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AIS-Präsentation: Transparenz und Revisionssicherheit durch digitale Liegenschaftsakten
- 1. excellence in real estate
Transparenz und
Revisionssicherheit
durch Digitale
Liegenschaftsakten
© AIS Management GmbH
- 3. AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung
Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis
Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse Bewältigung komplexer Aufgaben,
Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung Aufdeckung und Umsetzung von
Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement Optimierungspotenzialen
Consulting
Benchmarking
Einkauf und Lieferantenmanagement
planungs- und baubegleitendes Facility Management
betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR einzigartiger Pool an Primärdaten,
SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken maximale Marktnähe,
aktiv in Forschung und Lehre Wettbewerbsvorsprung
Benchmarks
Mitwirkung in nationalen und internationalen
Normungsgremien (DIN, CEN etc.)
FM-Marktforum (E-Sourcing) ressourcenschonendes, besseres
Secure Dataroom (E-Collaboration) Projekt-, Einkaufs- , Property und
Single-Sign-on, Integration mit SAP Facility Management, CREM
E-Solutions
Software und Wissensarchive
© AIS Management GmbH Seite 3
- 5. Herausforderung 1: Dokumentation zu Immobilie und Leistungen wesentliches Thema
Gebäudelebenszyklus
Bau- / Umbauprojekt Betrieb Verkauf / Due Diligence
phasenspezifische bzw. laufend benötigte Dokumente (exemplarisch):
Planstände TGM- / IGM-Dokumentation Wertgutachten
Bau-, PM-, FM-Ausschreibungen: RFI, Specs, Verträge
Verträge Technik, Service, Mietflächen
Revisionsunterlagen, Grundrisse, Belegungsübersichten
amtliche Bescheide, Lagepläne, Grundbuchstände
…
unterschiedlicher Dokumentationsbedarf und wechselnde Beteiligte in verschiedenen Phasen
Widrigkeiten: Dezentralität, Lücken, Vertraulichkeit, veraltete Stände, „Suchen und Finden“, Änderungshistorie …
Ordnungsstruktur, Zentralität, Schutzmechanismen notwendig!
© AIS Management GmbH Seite 5
- 6. Herausforderung 2: Kommunikation und Dokumentationsverteilung im Zusammenhang
Eigen-
tümer
Problem offline
Facility Asset
Manager Manager
viele individuelle Einzelbeziehungen
aufwendige Kommunikation
wenig Rechnerunterstützung
Zugriffsrechte Beteiligter auf Dokumente
TGA „E-Mail- Property nur organisatorisch, nicht über IT regelbar
Ping-Pong“ Manager
abweichende Informationen, Redundanz,
alte Stände, Dateien dezentral und lokal
Projekt-
GU
steuerer
...
Schnittstellenverluste, Informationsdefizite, hoher Organisationsaufwand, Fehleranfälligkeit
Budget, Termine, Arbeitsqualitäten gefährdet
zentrales System für Dokumentenmanagement und -verteilung notwendig!
© AIS Management GmbH Seite 6
- 8. Innovation: Liegenschaftsdokumentation zentral, durchgängig, geregelt, webbasiert
Schema
digitale
z.B. Genehmigungsplan z.B. PM-Auditbericht
Bauherr Liegenschaftsakte AM
z.B. Wartungsprotokolle z.B. Mietvertrag
FM PM
z.B. Q & A
... Bieter
Aufbau und Führung einer digitalen Liegenschaftsakte entlang Immobilienzyklus
digitale Liegenschaftsakten bisher kaum genutzte Chance
wichtig: Datenhoheit und -regelung bei Eigentümer bzw. AM!
© AIS Management GmbH Seite 8
- 9. digitale Liegenschaftsakte: Komponenten
Baustein 1 Baustein 2 Baustein 3
IT Kommunikation Ablagestruktur + Dateinomenklatur
+ +
20091019_AIS_Terminplan_v1.pdf
IT- und Immobilienexpertise notwendig bei Einrichtung, Management, Betreuung
© AIS Management GmbH Seite 9
- 10. Baustein 1: IT → digitaler Daten- / Projektraum (SaaS)
Externe:
Eigen- Zugriff via Internet
tümer
Facility Asset
Manager Manager Lösung online
Arbeit zeit- und ortsunabhängig
keine Softwareinstallation (SaaS)
im digitalen Raum Beziehungen geregelt
Online- Property
TGA Zugriffsrechte Beteiligte auf Dokumente
Technologie Manager
über IT regelbar
Rechnerunterstützung:
Suche, Systemreports, Historien...
Dokumente zentral, redundanzfrei
Projekt-
GU steuerer
... Interne:
Zugriff via Intranet
verteilte und kontrollierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg,
als würden die Beteiligten physisch „am gleichen Tisch“ sitzen
Reduktion Schnittstellen, Kommunikations- und Organisationsaufwand, Erhöhung Sicherheit
© AIS Management GmbH Seite 10
- 11. Baustein 2: Kommunikationsfestlegungen einschl. Rollen und Rechten
Rechtematrix
(Ausschnitt)
Grundprinzipien
(Sollfunktionalitäten)
Rolle
Definition Gruppen mit spezifischen Berechtigungen (z.B. Makler, Architekten, Datenraumadministratoren)
Zuordnung Benutzer zu Gruppen
über Berechtigung Steuerung, welche Gruppe welche Daten sehen, zugreifen oder verändern darf
Benutzer kann Mitglied mehrere Gruppen sein
Rechte
granulares Rechtekonzept zur Abbildung auch komplexer Zugriffsschemas bis auf Dokumentenebene
steuert für Anwender, welche Zugriffe ermöglicht sowie welche Funktionen an der Benutzeroberfläche angeboten werden
vererbbar zur Erleichterung der Administration
Gruppen, Rechte, Berechtigungskonzept dynamisch pflegbar
© AIS Management GmbH Seite 11
- 12. Baustein 3: Musterstruktur für digitale Liegenschaftsakte – Ordner
Ausschnitte
Verkauf
Bauprojekt 1 Bauprojekt 2 Betrieb
Due Diligence
unterschiedliche Ordnungen denkbar (z.B. Bau: Rollen oder Phasen als Führungsprinzip)
© AIS Management GmbH Seite 12
- 14. AIS Management – excellence in real estate
Mit professionellen Lösungen in der Immobilienwirtschaft und in der Beschaffung tragen wir zum Erfolg unserer Kunden bei.
Consulting
Mit hochspezialisierter Expertise und Benchmarking werden komplexe Aufgaben entlang des gesamten
Immobilienlebenszyklus einschließlich Organisation und Prozessen bewältigt sowie Optimierungspotenziale aufgedeckt
und umgesetzt. Schwerpunkte liegen bei Bau, Bauwerkserhaltung, CREM, Property und Facility Management.
Data & Knowledge Capital
Unsere exzellenten Fach- und Branchenkenntnisse sind das Ergebnis von Projekten mit einem Volumen von mehreren
Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Wissen und Primärdaten ist einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren
Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und Wissensbibliotheken enthalten zu allen relevanten Themen
aktuelle, praxiserprobte Service Levels, Bausteine zur Leistungsspezifikation, Preisbenchmarks, Anbieterprofile,
Musterdokumente und -tools.
E-Solutions
Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) steigern Effizienz und Transparenz. Kosten bei Projekten,
Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.
Prozessapplikationen ermöglichen Spezifikation, Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen, Facility Services und
Property Management über das Internet (E-Procurement und E-Sourcing).
Virtuelle Datenräume gewährleisten die vollständig webbasierte Bearbeitung von Dokumenten über Abteilungs- und
Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration).
AIS Management ist nicht mit einem Dienstleister (Bau, Property bzw. Facility Management) gesellschaftlich verbunden. Wir
sind unabhängig und vertreten ausschließlich Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft,
insbesondere des CRE, Portfolio und Asset Managements.
Partner der AIS Management
© AIS Management GmbH Seite 14
- 15. excellence in real estate
Kontakt
Theresienhöhe 26
D-80339 München
Telefon: +49 89 628170-0
Telefax: +49 89 628170-59
E-Mail: consulting@ais-management.de
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Tel.: +49 89 628170-18 Tel.: +49 89 628170-18
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