1. UN NOSTRO CASO DI SUCCESSO

2. AZIENDA
LA STORIA
Dal 1974 RE S.p.A. controlli industriali progetta e produce equipaggiamenti
per l’automazione di processo nella lavorazione di laminati, equipaggiamenti
per l’industria del converting ed in particolare per il settore del cartone, della
stampa, della gomma, della plastica e tessile.
CORE BUSINESS
Re Controlli Industriali è leader mondiale nella produzione di freni
pneumatici e regolatori di tensione; a completare la famiglia di prodotti
un’ampia gamma di celle di carico, freni elettromagnetici a polvere, sistemi
guidanastro e sistemi di video ispezione, per il controllo della stampa, dotati
delle nuove tecnologie. Re S.p.A. ha espanso nel tempo le sue attività in tutto
il mondo, con 4 filiali estere in Cina, India e USA e con un network
commerciale che copre ben 42 paesi.
50 Dipendenti
Mercati di riferimento:
Italia, Cina, USA, India
10+ mln Fatturato

3. ESIGENZA
Per migliorare la propria produttività, Re S.p.A. ha espresso la
necessità di adottare un sistema a supporto della gestione degli
ordini di vendita.
Il processo produttivo richiede che all’arrivo di un nuovo ordine (a
conclusione della trattativa commerciale) avvenga un esame di
dettaglio preliminare alle lavorazioni, che coinvolge diversi uffici
competenti e che permette di approfondire tutti gli aspetti tecnico e
logistici che sono rilevanti per avere un prodotto finito e consegnato
in grado di rispettare tutti gli standard aziendali.
Questo processo è guidato dalla segreteria commerciale e scaturisce
in una approvazione da parte degli uffici e nella creazione di una
“cartellina” della commessa, che contiene l’ordine e tutti i documenti
cartacei collegati.
NOTA: Non tutte le funzioni sono coinvolte
per ogni ordine (solo chi è interessato
viene interpellato) ed è necessario poter
gestire uno scambio di informazioni tra la
funzione commerciale e i vari reparti.

4. OBIETTIVI
01
02
03
04
05
Sostituzione di una gestione cartacea
dei documenti con una gestione digitale
Migliorare la gestione
dei documenti relativi ad
un singolo ordine
Ottimizzare la produttività
attraverso un supporto nella
gestione degli ordini di vendita
Efficientare lo scambio
di informazioni tra
le funzioni commerciali
e i vari reparti
Poter effettuare ricerche
sullo storico

5. SOLUZIONE

6. SOLUZIONE
LE OPPORTUNITÀ CON ARXIVAR
BIOS Management ha proposto di utilizzare ARXivar come soluzione ideale per la gestione del processo
di convalida e per la gestione di tutta la documentazione collegata. ARXivar è integrato con il gestionale
(AS400) e il workflow approvativo degli ordini di vendita inizia con il Data entry dell’ordine sul gestionale
che ARXivar intercetta automaticamente: viene mandato un task allo stesso utente che ha caricato
l’ordine.

7. BENEFICI
SOLUZIONE
WF APPROVATIVO
1. La segreteria commerciale, il venditore
e il responsabile tecnico/commerciale
eseguono una prima analisi durante la
quale il WF si arricchisce di note che gli
utenti aggiungono.
2. Gli attori commerciali individuano quali
devono essere gli uffici coinvolti per
l’approvazione.
3. Le funzioni selezionate ricevono
l’ordine attraverso un task, possono
inserire documenti di supporto,
scambiare note con gli altri attori e,
infine, approvare l’ordine.
4. Al completamento del percorso si
manda la conferma d'ordine al cliente.
5. Creazione mail, gestita da ARXivar, a cui
gli operatori possono scrivere in modo
che al fascicolo possano essere aggiunti
automaticamente nuovi allegati.

8. BENEFICI
SOLUZIONE
Una peculiarità di questo progetto, che si vuole evidenziare,
è che tutta l’attività è stata condotta da remoto, riducendo
al minimo le attività in presenza:
• Analisi di dettaglio
• Implementazione del POC e delle funzionalità
• Test e formazione
• Rilascio in produzione
• Assistenza post go live

9. BENEFICI
BENEFICI
• Maggior facilità nel reperimento e nella consultazione dei documenti grazie alla
sostituzione della cartellina cartacea con una gestione digitale dei documenti.
• Il workflow di approvazione dell’ordine è dinamico e si ha un unico processo che
guida tutte le attività dei diversi reparti.
• Gestione di un modello word contenente tutte le informazioni di riepilogo
necessarie e le approvazioni finali.
• Disponibilità di un «fascicolo digitale» con tutti i documenti relazionati all’ordine.
• Integrazione con il gestionale AS400 che permette di avere a disposizione anche i
DDT e le Fatture.

10. PAROLA AL CLIENTE
«Grazie a ARXivar siamo riusciti in poco tempo a migliorare il nostro processo: non
abbiamo più bisogno di scambiare decine di mail per ogni questione e abbiamo a
portata di mano tutto quello che ci serve per garantire ai nostri clienti prodotti
eccellenti nei tempi concordati».
Giuseppe (Pippo) Romani, Direttore Tecnico Re S.p.A.
«Il progetto ARXivar è stato per noi l’occasione di strutturare le attività dell’ufficio
acquisti e di gestire tutto in un sistema complementare al gestionale.Adesso dobbiamo
estendre il progetto e arrivare a gestire anche le bolle del magazzino e della logistica».
Cesare Sanvito, Responsabile acquisti Re S.p.A.