Bagian 1

1. UPAYA PENGEMBANGAN/KIAT MENG-
UPGRADE SEKRETARIS PROFESIONAL
diunduh
dari:http://mayamarlin.blog.friendster.com/2008/10/upaya-
pengembangankiat-meng-upgrade-sekretaris-profesional/
October 27, 2008 by mayamarlin

2. 1. LATAR BELAKANG PERMASALAHAN
DI ZAMAN EKONOMI GLOBAL DENGAN TINGKAT TEKNOLOGI
TINGGI, PARA ESEKUTIF MENJADI TERGANTUNG PADA DUKUNGAN
STAF-NYA UNTUK MENGONTROL SISITEM YANG BARU. SEDANGKAN
KONDISI DARI PARA PELAKU BISNIS ADALAH MENGHADAPI BEBAGAI
TANTANGAN DAN BERADA DALAM LINGKUNGAN YANG SERBA
BERSAING. KONDISI DEMIKIAN MEMBUAT PARA PIMPINAN
PERUSAHAAN MEMBUTUHKAN JASA SEKRETARIS YANG LEBIH HANDAL
DAN PROFESIONAL.
ERA GLOBALISASI INFORMASI DAN KEMAJUAN ILMU PENGETAHUAN
TEKNOLOGI MENUNTUT ORANG – ORANG YANG MENGGELUTI PROFESI
SEKRETARIS UNTUK SELALU MENYESUAIKAN DIRI DAN MEMPERLEBAR
WAWASAN. TINGKAT KOMPETENSI SEKRETARIS YANG KINI DIMILIKI
PERLU DITINGKATKAN SEHINGGA TERJADI DALAM RANGKA BERSAING
DENGAN TENAGA- TENAGA SEKRETARIS YANG TIDAK MUSTAHIL AKAN
DIDATANGKAN DARI LUAR.OLEH INVESTOR ASING YANG MEMPUNYAI
KESEMPATAN UNTUK BERBISNIS DI INDONESIA, DENGAN KATA LAIN
TERBENTANG PERSAINGAN YANG TAJAM.

3. GEJALA – GEJALA YANG DI BUTUHKAN DI ATAS ADALAH WAJAR
MENGINGAT DEMI EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS, ADA
KECENDERUNGAN PARA PELAKU BISNIS UNTUK MEMANFAATKAN
TENAGA SEKRETARIS SECARA EFISIENSI. KECENDERUNGAN INI
AKAN MENGAKIBATKAN ADANYA PERSAINGAN YANG TAJAM UNTUK
MENDUDUKI JABATAN SEKRETARIS.
DALAM ERA GLOBALISASI, FUNGSI DAN PERANAN SEKRETARIS
SEMAKIN DIBUTUHKAN OLEH PARA MANAJER. PARA MANAJER
DALAM MEMANFAATKAN WAKTUNYA LEBIH BERKONSENTRASI PADA
TUGAS MANAGERIALNYA YANG PENUH TANTANGAN ITU DAN SEGALA
PEKERJAAN STAF DIDELEGASIKAN KEPADA SEKRETARISNYA.
SEBAGAI KONSEKUENSI LOGIS SEKRETARIS PUN AKAN
MENGHADAPI TANTANGAN YANG TIDAK RINGAN.

4. UNTUK MENGHADAPI TANTANGAN TERSEBUT TIDAK ADA
ALTERNATIF LAIN BAGI SEKRETARIS KECUALI MENGANTISIPASI
SITUASI YANG AKAN DATANG DENGAN MENGEMBANGKAN
DIRI, MELALUI KOMPETENSINYA DENGAN CARA :
§ MEMILIKI SIKAP DAN KEPRIBADIAN YANG SESUAI DENGAN
POSISINYA SEBAGAI SEKRETARIS
§ MEMILIKI BERBAGAI PENGETAHUAN YANG MENUNJANG
PEKERJAANNYA
§ TERAMPIL DALAM MEMAKAI ALAT KANTOR BERTEKNOLOGI
TINGGI
§ TERAMPIL DALAM MENGELOLA KANTOR
§ CAKAP DALAM BERHUBUNGAN DENGAN PIMPINAN DAN
ORANG LAIN
§ MENGUASAI BAHASA ASING TERUTAMA BAHASA INGGRIS
SEBAGAI BAHASA INTERNASIONAL
DIDASARI OLEH LATAR BELAKANG PERMASALAHAN
DIATAS, MAKA TUGAS MAKALAH PENGEMBANGAN DIRI INI
KAMI BERI JUDUL DENGAN “UPAYA PENGEMBANGAN / KIAT
MENG-UPGRADE SEKRETARIS PROFESIONAL”

5. 2. PERMASALAHAN
ADAPUN POKOK-POKOK PERMASALAHAN YANG DIANGKAT DALAM
MAKALAH INI ADALAH SEBAGAI BERIKUT :
KURANGNYA KETERAMPILAN SEORANG SEKRETARIS DALAM
BERKOMUNIKASI SECARA EFEKTIF
KURANGNYA KEMAMPUAN SEORANG SEKRETARIS DALAM
MENCARI, MENGINTERPRETASIKAN DAN MEMANFAATKAN INFORMASI
TINGKAT BERFIKIR YANG KURANG DALAM MENGIDENTIFIKASIKAN MASALAH
DAN PENCARIAN SOLUSI
KURANGNYA KEMAMPUAN DALAM MENANGANI TUGAS
KEMAMPUAN MENGEMBANGKAN SKILL HUMAN RELATIONS
TANGGUNG JAWAB DALAM BEKERJA
KURANGNYA WAWASAN ATAU PENGETAHUAN SEORANG SEKRETARIS

6. 3. PEMBAHASAN PERMASALAHAN
SEBELUM MEMBAHAS SATU-PERSATU PERMASALAHAN YANG
ADA, MAKA PERLU DIKETAHUI TERLEBIH SEBELUM PENGERTIAN
DARI SEKRETARIS ITU SENDIRI.
§ DEFINISI SEKRETARIS
SEKRETARIS BERASAL DARI BAHASA LATIN : SECRETUM YANG
ARTINYA RAHASIA
SEKRETARIS BERASAL DARI BAHASA INGGRIS : SECRET YANG
ARTINYA RAHASIA
BERARTI SEKRETARIS ADALAH ORANG YANG DIBERI
KEPERCAYAAN UNTUK MENYIMPAN RAHASIA DALAM
MELAKSANAKAN PEKERJAANNYA.

7.  Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :
§ Professional Secretaries International (PSI) :
Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang
memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan
kemampuan menerima tanggung jawab tanpa
diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh
pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai
dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.
§ Betty Hutchinson dan Carol Milano :
Seorang Sekretaris adalah seorang professional
yang menampilkan aneka macam tanggung jawab
tugas kesekretarisan dengan penuh
kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

8.  Setelah itu, kemudian akan dibahas masing-masing permasalahan
tersebut secara satu persatu :
1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi
secara efektif
Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu
dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang
sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai
bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun
dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan
jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya.
Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan
kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki
seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat
berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang
sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .
Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :
1. Penerima mengerti atau memahami isi pesan
2. Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan
3. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang
dikehendaki oleh pengirim.

9.  Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam
mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi
kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali
informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan
sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat
untuk disajikan kepada pemimpin
Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan
masalah dan pencarian solusi
Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu
berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali
menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan
tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus
menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup
mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan
sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya
secara paripurna.
Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara
garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya
menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak
lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam
setiap menyelesaikan tugasnya.

10.  Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :
1. Tugas Administrasi
Tugas ini meliputi :
§ Korespondensi
§ Filling
§ Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan
§ Mengurus surat masuk dan surat keluar
§ Travel Arrangements
§ Organize meeting
§ Making appointments
§ Handling all confidential matters
2. Tugas Receptionist
§ Menerima dan menjawab telepon
§ Mencatat pesan-pesan lewat telepon
§ Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan
maupun yang tidak diharapkan
§ Mencatat janji-janji untuk pimpinan

11. 2. TUGAS RECEPTIONIST
§ MENERIMA DAN MENJAWAB TELEPON
§ MENCATAT PESAN-PESAN LEWAT TELEPON
§ MENERIMA DAN MELAYANI TAMU BAIK YANG DIHARAPKAN MAUPUN YANG TIDAK
DIHARAPKAN
§ MENCATAT JANJI-JANJI UNTUK PIMPINAN
3. TUGAS KEUANGAN
§ MENGURUS KEUANGAN PRIBADI PIMPINAN DENGAN BANK
§ MEMBAYAR REKENING-REKENING, PAJAK, SUMBANGAN
§ MEMBUAT DAN MENGELOLA KAS KECIL (PETTY CASH)
§ MEMBUAT LAPORAN PERJALANAN DINAS PIMPINAN
4. LAIN-LAIN
§ PERSONAL MATTERS
§ MONITORING AND PROCURING ORDER
CONTOHNYA : MENGECEK STOCK STATIONARY, KERTAS FAX, OFFICE SUPPLIES, DAN LAIN
SEBAGAINYA
§ MENTERJEMAHKAN
§ GENERAL AFFAIR DUTIES
CONTOHNYA : MENGHITUNG SALDO CUTI KARYAWAN, MENGHITUNG UANG
LEMBUR, MENGHITUNG UANG MAKAN SIANG.

12. SESEORANG YANG TIDAK MEMILIKI KOMITMEN DALAM TUGASNYA HANYA
MENYELESAIKAN PEKERJAAN DIDASARI OLEH KATAATAN PADA NORMA- NORMA
FORMAL YANG BERLAKU, YANG MENGIKAT ORANG UNTUK MELAKSANAKAN
TUGASNYA. NAMUN APABILA PENGAWASAN MENGENDUR ATAU SANGSI TIDAK
DITERAPKAN SECARA KONSISTEN, MAKA ORANG AKAN CENDERUNG
MELANGGAR ATURAN ATAUPUN MENGHINDARI TANGGUNG JAWAB.
FUNGSI SEKRETARIS MENUNTUT MAMPU BEKERJA MANDIRI, BEKERJA TANPA
PENGAWASAN, UNTUK ITU HARUS MEMILIKI KOMITMEN PADA TUGAS SEBAGAI
SALAH SATU CIRRI SEKRETARIS YANG PROFESIONAL.

13. KEMAMPUAN MENGEMBANGKAN SKILL HUMAN RELATIONS
KEMAMPUAN-KEMAMPUAN YANG HARUS DIMILIKI OLEH SEORANG SEKRETARIS
ADALAH SEBAGAI BERIKUT :
1. KEMAMPUAN DAN KETERAMPILAN TEKNIS YANG HARUS DAN MUTLAK
DIKUASAI OLEH SEORANG SEKRETARIS SEPERTI COMPUTER, BAHASA
INGGRIS, SHORTHAND DAN FILLING
2. KEMAMPUAN BERKOMUNIKASI DAN BERINTERAKSI
3. KETERAMPILAN PENGGUNAAN MESIN-MESIN KANTOR (PABX, MESIN
PRINTER, MESIN FOTOCOPY, SCANNER, MESIN FAX, DAN LAIN SEBAGAINYA).
OLEH KARENA TUGAS SEKRETARIS ADALAH BERHUBUNGAN DENGAN
BERBAGAI MACAM INDIVIDU YANG MASING-MASING BERBEDA LATAR
BELAKANG, BERBEDA STATUS SOSIAL, BERBEDA KEPENTINGAN, BERBEDA
KEDUDUKAN, MAKA SEKRETARIS DITUNTUT MAMPU MEMAHAMI PIHAK- PIHAK
YANG BERHUBUNGAN DENGANNYA. HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM
HUMAN RELATION ADALAH TEAM WORK, POSITIF THINKING, GOOD
REMAINDER, DISCRETE, DAN TACFUL.

14. Penjabarannya adalah sebagai berikut :
1. Team Work : mampu bekerja sama dalam team
à Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang
lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.
2. Positif Thinking
Komponen yang positif pada first impression :
§ Sebut nama lawan bicara Anda
§ Sambut tamu di pintu ruang Anda
§ Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu
§ Salam dan mengulurkan tangan
§ Jangan bicara terlalu pesan / keras
§ Tunjukkan keramahan kepada setiap orang
3. Good reminder :
Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun
pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.
4. Discrete :
à Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui
kepada orang lain yang tidak berkepentingan
5. Tactful :
à Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat
berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.