Porozumienia Facility Management według normy PN-EN 15221-2:2007E. Referat Zbigniewa MAZURKA na VII Kongresie FM.

1. Porozumienia
Facility Management
Według normy
PN-EN 15221-2:2007E
Warszawa, październik 2013

2. Dla słuchaczy
W jaki sposób norma FM może pomóc w
przygotowaniu porozumienia FM
Jak przygotować i wdrożyć porozumienie
FM
Co powinno zawierać porozumienie FM

3. Prowadzący
Absolwent Politechniki Krakowskiej, manager z
wieloletnim doświadczeniem (w tym dwadzieścia lat
pracy we Francji). Pracował w firmach z branży
Facility Management i Real Estate. Obecnie prowadzi
Zbigniew
MAZUREK
Konsultant
Facility
Management
firmę konsultingową w obszarze Facility Management
– MENPRESA. Posiada dużą praktykę w temacie
wdrożeń i zastosowania narzędzi informatycznych w
działalności FM (wdrożenia oprogramowania z
kategorii CMMS i CAFM). Członek Komitetu
Technicznego ds. Facility Management przy Polskim
Komitecie Normalizacyjnym, wykładowca na Akademii
Górniczo-Hutniczej w Krakowie.
Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

4. Spis treści
Wstęp do przygotowania porozumienia FM
Charakterystyka porozumień FM
Przygotowanie i wdrożenie porozumienia FM
Struktura i zawartość porozumienia FM

5. Przypomnienie definicji Facility
Management
Działalność podstawowa
Usługi
Facility
Management
Inne
usługi
pomocnicze
Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

6. Działalność podstawowa
Dostarczane produkty i usługi
Odbiorcy produktów i usług
Wizerunek organizacji, …
Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

7. Zakres usług FM
• Stan początkowy obiektu
• Wymiany, remonty i
modernizacje
• Ulepszanie obiektu
• Zarządzanie
nieruchomością
• Optymalizacja i rozwój
portfolio nieruchomości
• Utrzymanie i eksploatacja
• Media
• Sprzątanie bieżące, sprzątanie
specjalistyczne
• Wyposażenie i
• Recepcja
• Utrzymanie zieleni
dostosowanie do
• Catering
• Odśnieżanie
użytkownika
• Logistyka
• Zarządzanie
powierzchniami
• Meble i obiekty
dekoracyjne (rośliny,
obrazy, …)
• Zrównoważony
rozwój
• Zarządzanie
jakością
• Zarządzanie
ryzykiem
• Wizerunek
organizacji
• Finanse i Księgowość
• Usługi HR (kadry,
płace, zatrudnienia,
szkolenia, …)
• Marketing i
komunikacja
• Zaopatrzenie i
zamówienia
• Sekretariat,
tłumaczenia, …

8. Spis treści
Wstęp do przygotowania porozumienia FM
Charakterystyka porozumień FM
Przygotowanie i wdrożenie porozumienia FM
Struktura i zawartość porozumienia FM

9. Rodzaj porozumienia
Potrzeby organizacji
Strategie inwestowania
Metody ustalania ceny
Systemy motywacyjne
Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

10. Cechy porozumienia FM
Niezbędny czas i zasoby
Partnerstwo i zrozumienie
obopólnych korzyści
Wspólne cele strategiczne
Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

11. Elementy porozumienia FM
Normy
Okres
porozumienia
Przepisy
Przepisy
Zakres porozumienia
Usługi poza zakresem
Zakończenie
porozumienia
Komunikacja
Odpowiedzialność
informacyjna
Odpowiedzialność
zarządcza
Poziom
wyłączności
Podwykonawcy

12. Zasady opracowania porozumienia FM
Elastyczność
Kryteria oceny wyników
Procedury raportowania, kontroli i audytów
Zasada ciągłego doskonalenia, innowacji i
stosowania najlepszych praktyk
Zarządzanie projektami, zarządzanie wymianą
aktywów
Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

13. Spis treści
Wstęp do przygotowania porozumienia FM
Charakterystyka porozumień FM
Przygotowanie i wdrożenie porozumienia FM
Struktura i zawartość porozumienia FM

14. Przygotowanie i wdrożenie porozumienia
Wdrożenie
Przygotowanie
Przygotowanie
Wstępny
wybór
Kryteria
wyboru
Przetarg i
negocjacje
Opracowanie
umowy
Przetarg
Podpisanie
umowy
Uruchomienie
umowy
Zatwierdzenie
informacji
Realizacja
umowy
Zakończenie
Umowa
Dokumenty
opisowe
List
intencyjny
Zgłoszenie
Oferta
Umowa
Procedury
Pozwolenia
Inwent.
Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E
Informacje
OK
Dokumenty
końcowe

15. Przygotowanie (1/2)
Klient / Odbiorca Usług FM
• Potwierdzenie informacji zdefiniowanych
uprzednio (działalność podstawowa i rodzaj
porozumienia)
• Definicja nadrzędnych celów porozumienia FM
i ich wpływ na efektywność organizacji
• Przeznaczenie odpowiednich zasobów, aby
zagwarantować jakość i poprawność informacji
• Opis wymagań dotyczących usług FM, a nie
opis tych usług
• Sprawdzenie czy procesy organizacji
(zarządzania i zakupów) są odpowiednie
Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

16. Przygotowanie (2/2)
Klient / Odbiorca
Usług FM
• Jakość i poprawność
informacji
• Wymagania dotyczące
usług FM, SLA
• Procesy organizacji
Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

17. Wstępny wybór
Klient / Odbiorca Usług FM
• Określenie dostawców usług FM (pod
względem umiejętności i zdolności) branych
pod uwagę we wstępnym wyborze
• Redakcja i opublikowanie dokumentu
opisującego kryteria wyboru
• Przesłanie do dostawców usług FM informacji
niezbędnych do udziału we wstępnym wyborze
Dostawca Usług FM
• Zgłoszenie udziału
Klient / Odbiorca Usług FM
• Analiza odpowiedzi i opracowanie „krótkiej
listy” do kolejnego etapu
Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

18. Przetarg i negocjacje
Klient / Odbiorca Usług FM
• Redakcja i opublikowanie dokumentów
związanych z porozumieniem FM i z
przetargiem
Dostawca Usług FM
• Przygotowanie i przesłanie oferty na
wymagane usługi FM
Klient / Odbiorca Usług FM
• Ocena odpowiedzi i wybór dostawcy usług FM
Wspólnie
• Jeśli formalne porozumienie FM nie może być
bezzwłocznie podpisane, strony mogą
podpisać list intencyjny
Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

19. Opracowanie umowy
Klient / Odbiorca Usług FM
• Szczegółowe przygotowanie i redakcja
dokumentacji porozumienia/umowy FM i
zakończenie wszystkich prac zbierania i
sprawdzania informacji
Wspólnie
• Określenie metodyki pozwalającej rozwiązywać
problemy dotyczące wszelkich niezgodności z
warunkami porozumienia FM
Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

20. Podpisanie umowy
Wspólnie
• Podpisanie porozumienia/umowy FM
Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

21. Uruchomienie umowy
Wspólnie
• Przygotowanie i uruchomienie wszystkich
zasobów, systemów, danych, procedur,
pozwoleń, … przed przejęciem całkowitej
odpowiedzialności za usługi dostarczane w
ramach porozumienia FM
• Zdefiniowanie wszystkich niezbędnych
poziomów operacyjnych (dostęp do danych,
informacje o dostawcach i podwykonawcach,
obecność na spotkaniach, …)
Dostawca Usług FM
• Inwentaryzacja podstawowych urządzeń
technicznych i określenie ich stanu
Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

22. Zatwierdzenie informacji
Wspólnie
• Jeśli w fazie przygotowania porozumienia FM,
strony dostarczyły informacje niepotwierdzone,
należy teraz dokonać obopólnego
potwierdzenia wszystkich informacji
• Jeśli nie można potwierdzić informacji przed
datą rozpoczęcia porozumienia/umowy FM,
należy uzgodnić datę końcową potwierdzenia
informacji
• Należy również uzgodnić metodykę
rozwiązywania problemów niezgodności
informacji
Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

23. Realizacja umowy (1/2)
Wdrożenie i stabilizacja
• Okres wdrożenia (rozruchu) powinien być zdefiniowany w
porozumieniu/umowie FM
Optymalizacja
• Jest to okres właściwej realizacji porozumienia/umowy FM oraz
zastosowania uzgodnionej metodyki optymalizacji tego
porozumienia.
Przygotowanie do zakończenia porozumienia FM
• Okres przygotowania do zakończenia oraz metodyka powinny
być zdefiniowane w porozumieniu/umowie FM
• Dostawca Usług FM rozpoczyna przygotowanie uzgodnionej
dokumentacji do przekazania Klientowi/Odbiorcy Usług FM
Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

24. Realizacja umowy (2/2)
Wdrożenie i
stabilizacja
• Komunikacja:
- raporty operacyjne
- raporty zarządcze
(dashboard)
Optymalizacja
• Projekty usprawnień
• Dodatkowe
oszczędności
Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

25. Zakończenie
Dostawca Usług FM
• Przekazanie Klientowi/Odbiorcy Usług FM
wszystkich uzgodnionych informacji i
dokumentów w uzgodnionym formacie
Wspólnie
• Uzgodnienie sposobów i terminów zakończenia
wszystkich zadań w trakcie realizacji
Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

26. Spis treści
Wstęp do przygotowania porozumienia FM
Charakterystyka porozumień FM
Przygotowanie i wdrożenie porozumienia FM
Struktura i zawartość porozumienia FM

27. Struktura i zawartość porozumienia FM
Warunki ogólne, obowiązujące w całym zakresie
umowy FM
Warunki szczególne, dotyczące poszczególnych
usług FM
Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

28. Warunki ogólne
Opis ogólny
Wymagania wynikające z
działalności podstawowej
Warunki ogólne
Postanowienia ogólne
Warunki zakończenia
Ogólne obowiązki odbiorcy
usług FM
Ogólne obowiązki dostawcy
usług FM
Przejęcie personelu
Główne daty
Cena, płatności, rachunkowość
Zarządzanie zmianami
Niedotrzymanie umowy
Audyty
Ryzyka i odpowiedzialności
Ubezpieczenia
Siła wyższa
Rozstrzyganie sporów
Wymiana aktywów
Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

29. Warunki szczególne
Opis ogólny
Procesy organizacyjne
Warunki ogólne
Struktury operacyjne i
komunikacja
Definicje i objaśnienia
Obowiązki i wymagania
Cena, płatności, rachunkowość
Załączniki
Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

30. Spis treści
Wstęp do przygotowania porozumienia FM
Charakterystyka porozumień FM
Przygotowanie i wdrożenie porozumienia FM
Struktura i zawartość porozumienia FM
Cdn.

31. Cdn.
W ramach Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej,
ISO (ang. International Organization for Standardization),
działa już Komitet Techniczny Facility Management,
TC267
Jednym z pierwszych tematów są właśnie wytyczne do
przygotowania porozumień Facility Management. Prace
oparte są na normie EN-15221
Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

32. Porozumienia
Facility Management
Według normy
PN-EN 15221-2:2007E
Dziękuję za uwagę
web - http://www.menpresa.pl
Tel. - +48 606 189 233