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La BU et la diffusion des connaissances : implantation d’un dépôt institutionnel, Victoria VOLKANOVA

En mars 2023, l’Université de Moncton (Nouveau-Brunswick, Canada) a lancé son premier dépôt institutionnel, ScriptoriUM, à la suite de plusieurs années de lobbying et de sensibilisation de la part de la bibliothèque universitaire. Nous allons présenter notre processus d’implantation qui a pris cinq ans, en passant par le choix de la plateforme, les étapes de l’implantation, les rôles des intervenants institutionnels, les consultations effectuées et les collaborations à l’interne et à l’externe.

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Par Victoria Volkanova, M.S.I.
Bibliothécaire
La BU et la diffusion des connaissances :
implantation d’un dépôt institutionnel à
l’Université de Moncton
En mars 2023, l’Université de Moncton (Nouveau-
Brunswick, Canada) a lancé son premier dépôt
institutionnel, ScriptoriUM, à la suite de plusieurs années
de lobbying et de sensibilisation de la part de la
bibliothèque universitaire. Nous allons présenter notre
processus d’implantation qui a pris cinq ans, en passant
par le choix de la plateforme, les étapes de l’implantation,
les rôles des intervenants institutionnels, les consultations
effectuées et les collaborations à l’interne et à l’externe
Plan de présentation
1. Contexte, définitions
2. Dépôt institutionnel : étapes de
l’implantation
3. ScriptoriUM : lancement et état actuel
4. Prochaines étapes
5. Leçons apprises
Université de Moncton
• Province canadienne du Nouveau-Brunswick –
la seule officiellement bilingue
• Seule université francophone du NB et l’une des
deux universités francophones dans les quatre
provinces de la région de l’Atlantique
• Université généraliste, trois cycles d’études
(Baccalauréat, Maîtrise, Doctorat)
• 5000 étudiantes et étudiants (2022-2023)
• Trois campus
• Réseau des bibliothèques de l’UdeM
Dépôt institutionnel : généralités
• Définition : une plateforme en ligne qui donne
(libre) accès à toute la production intellectuelle
d'une université
• But : assurer une meilleure accessibilité à et une
meilleure visibilité des travaux de recherche
• Dépôt assisté / par médiation : assistés par
l’équipe du DI (à la Bibliothèque), les personnes
enseignantes, chercheuses et étudiantes y
déposent leurs publications (manuscrits finaux),
thèses et mémoires, ainsi que d’autres documents
issus principalement des activités de recherche et
de création
Politique nationale sur le libre accès
• Politique sur le libre accès aux publications
(2015) : tout article publié dans une revue avec
comité de lecture et issu d’une subvention de
recherche (en totalité ou en partie) d’un de ces
organismes devra être disponible gratuitement
en ligne dans les 12 mois suivant sa publication
• Le détenteur principal de la subvention est
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• Dépôt institutionnel = voie verte du

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La BU et la diffusion des connaissances : implantation d’un dépôt institutionnel, Victoria VOLKANOVA

  • 1. Par Victoria Volkanova, M.S.I. Bibliothécaire La BU et la diffusion des connaissances : implantation d’un dépôt institutionnel à l’Université de Moncton
  • 2. En mars 2023, l’Université de Moncton (Nouveau- Brunswick, Canada) a lancé son premier dépôt institutionnel, ScriptoriUM, à la suite de plusieurs années de lobbying et de sensibilisation de la part de la bibliothèque universitaire. Nous allons présenter notre processus d’implantation qui a pris cinq ans, en passant par le choix de la plateforme, les étapes de l’implantation, les rôles des intervenants institutionnels, les consultations effectuées et les collaborations à l’interne et à l’externe
  • 3. Plan de présentation 1. Contexte, définitions 2. Dépôt institutionnel : étapes de l’implantation 3. ScriptoriUM : lancement et état actuel 4. Prochaines étapes 5. Leçons apprises
  • 4. Université de Moncton • Province canadienne du Nouveau-Brunswick – la seule officiellement bilingue • Seule université francophone du NB et l’une des deux universités francophones dans les quatre provinces de la région de l’Atlantique • Université généraliste, trois cycles d’études (Baccalauréat, Maîtrise, Doctorat) • 5000 étudiantes et étudiants (2022-2023) • Trois campus • Réseau des bibliothèques de l’UdeM
  • 5. Dépôt institutionnel : généralités • Définition : une plateforme en ligne qui donne (libre) accès à toute la production intellectuelle d'une université • But : assurer une meilleure accessibilité à et une meilleure visibilité des travaux de recherche • Dépôt assisté / par médiation : assistés par l’équipe du DI (à la Bibliothèque), les personnes enseignantes, chercheuses et étudiantes y déposent leurs publications (manuscrits finaux), thèses et mémoires, ainsi que d’autres documents issus principalement des activités de recherche et de création
  • 6. Politique nationale sur le libre accès • Politique sur le libre accès aux publications (2015) : tout article publié dans une revue avec comité de lecture et issu d’une subvention de recherche (en totalité ou en partie) d’un de ces organismes devra être disponible gratuitement en ligne dans les 12 mois suivant sa publication • Le détenteur principal de la subvention est responsable • Dépôt institutionnel = voie verte du
  • 7. Rôle de la bibliothèque universitaire La Bibliothèque • offre un support tout au long du processus de soumission du contenu numérique (mediated deposit), y compris une bonification des métadonnées descriptives de chaque document déposé et une vérification de permissions; et • s’occupe de la découverte, de l’accessibilité et de la pérennité des documents déposés
  • 8. DI à l’UdeM : étapes de l’implantation En collaboration avec la Faculté des études supérieures et de la recherche (FESR) : • Depuis 2017 (sur les TME depuis 2013) • Comité institutionnel consultatif (2018-2023) • Politique du Dépôt institutionnel de recherche (2019) • Choix final de la DAM/GAN Islandora (fin 2019) : à code ouvert, développée à l’UPEI; DI en hébergement • Comité ad hoc d’implantation du DI (2019-), équipe technique (2020-) à la Bibliothèque • Nom choisi par le Conseil de la FESR : ScriptoriUM
  • 9. Principaux développements 1. Interface, formulaires de métadonnées, traductions, etc. 2. Collection Thèses et travaux étudiants 3. Collection Travaux du corps professoral et des chercheurs 4. Politiques et documentation 5. Microsite 6. Outreach / formations / consultations / rayonnement
  • 10. Collection Thèses • Soumission assistée par l’équipe technique de bibliothèque • Standards des métadonnées (MODS Metadata Object Description Schema, ETD-MS, OAI-PMH Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting) • Versement en lot des notices de toutes les thèses produites à l’Université de Moncton (1800+). Vérifications, corrections, ajouts de résumés, de fichiers PDF. Collection complète.
  • 11. Collection Thèses (2) • Moissonnage par Bibliothèque et Archives Canada (dès septembre 2023) • Moissonnage par ProQuest (base de données Thèses et Dissertations) • Licence non-exclusive de la diffusion • Changement de procédure de soumission des thèses à l’U de Moncton (de sept copies imprimées à un seul fichier électronique) – effectué en 2023
  • 12. Collection Travaux du corps professoral et des chercheurs • Articles scientifiques, conférences, chapitres de livre, rapports de recherche, etc. Voir Types de documents • Importation en lot (batch) ou notices individuelles • Vérifications de permissions d’éditeurs et /ou version acceptée pour publication (manuscrit final) • En train de roder le processus d’alimentation
  • 13. Politiques et documentation • Politique institutionnelle (2019) • Guide d’utilisateur • Procédures internes • Ajout par type de document • Ajout en lot / par éditeur, etc. • Licence non-exclusive de diffusion • Plan de communication et de promotion
  • 14. Points d’accès • Microsite • Formulaires et licences en ligne • Boîte courriel scriptorium@umoncton.ca • L’interface publique • Interface admin
  • 15. Éléments importants oOutils d’alimentation : • Bases de données (Scopus, Érudit, PubMed, etc.) • Curricula Vitae des professeurs • Rapports annuels des Facultés • Rappels / contacts périodiques avec les membres du corps professoral et chercheurs oImportant • Appui institutionnel, promotion • Changement de culture institutionnelle : ScriptoriUM comme lieu centralisé de dépôt de publications • Intégrer dans la planification stratégique de l’UdeM
  • 16. Prochaines étapes oMettre à jour le processus de dépôt des thèses à l’UdeM oCollection Corps professoral et chercheurs : en cours ; représenter la diversité de disciplines / langues / types de publications oPhase de l’implantation active : • Recevoir les commentaires de la communauté universitaire • Roder le processus de soumission des publications • Produire la documentation d’accompagnement • Offrir des formations, ateliers, présentations. Promotion et rayonnement.
  • 17. Outreach et commentaires • Pré-lancement (déc. 2022) et lancement (mars 2023) • Tournée des Facultés (mai 2023) • Présentations au personnel (fait), aux campus (à venir) « En tout cas, félicitations pour ce dépôt! Je le trouve très convivial et pratique d’utilisation, ce qui n’est pas donné à tous les logiciels et interfaces que je trouve personnellement très ennuyeux ou stressants (average to poor user experience). Vous allez figurer en bonne place dans mon Top 10 de favoris 😊 »
  • 18. Leçons apprises • Projet de longue haleine • Travail collaboratif, beaucoup de consultations, à la fois à l’interne qu’ à l’externe (Université de Sherbrooke, UPEI, universités qui utilisent Islandora…) • Responsabilités de l’équipe du DI vs responsabilités des profs et chercheurs • Promotion et rayonnement • Changement de culture institutionnelle
  • 19. Merci de votre attention ! Victoria Volkanova, M.S.I. Bibliothécaire de la communication savante victoria.volkanova@umoncton.ca

Notes de l'éditeur

  1. Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH), le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) et les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC)
  2. Consultations auprès des plateformes, analyse détaillée de dépôts institutionnels canadiens, consultations avec les universités canadiennes utilisant Islandora, ainsi que les autres plateformes Islandora: Digital Asset Management – solutions de gestion d’actifs numériques