1. Una nostra storia di successo

2. L’ Azienda
Volkswagen Group Firenze è un'azienda che riunisce
diverse realtà sul territorio fiorentino:
6 show room distribuiti tra Firenze nord (via Pratese –
Osmannoro) e Firenze Sud (Viale Europa) tutti rinnovati negli ultimi
2 anni; un importante centro vendita di auto usate (Centro
Usato); due punti service dotati delle più moderne tecnologie; una
carrozzeria all’avanguardia e un centro logistico di smistamento
auto.
Non solo Volkswagen.
Presso i concessionari auto presenti nell'area metropolitana di
Firenze si possono trovare tutti i marchi del Gruppo
Volkswagen: Audi, Seat, Skoda, e veicoli commerciali VW ed
una ampia disponibilità di auto usate aziendali semestrali e Km 0

3. L’ Azienda
Fatturato 190 milioni anno
5 Marchi venduti
11.000 Auto vendute ogni anno

4. L’ Esigenza
L’azienda, in un ottica di gestione paperless e di snellimento operativo aveva
esigenza di:
 Dematerializzare le fatture attive e passive
 Sostituire le pratiche cartacee (cartelline auto) con cartelline elettroniche
 Dematerializzare i contratti di vendita veicoli tramite firma grafometrica
L’obiettivo finale richiesto dalla direzione è quello di eliminare la quasi totalità
del cartaceo, in modo da concentrare tutti i documenti relativi ad una pratica
auto in un solo «luogo» (la cartellina elettronica), fruibile dai vari soggetti
interessati (prevendita, amministrazione, officina, agenzie esterne)

5. La soluzione

6. Dematerializzazione e centralizzazione
Con ARXivar è stata implementata la dematerializzazione delle cartelline
contenenti tutta la documentazione attiva proveniente dal sistema
gestionale e passiva proveniente dai fornitori, nonché tutti i documenti
utili alla gestione dl ciclo della vettura.
È stata realizzata un’interfaccia client (eCartellina) che permette di inserire
in maniera semplice ed intuitiva i documenti in arrivo da fonti esterne, sia in
forma cartacea (basandosi su barcode) che digitale (con una interfaccia drag-
drop).
È stata sviluppata una interfaccia Web-based che mostra agli utenti la
cartellina elettronica ed il suo contenuto, permettendo a prevendita,
amministrazione, officina, agenzie esterne l’accesso ai dati da una unica
interfaccia centralizzata.

7. I Benefici
 Centralizzazione e condivisione on line delle
informazioni per tutti i reparti aziendali.
 Eliminazione archivi cartacei
 Eliminazione dei tempi di ricerca di documenti e
informazioni
 Informazioni aziendali organizzate per pratiche
elettroniche
 Integrazione con le altre soluzioni gestionali
utilizzate dall’azienda
 Modernizzazione e riorganizzazione dei processi

8. La parola al cliente
«ARXivar si è dimostrato da subito un efficace
strumento di organizzazione documentale e grazie
alla personalizzazione realizzata si è rivelata facile
da usare.
Ha ridotto i tempi di accesso ai dati, grazie alle
Relazioni tra i documenti ed ha aumentato la
fruibilità delle informazioni digitali direttamente dal
software.»
Marco Mori – CIO Volkswagen Group Firenze Spa