Este documento describe los sistemas de información y los sistemas ERP en las organizaciones. Explica que un sistema de información recopila, almacena y distribuye datos para apoyar las operaciones y la toma de decisiones de una empresa. También describe los principales módulos de un sistema ERP como finanzas, producción, recursos humanos y ventas.
1. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
EN LAS ORGANIZACIONES
Rafael Lapiedra
Universitat Jaume I
2. CONTENIDOS
• 1. Concepto de sistema de información
– 1.1. Componentes de los sistemas de información
• 2. Funciones del Sistema de Información
– 2.1. Captación de datos
– 2.2. Almacenamiento de datos
– 2.3. Procesamiento de datos
– 2.4. Distribución de la información
• 3. Sistemas Enterprise Resource Planning (ERP)
• 4. El contexto de implantación del ERP
• 5. Módulos de un sistema ERP
– 5.1. Contabilidad y Finanzas
– 5.2. Producción y gestión de materiales
– 5.3. Recursos Humanos
– 5.4. Marketing y Ventas
3. 1. Concepto de sistema de información
(SI)
• Empresa como sistema Todo sistema puede
dividirse en subsistemas
– Subsistemas de la empresa: comercial, operaciones,
financiero, personal e información
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El Sistema de Información
debe relacionarse con el
resto de sistemas y con el
entorno
Debe servir para captar
información necesaria y ponerla
en poder de aquellos que la
requieran en la empresa (para
tomar decisiones, para el
control estratégico o para la
puesta en práctica de las
decisiones adoptadas)
4. Sistema de Información
• Es el conjunto formal de procesos que operando sobre una colección de datos
estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y
distribuye la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las
actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los
procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar las funciones de negocio
de la empresa de acuerdo con su estrategia.
7. COMPONENTES SISTEMA DE
INFORMACIÓN.
- Equipos Informáticos
- Bases de datos
- Programas Informáticos
- Telecomunicaciones
- Recursos Humanos
- Procedimientos
8. FUNCIONES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
-Captación y recolección de datos.
-Almacenamiento.
-Tratamiento de la información.
-Distribución información.
9. Captación de datos
• Interna y del entorno
• Evitar duplicidades y ruido
• Más vigilancia áreas con mayores cambios
11. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Transforma la información almacenada en información útil
y significativa para quien la requiera.
Se efectúa mediante el subsistema informático.
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DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN
Difundir la información a personas de dentro de la
empresa.
Necesidad de que determinadas informaciones sean
conocidas por diferentes miembros de la empresa para
hacer frente con mayor rapidez y éxito a las situaciones
diarias.
12. 3. SISTEMAS ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
Enterprise resource planning (ERP):
Programa que integra todos los departamentos y
funciones de toda la organización en un solo sistema de TI
(o conjunto integrado de sistemas de TI) para que los
empleados puedan tomar decisiones mediante la
visualización de la información de toda la empresa en
todas las operaciones comerciales
13. SISTEMAS ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
Una ERP descansa sobre una base de datos central que
guarda y distribuye información de todas las aplicaciones
individuales del sistema ERP (denominadas módulos) y que
apoyan las diversas funciones del negocio como la
contabilidad, la producción, el marketing y los RRHH.
Cuando un usuario entra o actualiza información en un
módulo, ésta se actualiza de forma inmediata en el resto de
módulos vinculados.
14. Vendedores ERP
Consultores
Sistemas ERP
Módulos Módulos
Dirección
Personal
de SI
Usuarios clave
Equipos internos
de proyecto ERP
Agentes
externos
Usuarios Sistema ERP
Usuarios finales
Interacción
usuario-ERP
Implantación
Interacción Usuarios
clave – Agentes externos
4. CONTEXTO DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP
15. 5. MÓDULOS DEL ERP
Los componentes principales de un ERP (o core ERP
components) son los componentes tradicionales incluidos en la
mayoría de los sistemas ERP, centrados en las operaciones
internas:
a) Contabilidad y finanzas
b) Producción y gestión de materiales
c) Recursos humanos
d) Marketing y ventas
16. Finanzas y Contabilidad
Se trata del componente más clásico del ERP. Se ocupa de gestionar
los procesos contables y financieros de la compañía. Algunas de sus
funciones son:
• Contabilidad general
• Cobros
• Pagos
• Elaboración de presupuestos
• Gestión de la caja (Cash Management)
• Gestión de activos,
• Gestión de los créditos, etc.
17. Producción y Gestión de Materiales
Se encarga de los diversos aspectos de la planificación y realización de
la producción, como:
• Previsión de la demanda
• Programación y gestión de la producción (diseño de los productos y
máquinas)
• Costes laborales y de materiales
• Gestión de inventarios
• Control de calidad
La empresa debe definir el pronóstico de ventas para cada producto
para determinar el programa de producción y las compras de materiales.
18. Recursos Humanos
Gestiona información de los empleados, incluyendo:
• La nómina
• Beneficios
• Compensación y evaluación del desempeño
• Organización del puesto de trabajo
• Contratación
• Gestión de tiempos
• Gestión de la formación
• Desarrollo profesional
Aseguran el cumplimiento de los requisitos legales de múltiples
jurisdicciones y autoridades fiscales.
19. Marketing y ventas
La funcionalidad de ventas del ERP se focaliza principalmente en aspectos
transaccionales. La funcionalidad avanzada es llevada a cabo por el CRM.
Entre las funciones básicas disponibles a través del ERP se encuentran:
• Generación de presupuestos y pedidos.
• Emisión de albaranes y facturas.
• Gestión de agenda básica.
• Generación de listados e informes básicos de venta.
