Este documento describe la estructura estándar de la documentación administrativa. Explica que los documentos como oficios, solicitudes e informes generalmente contienen tres partes: encabezamiento, texto y término. Detalla los componentes típicos del encabezamiento como membrete, fecha, código, destinatario y asunto. Luego describe el texto como la parte principal y el término que incluye elementos como la antefirma, firma y pie de página.

1. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA
Un buen grupo de documentos administrativos así como el oficio, solicitud, informe,
directiva, contrato etc., tienen de manera específica o general las siguientes partes:
Encabezamiento
Texto, y
Término.
I. ENCABEZAMIENTO: En esta parte se considera las siguientes partes:
1. Membrete: Es la inscripción que identifica a las instituciones del
sector público y privado. Incluye los datos principales de la persona o
corporación que dirige un documento tales como: nombre, dirección,
teléfono, logotipo, etc. Por regla general, las empresas cuentan con
papel membretado. Ejemplo:
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL
CHANCHAMAYO
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÒGICO
PÚBLICO “LA MERCED”
INSTITUCIÓN EDUCATIVA INTEGRADO
“SAGRADO CORAZÓN DE JESÚS”
SAN RAMÓN - CHANCHAMAYO
2. Año calendario: Es la denominación del año fijada por la Presidencia del Consejo de
Ministros en los primeros días del año; obedece a los principios de la política del
Gobierno, que hay que incentivar, motivar o impulsar. Es aprobada por Decreto
Supremo y publicada en el diario oficial El Peruano.Durante el año se consignará dicha
nominación en los documentos oficiales. Es utilizada también en la documentación que
gestionan las personas naturales y jurídicas, sean de tipo administrativo, judicial y
registral. Debe escribirse en una fuente más pequeña que la del texto, va con
mayúscula, imprenta y en la parte céntrica. Ejemplo:
“AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE
NUESTRA DIVERSIDAD"
3. Lugar y fecha: En primer lugar debe escribirse el nombre de la localidad, seguido de
una coma la fecha, mes y año. Ejemplo:
La Merced, 09 de setiembre del 201…..
La Merced, 201…. mayo 02
La Merced, octubre 26 201…..
Se ubica en algunos casos en la parte superior izquierda o inferior, respectivamente,
según la naturaleza del documento.
4. Código: Se utiliza en los oficios, informes, memorandos, etc., El código individualiza e
identifica a la dependencia que remite el documento. Gracias a este elemento es
posible registrar de manera objetiva la cantidad de documentos emitidos. Consta de:
nombre del documento, la abreviatura de la palabra número (N°), el número correlativo
con tres dígitos, las dos últimas cifras del año entre barras y las siglas del remitente, la
institución o dependencia.
Ejemplos:
INFORME N° 016 – 12 – VR/UAP-LAMERCED
MEMORANDO N° 086 – 12 – D/ESSALUD

2. OFICIO N° 040 – 12 – DG/IEJC
5. Destinatario: Es el nombre o identidad de la persona, entidad o dependencia a quien
dirigimos el documento. Se escribe en primer lugar el tratamiento seguido por dos
puntos, luego el título profesional en abreviatura de acuerdo a la norma. Los nombres y
apellidos deben escribirse con letras mayúsculas. En la siguiente línea a la altura de la
anterior se escribe el cargo alternando mayúsculas y minúsculas, ejemplo:
Tratamiento Título profesional
Nombres y apellidos
Señor : HUNG WON JUNG
Alcalde de la Municipalidad Provincial de Chanchamayo
Cargo administrativo
NOTA: En caso de no conocer el título profesional de la persona, se considera
únicamente el nombre.
6. Asunto: Es el resumen o síntesis del contenido de un documento, debe ser claro y
preciso. Así el destinatario podrá conocer de manera rápida el tema o motivo de la
comunicación:
Ejemplos:
Asunto : Entrega de enseres donados.
ASUNTO: Informe de evaluación sustitutoria
Asunto : Convocatoria a concurso público de Cátedra.
7. Referencia:Se considera como un antecedente, es decir, se menciona el código de un
documento que ha ingresado y en respuesta a ese documento se envía el presente.
Ejemplo:
Ref. : Of. N° 123-109 - D / ISTPLAM
REF. : Of. N° 123-09 - CG / UPLA
II. TÉXTO:
Es la parte esencial, fundamental del documento, comprende el desarrollo ordenado
del mensaje que se desea comunicar. En el texto se observa el nivel del vocabulario,
dominio idiomático y personalidad de la persona que redacta, por ello hay la
necesidad de mejorar.
III. TÉRMINO:
1. Antefirma: Fórmula de cortesía que corresponde a una persona o a una
corporación y que se pone antes de la firma. Es el parágrafo de la despedida, la
primera letra va en alta y las demás en bajas, seguido de una coma.
Ejemplo:
Atentamente, Afectuosamente,
2. Firma.: Es la anotación textual del nombre o apellido con algunos rasgos
característicos, en algunos casos también se pone la rúbrica que es un conjunto de
grafías que identifican a la persona y debe ser contrastado con su Documento
Nacional de Identidad.
3. Post-firma: En esta parte se considera literalmente el grado o título académico del
remitente, en abreviatura, que antecede a los nombres y apellidos que deben

3. escribirse con mayúscula. En la línea siguiente se pone el cargo que desempeña y el
código de su colegiatura si tuviera, va en altas y bajas.
Ejemplo:
…........................................................
Ing. RAUL HIDALGO RIVAS
Gerente General de ELECTROCENTRO
4. El sello: Es un instrumento que permite especificar los documentos y
encauzar el adecuado tratamiento, es un distintivo formal que
caracteriza a cada institución. El sello circular se emplea para dar
autenticidad al documento que se remite, es decir, refrenda la firma del
responsable. Lo utilizan los funcionarios con responsabilidad directiva.
5. Anexo: Constituyen el conjunto de fotografías, copias
fotostáticas, modelos de
documentos, plan, proyecto, etc. que sustentan el documento, se considera
fundamentalmente en los informes.
6. Con copia: Sirve para indicar la cantidad de copias que tiene el documento y en
que dependencias se archiva.
Ejemplo: c.c. : Archivo
Secretaría
Dirección
7. Distribución: Sirve para señalar las dependencia a las que llegará el documento.
Se escribe con mayúscula subrayado, seguido de las dependencias.
Ejm. DISTRIBUCIÓN:
Secretaría General
Jefatura de Área Académica.
8. Pie de página: En esta parte se indica el responsable del documento, por un lado
se considera a la persona que firma (iniciales de su nombre, con mayúscula) y a la
persona que digita (iniciales de su nombre con minúscula).
Ejm. FPS/asc
remitente digitadora
TAREA ACADÉMICA Nº 02 Presentar en el portafolio miércoles 21/11/2012
1. Pegue 10 modelos de membrete de instituciones públicas y privadas de nuestra localidad o
región.
2. Imagina que la UAP recibe oficios de diferentes entidades públicas como: Municipalidad
Provincial de Chanchamayo, Municipalidad Distrital del San Ramón, IIEE “Joaquín Capelo”,
EPSSELVA CENTRAL, ELECTROCENTRO, Proyecto Especial Pichis Palcazu. Elabore los códigos
de oficio. Asimismo de cada uno elabore la firma, pos firma y pie de página.
3. Imagina que la UAP envía oficios a diferentes entidades públicas como: Municipalidad
Provincial de Chanchamayo, Municipalidad Distrital del San Ramón, IIEE “Joaquin Capelo”,
EPSSELVA CENTRAL, ELECTROCENTRO, Proyecto Especial Pichis Palcazu. Sub Gerencia del
Gobierno de la Región Junín. Elabore los posibles destinatarios y asuntos
4. Redacte un modelo de informe, oficio, memorando, carta; considere sólo encabezamiento,
texto (líneas punteadas) y término.

4. “
AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y DEL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD”
La Merced, 14 de noviembre de 2012.
OFICIO Nº01-2012-VR/UAP-LA,MERCED
Señor
Ing. ROLANDO MAYTA FRANCO
Decano de la Facultad de Arquitectura de la Universidad Peruana Los Andes
PRESENTE.-
Asunto: Invitación como ponente “Problemas de vivienda en el Perú”
“AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y DEL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD”
OFICIO Nº001-2012-VR/UAP-LA,MERCED
SEÑOR : Ing. ROLANDO MAYTA FRANCO
Decano de la Facultad de Arquitectura de la Universidad Peruana Los Andes
PRESENTE.-
ASUNTO : Invitación como ponente “Problemas de vivienda en el Perú”
REF. : Of. Nº250-12- VRA/UAP-LIMA
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“AÑO DE LA INTEGRACIÓN NACIONAL Y DEL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD”
INFORME Nº001-12-ASC/UAP-LA,MERCED
SEÑOR : Ing. ROLANDO MAYTA FRANCO
Decano de la Facultad de Arquitectura de la Universidad Peruana Los Andes
ASUNTO : Evento realizado en la Universidad Alas Peruanas “Estrés laboral”
FECHA : La Merced, 14 de noviembre de 2012.
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