Wytyczne do porównywania skuteczności działania czyli Benchmarking na bazie normy Facility Management PN-EN 15221-7. Referat Zbigniewa MAZURKA na Konferencji Facility Management

1. Wytyczne do porównywania
skuteczności działania
Benchmarking
EN 15221-7
Facility Management – Część 7
dr hab. prof. US Iwona Foryś
mgr inż. Zbigniew Mazurek
Warszawa
Sierpień 2013

2. Spis treści
Definicje
Typy, domeny i cele benchmarkingu
Proces
Przykłady

3. Benchmarking - definicja
Benchmarking jest częścią procesu, którego celem jest określenie
zakresu i korzyści potencjalnych usprawnień w organizacji poprzez
systematyczne porównywanie jej wyników z inną lub wieloma innymi
organizacjami.
Benchmarking jest często związany z pojęciem "najlepszych praktyk".
Benchmarking może przybierać bardzo różne formy
w zależności od czterech aspektów:
• oczekiwań inicjatora,
• celów benchmarkingu,
• punktu w czasie,
• próbki porównawczej

4. Benchmarking - słownik
benchmarking
proces porównywania strategii, procesów, parametrów i/lub innych
podmiotów z praktykami tego samego charakteru, w tych samych
okolicznościach i według podobnych miar
punkt odniesienia (punkt referencyjny)
miara ekstremum (skrajny wynik w zbiorze danych), miara tendencji
centralnej (mediana, dominanta) lub dyspersji (rozproszenia)
outlier (wartość skrajna – odstająca)
skrajny wynik w zbiorze danych, o nieproporcjonalnie dużym wpływie na
ustalenie punktów odniesienia

5. Benchmarking - słownik
workstation (stanowisko pracy)
zaprojektowana przestrzeń, która nadaje się do działań związanych z
wykonywaną pracą, która spełnia wymogi prawne i jest wystarczająca do
ciągłego użytkowania.
FTE (Full Time Eequivalent)
udział czasu pracy w pełnym wymiarze godzin pracy. Można go ustalić,
dzieląc całkowitą liczbę przepracowanych godzin przez liczbę
normalnych godzin pracy w tygodniu pracy (np. praca 32 godziny, gdy
regularne tydzień pracy składa się z 40 godzin wynosi 0,8 FTE)
NFA (Net Floor Area)
Powierzchnia netto, jak określono w EN 15221-6

6. Spis treści
Definicje
Typy, domeny i cele benchmarkingu
Proces
Przykłady

7. Typy benchmarkingu
Typy Benchmarkingu z uwagi na:
przedmiot
–
–
–
strategia,
proces,
wydajność
miary
–
–
–
układ odniesienia
–
–
–
wewnętrzny
konkurencja
międzysektorowy
zakres
ilościowe
jakościowe
mieszane
–
–
–
lokalne
narodowe
międzynarodowe
częstotliwość
–
–
–
jednorazowe
cykliczne
ciągłe

8. Domeny benchmarkingu
Domeny benchmarkingu
–
–
–
–
–
–
–
finanse
powierzchnia, dane przestrzenne
środowisko
jakość usług
satysfakcja
produktywność
…

9. Cele benchmarkingu
Typowe cele benchmarkingu
–
–
–
–
–
–
–
–
Identyfikacja możliwości poprawy
Decyzje o alokacji zasobów
Ustalanie obszarów problemowych
Weryfikacji zgodności prawnej
Identyfikacja najlepszych praktyk
Przegląd budżetów i planów
Dostosowanie do celów korporacyjnych
Poprawa efektywności procesu

10. Cele benchmarkingu
Ocena wyników rzeczowych:
–
–
–
–
–
–
Ocena efektywności kosztów
Ocena wykorzystania powierzchni
Ocena oddziaływania na środowisko
Ocena jakości serwisu (braków, niedoborów)
Ocena satysfakcji odbiorcy końcowego usługi
Ocena indywidualnej wydajności

11. Spis treści
Definicje
Typy, domeny i cele benchmarkingu
Proces
Przykłady

12. Proces benchmarkingu
Oparty na zasadzie ciągłego ulepszania
-> Cykl Deminga
Przygotowanie
• Ustalenie celów
• Definicja metody
• Wybór partnerów
Porównanie
• Zbieranie i
potwierdzanie
danych
• Normalizacja i
analiza danych
• Ustalenie i
wyjaśnienie różnic
• Publikacja raportu
Ciągłe ulepszanie
Ulepszanie
• Opracowanie planu
ulepszenia
• Wdrożenie planu
• Sprawdzanie
realizacji

13. Proces benchmarkingu - Przygotowanie
Ustalenie celów
• Jaki jest cel benchmarkingu?
(ocena wydajności nieruchomości,
możliwości poprawy wyników, sprawdzenie
wydajności procesów, …)
• Jaki jest zakres benchmarkingu?
(pomiary, wielkości, dziedzina, częstotliwości
pomiarów, wewnętrzny/zewnętrzny,
pojedynczy/ciągły, …)
Definicja metody
• Precyzyjne określenie wskaźników
(np. koszt na etat, emisja CO2 na m2,
…)
• Precyzyjne określenie wielkości
(minimum, maksimum, średnia,
mediana, …)
Wybór partnerów
• Wszyscy partnerzy powinni odnaleźć
korzyści (sytuacja WIN-WIN)
• Dobrą praktyką może być wspólne
opracowanie Kodeksu Postępowania
(przykład – European Benchmarking
Code of Conduct of EFQM)

14. Proces benchmarkingu - Porównanie
Zbieranie i potwierdzanie danych
• Ocena dostępności danych u wszystkich
•
partnerów i wybór najlepszych metod ich
zbierania
Potwierdzanie zebranych danych
Normalizacja i analiza danych
• Szczególnie istotne przy porównaniach
międzynarodowych
Ustalenie i wyjaśnienie różnic
•
Przy dużych odchyleniach wyników indywidualnych – ustalenie przyczyn
Publikacja raportu
•
Rezultaty powinny być przesłane do wszystkich partnerów. Raport ogólnie
dostępny może być opublikowany po dyskusji pomiędzy partnerami

15. Proces benchmarkingu - Ulepszanie
Opracowanie planu ulepszenia
• Po identyfikacji odchyleń należy opracować
plan ich wyeliminowania lub zmniejszenia
(określić cele, etapy, czas realizacji, osoby
odpowiedzialne,…)
Wdrożenie planu
• Kontrola wyników na poszczególnych
•
etapach planu
Gdy oczekiwane wyniki nie są osiągnięte na
poszczególnych etapach, należy
odpowiednio dostosować plan
Sprawdzanie realizacji procesu
•
Przy benchmarkingu okresowym szczególnie istotne jest sprawdzenie
procesu w całości i dostosowanie go do zmieniających się warunków
zewnętrznych

16. Spis treści
Definicje
Typy, domeny i cele benchmarkingu
Proces
Przykłady

17. Przykłady
Dane przestrzenne
• m2 pow. netto na etat
Finanse
• m2 pow. netto na osobę
• m2 pow. netto na stanowisko pracy
• Koszt FM na etat
• Koszt FM na stanowisko pracy
• Koszt FM na m2 pow. netto
Środowisko
• Jakość FM
• Jakość sprzątania
• Jakość ochrony
• Emisja CO2 całkowita
• Jakość kantyny
• Emisja CO2 na etat
• Emisja CO2 na m2 pow. netto
Jakość usług
Produktywność
• Godziny pracy FM
• Punktualność
• Nieobecności
• Rotacja personelu
• Jakość recepcji

18. Przykłady
7000
Przestrzeń
6000
Tereny zewnętrzne
Zanieczyszc
zenia
Sprzątanie
5000
Miejsce pracy
Tereny
4000
Zarządzanie
5
4
3
2
1
0
Zdrowie
Energia
BHP
Śmieci
3000
Transport
Usługi hotelarskie
Materiały
Woda
Telekomunikacja
2000
Logistyka
100%
90%
80%
Wsparce zarządzania
Konkurent 2
70%
60%
2010
50%
Konkurent 1 40%
30%
20%
10%
Nasza firma 0%
Austria
1000
Dania
0
2006
Niemcy
2007
2008
2008
Hiszpania
Holandia
Wlk. Brytania
0
5
10
15
20
25
Nasza firma
Doradztwo
finasowe
Pośrednicy
nieruchomości
Admiinistratcja
publiczna

19. Przykłady
Przykłady
FMBenchmarking

20. Dziękujemy za uwagę
dr hab. prof. US Iwona Foryś
mgr inż. Zbigniew Mazurek
Warszawa
Sierpień 2013