99% Auslastung sind zu 100% nicht agil. Rene Pachernegg

1. 99% Auslastung sind zu
100% nicht agile
Agile Ressource Management
Rene Pachernegg
Agile Austria Conference
Graz, 25.06.2019

2. Rene Pachernegg
CTO at APUS
Coach, Trainer, Berater
Agile Community Aktivist

3. APUS

8. Agile Graz

9. https://agile-graz.at

10. Was ist Ressource Management ?

11. … die Bereitstellung, Zuteilung, Planung und Disposition
von Ressourcen mit dem Ziel Effizienz zu maximieren

12. Wie wird das so gemacht?

13. Top-Down durch Management
Eventuell in Absprache mit Stakeholdern
Auf Basis vorhandener Zahlen
Häufig alles die selbe, hohe Priorität

14. Ziel ist die effiziente Auslastung der vorhandenen Ressourcen durch
→ Verplanung von 100% der Arbeitszeit jeder Mitarbeiterin
→ Projekt-getriebene, wechselnde Teamzusammensetzung
→ Optimale Nutzung vorhandenen Know-Hows
→ Mitarbeit in mehreren Teams

15. “If 15 resources add 10 hours of billable work per week,
that means a total of 150 extra billable hours each week. Assuming a bill rate of $200 per hour,
that means an extra $30,000 revenue each week, or an additional $1.44 million profit each year. “
The 2018 How To Guide, Agile Resource Management
mavenlink.com/resources/full-cycle-resource-management

16. Kurz- und mittelfristige Gewinne
Langfristiger Schaden

17. Mehrfachzuordnungen

18. Agile Transformation einer IT-Abteilung im öffentlichen Bereich
Technologiegetriebene Teamzusammenstellung
Viele Personen Mitglied in mehreren Teams

19. Zugehörigkeitsproblem
Unklare Priorisierung
Mangelnder Fokus

20. Gemeinsames Ziel für jedes Team
Eine Person ist NUR in einem Team
Fokus schützen
Klare Priorisierungen
Team-Building

21. 99% Auslastung

22. Projektplanung nach Auslastung
→ Wenig oder kein Buffer
Hohe Störwirkweite bei Ausfällen

23. „Das Denken in Auslastung ist blödsinnig“
Boris Gloger

24. Projekte so planen, dass das bestehende
Team im Normalfall lange vor den
zugesagten Terminen fertig wird

25. Zweifler: „Das können wir uns aber nicht leisten“

26. Zweifler: „Das können wir uns aber nicht leisten“
Antwort: „Vorausgesetzt die Vertriebspipeline ist regelmäßig
ausreichend gefüllt, macht das wirtschaftlich keinen Unterschied“

27. „Work expands so as to fill the time available for its completion”
Erstes Parkinsonsches Gesetz oder Student‘s Law

28. Theory X
Der Mensch ist unwillig

29. Theory Y nach Douglas McGregor
Der Mensch ist engagiert

30. Belastung

31. Hohe Belastung kann … auslösen
→ Stress und Überlastung
→ Technische Schuld
→ Stagnierende Weiterentwicklung

32. Agiles Arbeiten
Sustainable Pace
Vermeidung von technischer Schuld

33. Kreativität

34. Hohe Auslastung lässt wenig Freiraum
Agiles Arbeiten schafft wiederholbare Abläufe und Routine
Aber auch ständigen Fokus auf Performance
→ Darunter leidet die Kreativität

35. Screenshot von https://www.openfriday.org/, 20.06.2019

36. Zweifler: „Das können wir uns nicht leisten“

37. Zweifler: „Das können wir uns nicht leisten“
Antwort: „Langfristig betrachtet kann das sogar
wirtschaftliche Vorteile bringen“

38. Wissenssilos

39. Enge Terminpläne + Effiziente Nutzung von Know-How:
→ Fördert die Entstehung von Wissenssilos

40. Bewusstes Arbeiten an Wissenstransfer
Zeit einplanen
Multifunktionale Teams
T-shaped Persons

41. Zweifler: „Die Expertise kann bei uns nicht so
leicht verteilt werden“

42. Zweifler: „Die Expertise kann bei uns nicht so
leicht verteilt werden“
Antwort: „Das ist auch nicht notwendig. Es reicht
das Erwerben oberflächlicher Kompetenz.“

43. Wechselnde Teams

44. Das Zusammenstellen von Teams für Projekte führt zu
einem häufigen Durchlaufen des Teambuilding Prozesses

46. Das Zusammenstellen von Teams für Projekte führt zu
• Häufigeres Durchlaufen des Teambuilding Prozesses
• Mangelndes Zugehörigkeitsgefühl
• Kein belastbares Comitment

47. Zusammenstellen von Projekten für bestehende Teams

48. Priorisierung

49. Keines der Projekte darf daneben gehen

50. Klare Priorisierung
• klare Verhältnisse
• Reduktion von Risiko

51. Selbstorganisation

52. Wenig Buy-In für Entscheidungen, die andere getroffen haben

53. „Eine Firma wird nirgendwo hinkommen, wenn alles
Denken dem Management überlassen wird.“
Morita Akio, Gründer von Sony

54. Team entscheidet selbst

55. Zweifler : „Das können unsere Mitarbeiterinnen gar
nicht. Die berücksichtigen dabei nur ihre eigenen Ziele“

56. Theory X

57. Zweifler: „Die haben ja gar nicht die notwendigen Informationen“
dazu“

58. Zweifler: „Die haben ja gar nicht die notwendigen Informationen“
Antwort: „ Dann ist es unsere Aufgabe diese Informationen bereitzustellen“

59. „Es ist ein großer Vorteil im Leben, die Fehler, aus denen man lernen kann,
möglichst früh zu begehen.“
Winston Churchill

60. Externe Experten

61. Einbindung von Stabsstellen und team-externer Experten

62. Resource-Boxing

63. Ja, aber …

64. Zweifler: „Das ist ja alles schön und gut, aber bei uns geht das
nicht. Schließlich müssen wir ja auch wirtschaftlich
verantwortungsvoll arbeiten“

65. Nix aber …

66. Organisatorische Schuld
Analog zu Technical Debt

67. Agiles Resource Management

68. Agiles Resource Management
Volle Eigenverantwortung der Teams

69. Agiles Resource Management
Wie:
• „Planning“ mit Vertretern aller Teams
• Visualisierung der Vertriebspipeline
• Pull statt Push
• Nicht „auf Anschlag“ planen
• Echte eigenverantwortliche Teams

70. Agiles Resource Management
Voraussetzungen:
• Ausreichende Transparenz
• Mut
• Fehlerkultur

71. Work in Progress …