datos crezca en gran manera.
 No es posible establecer un nivel de seguridad avanzado como para proteger c
CONCEPTO
Una base de datos es una colección de información ordenada que está relacionada entre sí, la cual
se encuentra estructurada como una tabla, es decir se conforma por filas y columnas. Por ejemplo:
una lista de empleados, de precios, directorio telefónico, nómina, etc.
En una base de datos las filas se conocen como registros y las columnas como campos.
CAMPOS
F No. Código Descripción Cantidad Costo
I 1 AP-112A Desarmador 200 40.00
L 8 AR-100B Martillo 300 15.00

14. A 10 AP-090A Tenazas 100 45.00
S 12 AR-500A Brocas 300 23.50
Cada columna corresponde a un campo, de forma que existen 5 nombres de campo y cada fila es
un registro compuesto por 5 campos, existiendo así 4 registros.
Al involucrar los conceptos de campo y de registro podemos definir de una manera más precisa el
concepto de base de datos:
Una BD es un conjunto de datos organizados y almacenados en registros, en donde cada registro
está compuesto por uno o más campos.
Existen 5 operaciones importantes que se hacen con una base de datos:
• Consultar información
• Altas
• Bajas
• Modificaciones
• Estructurar reportes
Para operar las bases de datos existen los manejadores de bases de datos, los cuales agilizan las
operaciones en las bases de datos y no son otra cosa que un conjunto de programas que permiten
hacer uso de estos para poder organizar y manipular la información. Por ejemplo: DBASE, FOX PRO,
ORACLE, PARADOX, SUPERBASE,
ACCESS.
Existen programas que tienen las posibilidades de manejar bases de datos, como Excel
considerando dicho recurso como Listas, y Word, que utiliza las bases de datos en la combinación
de correspondencia.
CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS (LISTA)
Los pasos para crear una lista son los siguientes:
 Elegir el comando Nuevo del menú Archivo
 Teclear los nombres de los encabezados de cada columna en el rango donde se desea
colocar la base de datos, es conveniente que se usen fuentes diferentes para los
encabezados
 Introducir los registros (es decir la información que se requiere), ésta debe ser colocada
inmediatamente después de los encabezados de columna y no se pueden dejar espacios en
blanco
MODIFICAR, AÑADIR Y BORRAR REGISTROS
Una manera más cómoda de capturar la información es usando la opción Ficha del menú Datos,
este comando nos
Permite añadir registros, observar los que se tienen, buscar algún registro o extraer registros.

15. Al usar el comando se despliega el cuadro de diálogo que se muestra a continuación y en donde se
pueden hacer las diferentes operaciones con los registros.
Búsqueda y filtro de registros
Un filtro nos permite seleccionar un subconjunto de datos en la lista, al usar los filtros automáticos o
avanzados, excel muestra sólo las filas que cumplen una o varias condiciones llamadas criterios.
La filtración oculta provisionalmente las filas que no cumplen el criterio especificado.
Cuando el filtro está activado, muchos comandos y características de excel sólo funcionan en las
filas visibles, para identificar que se está en el modo de filtración, basta con observar los indicadores
de fila porque cambian de color o en la barra de fórmula se indica MODO FILTRO.
Existen algunos trabajos que se pueden ejecutar con las listas filtradas y son:
 Imprimir
 Los comandos celdas, borrar, copiar y eliminar del menú edición se ejecutan con las celdas
visibles
 El botón autosuma
 Crear gráficos
 Ordenar una lista
Búsqueda de registros usando el filtro automático
Los pasos que deben seguirse para realizar una búsqueda mediante el filtrado automático son los
siguientes:
1. Seleccionar una celda en la lista que se quiere filtrar
2. Activar Filtro automático, al seleccionar la opción filtros del menú datos
3. Hacer clic en la flecha de la columna que contiene los datos que se deseen seleccionar
4. Seleccionar la opción que permita filtrar los registros a ser mostrados
Vacías visualiza celdas sin contenido.
No vacías muestra celdas que contienen cualquier valor. Personalizadas filtra la lista usando uno o
más criterios de comparación.
Hacer clic sobre la flecha del primer recuadro y seleccionar el operador de comparación que se
desee utilizar.
Escribir o seleccionar el valor que se desea usar con el operador de comparación, en el segundo
recuadro.
Si se desea añadir un segundo criterio, se hace clic sobre el botón Y u O, para seleccionar las filas
que cumplan ambos criterios o uno de ellos.
Repetir los pasos 2 y 3 para especificar el segundo criterio en los dos recuadros siguientes
Repetir los pasos 3 y 4 para filtrar una lista con diferentes criterios.
Ordenar la base de datos
Para ordenar una lista deben seguirse los siguientes pasos:
1. Seleccionar una celda de la lista que se quiere ordenar
2. Elegir el comando ordenar del menú datos

16. 3. Aparece un cuadro de diálogo donde se deben indicar los criterios de ordenación
4. Especificar el primer, el segundo o el tercer criterio que se va a usar así como el tipo de
ordenación es decir, si ésta es Descendente o ascendente.
5. Si la primera fila contiene rótulos de columna hacer clic en la opción existen filas de
encabezados
6. Hacer clic en acepta
(COLMICH.EDU, 2015)
BASES DE DATOS EN EXCEL
Hasta ahora hemos usado Excel básicamente para realizar cálculos con datos numéricos
mantenidos en celdas de las hojas. En Excel también podemos trabajar con bases de datos. Las
bases de datos contienen tablas; las filas son los registros; las columnas se corresponden con los
campos de los registros.
Las capacidades de Excel para el manejo de bases de datos son mucho más limitadas que las de
Microsoft Access, ya que Access es una aplicación diseñada específicamente para gestionar bases
de datos.
Sin embargo, si las necesidades de gestión de la base de datos son sencillas, a menudo Excel puede
servir perfectamente.
Si las posibilidades de Excel se quedan cortas, entonces habrá que recurrir a Access u otro sistema
de gestión de bases de datos.
CONCEPTOS BÁSICOS DE BASES DE DATOS
Las tablas normalmente se interpretan como listas. Las filas de la tabla se corresponden con los
elementos de la lista. La lista tiene tantos elementos como filas tenga la tabla (sin contar la fila
superior de títulos).
Cada elemento de la lista se denomina registro. Todos los registros tienen la misma estructura.
La estructura viene dada por un conjunto de campos, las columnas de la tabla. Cada campo es un
dato del registro. Cada registro está compuesto por los datos de los campos que tiene definidos.
UNA BASE DE DATOS
Trabajaremos con una lista de ventas de consumibles informáticos:
 Una base de datos Sin filas en blanco.
 Los nombres de campos ocupando una sola celda.
 La primera fila en blanco indica el final de la lista.
 Se debe dejar una fila en blanco antes de los totales, promedios,
Esta base de datos es muy sencilla. Tan sólo contiene una tabla. Las bases de datos a menudo
contienen varias tablas, con la información distribuida entre esas tablas. La información de las tablas
puede estar relacionada. Las bases de datos relacionales, como Access, son muy eficientes y
permiten manejar cómodamente grandes listas de registros.
Excel sólo permite trabajar con bases de datos muy simples. Para muchas ocasiones será suficiente,
pero para bases de datos más completas, complejas y profesionales no resultará adecuado. La tabla
de la base de datos de ejemplo establece seis campos:
1. Fecha, Nombre (del cliente),
2. Apellidos (del cliente),
3. Artículo, Precio y Unidades.

17. OPERACIONES SOBRE LA BASE DE DATOS
Dos son las operaciones básicas que debemos poder realizar con la base de datos: 9 Organizar
(ordenar) los registros con un orden determinado. 9 Separar (filtrar) los registros con el fin de localizar
cierta información fácilmente.
Para ordenar la base de datos primero debemos tener el cursor de celda en cualquier celda de la
tabla. Luego elegimos la opción Ordenar del menú Datos. Excel selecciona automáticamente todos
los registros de la base de datos.
Si quisiéramos ordenar sólo un grupo de registros tendríamos que seleccionar el grupo antes de
elegir la opción del menú.
ORDENACIÓN DE LA BASE DE DATOS
Aparece el cuadro de diálogo Ordenar. Excel detecta la fila de encabezamiento (nombres de los
campos) y permite entonces seleccionar las columnas por los nombres de los campos.
 De menor a mayor o de mayor a menor
Como se ve, se puede ordenar por hasta tres campos.
 Ordenado por apellidos (de la Z a la A). Para iguales apellidos, por nombres de artículos.
Para iguales artículos, por fechas.
 Ordenado por artículos. Para iguales artículos, por fechas. Para iguales fechas, por
apellidos.
FILTRADO DE LA BASE DE DATOS
Siempre es más sencillo localizar un dato en un pequeño grupo de registros que en una interminable
lista. Los filtros permiten seleccionar los registros de la lista que satisfagan ciertas condiciones.
Cuando el filtro esté aplicado sólo se verán en la lista esos registros. (Por supuesto, el resto de
registros siguen estando ahí, aunque ocultos.)
Los filtros nos permiten centrarnos tan sólo en esos registros que cumplen las condiciones, por
ejemplo para buscar un dato. Autofiltro Los filtros se aplican mediante la opción Autofiltro del menú
Datos (o el botón correspondiente de la barra de herramientas).
Excel lee el contenido de todos los registros y crea una lista para cada campo con los distintos
valores encontrados.
Al mismo tiempo utiliza el contenido de la celda actual para filtrar por su valor, de forma que sólo se
vean los registros con ese valor.
(UNIVERSIDAD COMPLUTENSE DE MADRID, 2015)
COMO CREAR UNA BASE DE DATOS EN EXCEL
Microsoft Excel es un programa de hoja de cálculo que permite enumerar y categorizar información
a lo largo de varias hojas dentro de un documento llamado "libro de trabajo". Además de crear listas,
también puedes hacer tablas y gráficos con la información que se encuentra en la hoja.
Sin embargo, para obtener funciones de datos más avanzadas, tendrás que importar la hoja de
cálculo de Excel en Access, en constructores de bases de datos como Ragic o en un programa de
datos diferente.

18. MÉTODO 1: EN MICROSOFT ACCESS
1. Crea una hoja de cálculo en Excel.
Guarda la hoja de cálculo en una ubicación de tu disco duro. También puedes usar una hoja de
cálculo ya existente.
2. Abre Microsoft Access.
Abre una base de datos de Microsoft Access ya existente o crea una nueva y en blanco. Microsoft
Access está diseñado para usarse con Microsoft Excel y viene incluido junto con Excel en el paquete
de Microsoft Office Professional.
También puedes comprar Access por separado para descubrir cómo crear una base de datos a partir
de una hoja de cálculo.
3. Haz clic en la pestaña "Datos externos" y selecciona el ícono "Excel".
4. Haz clic en el botón "Examinar" para dirigirte a la ubicación de la hoja de cálculo.
También puedes escribir la ruta del archivo en el campo de al lado, por ejemplo: c:/users/<nombre
de usuario>/documents/direcciones.xls (o direcciones.xlsx).
5. Especifica cómo te gustaría transferir la información a la base de datos al seleccionar una
de las siguientes opciones:
Importar los datos de origen a una tabla nueva en la base de datos actual: selecciona esta opción si
vas a usar una base de datos completamente nueva sin tablas o si quieres agregar una tabla nueva
a una base de datos existente.
Anexar una copia de los registros a la tabla: selecciona esta opción si vas a usar una base de datos
existente y quieres añadir la información a una de sus tablas. Al anexar una tabla existente, puedes
editar la información en Access.
Vincular a la fuente de datos creando una tabla asociada: selecciona esta opción para crear un
hipervínculo en la base de datos, el cual abrirá la base de datos en Excel. Con este método, no
puedes editar la información en Access.
Haz clic en "Aceptar" después de seleccionar tu método de transferencia.
6. Selecciona la hoja que quieres importar de la lista.
Por defecto, Excel crea libros de trabajo con tres hojas de cálculo llamadas "Hoja 1", " Hoja 2" y "
Hoja 3". Puedes eliminar, agregar o editar los nombres de estas hojas en Excel y cualquier cambio
que hagas aparecerá en Access.
Solo puedes transferir una hoja a la vez. Si tienes información en las tres hojas, debes completar la
transferencia con una, luego volver a la pestaña "Datos externos" y repetir todos los pasos para las
hojas restantes.
Haz clic en "Siguiente" después de seleccionar la hoja de cálculo.
7. Deja marcada la opción "La primera fila contiene los encabezados de columna", si ese es el
caso. Si no, desmárcala y Access creará sus propios encabezados de columna.Haz clic en
"Siguiente".
8. Si lo deseas, edita el tipo de campo o indica si quieres importarlo.

19. Si vas a importar todos los campos de una hoja de cálculo tal cual, no realices ningún cambio en
esta pantalla y haz clic en "Siguiente".
Si quieres cambiar la naturaleza de alguno de los campos, haz clic en el encabezado de la columna
que quieres cambiar y edita el nombre del campo, el tipo de datos o si está indexado o no. Luego
haz clic en "Siguiente".
Si quieres omitir ese campo, ponle una marca al lado de "No importar campo (omitir)" y luego haz
clic en "Siguiente".
9. Establece la clave principal para la base de datos.
Para lograr mejores resultados, deja que Access establezca la clave. También puedes establecer la
tuya propia al escribir en el campo junto a esa opción o puedes seleccionar "Sin clave principal", el
cual no te recomendamos. Haz clic en "Siguiente".
10. Escribe el nombre de la hoja en el campo "Importar a una tabla" o deja el predeterminado.
Haz clic en "Terminar" y marca la casilla "Guardar estos pasos importantes" para usar los mismos
pasos en importaciones futuras.
Haz clic en "Cerrar" para crear tu base de datos.
MÉTODO 2: CON EL PROGRAMA DE BASE DE DATOS CON HOJAS DE CÁLCULO RAGIC
1. Crea una hoja de cálculo en Excel.
2. Ve a tu cuenta de Ragic (si no tienes una, créate una, que es gratis) y haz clic en el botón
"Crear nueva hoja de base de datos" ubicado en la parte superior derecha para crear una
nueva hoja de base de datos.
3. Ingresa el nombre de tu formulario de base de datos y recuerda marcar "Crear nueva hoja
con mi archivo Excel".
4. Sube tu archivo. Ragic es compatible con archivos .xls .xlsx y .csv.
5. Determina si la primera fila es el encabezado. De ser así, Ragic determinará
automáticamente cómo se asignan los datos de esta fila a sus campos para el siguiente
paso.
6. Ragic determinará automáticamente el tipo de cada uno de los campos, pero puedes
cambiarlos si no te gustan los sistemas predeterminados.
7. Solo haz clic en "Importar" y Ragic creará tu base de datos.
8. Ahora has creado una base de datos en línea directamente de tu hoja de cálculo de Excel
en Ragic.
9. Puedes usar el motor de búsqueda de texto completo en la parte superior para buscar los
registros.
10. Si no, usa la barra de búsqueda para buscar los registros con cualquier combinación de
campos.
MÉTODO 3: EN PROGRAMAS DE BASES DE DATOS DIFERENTES
1. Crea una hoja de cálculo en Excel. Guarda el documento como un libro de trabajo Excel en
una ubicación que puedas encontrar fácilmente más adelante.

20. Guarda el original como un archivo de Excel para tener una copia maestra a la mano.
2. Haz clic en "Archivo" y selecciona "Guardar como". Haz clic en el menú desplegable "Tipo"
y selecciona el formato de archivo que tu programa de base de datos pueda leer.
Por ejemplo, algunos programas utilizan el formato CSV (valores separados por comas) mientras
que las aplicaciones basadas en web podrían usar XML. Consulta el manual de tu programa de base
de datos para determinar el formato adecuado.
3. Sal de Excel y abre tu programa de base de datos.
4. Importa la hoja de cálculo en tu programa de base de datos siguiendo las instrucciones en
tu manual.
(WIKIHOW, 2015)
Se ofrece una descripción general de las bases de datos: qué son, qué utilidad tienen y cuáles son
las funciones de las diferentes partes de una base de datos. La terminología es específica de las
bases de datos de Microsoft Office Access 2007, pero los conceptos son aplicables a todos los
productos de bases de datos.
La base de datos ACCESS y la hoja de cálculo EXCEL
 Base de datos Accesss
 Hoja de cálculo Excel
Se trata de programas de Microsoft que complean un conjunto de programas de amplia utilidad para
el campo administrativo y empresarial y que tembién tienen utilidad en el ámbito educativo.
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos,
se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas
bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja
de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los
datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen
pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a
observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada
mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007.
Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener
más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es
un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas. Excepto
si se ha diseñado específicamente para utilizar datos o código de otro origen, una base de datos de
Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes,
macros y módulos. Las bases de datos creadas con formato de Access 2007 tienen la extensión de
nombre de archivo .accdb y las bases de datos creadas con formatos de versiones anteriores de
Access tienen la extensión de nombre de archivo .mdb. Access 2007 se puede utilizar para crear
archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).
Base de datos Access
Una base de datos es un instrumento que nos permite almacenar una gran cantidad de datos para
luego poder consultarlos y recuperarlos cuando lo necesitemos. Algunos ejemplos de bases de
datos:

21.  Bases de datos bibliográficas.
 Textos históricos
 Artículos
 Direcciones
 Datos de alumnos.
 En general, cualquier gran conjunto de datos que nos interese ordenar.
La base de datos de Microsoft se denomina ACCESS. No es muy utilizada, por lo que en este curso
nos vamos a limitar a ver por encima la base de datos de ejemplo y la forma de introducir datos.
La base de datos de ejemplo, denominada NEPTUNO, nos permite ver como una base de datos
completa cuenta con:
 Tablas, donde se incluyen los datos.
 Consultas realizadas sobre esos datos: Todos los libros de Delibes, todos los alumnos con
la Geografia de 3º, etc.
 Los formularios son una forma más atrativa de introducir datos
 Los informes, macros y modulos son funciones y presentaciones avanzadas de los datos.
Para crear una base de datos, activamoa el MENÚ ARCHIVO, Nueva base de datos y Crear.
La primera operación es crear una tabla de datos (TABLAS, NUEVO), en Vista de Diseño. Nos
permite dar un título a los campos (por ejemplo, autor, año, título,...) y dterminar el tipo de datos
(texto, numérico...). Una vez completado el diseño, guardamos el archivo y pasamos a introducir
datos, que luego podremos consultar.
Por supuesto, las funciones y posibilidades de ACCESS son mucho más amplais que las vistas en
esta introducción a su manejo.
Con Access, puede:
 Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario.
 Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento.
 Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.
 Organizar y ver los datos de distintas formas.
 Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico, una intranet
o Internet.
Partes de una base de datos de Access
En las secciones siguientes, se describen brevemente los componentes de una base de datos de
Access típica:
Tablas
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los
datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil
importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre
almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de
organizarse los datos.

22. Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información tiene que estar organizada
en tablas, para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se almacena información sobre
empleados, cada empleado se insertará una sola vez en una tabla que se configurará para contener
únicamente datos de los empleados. Los datos sobre productos se almacenarán en su propia tabla,
y los datos sobre sucursales también tendrán su tabla aparte. Este proceso se conoce
como normalización.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información
individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las
columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que
cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene
un tipo de información diferente, como el nombre, los apellidos, la dirección, o similares. Los campos
se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o
cualquier otro tipo.
Otra forma de describir registros y campos es imaginando un catálogo de fichas tradicional de una
biblioteca. Cada ficha del armario corresponde a un registro de la base de datos. Cada información
contenida en una ficha (autor, título, etc.) corresponde a un campo de la base de datos.
Formularios
Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se
utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan
diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de
las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar
formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.
Los formularios proporcionan un formato fácil de utilizar para trabajar con los datos. Además, se les
puede agregar elementos funcionales, como botones de comando. Puede programar los botones
para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o realizar
otras tareas diversas. Por ejemplo, podría crear un formulario denominado "Formulario de cliente"
para trabajar con datos de clientes. El formulario de cliente podría tener un botón para abrir un
formulario de pedido en el que se pudiese escribir un pedido nuevo del cliente.
Los formularios también permiten controlar la manera en que otros usuarios interactúan con los datos
de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre únicamente ciertos campos
y que permita la ejecución de determinadas operaciones solamente. Así, se favorece la protección
de los datos y se facilita la entrada correcta de datos.
Informes
Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe
responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o
"¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la
información de la mejor manera posible.
Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la
base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se
pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.
Consultas

23. Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar
numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas.
Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede
verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros
a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los
registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e
informes.
Algunas consultas son "actualizables", lo que significa que es posible editar los datos de las tablas
base mediante la hoja de datos de la consulta. Si trabaja con una consulta actualizable, recuerde
que los cambios se producen también en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.
Hay dos tipos básicos de consultas: las de selección y las de acción. Una consulta de selección
simplemente recupera los datos y hace que estén disponibles para su uso. Los resultados de la
consulta pueden verse en la pantalla, imprimirse o copiarse al portapapeles. O se pueden utilizar
como origen de registros para un formulario o un informe.
Una consulta de acción, como su nombre indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de
acción pueden servir para crear tablas nuevas, agregar datos a tablas existentes, actualizar datos o
eliminar datos.
Macros
Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado, que
se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar
una macro a un botón de comando en un formulario, de modo que la macro se ejecute cuando se
haga clic en el botón. Las macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe,
ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que
normalmente se realizan manualmente se pueden automatizar mediante macros, ahorrando así
mucho tiempo.
Módulos
Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de
datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una lista, los módulos
se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un módulo es
una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente
como una unidad. Un módulo puede ser de clase o estándar. Los módulos de clase se adjuntan a
formularios o informes, y normalmente contienen procedimientos específicos del formulario o el
informe al que se adjuntan. Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están
asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar se enumeran en Módulos en el panel de
exploración, pero los módulos de clase no.
(Microsoft, 2015)
CÓMO USAR EXCEL COMO BASE DE DATOS
Mucha gente utiliza Excel como una base de datos. El Excel puede ser una forma conveniente para
almacenar información como una base de datos, siempre y cuando la información no seas
demasiado engorrosa para ser contenida en un formato de hoja de cálculo.
Dado que MicrosoftOffice viene con Excel, utilizar Excel como una base de datos es menos costoso
que la compra de software adicional para alojar una.

24. CÓMO CONFIGURAR UNA HOJA DE CÁLCULO DE EXCEL COMO BASE DE DATOS
 Identifica los datos que desees incluir en la base de datos. Antes de poder crear una hoja de
cálculo como base de datos, es necesario saber de qué tipo de información deseas realizar
el seguimiento.
 Utiliza la fila 1 como títulos de cada artículo que vas a seguir. Por ejemplo, si tu vas a utilizar
el Excel como base de datos para obtener información de contacto, debes incluir nombre,
dirección, número de teléfono y otros datos a través de la fila 1.
 Formato de filas 1. Cambia el formato de la fila 1 para separar los encabezados de los datos
en tu base de datos. Para ello, haz clic en el número al lado de la fila 1, que pone de relieve
a toda la fila. Añade su formato, como negrita, centrado y un fondo gris.
 Congela la fila del encabezado. Utiliza la característica de panel de congelación por lo que
los títulos aparecerán siempre en la parte superior de la base de datos. En el Excel 2007,
haz clic en el número dos al lado de la fila 2 para resaltar la primera fila bajo los encabezados.
Haz clic en la pestaña Vista. Haz clic en Inmovilizar paneles y luego congela la fila superior.
En el Excel 2003, haz clic en el número dos al lado de la fila 2 para resaltar la primera fila
bajo los encabezados. En la barra de menú, haz clic en Ventana> Inmovilizar paneles.
 Escribe los datos. Utiliza una fila por cada entrada de la base de datos, introduce la
información para que coincida con la información del encabezado.
 Ordena los datos en la base de datos. Después de introducir la información en la base de
datos, puedes ver los datos en diferentes maneras. Consulta la sección siguiente para
obtener instrucciones sobre cómo ordenar los datos en una base de datos de Excel.
CÓMO ORDENAR LOS DATOS EN EXCEL 2007
 Decide cómo deseas ordenar la información. Por ejemplo, es posible que los datos figuren
en orden alfabético por el apellido, o es posible que desees ordenar los datos por código
postal.
 Resalta los datos en la base de datos. Haz clic en la celda superior izquierda que está a la
izquierda de A y por encima de 1. Esto resalta la hoja de cálculo.
 Abre la ventana de Orden. Haz clic en la pestaña de Datos. A continuación, haz clic en el
botón ordenar en la sección de ordenar y filtrar. Esto abre la ventana de ordenar.
 Selecciona los datos que desees filtrar. En la columna, selecciona los datos que desees
ordenar al lado de "Ordenar por". Si deseas incluir una clasificación secundaria (por ejemplo,
nombre de pila en caso de tener más de una persona con el mismo apellido), a continuación,
selecciona el título de una segunda clasificación junto a "Luego por."
 Elige el orden de clasificación. Por defecto se ordena alfabéticamente (A a Z) o de menor
número a mayor. Para hacer lo contrario, selecciona de Z a A en ese orden.
 Haz clic en OK. La información de la base de datos estará organizada en la forma que
indicaste.
CÓMO ORDENAR LOS DATOS EN EXCEL 2003
 Decide cómo deseas ordenar la información. Por ejemplo, es posible que los datos figuren
en orden alfabético por apellido, o es posible que desees ordenar los datos por código postal.

25.  Remarca los datos en la base de datos. Haz clic en el número 2 al lado de la fila 2 para
resaltar la fila completa. Manteniendo pulsada la tecla Mayús, haz clic en el siguiente número
de la última fila con datos para resaltar todos los datos sin incluir el título.
 Abre la ventana Ordenar. En la barra de menú, haz clic en Datos > Ordenar.
 Selecciona los datos que desees filtrar. En "Ordenar por", selecciona los datos que deseas
ordenar. Si quieres incluir una clasificación secundaria (por ejemplo, nombre de pila en caso
de tener más de una persona con el mismo apellido), entonces, selecciona el título en
"Después de" por una clasificación secundaria.
 Elige el orden de clasificación. El valor predeterminado (Ascendente) es ordenar
alfabéticamente o del menor número al más alto. Para hacer lo contrario, haz clic en el botón
de radio para seleccionar Descendente.
 Haz clic en OK. Los datos de la base de datos se clasificarán en la forma que tú has indicado.
(WIKIHOW, 2015)
¿QUÉ SON LAS BASES DE DATOS?
CONCEPTO DE BASE DE DATOS: Es Un conjunto o Colección de Datos, que se encuentra
organizada por campos y registros, almacenados en forma de lista.
En Excel podemos trabajar con bases de datos. Las bases de datos contienen tablas; las filas son
los registros; las columnas se corresponden con los campos de los registros. Las capacidades de
Excel para el manejo de bases de datos son mucho más limitadas que las de Microsoft Access, ya
que Access es una aplicación diseñada específicamente para gestionar bases de datos.
Sin embargo, si las necesidades de gestión de la base de datos son sencillas, a menudo Excel puede
servir perfectamente. Las bases de datos relacionales, como Access, son muy eficientes y permiten
manejar cómodamente grandes listas de registros. Excel sólo permite trabajar con bases de datos
muy simples.
Para muchas ocasiones será suficiente, pero para bases de datos más completas, complejas y
profesionales no resultará adecuado.
(Madrid)
Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de
forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente. A continuación te
presentamos una guía que te explicará el concepto y características de las bases de datos
El término de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en
California, USA. Una base de datos se puede definir como un conjunto de información relacionada
que se encuentra agrupada ó estructurada.
Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de
datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que
manipulen ese conjunto de datos.
Cada base de datos se compone de una o más tablas que guarda un conjunto de datos. Cada tabla
tiene una o más columnas y filas. Las columnas guardan una parte de la información sobre cada
elemento que queramos guardar en la tabla, cada fila de la tabla conforma un registro.
DEFINICIÓN DE BASE DE DATOS

26. Se define una base de datos como una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales
son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en
particular.
CARACTERÍSTICAS
Entre las principales características de los sistemas de base de datos podemos mencionar:
 Independencia lógica y física de los datos.
 Redundancia mínima.
 Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.
 Integridad de los datos.
 Consultas complejas optimizadas.
 Seguridad de acceso y auditoría.
 Respaldo y recuperación.
 Acceso a través de lenguajes de programación estándar.
SISTEMA DE GESTIÓN DE BASE DE DATOS (SGBD)
Los Sistemas de Gestión de Base de Datos (en inglés DataBase Management System) son un tipo
de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las
aplicaciones que la utilizan.
Se compone de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje de manipulación de datos y de
un lenguaje de consulta.
(MESTROS DE WEB, 2007)
VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS
CONTROL SOBRE LA REDUNDANCIA DE DATOS:
Los sistemas de ficheros almacenan varias copias de los mismos datos en ficheros distintos. Esto
hace que se desperdicie espacio de almacenamiento, además de provocar la falta de consistencia
de datos. En los sistemas de bases de datos todos estos ficheros están integrados, por lo que no se
almacenan varias copias de los mismos datos.
Sin embargo, en una base de datos no se puede eliminar la redundancia completamente, ya que en
ocasiones es necesaria para modelar las relaciones entre los datos.
CONSISTENCIA DE DATOS:
Eliminando o controlando las redundancias de datos se reduce en gran medida el riesgo de que haya
inconsistencias. Si un dato está almacenado una sola vez, cualquier actualización se debe realizar
sólo una vez, y está disponible para todos los usuarios inmediatamente.
Si un dato está duplicado y el sistema conoce esta redundancia, el propio sistema puede encargarse
de garantizar que todas las copias se mantienen consistentes.
 COMPARTIR DATOS:

27. En los sistemas de ficheros, los ficheros pertenecen a las personas o a los departamentos que los
utilizan. Pero en los sistemas de bases de datos, la base de datos pertenece a la empresa y puede
ser compartida por todos los usuarios que estén autorizados.
 MANTENIMIENTO DE ESTÁNDARES:
Gracias a la integración es más fácil respetar los estándares necesarios, tanto los establecidos a
nivel de la empresa como los nacionales e internacionales. Estos estándares pueden establecerse
sobre el formato de los datos para facilitar su intercambio, pueden ser estándares de documentación,
procedimientos de actualización y también reglas de acceso.
 MEJORA EN LA INTEGRIDAD DE DATOS:
La integridad de la base de datos se refiere a la validez y la consistencia de los datos almacenados.
Normalmente, la integridad se expresa mediante restricciones o reglas que no se pueden violar.
Estas restricciones se pueden aplicar tanto a los datos, como a sus relaciones, y es el SGBD quien
se debe encargar de mantenerlas.
 MEJORA EN LA SEGURIDAD:
La seguridad de la base de datos es la protección de la base de datos frente a usuarios no
autorizados. Sin unas buenas medidas de seguridad, la integración de datos en los sistemas de
bases de datos hace que éstos sean más vulnerables que en los sistemas de ficheros.
 MEJORA EN LA ACCESIBILIDAD A LOS DATOS:
Muchos SGBD proporcionan lenguajes de consultas o generadores de informes que permiten al
usuario hacer cualquier tipo de consulta sobre los datos, sin que sea necesario que un programador
escriba una aplicación que realice tal tarea.
 MEJORA EN LA PRODUCTIVIDAD:
El SGBD proporciona muchas de las funciones estándar que el programador necesita escribir en un
sistema de ficheros. A nivel básico, el SGBD proporciona todas las rutinas de manejo de ficheros
típicas de los programas de aplicación.
El hecho de disponer de estas funciones permite al programador centrarse mejor en la función
específica requerida por los usuarios, sin tener que preocuparse de los detalles de implementación
de bajo nivel.
 MEJORA EN EL MANTENIMIENTO:
En los sistemas de ficheros, las descripciones de los datos se encuentran inmersas en los programas
de aplicación que los manejan.
Esto hace que los programas sean dependientes de los datos, de modo que un cambio en su
estructura, o un cambio en el modo en que se almacena en disco, requiere cambios importantes en
los programas cuyos datos se ven afectados.
Sin embargo, los SGBD separan las descripciones de los datos de las aplicaciones. Esto es lo que
se conoce como independencia de datos, gracias a la cual se simplifica el mantenimiento de las
aplicaciones que acceden a la base de datos.
 AUMENTO DE LA CONCURRENCIA:

28. En algunos sistemas de ficheros, si hay varios usuarios que pueden acceder simultáneamente a un
mismo fichero, es posible que el acceso interfiera entre ellos de modo que se pierda información o
se pierda la integridad.
La mayoría de los SGBD gestionan el acceso concurrente a la base de datos y garantizan que no
ocurran problemas de este tipo.
 MEJORA EN LOS SERVICIOS DE COPIAS DE SEGURIDAD:
Muchos sistemas de ficheros dejan que sea el usuario quien proporcione las medidas necesarias
para proteger los datos ante fallos en el sistema o en las aplicaciones. Los usuarios tienen que hacer
copias de seguridad cada día, y si se produce algún fallo, utilizar estas copias para restaurarlos.
En este caso, todo el trabajo realizado sobre los datos desde que se hizo la última copia de seguridad
se pierde y se tiene que volver a realizar. Sin embargo, los SGBD actuales funcionan de modo que
se minimiza la cantidad de trabajo perdido cuando se produce un fallo.
DESVENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS
 COMPLEJIDAD:
Los SGBD son conjuntos de programas que pueden llegar a ser complejos con una gran
funcionalidad. Es preciso comprender muy bien esta funcionalidad para poder realizar un buen uso
de ellos.
 COSTE DEL EQUIPAMIENTO ADICIONAL:
Tanto el SGBD, como la propia base de datos, pueden hacer que sea necesario adquirir más espacio
de almacenamiento. Además, para alcanzar las prestaciones deseadas, es posible que sea
necesario adquirir una máquina más grande o una máquina que se dedique solamente al SGBD.
Todo esto hará que la implantación de un sistema de bases de datos sea más cara.
 VULNERABLE A LOS FALLOS:
El hecho de que todo esté centralizado en el SGBD hace que el sistema sea más vulnerable ante
los fallos que puedan producirse. Es por ello que deben tenerse copias de seguridad (Backup).
TIPOS DE CAMPOS
Cada Sistema de Base de Datos posee tipos de campos que pueden ser similares o diferentes. Entre
los más comunes podemos nombrar:
 Numérico: entre los diferentes tipos de campos numéricos podemos encontrar enteros “sin
decimales” y reales “decimales”.
 Booleanos: poseen dos estados: Verdadero “Si” y Falso “No”.
 Memos: son campos alfanuméricos de longitud ilimitada. Presentan el inconveniente
de no poder ser indexados.

29.  Fechas: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotación. Almacenar fechas de
esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o calcular los días entre una fecha y
otra.
 Alfanuméricos: contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255 caracteres).
 Autoincrementables: son campos numéricos enteros que incrementan en una unidad su
valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta: Servir de identificador ya que
resultan exclusivos de un registro.
TIPOS DE BASE DE DATOS
Entre los diferentes tipos de base de datos, podemos encontrar los siguientes:
 MySql: es una base de datos con licencia GPL basada en un servidor. Se caracteriza por su
rapidez. No es recomendable usar para grandes volúmenes de datos.
 PostgreSql y Oracle: Son sistemas de base de datos poderosos. Administra muy bien
grandes cantidades de datos, y suelen ser utilizadas en intranets y sistemas de gran calibre.
 Access: Es una base de datos desarrollada por Microsoft. Esta base de datos, debe ser
creada bajo el programa access, el cual crea un archivo .mdb con la estructura ya explicada.
 Microsoft SQL Server: es una base de datos más potente que access desarrollada por
Microsoft. Se utiliza para manejar grandes volúmenes de informaciones.
MODELO ENTIDAD-RELACIÓN
Los diagramas o modelos entidad-relación (denominado por su siglas, ERD “Diagram Entity
relationship”) son una herramienta para el modelado de datos de un sistema de información. Estos
modelos expresan entidades relevantes para un sistema de información, sus inter-relaciones y
propiedades.
CARDINALIDAD DE LAS RELACIONES
El diseño de relaciones entre las tablas de una base de datos puede ser la siguiente:
 Relaciones de uno a uno: una instancia de la entidad A se relaciona con una y solamente
una de la entidad B.
 Relaciones de uno a muchos: cada instancia de la entidad A se relaciona con varias
instancias de la entidad B.
 Relaciones de muchos a muchos: cualquier instancia de la entidad A se relaciona con
cualquier instancia de la entidad B.
ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS
Una base de datos, a fin de ordenar la información de manera lógica, posee un orden que debe ser
cumplido para acceder a la información de manera coherente. Cada base de datos contiene una o
más tablas, que cumplen la función de contener los campos.
En el siguiente ejemplo mostramos una tabla “comentarios” que contiene 4 campos.
Por consiguiente una base de datos posee el siguiente orden jerárquico:

30.  Tablas
 Campos
 Registros
 Lenguaje SQL
El lenguaje SQL es el más universal en los sistemas de base de datos. Este lenguaje nos permite
realizar consultas a nuestras bases de datos para mostrar, insertar, actualizar y borrar datos.
A continuación veremos un ejemplo de ellos:
 Mostrar: para mostrar los registros se utiliza la instrucción Select. Select * From comentarios.
 Insertar: los registros pueden ser introducidos a partir de sentencias que emplean la
instrucción Insert. Insert Into comentarios (titulo, texto, fecha) Values ('saludos', 'como esta',
'22-10-2007')
 Borrar: Para borrar un registro se utiliza la instrucción Delete. En este caso debemos
especificar cual o cuales son los registros que queremos borrar. Es por ello necesario
establecer una selección que se llevara a cabo mediante la cláusula Where. Delete From
comentarios Where id='1'.
 Actualizar: para actualizar los registros se utiliza la instrucción Update. Como para el caso
de Delete, necesitamos especificar por medio de Where cuáles son los registros en los que
queremos hacer efectivas nuestras modificaciones.
Además, tendremos que especificar cuáles son los nuevos valores de los campos que
deseamos actualizar.
En Excel podemos trabajar con bases de datos. Las bases de datos contienen tablas; las filas son
los registros; las columnas se corresponden con los campos de los registros. Las capacidades de
Excel para el manejo de bases de datos son mucho más limitadas que las de Microsoft Access, ya
que Access es una aplicación diseñada específicamente para gestionar bases de datos.
Sin embargo, si las necesidades de gestión de la base de datos son sencillas, a menudo Excel puede
servir perfectamente. Las bases de datos relacionales, como Access, son muy eficientes y permiten
manejar cómodamente grandes listas de registros. Excel sólo permite trabajar con bases de datos
muy simples.
Para muchas ocasiones será suficiente, pero para bases de datos más completas, complejas y
profesionales no resultará adecuado.
(Madrid)
ACCESS 2000
Cuando ponemos en funcionamiento el programa, nos aparece una pantalla de inicio donde se
nos pregunta si queremos:
 Crear una base de datos en blanco.
 Utilizar el asistente para crear una base de datos
 Abrir una base de datos existente
CREAR UNA NUEVA BASE DE DATOS

31. Crear una base de datos en Access
Como hemos revisado con anterioridad, para crear una base de datos es necesario comenzar con
el diseño. Una vez diseñada la base de datos podemos iniciar su creación con nuestra herramienta
de preferencia. En esta ocasión mostraré los pasos para crear una base de datos en Access.
Formato de las bases de datos en Access
Microsoft Access almacena toda la información de tablas, reportes, formularios y consultas en un
solo archivo. A partir de Access 2007 el formato de las bases de datos cambió para ofrecernos
mayores ventajas y es conocido por tener la extensión de archivo .accdb en el nombre de archivo.
Anteriormente las bases de datos Access tenían las extensión de archivo .mdb la cual fue utilizada
de manera predeterminada hasta la versión 2003. Pero no te preocupes, si necesitas abrir una base
de datos Access en formato .mdb lo puedes hacer aunque tengas Access 2007 o Access 2010 ya
que ambas versiones soportan la lectura de dichos archivos.
Por el contrario, si estas utilizando Access 2010 y necesitas compartir la base de datos con alguien
que tiene Access 2003 debes asegurar de guardarla en formato .mdb o de lo contrario la otra persona
no podrá abrir el archivo.
Microsoft Office Access 2007 dispone de una serie de características mejoradas que simplifican el
proceso de creación de nuevas bases de datos. Aunque haya creado bases de datos con
anterioridad, probablemente apreciará estas características por su capacidad de agilizar el proceso
de creación.
Este artículo aborda el proceso básico de iniciar Office Access 2007 y crear una base de datos
mediante una plantilla o creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base
de datos. Incluye asimismo una descripción detallada de algunas técnicas que puede utilizar para
incluir información en la nueva base de datos.
Crear una base de datos mediante una plantilla
Una manera de crear una base de datos en Access es utilizar las plantillas predeterminadas que
ofrece la herramienta. Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para
agilizar el proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para
utilizar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una
tarea específica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de las
incidencias, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen
un pequeño número de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar su modo de empleo. Las
plantillas de base de datos se pueden usar tal cual están, o puede personalizarlas para adaptarlas a
sus necesidades. Al elegir crear una base de datos a través de una plantilla se incluirán las tablas,
formularios y reportes que contiene dicha plantilla y deberemos comenzar a trabajar a partir de dichos
elementos.
Sugiero utilizar este método solamente cuando has revisado previamente dichas plantillas de bases
de datos y estás totalmente seguro de que se ajustan a tus necesidades. Las bases de datos creadas
de esta manera tienen una estructura de datos bien definida y puede llegar a ser muy laborioso tratar
adaptarla para importar datos de otra fuente que tienen una estructura muy diferente.
Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma más rápida de empezar a crear
una base de datos suele ser utilizar una de ellas. Sin embargo, si hay datos de otro programa que
desea importar a Access, tal vez considere conveniente crear una base de datos sin plantilla. Las

32. plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede resultar muy laborioso adaptar los datos
existentes a esa estructura.
1. Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botón Microsoft Office y luego haga
clic en Cerrar base de datos para mostrar la página Introducción a Microsoft Office
Access.
2. En el centro de la página Introducción a Microsoft Office Access aparecen varias plantillas
destacadas y, cuando haga clic en los vínculos del panel Categorías de plantillas,
aparecerán otras nuevas. Puede descargar también más plantillas del sitio Web de Office
Online. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener información detallada.
3. Haga clic en la plantilla que desee utilizar.
4. Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de
archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos en una
carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic
en , busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos y, a continuación, haga
clic en Aceptar. También puede crear y vincular la base de datos a un sitio de Windows
SharePoint Services 3.0.
5. Haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online).
Access crea o descarga la base de datos y, a continuación, la abre. Aparece un formulario
en el que puede empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede
eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registro (el cuadro atenuado
o la barra que aparece a la izquierda del registro) y luego siguiendo este procedimiento:
En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar.
6. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y empiece
a escribir. Utilice el panel de exploración para buscar otros formularios o informes que tal
vez desee utilizar.
Descargar una plantilla de Office Online
Si no encuentra ninguna plantilla que se ajuste a sus necesidades en la página Introducción a
Microsoft Office Access, y está conectado a Internet, puede visitar el sitio Web de Office Online,
donde encontrará una gran variedad de plantillas.
1. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Más en Office Online, haga clic
en Plantillas.
La página principal de plantillas de Office Online aparecerá en la ventana del explorador.
2. Utilice las herramientas de exploración y búsqueda de Office Online para buscar la plantilla
que desea utilizar y siga las instrucciones para descargarla. Al descargar una plantilla, se
descarga un archivo de base de datos en el equipo y se abre en una nueva instancia de
Access. Generalmente, la plantilla está diseñada para que abra un formulario de entrada de
datos, por lo que se puede empezar a escribir datos inmediatamente.
Crear una base de datos sin plantilla

33. Si no le interesa utilizar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus propias tablas,
formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayoría de los casos, este proceso
implica alguna o ambas de estas operaciones:
 Escribir, pegar o importar datos en la tabla que se crea al crear una nueva base de datos y,
a continuación, repetir el proceso con las nuevas tablas que cree mediante el comando Tabla
en la ficha Crear.
 Importar datos de otros orígenes y crear tablas en el proceso.
Crear una base de datos en blanco
1. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en blanco,
haga clic en Base de datos en blanco.
2. En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre
de archivo. Si no especifica una extensión de nombre de archivo, Access la agrega
automáticamente. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en
Buscar una ubicación donde colocar la base de datos (situado junto al cuadro
Nombre de archivo), busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3. Haga clic en Crear.
Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, a continuación,
abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la
columna Agregar nuevo campo.
4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como se
describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.
Escribir información en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de cálculo de
Microsoft Office Excel 2007. La estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos: cuando
se agrega una nueva columna a la tabla, se define un nuevo campo. Access define automáticamente
el tipo de datos de cada campo en función de los datos que escribe.Si, de momento, no desea incluir
información en Tabla1, haga clic en Cerrar . Si realizó cambios en la tabla, Access le pedirá que
guarde los cambios efectuados en la tabla. Haga clic en Sí para guardar los cambios, haga clic en
No para descartarlos o haga clic en Cancelar para dejar la tabla abierta.
Importante Si cierra Tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez, Access elimina toda la
tabla, aunque haya escrito datos en ella.
Agregar una tabla
Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo
Tablas en la ficha Crear.

34. Crear una tabla empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede escribir
datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo plano. Los
nombres de los campos se asignan mediante números (Campo1, Campo2, etc.) y Access define
automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que escribe.
1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.
Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo
campo.
Nota Si no ve una columna Agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la vista
Diseño en lugar de en la vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga
doble clic en la tabla del panel de exploración. Access pide un nombre para guardar la nueva
tabla y, a continuación, cambia a la vista Hoja de datos.
2. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo.
Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de
campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra
a la hoja de datos, Access agregará un campo por ese nombre y establecerá sus
propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las
propiedades más adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deberá arrastrarlo hasta un área
de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de inserción vertical, que le
indica dónde se colocará el campo.
3. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro
origen, tal y como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de
Access.
4. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de
columna y escriba el nuevo nombre.
Es recomendable asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber qué
contiene cuando lo examine en el panel Lista de campos.
5. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionar la columna y, a
continuación, arrastre la columna a la ubicación que desee.
Puede seleccionar también varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez a una
nueva ubicación. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el título de la
primera columna y, a continuación, con la tecla MAYÚS presionada, haga clic en el título de
la última columna.
Crear una tabla empezando en la vista Diseño En la vista Diseño, cree primero la estructura de
la nueva tabla. A continuación, cambie a la vista Hoja de datos para escribir datos o introduzca datos
mediante otro método, como pegar o importar.
1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Diseño de tabla.
2. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre del campo y, a
continuación, seleccione un tipo de datos de la lista Tipo de datos.

35. Nota Si no ve las columnas Nombre de campo y Tipo de datos, puede que se encuentre
en la vista Hoja de datos en lugar de la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga
clic con el botón secundario en el panel de exploración y luego haga clic en la Vista Diseño
. Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuación, cambia a la vista Diseño.
3. Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna Descripción.
La descripción se muestra en la barra de estado cuando el cursor se sitúa en ese campo en
la vista Hoja de datos. La descripción se usa también como texto de la barra de estado para
los controles de un formulario o informe que se crean arrastrando el campo desde el panel
Lista de campos, y para los controles que se crean para ese campo mediante el Asistente
para formularios o el Asistente para informes.
4. Después de agregar todos los campos, guarde la tabla:
o Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en
Guardar o presione CTRL+G.
5. Puede empezar a escribir datos en la tabla en cualquier momento cambiando a la vista Hoja
de datos y haciendo clic en la primera celda vacía. Puede pegar también datos de otro origen,
tal como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.
Crear una tabla mediante una plantilla Access proporciona plantillas para los tipos de tablas más
comunes. Con un simple clic de mouse, puede crear una estructura de tabla completa con campos
ya configurados y listos para usar. Si es necesario, puede agregar o eliminar campos para que la
tabla se ajuste a sus necesidades.
1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación,
seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.
2. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro
origen, tal y como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de
Access.
o Para eliminar una columna
Haga clic con el botón secundario en el encabezado de la columna y, a continuación,
haga clic en Eliminar columna .
o Para agregar una nueva columna
En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo
campo.
Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos
de campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos
o lo arrastra a la hoja de datos, Access agregará un campo por ese nombre y
establecerá sus propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de campo.
Puede cambiar las propiedades más adelante si lo desea. Si arrastra el campo,
deberá arrastrarlo hasta un área de la hoja de datos que contenga datos. Aparece
una barra de inserción vertical, que le indica dónde se colocará el campo.
3. Guarde la tabla:
o Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en
Guardar o presione CTRL+G.

36. Definir propiedades de campo en la Vista Diseño Independientemente de cómo haya creado la
tabla, es conveniente examinar y definir las propiedades de los campos. Esto sólo se puede hacer
en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario del mouse en
la tabla en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en la Vista Diseño. Para ver las
propiedades de un campo, haga clic en el campo en la cuadrícula de diseño. Las propiedades
aparecen debajo de la cuadrícula de diseño, bajo Propiedades del campo.
Para ver una descripción de cada propiedad del campo, haga clic en la propiedad y lea la descripción
en el cuadro situado junto a la lista de propiedades bajo Propiedades del campo. Puede obtener
información más detallada presionando F1.
En la tabla siguiente se describen algunas de las propiedades de campo que suelen ajustarse.
Propiedad Descripción
Tamaño del
campo
Para los campos de texto, esta propiedad define el número máximo de
caracteres que se puede almacenar en el campo. El valor máximo es 255. Para
los campos numéricos, esta propiedad define el tipo de número que se va a
almacenar (Entero largo, Doble, etc.). Para permitir un almacenamiento de los
datos más eficaz, es aconsejable asignar la menor cantidad de espacio prevista
para los datos. Puede aumentar ese valor posteriormente si cambian sus
necesidades.
Formato
Esta propiedad define el modo en que se muestran los datos. No afecta a los
datos reales cuando se almacenan en el campo. Puede seleccionar un formato
predefinido o especificar un formato personalizado.
Máscara de
entrada
Utilice esta propiedad para especificar un modelo para todos los datos que se
incluyan en este campo. De este modo, se asegurará de que todos los datos se
escriben correctamente y contienen el número de caracteres necesario. Para
obtener ayuda en la creación de una máscara de entrada, haga clic en
situado en el margen derecho del cuadro de propiedades.
Valor
predeterminado
Utilice esta propiedad para especificar el valor predeterminado que aparecerá en
este campo cada vez que se agregue un nuevo registro. Por ejemplo, si hay un
campo de fecha/hora en el que siempre desea registrar la fecha en la que se
agregó el registro, puede escribir "Fecha()" (sin las comillas dobles) como valor
predeterminado.
Requerido
Esta propiedad indica si un valor es necesario en este campo. Si establece esta
propiedad en Sí, Access no permite que se agregue un nuevo registro a menos
que se especifique un valor para este campo.
Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access
Si los datos están almacenados en otro programa, como Office Excel 2007, puede copiarlos y
pegarlos en una tabla de Access. En general, este proceso funciona mejor si los datos ya están
separados en columnas, como ocurre en las hojas de cálculo de Excel. Si los datos están en un
programa de procesamiento de texto, es conveniente separar las columnas de datos con
tabulaciones o convertir los datos en una tabla en el programa de procesamiento de texto antes de
copiar los datos. Si los datos requieren modificación o algún tipo de manipulación (por ejemplo,
separar los nombres completos en nombres y apellidos), quizás prefiera realizar esta operación antes
de copiar los datos, especialmente si no está familiarizado con Access.
Cuando pegue los datos en una tabla vacía, Access definirá el tipo de datos de cada campo de
acuerdo con la clase de datos que encuentre. Por ejemplo, si un campo pegado no contiene más
que valores de fecha, Access aplica el tipo de datos Fecha/Hora a ese campo. Si el campo pegado
sólo contiene las palabras "sí" y "no", Access aplica el tipo de datos Sí/No al campo.

37. Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila de datos
pegados. Si la primera fila de datos pegados es del mismo tipo que las filas siguientes, Access
determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna nombres de campo genéricos (F1,
F2, etc.). Si la primera fila de datos pegados no es similar a las siguientes filas, Access determina
que la primera fila consiste en nombres de campos. Access asigna nombres a los campos en
consecuencia y no se incluye la primera fila en los datos.
Si Access asigna nombres de campo genéricos, deberá cambiar los nombres de los campos lo antes
posible para evitar confusiones.Siga este procedimiento:
1. Guarde la tabla.
o Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en
Guardar o presione CTRL+G.
2. En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a continuación,
escriba un nombre de campo válido para cada columna. Puede parecer que está escribiendo
datos, pero la fila de encabezado de columna contiene nombres de campo y no contiene
datos.
3. Guarde la tabla de nuevo.
Nota Puede cambiar también el nombre de los campos editándolos en la vista Diseño. Para cambiar
a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla en el panel de
exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga
doble clic en la tabla en el panel de exploración.
Importar, anexar o vincular a datos de otro origen
Es posible que tenga datos almacenados en otro programa y desee importar esos datos a una nueva
tabla o anexarlos a una tabla existente de Access. O tal vez trabaje con personas que almacenan
sus datos en otros programas y desee trabajar con esos datos en Access vinculándose a los mismos.
En cualquier caso, Access permite trabajar fácilmente con datos de otros orígenes. Puede
importarlos de una hoja de cálculo de Excel, de una tabla de otra base de datos de Access, de una
lista de Windows SharePoint Services 3.0 o de diversos otros orígenes. El proceso que se usa varía
ligeramente en función del origen, pero para empezar puede utilizar el procedimiento siguiente.
1. en la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando correspondiente
al tipo de archivo que va a importar.
Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si
no aparece el tipo de programa que necesita, haga clic en Más.
Nota Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez necesite
iniciar el programa en el que creó originalmente los datos y, a continuación, usar ese
programa para guardar los datos en un formato de archivo común (como un archivo de texto
delimitado) e importar los datos a Access.
2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para buscar el
archivo de datos de origen o escriba la ruta de acceso completa del archivo de datos de
origen en el cuadro Nombre de archivo.
3. Haga clic en la opción que desee (todos los programas permiten importar y algunos permiten
anexar o vincular) bajo Especifique cómo y dónde desea almacenar losdatos en la base
de datos actual. Puede crear una nueva tabla que use los datos importados, o bien, (con
algunos programas) puede anexar los datos a una tabla existente o crear una tabla vinculada
que mantenga un vínculo a los datos del programa de origen.