1. UN NOSTRO CASO DI SUCCESSO

2. AZIENDA
C.I.E.B. Elettroforniture S.p.A. opera nella
distribuzione di materiale elettrico dal 1975.
L’azienda si occupa principalmente di:
• Automazione
• Illuminotecnica
• Civile
• Industriale
• Energie rinnovabili
• Terziario
L’azienda ha 14 filiali distribuite sul territorio
nazionale.

3. ESIGENZA
La primaria esigenza è quella di attuare una digitalizzazione aziendale nelle
aree di AMMINISTRAZIONE, LOGISTICA e MAGAZZINO, in particolare per
migliorare:
• la tracciabilità delle consegne
• la condivisione di informazioni tra le diverse filiali
• l’operatività in mobilità, tramite interfaccia web
Annualmente, l’azienda gestisce circa 500.000 documenti, di cui:
• 300.000 DDT clienti
• 33.000 fatture di vendita
• 18.500 DDT fornitori
• 8.500 fatture di acquisto

4. SOLUZIONE

5. SOLUZIONE
Stampa del documento per il cliente finale.
Archiviazione automatica di:
• Documento in formato PDF
• Metadati DDT (numero documento,
data, vettore, numero colli, note per
vettore, ...)
• Metadati destinatario (codice cliente,
ragione sociale, denominazione,
indirizzo, e-mail, ...)
WEBAPP DDT | Acquisizione tramite ARXivar
dei dati dall’ERP
ERP
DDT DDT DDT DDT

6. SOLUZIONE
Dopo aver effettuato il login e aver preso in
carico i DDT a lui assegnati, il vettore avrà a
disposizione tutte le informazioni necessarie a
effettuare le consegne.
Visualizzazione elenco DDT, e seguenti dati:
• Destinatario – indirizzo – orario
• Numero DDT
• Icona stato: Da consegnare / consegnato
WEBAPP DDT | Presa in carico da parte del vettore
• Login nell’app con l’identificativo vettore
• Visualizzazione dei Documenti di Trasporto
(con dettaglio di destinatario)
• Presa in carico con firma da parte del vettore
• Download automatico dell’elenco DDT sul
device in carico al vettore

7. SOLUZIONE
WEBAPP DDT | Acquisizione firma e note di consegna
• Link per visualizzare il PDF del DDT
• Acquisizione firma cliente e salvataggio data, ora,
firma e dati geolocalizzazione
• Dopo la consegna, a sincronizzazione avvenuta, il DDT
non compare più in elenco
Workflow automatico di apposizione firma sul DDT:
• Firma vettore
• Firma cliente
• Segue invio a cliente e vettore di due comunicazioni
distinte con documento allegato (o link nell’e-mail per
garantire la tracciabilità dell’effettiva consultazione) e
l’inserimento automatico nel documento di note e/o
contestazioni lasciate in fase di consegna

8. SOLUZIONE
WEBAPP DDT | Tracciabilità e controllo con ARXivar
Tracciabilità delle consegne effettuate
direttamente da portale ARXivar, con
analisi per:
• Vettore
• Data
• Cliente/destinazione
• Eventuale contestazione
• Workflow di verifica interna dei
dati di consegna/contestazione

9. SOLUZIONE
Stampa cartacea della
SOLA COPIA CLIENTE
(quindi risparmio in
stampa e stoccaggio
documenti)
Archiviazione automatica del
documento PDF firmato,
immediatamente consultabile
anche sul gestionale senza la
necessità della scansione
• Visualizzazione del documento
• Acquisizione Firma biometrica
• Salvataggio dati del ritiro merce
Emissione del
DDT Archiviazione automatica di
tutte le fatture di vendita
Trasmissione file al
servizio IX per invio a
SDI, gestione
notifiche,
conservazione
elettronica
XML
Consultazione immediata
sul gestionale sia del
documento in formato PDF
sia in formato XML
PDF
ERP ERP
DDT A BANCO FATTURE

10. SOLUZIONE
FATTURE FORNITORI
Archiviazione automatica in ARXivar con IX-FE
Alla ricezione della fattura, ne viene identificata la tipologia (merce o servizi) e in
funzione di questa viene inoltrata all’ufficio competente.
• Se è una fattura di servizi, va all’Ufficio Fornitori per verificare la presenza di
un contratto attivo e: se presente, si procede alla contabilizzazione; se non
presente, viene inoltrata al responsabile di riferimento.
• Se è un fattura di merce, va all’Ufficio Acquisti per il controllo prezzi, la
riconciliazione con i DDT e la verifica di eventuali non conformità.
Al termine, avviene la registrazione contabile automatica.
DDT FORNITORI
Dematerializzazione totale dei DDT fornitori da tutte le filiali, con condivisione
immediata in tutta l’azienda, evitando l’invio di documenti cartacei alla sede
centrale.

11. BENEFICI
• Diminuzione costi di gestione documentale
• Tracciabilità puntuale delle consegne
• Miglioramento customer service, sia nelle le consegne
che nella vendita a banco
• Condivisione semplice e sicura delle informazioni
all’interno dell’azienda e tra l’azienda e le filiali
• Fruibilità della piattaforma anche in mobilità
• Ottimizzazione dei processi documentali
• Semplicità di utilizzo, anche in smart working
• Unico repository dei documenti aziendali
• Conservazione elettronica a norma dei documenti fiscali
• Informazioni allineate e aggiornate automaticamente fra
i diversi applicativi aziendali

12. LA PAROLA AL CLIENTE
«Le principali necessità che avvertivo come responsabile logistico erano:
• evitare di dover suddividere ed archiviare manualmente i ddt cartacei restituiti
dai corrieri dopo le consegne;
• poter reperire in modo agevole da tutte le filiali i ddt firmati dai clienti in caso di
eventuali contestazioni;
• avere un’indicazione in tempo reale delle consegne già effettuate, in modo da
poter stimare le tempistiche per quelle ancora da effettuare e per il rientro dei
mezzi in sede;
• ridurre il numero di stampe.
All’inizio del 2022 abbiamo adottato la soluzione proposta da Talea Consulting,
raggiungendo tutti gli obiettivi che ci eravamo prefissati. Il timore iniziale che i
corrieri meno avvezzi all’uso della tecnologia potessero incontrare delle difficoltà si
è dimostrato infondato. Siamo pienamente soddisfatti.»
Alberto Bonatti
Responsabile della logistica per C.I.E.B. Elettroforniture S.p.A.