Дмитрий Машин и Евгения Ладыжец об администрировании проекта в рамках программы подготовки проектов "ФАСТ.Революция"

2. Ладыжец
Евгения Александровна
Программный директор
«ФАСТ.Революция»
Разработчик образовательных программ с 2009 года
Руководитель образовательных проектов молодежного движения Креативный капитал и
компании Пиком
Работа на Олимпиаде Сочи 2014
Тренер по социальному проектированию и управлению проектами

3. Машин Дмитрий
Координатор конвейера проектов
«ФАСТ.Революция»
Специалист по работе с молодёжью БУ УР
«Республиканский центр развития молодёжного и
детского движения»
Психолог. Бизнес-тренер.
Эксперт по социальным технологиям
Координатор мероприятий форумной кампании в УР

4. Проекты vs Прожекты
Ваша Идея = устранение несоответствия

5. Почему проекты проваливаются?
 Недостаток авторитета / избыток амбиций
 Команда не участвует в планировании
 Команда не решает конфликты
 Неадекватные навыки коммуникации
 Неадекватные административные навыки
 Нереальный график
 Неясные цели

6. Коротко о логике
Проблема Цель Результат
!!! Отправной вопрос поможет удержать единый вектор проекта

7. Проблема-Цель-иДеЯ
Проблема Цель Идея проекта Цель проекта
Не хватает денег
(еще лучше если
не хватает денег
на что-либо)
Найти денег (найти что-
либо, на что денег
собственно не хватает)
Устроиться на
работу; занять денег;
украсть деньги и т.д.
Такого-то числа
выйти на работу
на должность/с
окладом…
Неприятно
ходить по улице
Сделать так, чтобы по
улице ходить было
приятно. Или перестать
ходить по улице. Или
смириться с грязью на
улице и т.д.
Убраться на улице;
провести обучающие
семинары для
граждан по культуре
поведения; заняться
аутотренингом
Такого-то числа
провести
мероприятие на
такое-то
количество
человек
Противно ходить
грязным
Помыться. Или сделать
так, чтобы душ работал.
Или смириться с тем, что
ты грязный и т.д.
Отремонтировать
душ; сходить к
друзьям помыться; и
т.д.
Сходить к такому-
то человеку, тогда-
то

8. КОНТЕКСТ: КОМУ ЭТО НУЖНО?
 Кто и в чем заинтересован?
 Кто наши партнеры, конкуренты, кому проект безразличен?
 Какие ценности и принципы у ЗГ?
 Кто уже решал подобную задачу ДО нас? Кто решает ее прямо сейчас?
 Плюсы и минусы уже опробованных другими решений?

9. ПРОБЛЕМЫ: Что нас не
устраивает?
 ПРОТИВОРЕЧИЕ между необходимым (желаемым)
состоянием и текущим с учетом возможностей и
внешних ограничений;
 ПОТРЕБНОСТЬ целевой группы в создании /
развитии некой востребованной услуги
 Смешанный вариант

10. Цель – не «флаг» на крыше дома

11. Цель – это сам дом, который предстоит построить
Стены Окна
Технические
коммуникации
Внутренняя
отделка
Фундамент
Крыша

12. Метод постановки цели
SMART-тест
➢ S (specific)
➢ M (measurable)
➢ A(achievable)
➢ R (relevant)
➢ T (timed)
По-русски
 В – время
 О – оценка
 Д – достижимость
 К – конкретность
 А - адекватность

13. Цель проекта - это образ действий по достижению
желаемого результата.
Концепция
Стратегия
достижения
ВИДЕНИЕ того, что
хочу
ВИДЕНИЕ того, как
сделать то, что хочу
ЦЕЛЬ

14. На примере
Обычно
Хочу найти интересную работу, с
хорошей зарплатой
По SMART`у
 «Хочу работать и развиваться в
области продаж IT технологийи
техники, получить должность
менеджера по продажам в крупной
IT компании (перечень из 5-6
компаний прилагается) с зарплатой
не менее 20 тыс.руб., год
заниматься оптовыми продажами
по регионам России, после чего
получить повышение на должность
национального менеджера по
продажам».

15. Немного про эффективность…
Динамика + Количественные показатели = Тот Самый Результат

16. Критерии оценки: Эффективность (качество) и Результативность
(количество),
Результативность – соответствие получившегося
результат заданной концепции
ЭТО «ТО» ИЛИ НЕ «ТО» ???
Эффективность – стоит ли «овчинка» выделки ?
Соизмеримы ли полученные
результаты
с затраченными ресурсами ?
Результативность
Эффективность
Как поймем, что это «то» ?
Как поймем, что это
«того стоит» ?

17. 5 условий успеха проекта
 Орг.структура соответствует особенностям команды
 Команда участвует в планировании
 Команда учитывает интересы общества, соблюдает все процедуры
 Все в команде согласны с целями проекта
 Те, на кого проект рассчитан, изначально вовлечены его реализацию

18. Домашнее задание!!!
 Сделайте анализ контекста для вашего проекта:
 Кто в вашем городе работает с решением данной проблемы? Какие у них
форматы? Какие результаты?
 Кто в вашем городе имеет опыт работы с выбранным вами форматом? Их
истории
 Кто в Удмуртии работает с решением данной проблемы? Форматы, результаты?
Кто мог бы выступить вашим консультантом или партнером?
 Кому в вашем городе интересна целевая аудитория проекта? СМИ, бизнес,
гос.структуры? Их проблемы и «боли», которые вы можете устранить в рамках
проекта?
 Кому ваш проект НЕ интересен?

19. 4 шага до…
1. Аналитический – рождение идеи, ее анализ в рамках
существующей ситуации;
2. Подготовительный – доработка идеи, подбор команды, поиск
ресурсов, партнеров, спонсоров, преподавателей и тд,
составление всех планов, форм и списков;
3. Реализация – собственно реализация проекта;
4. Пост-итоговый – подведение итогов, разбор работы – что было
удачно, что не очень, что стоит учесть на следующий раз.

20. Типичные сферы задач
 Содержательная часть проекта (образовательная/творческая/…)
 Администрирование и подготовка документов
 Фандрайзинг и переговоры
 Поиск и обеспечение МТО
 PR и продвижение
 Дизайн
 …

21. «Черный ящик»
Метод набегающей волны
Определение
операций
Долгосрочное
(обобщенное)
Краткосрочное
(детализированное)
Декомпозиция
Запуск
промо-
кампании
Создание
айдентики
Найти
дизайнера
Составить
ТЗ
Создание
рекламных
материалов
Монтаж
видео

22. Про задачи
Коротко. Четко. Ясно.

23. На выходе: перечень задач с
параметрами
 Название
 Содержание работ
 Критичность исполнения
 И .т.д.
 P.S.: помните про контрольные точки!

24. Обычный план реализации проекта
выглядит так:
Задача +
Событие
Срок
исполнения
Ответственный Ресурсы Результат

25. Риски
Пессимиста плохой вестью не удивишь (с) Жизнь
Риски проекта — это степень опасности
для его успешной реализации.
Характеризуют возможность возникновения
в ходе реализации проекта
неблагоприятных ситуаций и последствий,
ведущих к его провалу.

26. К проектным рискам относят:
➢ технические,
➢ риски участников,
➢ политические,
➢ юридические,
➢ финансовые,
➢ маркетинговые,
➢ экологические,
➢ специфические,
➢ форс-мажорные риски и др.
Риски

27. Workshop on Scouting's Profile
Метод анализа
Традиционный метод анализа: SWOT-анализ
Strengths / Weaknesses / Opportunities / Threats
Сильные / Слабые / Возможности / Угрозы
Пример:
Strength Weakness
Opportunities Threats

28. Объекты внимания
Контроль:
Закупок и
МТО
Интересов
партнеров
Действий
команды
Расписания
Форс-
мажор

29. Закупки и МТО
Как проконтролировать?
 Анализ действий
 Инспекция и аудит
 Отчеты об исполнении
 Система оплаты
Страховка:
 Учет претензий
 Официальная корреспонденция

30. Партнеры и заинтересованные
стороны
 Кто? (чьи интересы задеты)
 Степень влияния на проект?
 Стратегии поведения команды?

31. Партнеры и заинтересованные
стороны: способы контроля
 Совещания
 Извещения
 Отчеты об исполнении
 Презентации
 Записи
 Фидбэк от заинтересованных сторон
 Аналитические сводки от команды проекта

32. Расписание
График, у меня есть график… (с) Несчастный случай
Как удержать сроки?
 Реестр ресурсов
 Карта рисков
 База исполнителей
 Финансовый план
 Условия договора
 Сокращение «буферных зон»
 …

33. Команда проекта
Человеческий фактор – самое страшное, что может
случиться с проектом. (с) кто-то
Проблемы
 Конфликты
 Потери в команде
 Недостаточная квалификация
 Потеря интереса к проекту
 Сверхзадачи
Варианты упреждения
 Совместное составление
расписания
 Подготовительный период
 Оценка знаний и обучение ДО
старта
 Методы поощрения и
вознаграждения
 Четко оговоренные санкции и
штрафы
 …

35. Шаг за шагом: подготовка
 Определите цели и задачи
 Изучите реальные возможности своей проектной группы
 Составьте детальный план работы
 Составьте рабочий график по реализации всех пунктов
плана
 Определите обязанности и их распределение в
проектной группе
 Определите необходимые ресурсы и источники их
финансирования
 Составьте бюджет проекта
 Разработайте систему оценки эффективности работы
над проектом

36. Шаг за шагом: практика
 Обучите членов проектной группы необходимым
навыкам и умениям
 Составьте деловые предложения по разработанному
проекту
 Найдите деловых партнеров для реализации проекта
 Проведите официальные переговоры с реальными
партнерами
 Получите необходимые ресурсы
 Проведите плановые мероприятия проекта
 Не забудьте про контроль и оценку выполнения плана
 Соберите обратную связь!!!

37. Шаг за шагом: подводим итоги
 Проанализируйте внутренние и внешние результаты работы по проекту
 Проинформируйте людей об итогах проекта
 Обсудите с командой перспективы
 В следующий раз сделайте проект еще круче =)

38. Ресурсы бывают 4 видов
(минимум):
 Финансовый
 Технический (провода-канцтовары-принтеры и т.д.)
 Человеческий (волонтеры, команда, тренеры, участники и тд)
 Административный (разрешения, приказы и тд)

39. Расчет ресурсов
№
Период исполнения
работы
Название
работы
Описание
работы
Необходимый
Персонал (ФЗП)
Необходимое
Материально-
техническое
обеспечение
(стоимость)
Требуемый
объем
финансирования
(руб.)Дата
начала
Дата
Завер-
шения
Кол-во
дней
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1.
1.
1.

40. Смета
Задача / исполнитель / стоимость
А давайте бесплатно? У нас нет стоимости,
у нас же добровольцы
Каждый час труда любого
человека что-то стоит
ВАШ ТРУД ТОЖЕ ЧЕГО-ТО
СТОИТ!!!

41. Стандартные статьи расходов в
проектах:
- печать полиграфии
- изготовление сайта
- аренда
- покупка канцтоваров
- связь и транспорт
- МТО
- премии тренерам
- призы

42. Смета проекта
Наименование Цена Кол-во Стоимость Собственные
средства
Привлеченн
ые средства
Требуется

43. Домашнее задание!!!
 Составьте смету для вашего проекта с учетом расценок
в вашем городе

44. Dream team – это…

45. Менеджер проекта – это ?
➢ Организатор
➢ Стратег
➢ Мотиватор
➢ Финансист
➢ Активист
➢ Фантазер
➢ Общественник
➢ Социальный работник
➢ Учитель и ученик

46. Команда проекта – люди, имеющие четкие
роли и сферы ответственности в проекте
Определение
задач
Набор
команды
проекта
Развитие
команды
проекта
Управление
командой

47. Dream Team
Роли в проекте
 Конструктор
 PR-техник
 Снабженец
 Техник (МТО)
 Аналитик
 Дизайнер
 Администратор
Роли в команде
 Генератор идей
 Трудяга
 Критик
 Свой парень
 Аналитик
 Самый ответственный
 …

48. Критерии выбора
 Доступность человека.
 Расходы.
 Опыт.
 Способность.
 Знания.
 Навыки.
 Отношение.
 Географические факторы.

49. Иерархическая структура работ
За всякое порученное дело должен отвечать один и только один человек.
/ Отто фон Шенхаузен Бисмарк, 1815-1898, князь, первый рейхсканцлер Германской
империи в 1871-1890 гг./
Руководитель
проекта (ИМЯ)
Пресс-центр
(ИМЯ)
Содержание
(ИМЯ) МТО (ИМЯ) Финансы (ИМЯ)
Администратор
(ИМЯ)

50. Конфликты
Конфликт
Дефицит
ресурсов
Стиль
общения
Непонимание
задач
Огрехи
расписания

51. На выбор метода влияют:
 относительную важность и напряженность конфликта;
 ограниченность времени, доступного для разрешения
конфликта;
 должности, занимаемые участниками конфликта;
 мотивацию к разрешению конфликта в долгосрочной или
краткосрочной перспективе.

52. Задачи проекта vs Люди
 Цель: на каждый пакет работ – 1 ответственный

53. Сводная информация
Роль Полномочия Ответственность квалификация

54. Развитие команды
 Развитие команды проекта — процесс совершенствования
компетенций, взаимодействия членов команды и общих условий
работы команды для улучшения исполнения проекта
Сплочение
Проф.обучение
Социальные навыки

55. Важно!
Инструменты
оценки
Признание
заслуг

56. Поощрения и мотивация
 похвальные грамоты,
 информационные бюллетени,
веб-сайты,
 система премирования,
 одежда с корпоративной символикой,
 прочие инструменты поощрения
организации

58. Полезные ссылки
 О проектировании в целом:
http://ru.wikipedia.org/wiki/Социальное_проектирование
 О проектировании и ФК-2017 для Удмуртии: Мойсоцпроект.рф
 Центр развития детских и молодежных движений в УР: http://vk.com/rcrmdd
 Молодежное движение Креативный капитал: http://vk.com/kreativniy
 Контактный театр Легенда18: http://vk.com/contact_teatr
 О некоторых аспектах фандрайзинга: http://school.planeta.ru/
 Форум Доноров: http://www.donorsforum.ru/
 Гранты Общественной палаты РФ: http://grants.oprf.ru/
 Портал АИС Росмолодежь: http://ais.fadm.gov.ru/

59. - Благодарим за внимание
С уважением, Дирекция программы подготовки проектов
«ФАСТ.Революция»
VK: http://vk.com/projectfast
E-mail: shtab.lift@gmail.com
Web: Мойсоцпроект.рф