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Présentation du logiciel de gestion documentaire PMB



               Atelier ADBS – 27 mars 2012




                                                       1
1. Présentation générale
La société PMBServices

-   Existe depuis 2004

-   Comprend une vingtaine d'intervenants

-   CA 2009-2010 : 1 252 KE

-   Située dans la Sarthe à Château du Loir

-   www.sigb.net




                                              Atelier du 27 mars 2012   2
Plusieurs cas de figure d'implantation :
-     en autonomie complète – souvent avec l'aide d'un stagiaire "geek",
-     en installation autonome puis assistance de PMBServices pour aide au
      paramétrage,
-     en projet entièrement dirigé par la société PMBServices,
    -     avec reprise ou non d'une ancienne base,
    -     avec hébergement ou non chez PMBServices.

PMB et le secteur juridique
Le logiciel PMB a été implanté dans des cabinets d’avocats et institutions
     suivantes : CNIL, Shearman Sterling, Alérion, PDGB, Franklin, AdDen,
     Bird & Bird, Proskauer, Darrois Villey Maillot Brochier, Mayer Brown,
     STC Partners

                                                         Atelier du 27 mars 2012   3
Le contexte du logiciel libre
Le logiciel libre est un logiciel dont le code est mis à disposition d'une
    communauté qui aura pour objectif de participer à son amélioration. Le
    logiciel PMB est donc téléchargeable gratuitement sur Internet.
Le logiciel est certes gratuit mais le temps passé à son installation reste à la
    charge de l'entreprise.
Dans le cadre d'une installation via PMBServices, l'utilisateur paye du
    service et non des licences.
L'autre point important dans le débat libre contre propriétaire est que le
    logiciel libre offre d'emblée l'ensemble de ses modules, que l'on
    souhaite ou non les utiliser. Ainsi l'utilisateur ne paye pas plus cher pour
    acquérir de nouveaux modules (bulletinage, OPAC, prêt, portail –
    bientôt dans PMB…). Tous les modules sont installés, libre à l'utilisateur
    de les paramétrer, de les utiliser ou de les laisser de côté.
                                                             Atelier du 27 mars 2012   4
Attention !

Certains départements informatiques refusent parfois de travailler avec des
   logiciels libres. La question de la pérennité peut se poser au tout début
   de l'existence du logiciel.

Mais cette question s'est aussi posée avec des logiciels propriétaires (cf.
  Alexandrie) : ce n'est pas parce que le logiciel est un logiciel propriétaire
  qu'il est "garanti à vie" !




                                                            Atelier du 27 mars 2012   5
Dans les faits, il n'est pas évident de participer à l'amélioration d'un logiciel
car tout un chacun n'est pas compétent pour programmer du code.

Néanmoins, les retours d'expérience, les mises en ligne de fiche techniques,
les groupes d'utilisateurs, les signalements de bugs, l'évaluation de versions
pre-release, sont considérés comme des contributions à la communauté.

Le fait qu'un client privé commande un développement ou une amélioration
de PMB à PMServices, bénéficie gratuitement à l'ensemble des utilisateurs
potentiels, clients ou non de PMBServices.




                                                              Atelier du 27 mars 2012   6
2. Présentation de différents OPAC

Darrois Villey Maillot Brochier
Projet développé en juillet 2008 par Carole Guelfucci

STC Partners
Projet développé en août 2011 par Katell Piboubès

Bayer Brown
Projet développé en septembre 2011 par Agnès Chrissement




                                                        Atelier du 27 mars 2012   7
Darrois Villey Maillot Brochier
OPAC haut de page




                                     Atelier du 27 mars 2012   8
Darrois Villey Maillot Brochier
OPAC bas de page




                                     27 mars
                                               9
                                        2012
STC Partners




               Atelier du 27 mars 2012   10
Mayer Brown
3. Fonctionnalités de PMB
Catalogage
PMB permet de cataloguer tous types de documents papier et électroniques

• 1 notice bibliographique par document
• Récupération possible de notices sur serveurs externes : BNF, Sudoc…
• Paramétrage personnalisé de la grille de saisie
• Exemplarisation des documents
• Gestion des localisations (bibliothèque multi site), lieux de rangement,
cote, statut (consultation sur place, empruntable, en reliure …)
• Affichage des nouveautés sur l’OPAC




                                                            Atelier du 27 mars 2012   12
Gestion des périodiques
•Titre de périodique = 1 notice (personnalisation de la grille de saisie)

• Bulletinage :
   o création d’un modèle prévisionnel de bulletinage (périodicité,
   exclusions de dates, numérotation…)
   o création d’un abonnement lié au modèle (durée abonnement,
   localisation, cote, statut, n° de départ, délai avant retard…)
   A partir des éléments entrés dans le modèle et l’abonnement, PMB
   génère la liste des bulletinages

• Dépouillement : création d’une notice de dépouillement


                                                              Atelier du 27 mars 2012   13
Gestion des acquisitions
• création de budgets

•   fichier des fournisseurs

•   suggestions d’acquisition – compte lecteur

•   émission de bons de commande / mise à jour du budget

•   gestion de la réception des documents



                                                       Atelier du 27 mars 2012   14
Gestion des emprunts
• constitution et gestion du fichier des emprunteurs : création/suppression
d’un compte-lecteur

• gestion du prêt et du retour des documents : gestion par l’administrateur
et/ou par le lecteur

• gestion des réservations par le compte lecteur

• gestion des rappels : par mail




                                                           Atelier du 27 mars 2012   15
Dossiers documentaires
Des dossiers documentaires peuvent être créés à partir de notices mères /
   notices filles :

•   notice mère : titre du dossier documentaire
•   notices filles : sous-parties du dossier documentaire

A chaque notice peuvent être ajoutés des documents numériques




                                                            Atelier du 27 mars 2012   16
Atelier du 27 mars 2012   17
DSI (diffusion sélective d’information)
Il s’agit de paramétrer une requête et la mise en page de celle-ci. Le tout est
     envoyé à une liste d’utilisateurs définis.

Dans le milieu juridique, on peut envisager une DSI thématique sur une
  spécialité juridique à destination d’un groupe d’avocats ou de
  professionnels.

   Cela sous-entend que la base soit alimentée par un grand nombre de
   notices en tous genres. Dans ce cas, la DSI peut être une façon de
   propulser un panorama de presse – sous réserve que tous les éléments du
   panorama soient autant de notices dans PMB.


                                                              Atelier du 27 mars 2012   18
Chez Darrois, la DSI est contournée pour envoyer de manière
automatique toutes les nouvelles notices saisies dans la base pendant une
période donnée (1 mois) à l’ensemble des utilisateurs.

La DSI se présente sous forme d’e-mail où les notices sont
automatiquement rangées selon un plan de classement. Dans ce cas, il
s’agit d’une DSI « nouvelles acquisitions ».




                                                                 27 mars
                                                                           19
                                                                    2012
DSI
Mailing automatique des nouvelles "acquisitions"




                                                   27 mars
                                                             20
                                                      2012
4. Mise en place du logiciel
Phase d'implantation
• paramétrage (essentiellement à distance et lors de la formation)
• conception de la charte graphique personnalisée de l’OPAC
• éventuelle reprise de données ( à partir d’un fichier .xls ou d’une autre
base)

Formation
• 3 jours : catalogage / gestion des périodiques / OPAC, infopages
• prise en charge partielle des frais par OPCA

Aspects techniques
hébergement, mises à jour, assistance (hot line)


                                                              Atelier du 27 mars 2012   21
Budget
Le budget diffère selon le mode d’implantation choisi et les services
   fournis par PMBServices.

L’implantation de PMBServices est plus économique que l’implantation
    de logiciels propriétaires (rapports de 1 à 2 ou à 4) : pas de frais
    d’acquisition et des frais d’hébergement moindres

Principaux postes budgétaires :
• suivi de projet, paramétrage, conception de la charte graphique
• formation : elle représente la part la plus importante du budget
• forfait annuel : hébergement et hot-line


                                                         Atelier du 27 mars 2012   22
Pour la conception graphique de l'OPAC, il est possible en 2012 de faire
appel à :
Ida RENOULT
Documentaliste & Webmaster
PMBthemes

Mail : contact@pmbthemes.fr
Port : 06 85 34 34 90
Site : www.pmbthemes.fr

Mise en garde : ses services sont beaucoup plus limités que ceux de la
société PMBServices.


                                                            Atelier du 27 mars 2012   23
5. Evolutions
Club des utilisateurs de PMB en documentation juridique
S’est réuni 3 fois depuis sa création en 2009.

Les comptes rendus de nos réunions se trouvent sur :
http://cguelfucci.free.fr/Html/Publications.htm

Réunions informelles sous forme de retour d'expérience : présentations
   d'OPAC, présentations de fonctionnalités, présentations des évolutions
   des nouvelles versions par Eric Robert (PMBServices), échanges avec Eric
   Robert afin de voir avec lui quelles évolutions futures de PMB
   correspondent le mieux aux besoins spécifiques des documentalistes
   juridiques.



                                                          Atelier du 27 mars 2012   24
Voir aussi sur le site de PMBServices :

Un wiki : http://www.pmbservices.fr/nouveau_site/wiki.html

Plusieurs listes de discussion en fonction du profil (développeur,
traducteur…)
http://www.pmbservices.fr/nouveau_site/mailingliste.html




                                                            Atelier du 27 mars 2012   25

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Atelier adbs 27 mars 2012 présentation pmb

  • 1. Présentation du logiciel de gestion documentaire PMB Atelier ADBS – 27 mars 2012 1
  • 2. 1. Présentation générale La société PMBServices - Existe depuis 2004 - Comprend une vingtaine d'intervenants - CA 2009-2010 : 1 252 KE - Située dans la Sarthe à Château du Loir - www.sigb.net Atelier du 27 mars 2012 2
  • 3. Plusieurs cas de figure d'implantation : - en autonomie complète – souvent avec l'aide d'un stagiaire "geek", - en installation autonome puis assistance de PMBServices pour aide au paramétrage, - en projet entièrement dirigé par la société PMBServices, - avec reprise ou non d'une ancienne base, - avec hébergement ou non chez PMBServices. PMB et le secteur juridique Le logiciel PMB a été implanté dans des cabinets d’avocats et institutions suivantes : CNIL, Shearman Sterling, Alérion, PDGB, Franklin, AdDen, Bird & Bird, Proskauer, Darrois Villey Maillot Brochier, Mayer Brown, STC Partners Atelier du 27 mars 2012 3
  • 4. Le contexte du logiciel libre Le logiciel libre est un logiciel dont le code est mis à disposition d'une communauté qui aura pour objectif de participer à son amélioration. Le logiciel PMB est donc téléchargeable gratuitement sur Internet. Le logiciel est certes gratuit mais le temps passé à son installation reste à la charge de l'entreprise. Dans le cadre d'une installation via PMBServices, l'utilisateur paye du service et non des licences. L'autre point important dans le débat libre contre propriétaire est que le logiciel libre offre d'emblée l'ensemble de ses modules, que l'on souhaite ou non les utiliser. Ainsi l'utilisateur ne paye pas plus cher pour acquérir de nouveaux modules (bulletinage, OPAC, prêt, portail – bientôt dans PMB…). Tous les modules sont installés, libre à l'utilisateur de les paramétrer, de les utiliser ou de les laisser de côté. Atelier du 27 mars 2012 4
  • 5. Attention ! Certains départements informatiques refusent parfois de travailler avec des logiciels libres. La question de la pérennité peut se poser au tout début de l'existence du logiciel. Mais cette question s'est aussi posée avec des logiciels propriétaires (cf. Alexandrie) : ce n'est pas parce que le logiciel est un logiciel propriétaire qu'il est "garanti à vie" ! Atelier du 27 mars 2012 5
  • 6. Dans les faits, il n'est pas évident de participer à l'amélioration d'un logiciel car tout un chacun n'est pas compétent pour programmer du code. Néanmoins, les retours d'expérience, les mises en ligne de fiche techniques, les groupes d'utilisateurs, les signalements de bugs, l'évaluation de versions pre-release, sont considérés comme des contributions à la communauté. Le fait qu'un client privé commande un développement ou une amélioration de PMB à PMServices, bénéficie gratuitement à l'ensemble des utilisateurs potentiels, clients ou non de PMBServices. Atelier du 27 mars 2012 6
  • 7. 2. Présentation de différents OPAC Darrois Villey Maillot Brochier Projet développé en juillet 2008 par Carole Guelfucci STC Partners Projet développé en août 2011 par Katell Piboubès Bayer Brown Projet développé en septembre 2011 par Agnès Chrissement Atelier du 27 mars 2012 7
  • 8. Darrois Villey Maillot Brochier OPAC haut de page Atelier du 27 mars 2012 8
  • 9. Darrois Villey Maillot Brochier OPAC bas de page 27 mars 9 2012
  • 10. STC Partners Atelier du 27 mars 2012 10
  • 12. 3. Fonctionnalités de PMB Catalogage PMB permet de cataloguer tous types de documents papier et électroniques • 1 notice bibliographique par document • Récupération possible de notices sur serveurs externes : BNF, Sudoc… • Paramétrage personnalisé de la grille de saisie • Exemplarisation des documents • Gestion des localisations (bibliothèque multi site), lieux de rangement, cote, statut (consultation sur place, empruntable, en reliure …) • Affichage des nouveautés sur l’OPAC Atelier du 27 mars 2012 12
  • 13. Gestion des périodiques •Titre de périodique = 1 notice (personnalisation de la grille de saisie) • Bulletinage : o création d’un modèle prévisionnel de bulletinage (périodicité, exclusions de dates, numérotation…) o création d’un abonnement lié au modèle (durée abonnement, localisation, cote, statut, n° de départ, délai avant retard…) A partir des éléments entrés dans le modèle et l’abonnement, PMB génère la liste des bulletinages • Dépouillement : création d’une notice de dépouillement Atelier du 27 mars 2012 13
  • 14. Gestion des acquisitions • création de budgets • fichier des fournisseurs • suggestions d’acquisition – compte lecteur • émission de bons de commande / mise à jour du budget • gestion de la réception des documents Atelier du 27 mars 2012 14
  • 15. Gestion des emprunts • constitution et gestion du fichier des emprunteurs : création/suppression d’un compte-lecteur • gestion du prêt et du retour des documents : gestion par l’administrateur et/ou par le lecteur • gestion des réservations par le compte lecteur • gestion des rappels : par mail Atelier du 27 mars 2012 15
  • 16. Dossiers documentaires Des dossiers documentaires peuvent être créés à partir de notices mères / notices filles : • notice mère : titre du dossier documentaire • notices filles : sous-parties du dossier documentaire A chaque notice peuvent être ajoutés des documents numériques Atelier du 27 mars 2012 16
  • 17. Atelier du 27 mars 2012 17
  • 18. DSI (diffusion sélective d’information) Il s’agit de paramétrer une requête et la mise en page de celle-ci. Le tout est envoyé à une liste d’utilisateurs définis. Dans le milieu juridique, on peut envisager une DSI thématique sur une spécialité juridique à destination d’un groupe d’avocats ou de professionnels. Cela sous-entend que la base soit alimentée par un grand nombre de notices en tous genres. Dans ce cas, la DSI peut être une façon de propulser un panorama de presse – sous réserve que tous les éléments du panorama soient autant de notices dans PMB. Atelier du 27 mars 2012 18
  • 19. Chez Darrois, la DSI est contournée pour envoyer de manière automatique toutes les nouvelles notices saisies dans la base pendant une période donnée (1 mois) à l’ensemble des utilisateurs. La DSI se présente sous forme d’e-mail où les notices sont automatiquement rangées selon un plan de classement. Dans ce cas, il s’agit d’une DSI « nouvelles acquisitions ». 27 mars 19 2012
  • 20. DSI Mailing automatique des nouvelles "acquisitions" 27 mars 20 2012
  • 21. 4. Mise en place du logiciel Phase d'implantation • paramétrage (essentiellement à distance et lors de la formation) • conception de la charte graphique personnalisée de l’OPAC • éventuelle reprise de données ( à partir d’un fichier .xls ou d’une autre base) Formation • 3 jours : catalogage / gestion des périodiques / OPAC, infopages • prise en charge partielle des frais par OPCA Aspects techniques hébergement, mises à jour, assistance (hot line) Atelier du 27 mars 2012 21
  • 22. Budget Le budget diffère selon le mode d’implantation choisi et les services fournis par PMBServices. L’implantation de PMBServices est plus économique que l’implantation de logiciels propriétaires (rapports de 1 à 2 ou à 4) : pas de frais d’acquisition et des frais d’hébergement moindres Principaux postes budgétaires : • suivi de projet, paramétrage, conception de la charte graphique • formation : elle représente la part la plus importante du budget • forfait annuel : hébergement et hot-line Atelier du 27 mars 2012 22
  • 23. Pour la conception graphique de l'OPAC, il est possible en 2012 de faire appel à : Ida RENOULT Documentaliste & Webmaster PMBthemes Mail : contact@pmbthemes.fr Port : 06 85 34 34 90 Site : www.pmbthemes.fr Mise en garde : ses services sont beaucoup plus limités que ceux de la société PMBServices. Atelier du 27 mars 2012 23
  • 24. 5. Evolutions Club des utilisateurs de PMB en documentation juridique S’est réuni 3 fois depuis sa création en 2009. Les comptes rendus de nos réunions se trouvent sur : http://cguelfucci.free.fr/Html/Publications.htm Réunions informelles sous forme de retour d'expérience : présentations d'OPAC, présentations de fonctionnalités, présentations des évolutions des nouvelles versions par Eric Robert (PMBServices), échanges avec Eric Robert afin de voir avec lui quelles évolutions futures de PMB correspondent le mieux aux besoins spécifiques des documentalistes juridiques. Atelier du 27 mars 2012 24
  • 25. Voir aussi sur le site de PMBServices : Un wiki : http://www.pmbservices.fr/nouveau_site/wiki.html Plusieurs listes de discussion en fonction du profil (développeur, traducteur…) http://www.pmbservices.fr/nouveau_site/mailingliste.html Atelier du 27 mars 2012 25