1. Mejora de la
eficiencia a
través de la
VII Jornada gestión por
12-abril-2013 procesos

2. Por qué esta jornada…
• Eficiencia (y competitividad) VS Gestión por procesos
• Despliegue de la Estrategia y orientación a Grupos de
Interés VS Esquema de procesos
• Modelo EFQM / Normas ISO / … VS Gestión por
procesos – orientación a procesos

3. Esquema global
PLAN ESTRATÉGICO
QUÉ - CUÁNDO – CON QUÉ
GESTIONAR CON AGILIDAD MISIÓN - VISIÓN - VALORES –
EJES ESTRATÉGICOS -
“ Las Organizaciones Excelentes OBJETIVOS ESTRATÉGICOS -
PROGRAMAS
MAPA ESTRATÉGICO
convierten su estrategia en procesos PLANES
LÍNEAS DE ACTUACIÓN INDICADORES ESTRATÉGICOS
alineados, asegurándose de que los
cambios pueden implantarse con la PERSPECTIVAS
PESO
MAPA DE PROCESOS
velocidad adecuada …” DESPLIEGUE DE PROCESOS METAS
ALARMAS
“…desarrollan para sus procesos un
conjunto significativo de indicadores INDICADORES
de rendimiento y de medidas de OPERATIVOS
¿CÓMO MIDO EL AVANCE?
resultados, permitiendo la revisión de CÓMO - QUIÉN ¿QUÉ RESULTADOS OBTENGO?
la eficiencia y eficacia de los procesos PROCESOS CMI
clave y de su contribución a los
3
objetivos estratégicos…”

4. Esquema global
1ª EXPERIENCIA - ASPRODES PLAN ESTRATÉGICO
- GI’s: NECESIDADES Y EXPECTATIVAS
- MARCO ESTRATÉGICO
- EJES ESTRATÉGICOS
ELABORACIÓN / VALIDACIÓN - OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
MAPA DE PROCESOS
CARACTERIZACIÓN
REDISEÑO / REINGENIERÍA
DE PROCESOS –
DE PROCESOS
SUBPROCESOS …
3ª EXPERIENCIA –
IMPLANTACIÓN DG UNIVERSIDADES E INVESTIGACIÓN
PROCESOS ESTÁNDAR
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
DE PROCESOS
CUADRO DE
MANDO INTEGRAL
2ª EXPERIENCIA – REPSOL

5. Algunas definiciones…
Proceso:
1. Acción de ir hacia adelante. DRAE
2. Transcurso del tiempo.
3. Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno
natural o de una operación artificial.
Proceso:
Conjunto de actividades que interactúan entre sí
donde la salida de una actividad se convierte en
entrada de otra. Los procesos añaden valor
transformando elementos de entrada en
resultados, utilizando recursos

6. Algunas definiciones…
Proceso:
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas
o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados
Eficiencia:
Relación entre el resultado alcanzado y los
recursos utilizados
Eficiencia:
Capacidad de disponer de alguien o de algo para DRAE
conseguir un efecto determinado

7. Algunas definiciones…
Un SISTEMA es un conjunto de
partes organizadas y relacionadas
DRAE
que interactúan entre sí para
lograr un objetivo.
Resultado de esa interacción entre las
partes, surgen PROPIEDADES NUEVAS que
no pueden explicarse analizando las partes
aisladamente – SINERGIA.
Las propiedades de un sistema, no
pueden determinarse analizando sus
partes de forma individual: "EL TODO ES
MÁS IMPORTANTE QUE LA SUMA DE
SUS PARTES“.

8. Visión sistémica
EVOLUCIÓN A
NECESIDADES Y EXPECTATIVAS
Y
GESTIÓN POR FUNCIONES PROCESO A
Z
VALOR AÑADIDO
X
GI’s – CLIENTE
GI’s – CLIENTE
PROVEEDOR
FUNCIÓN
FUNCIÓN
FUNCIÓN
CLIENTE
PROCESO B
PROCESO C
GESTIÓN POR PROCESOS
• Conjunto de subsistemas interrelacionados que
• Agregación de Departamentos que consiguen el producto / servicio final –
funcionan autónomamente CENTRADO EN LOS GRUPOS DE INTERÉS
• Dirección: marca objetivos indepen- • Dirección: objetivos en las salidas globales de la
dientes para cada departamento. organización y desglose en objetivos parciales e
• Suma de logros parciales = logro de interrelacionados dentro de la organización.
objetivos globales de la organización. • Suma de logros parciales (coordinados e
• Descripción gráfica: ORGANIGRAMA - interrelacionados) = más probable que se
cada casilla representa departamentos y alcancen los objetivos globales
jerarquías dentro de la organización. • Descripción gráfica: MAPA DE PROCESOS.

9. Visión sistémica
Controles
PROCESO Transformación
Transformaci ón
Actividad 1
Actividad 1
Entrada Salida
Actividad 2
Actividad 2
... Actividad n
Actividad n
Recursos
“Un resultado deseado se alcanza más eficientemente
cuando las actividades y los recursos relacionados se
gestionan como un proceso”

10. Visión sistémica
GESTIÓN DE UN PROCESO
=
DOMINIO Y MEJORA DEL MISMO
MÁS GENERAL
GESTIÓN DE PROCESOS
GESTIÓN POR PROCESOS MÁS DETALLADO

11. Visión sistémica
Necesitamos un lenguaje capaz de:
• Representar de una manera
coherente, sencilla y precisa todos los
conceptos que requiere la “visión
sistémica” de una organización.
• Organizar jerárquicamente los
niveles de detalle necesarios: avanzar
desde un diagrama general y de
forma descendente, a sucesivos
diagramas más específicos.

12. Visión sistémica
Nivel 0:
la Organización
en su conjunto Se representan las
“partes” del
Nivel 1 sistema: cómo se
relacionan, cómo
interactúan, y
Nivel 2
CMMI I+D+i SOX
cómo contribuyen
.
. a lograr el
.
SOX
SOX
objetivo común
Nivel n-1:
CMMI I+D+i
Actividad
Se representa el
Nivel n:
CÓMO – el
Tarea
método operativo

13. Misión
Visión sistémica
Recursos
Salidas
Entradas Actividades
Registros
Procesos Estratégicos
Procedimientos Procesos Soporte
Controles
Normativa Guías
Cadena de Valor
Procesos Operativos
Tareas
Niveles Subprocesos
Rediseño
Macroprocesos
Reingeniería
Propietario de proceso

14. ¿Es posible mejorar la eficiencia
simplemente aplicando estos conceptos?
¿Contando con los
mismos recursos?
¿Sólo organizando la
gestión de otra
forma?
¿Sin inversiones?

15. ¿Y tú, cómo haces la compra?

16. Ahora compro así…
He estacionado el vehículo
y entro al supermercado
Trasladarse al
supermercado
1 Productos
seleccionados en carrito
C1 Límite de
Seleccionar tarjeta de crédito
productos
2
Productos
pagados
Pasar por caja
C2 Volumen
M2 Moneda maletero
M3 Carrito
de 1€ 3
Productos comprados
dentro del coche
Cargar
productos
comprados en
M4 Bolsas de compra M5 Tarjeta el coche
reutilizables de crédito
4
Productos comprados
en el domicilio
Volver al
domicilio
5
M1 coche
Almacenar
compra
6

17. Ahora compro así…
FUNCIÓN RESPONSABLE
COMPRAR LOS PRODUCTOS ALIMENTARIOS Y DE
JUAN NADIE
CONSUMO PARA LA CASA
RESPONSABILIDADES
PROVEER LA CASA DE TODO LO NECESARIO.
PARA ELLO HAGO LA COMPRA PRINCIPAL EN EL SUPER EL SÁBADO Y BAJO A ALGUNO DE
LOS PEQUEÑOS COMERCIOS DEL BARRIO SI DURANTE LA SEMANA SE ECHA EN FALTA
ALGO
TÍTULO DEL PROCESO
Vs. PROPIETARIO
HACER LA COMPRA SEMANAL JUAN NADIE
MISIÓN DEL PROCESO
COMPRAR Y PONER EN DISPOSICIÓN DE SER UTILIZADOS LOS PRODUCTOS
ALIMENTARIOS Y DE CONSUMO PARA LA SEMANA EN CURSO, EN BASE A UN
PRESUPUESTO (ASOCIADO A LA LISTA DE LA COMPRA) Y EN EL MENOR TIEMPO
POSIBLE.

18. He mejorado la
eficiencia
simplemente
aplicando estos
conceptos, pero…
¿Y si me planteo mejoras involucrando
otros recursos, partiendo de la
estandarización del proceso a la que he
llegado?

19. Mejoras en el proceso
• Mejoras radicales en “medidas
de desempeño del proceso”.
• Mejoras radicales de la “gestión
operativa del proceso”
COMPLEMENTARIAS DE LAS APUESTAS
ESTRATÉGICAS DE LA ORGANIZACIÓN – VISIÓN
SISTÉMICA

20. Mejoras en el proceso
MEJORA RADICAL EN TIEMPO MEDIO - REINGENIERÍA
Productos
Seleccionar seleccionados en pedido
productos
1 Productos comprados
Recepcionar en el domicilio
pedido
M1 Conexión
a Internet
2
Almacenar
M2 Alguien presente compra
en casa
3

21. Mejoras en el proceso
MEJORA RADICAL EN % DESVIACIÓN PRESUPUESTO - REDISEÑO
• Pago en metálico
• Aprovecho desplazamiento al
gimnasio – VISIÓN SISTÉMICA
• Control – selección productos
• Uso App’s de comparación
• Selección supermercado con
ese criterio
• Aumento / disminuyo
periodicidad compra - VISIÓN
SISTÉMICA
• Cambio “hábitos” – VISIÓN
SISTÉMICA
•…

22. Soy más eficiente porque…
CÓMO MEJORO LA EFICIENCIA
POR DEFINICIÓN, ORIENTO EL PROCESO HACIA LA MEJORA RADICAL Y EFICIENTE DE
SU RENDIMIENTO, SIN PERDER LA VISIÓN SISTÉMICA:
• MEJORO RADICALMENTE EL TIEMPO QUE UTILIZO PARA COMPRAR, PUDIÉNDOLO
DEDICAR A OTRAS ACTIVIDADES – VISIÓN SISTÉMICA (DESDE EL PUNTO DE VISTA
DEL CLIENTE)
• OPTIMIZO EL PRESUPUESTO QUE DEDICO A COMPRAR, PUDIENDO INVERTIR EL
AHORRO EN FINANCIAR OTRAS ACTIVIDADES – VISIÓN SISTÉMICA (DESDE EL
PUNTO DE VISTA DEL CLIENTE)
…
CONCEPTOS DE GPP UTILIZADOS
MISIÓN DEL PROCESO
INDICADORES
REINGENIERÍA DE PROCESO
CADENA DE VALOR
VISIÓN SISTÉMICA

23. Soy más eficiente porque…
• Reduzco tiempos de respuesta, detecto y elimino los cuellos de botella,
tareas que no aportan valor... DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL CLIENTE –
GI’S
• REASIGNO RECURSOS (humanos y materiales), optimizo actividades y
racionalizo tareas y puestos.
• REDUZCO EL RIESGO E INCREMENTO EL CONTROL de las actividades de la
Organización.
• Amplío los márgenes mediante el AHORRO EN LOS COSTES
• Mejoro la atención al cliente y el nivel de los productos - servicios = el
diseño PARTE DE SUS NECESIDADES – EXPECTATIVAS y les da respuesta
convirtiéndolas en objetivos para cada una de las “partes” de la
Organización.
• …

24. Muchas
gracias