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DSI : comment estimer efficacement un projet digital ?

Alexandre Quach
Alexandre Quach
Alexandre QuachCollective Innovation Coach / strong interest in collective and self development for Kids à beNext

"Combien ce projet va coûter ?" est une question qui peut aller jusqu'à hanter certaines DSI, Chefs de projet, de produit, etc. Entre les contraintes des entreprises et les méthodes agiles, de nombreuses solutions existent... ou co-existent parfois en se battant. Ce meet-up est dédié au partage d'expérience sur ce sujet, avec une présentation et un meet-up associé

DSI : comment estimer efficacement un projet digital ?

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DSI : Comment estimer
efficacement un projet digital ?
Meet-up
Alexandre QUACH, Elodie GUILLIEN, Octobre 2017
Session en 2 parties
1. Présentation rapide (30 minutes)
2. Tables rondes Questions Réponses
Présentation
Contenu
Pourquoi l’estimation pose souvent problème ?
Comment estimer de manière compatible ? Propositions
Mettre en application
Pourquoi l’estimation pose souvent problème ?
( dans les grands groupes )
La difficulté de DSI / DI de grand groupe
Je suis grand
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industrialiser et
porter une vision
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Je suis DSI / DI, je
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  • 6. La difficulté de DSI / DI de grand groupe Je suis grand groupe, je dois pouvoir industrialiser et porter une vision grandes mailles Je suis DSI / DI, je dois pouvoir suivre le marché et créer de la valeur rapidement
  • 7. “Combien ça va me coûter en gros, et est-ce que ça rentre ?”
  • 8. Macro-gestion Déduire une assignation comptable Contextes favorables : - Périmètre à faible niveau d’incertitude (ex : périmètre fixe, peu d’aléas de réalisation …) - Assignation comptable fixe (ex: Budgets fixes trimestriels, semestriels, annuels…) et périmètre à maximiser en fonction de cette assignation
  • 9. Macro-gestion Déduire une assignation comptable Besoins : - Traduire une estimation en grandeur comptable - Estimer les parties, agréger en un tout - Estimer un tout, identifier les proportions des parties -
  • 11. Macro-gestion Combien de temps vous prendrait la reconstitution du puzzle ?
  • 12. Macro-gestion Avec X de temps, quelle taille de puzzle pouvez-vous accomplir ?
  • 13. 1 2 3 ... Macro-gestion 1. Mesurer l’écart
  • 14. “Quel est le meilleur choix à faire maintenant ?”
  • 15. Pilotage par le R.o.I. incrémental Contextes favorables : - Périmètre incertain (besoin changeant, besoin inconnu) - Complexité d’estimation de périmètre large (production intellectuelle vs production physique standardisée) et aléas opérationnels - Moins de contraintes de rationnement comptable (maîtriser l’argent qui sort) que de contraintes valeur (maîtriser l’argent qui rentre) OU Budget très serré (startup)
  • 16. Pilotage par le R.o.I. incrémental - Besoin : - Estimer très vite et régulièrement - Périmètres très petits ⇒ Pas besoin d’agréger - Identifier très vite ce qui dépasse du budget alloué à un instant T (budget du sprint) - Représenter la difficulté opérationnelle facilement
  • 17. Pilotage par le R.o.I. incrémental Identifier le plus intéressant à un instant T Eliminer/Retravailler les tickets trop gros ?
  • 18. Pilotage par le R.o.I. incrémental Quelle est la partie du Puzzle la plus intéressante à faire dans les 5 prochaines minutes ? ?
  • 19. Pilotage par le R.o.I. incrémental Produire et réestimer au fur et à mesure qu’on apprend
  • 20. La difficulté de DSI de grand groupe Je suis grand groupe, je dois pouvoir industrialiser et porter une vision grandes mailles Je suis DSI / DI, je dois pouvoir suivre le marché et créer de la valeur rapidement
  • 21. La classique de budget dans les DSI / DI grand groupe
  • 22. La classique de budget dans les DSI / DI grand groupe J’ai travaillé dur pour avoir du temps pour qu’on joue au puzzle et j’ai promis un beau résultat Je ne peux pas m’engager sur des gros puzzles
  • 23. Confusion Niveau d’incertitude à un instant t Tensions accumulées
  • 24. Aléas de production Coût de maintenance Coût du processus (méta-travail) Aléas RH
  • 25. Effets comptables Effets de promesse Type de coûts imprévus à l’initiation Simplification
  • 26. 3 scénarios possibles de sortie : Combat sans fin, 2 perdants, 2 gagnants
  • 27. Comment estimer de manière compatible ? (ou au moins pas trop incompatible…)
  • 28. Mindset Un processus d’estimation est un outil qui travaille pour nous, on ne travaille pas pour l’outil
  • 29. Mindset On doit pouvoir mesurer les résultats des outils
  • 30. Pouvoir traduire les estimations en budget Pouvoir agréger plusieurs estimations à l’échelle projet, et prendre des engagements Pouvoir mesurer un écart à l’estimation initiale Pouvoir identifier quelles estimations sont plus risquées que d’autres Pouvoir identifier rapidement ce qui est trop gros Pouvoir apprendre et augmenter sa précision d’estimation Pouvoir estimer vite et mettre à jour vite une estimation Pouvoir représenter la difficulté opérationnelle (Aléas RH, etc) facilement Nécessiter le moins d’effort possible Critères de performance d’outils d’estimation
  • 31. Mindset Se créer un contexte de comparaison d’outils
  • 32. Mindset Et changer d’outil s’il y a plus efficace
  • 35. Pouvoir traduire les estimations en budget Pouvoir agréger plusieurs estimations à l’échelle projet, et prendre des engagements de grande taille Pouvoir mesurer un écart à l’estimation initiale Pouvoir identifier quelles estimations sont plus risquées que d’autres Pouvoir identifier rapidement ce qui est trop gros Pouvoir apprendre et augmenter sa précision d’estimation Pouvoir estimer vite et mettre à jour vite une estimation Pouvoir représenter la difficulté opérationnelle (Aléas RH, etc) facilement Quantité d’effort Outil : Estimation en jours.hommes Estimer des tailles de problèmes directement traduit en nombre de jours de travail par le nombre de personnes requises Estimation la plus évidente et rapide pour la conversion en budget Utile également pour l’agrégation de parties en un tout, avec la limite du coût d’agrégation
  • 36. Outil : Estimation en jours.hommes Combien de temps*joueurs exactement pour faire ce puzzle ?
  • 37. Pouvoir traduire les estimations en budget Pouvoir agréger plusieurs estimations à l’échelle projet, et prendre des engagements de grande taille Pouvoir mesurer un écart à l’estimation initiale Pouvoir identifier quelles estimations sont plus risquées que d’autres Pouvoir identifier rapidement ce qui est trop gros Pouvoir apprendre et augmenter sa précision d’estimation Pouvoir estimer vite et mettre à jour vite une estimation Pouvoir représenter la difficulté opérationnelle (Aléas RH, etc) facilement Quantité d’effort Outil : Estimation en taille de Tshirt Estimer rapidement des tailles RELATIVES pour pouvoir éliminer le plus gros (à découper)
  • 38. Rapidement : quelles parties sont à peu près faciles ou plutôt difficiles ? Outil : Estimation en taille de Tshirt
  • 39. Pouvoir traduire les estimations en budget Pouvoir agréger plusieurs estimations à l’échelle projet, et prendre des engagements de grande taille Pouvoir mesurer un écart à l’estimation initiale Pouvoir identifier quelles estimations sont plus risquées que d’autres Pouvoir identifier rapidement ce qui est trop gros Pouvoir apprendre et augmenter sa précision d’estimation Pouvoir estimer vite et mettre à jour vite une estimation Pouvoir représenter la difficulté opérationnelle (Aléas RH, etc) facilement Quantité d’effort Outil : Estimer en points de complexité Permet d’estimer de manière RELATIVE en intégrant des paramètres comme la difficulté de la tâche, les aléas RH, etc.
  • 40. Si on notait les différentes parties du puzzle en prenant en compte : - Le nombre de pièces - La difficulté à les retrouver - La difficulté à les distinguer - Combien de pièces du même type on a déjà trouvé - .... Outil : Estimer en points de complexité
  • 41. Outil : Estimer séparément les éléments et leur intégration Séparer l’estimation des éléments d’un backlog et leur intégration dans un tout Attention à l’effet combinatoire Pouvoir traduire les estimations en budget Pouvoir agréger plusieurs estimations à l’échelle projet, et prendre des engagements de grande taille Pouvoir mesurer un écart à l’estimation initiale Pouvoir identifier quelles estimations sont plus risquées que d’autres Pouvoir identifier rapidement ce qui est trop gros Pouvoir apprendre et augmenter sa précision d’estimation Pouvoir estimer vite et mettre à jour vite une estimation Pouvoir représenter la difficulté opérationnelle (Aléas RH, etc) facilement Quantité d’effort
  • 42. Outil : Estimer en points de complexité Trouver les 2 pièces à assembler prend 30 minutes Intégrer les 2 pièces dans l’ensemble global prend 2 minutes
  • 44. Pouvoir traduire les estimations en budget Pouvoir agréger plusieurs estimations à l’échelle projet, et prendre des engagements de grande taille Pouvoir mesurer un écart à l’estimation initiale Pouvoir identifier quelles estimations sont plus risquées que d’autres Pouvoir identifier rapidement ce qui est trop gros Pouvoir apprendre et augmenter sa précision d’estimation Pouvoir estimer vite et mettre à jour vite une estimation Pouvoir représenter la difficulté opérationnelle (Aléas RH, etc) facilement Quantité d’effort Outil : Macro-estimation A partir d’une vue globale du projet, déduire en une session une estimation globale (sur laquelle on met souvent une marge de sécurité)
  • 45. Outil : Tryptique Complexité/Vélocité/Burnup En gros la partie ciel nous prendrait 90 points, La partie soleil 180 points, ⋍180 ⋍90
  • 46. Pouvoir traduire les estimations en budget Pouvoir agréger plusieurs estimations à l’échelle projet, et prendre des engagements de grande taille Pouvoir mesurer un écart à l’estimation initiale Pouvoir identifier quelles estimations sont plus risquées que d’autres Pouvoir identifier rapidement ce qui est trop gros Pouvoir apprendre et augmenter sa précision d’estimation Pouvoir estimer vite et mettre à jour vite une estimation Pouvoir représenter la difficulté opérationnelle (Aléas RH, etc) facilement Quantité d’effort Outil : La vélocité comme proxy La vélocité consiste à suivre une grandeur produite estimée sur plusieurs itérations, en prenant l’hypothèse que cette grandeur se stabilise et représente alors une bonne mesure de la capacité de production de l’équipe.
  • 47. Outil : La vélocité comme proxy Les 5 dernières minutes, on a réussi à assembler 10 pièces Les 5 minutes d’avant 12 Les 5 d’avant 8 Les 5 d’avant 6 Les 5 d’avant 7 … On peut se projeter 9 pièces pour les 5 prochaines minutes (pièces ou points de difficulté, etc)
  • 48. Pouvoir traduire les estimations en budget Pouvoir agréger plusieurs estimations à l’échelle projet, et prendre des engagements de grande taille Pouvoir mesurer un écart à l’estimation initiale Pouvoir identifier quelles estimations sont plus risquées que d’autres Pouvoir identifier rapidement ce qui est trop gros Pouvoir apprendre et augmenter sa précision d’estimation Pouvoir estimer vite et mettre à jour vite une estimation Pouvoir représenter la difficulté opérationnelle (Aléas RH, etc) facilement Quantité d’effort Outil : Tryptique Complexité/Vélocité/Burnup La complexité mesure en point l’effort + son niveau de risque + beaucoup d’autres facteurs composant la difficulté des sujets La vélocité mesure combien de complexité est traitée par sprint, et est censée se stabiliser. Le Burnup permet de faire une projection dans le temps de différents scénarios de périmètre à une date donnée, ou de date à un périmètre donné.
  • 49. Outil : Tryptique Complexité/Vélocité/Burnup En gros la partie ciel nous prendrait 90 points, La partie soleil 180 points, Sachant qu’on s’est stabilisés à environ 9 points toutes les 5 minutes pour faire la partie “chutes d’eau” On suppose que dans 270/9=30 * 5 minutes on aurait à peu près terminé le ciel et le soleil 9 points / 5 minutes ⋍180 ⋍90
  • 50. Outil : Macro-estimation itérative Mettre à jour sur une base régulière la macro-estimation Pouvoir traduire les estimations en budget Pouvoir agréger plusieurs estimations à l’échelle projet, et prendre des engagements de grande taille Pouvoir mesurer un écart à l’estimation initiale Pouvoir identifier quelles estimations sont plus risquées que d’autres Pouvoir identifier rapidement ce qui est trop gros Pouvoir apprendre et augmenter sa précision d’estimation Pouvoir estimer vite et mettre à jour vite une estimation Pouvoir représenter la difficulté opérationnelle (Aléas RH, etc) facilement Quantité d’effort
  • 51. Pouvoir traduire les estimations en budget Pouvoir agréger plusieurs estimations à l’échelle projet, et prendre des engagements de grande taille Pouvoir mesurer un écart à l’estimation initiale Pouvoir identifier quelles estimations sont plus risquées que d’autres Pouvoir identifier rapidement ce qui est trop gros Pouvoir apprendre et augmenter sa précision d’estimation Pouvoir estimer vite et mettre à jour vite une estimation Pouvoir représenter la difficulté opérationnelle (Aléas RH, etc) facilement Quantité d’effort Outil : Definition of Done Permet de rappeler ce qui compte dans l’estimation (scope des tickets) Si on estime autre chose que la Definition of Done, il est plus difficile de se représenter le “reste à faire”
  • 52. Outil : Definition of Done Bon au fait, qu’est ce qu’on estime vraiment ? Assemblage ? Recherche Vérification ? Triage ?
  • 53. Outil : Associer un Niveau d’incertitude à l’estimation On associe à chaque estimation un niveau d’incertitude et on régule nos engagements extérieurs en fonction de cette incertitude Pouvoir traduire les estimations en budget Pouvoir agréger plusieurs estimations à l’échelle projet, et prendre des engagements de grande taille Pouvoir mesurer un écart à l’estimation initiale Pouvoir identifier quelles estimations sont plus risquées que d’autres Pouvoir identifier rapidement ce qui est trop gros Pouvoir apprendre et augmenter sa précision d’estimation Pouvoir estimer vite et mettre à jour vite une estimation Pouvoir représenter la difficulté opérationnelle (Aléas RH, etc) facilement Quantité d’effort
  • 54. Outil : Associer un niveau d’incertitude à l’estimation On a trié le 10e des pièces, compléter le puzzle nous prendra 5h avec incertitude forte On a presque trié toute la boîte, compléter le puzzle nous prendra 2h30 avec une incertitude faible
  • 55. Outil : Spikes d’investigation Les sujets sont investigués en amont peu de temps avant leur engagement effectif L’idée est d’expliciter le travail de renseignement sur la difficulté d’un chantier avant de le réaliser Pouvoir traduire les estimations en budget Pouvoir agréger plusieurs estimations à l’échelle projet, et prendre des engagements de grande taille Pouvoir mesurer un écart à l’estimation initiale Pouvoir identifier quelles estimations sont plus risquées que d’autres Pouvoir identifier rapidement ce qui est trop gros Pouvoir apprendre et augmenter sa précision d’estimation Pouvoir estimer vite et mettre à jour vite une estimation Pouvoir représenter la difficulté opérationnelle (Aléas RH, etc) facilement Quantité d’effort
  • 56. Outil : Spike d’investigation Et si avant de se jeter pendant 1h sur la partie “ciel” du puzzle on passait 2 minutes à creuser la difficulté ?
  • 57. Pouvoir traduire les estimations en budget Pouvoir agréger plusieurs estimations à l’échelle projet, et prendre des engagements de grande taille Pouvoir mesurer un écart à l’estimation initiale Pouvoir identifier quelles estimations sont plus risquées que d’autres Pouvoir identifier rapidement ce qui est trop gros Pouvoir apprendre et augmenter sa précision d’estimation Pouvoir estimer vite et mettre à jour vite une estimation Pouvoir représenter la difficulté opérationnelle (Aléas RH, etc) facilement Quantité d’effort Outil : La ré-estimation On réestime régulièrement au fur et à mesure qu’on développe l’expérience (périmètre autant que production) Entre autres, ce qu’on a déjà commencé et pas fini est ré-estimé sur une base régulière
  • 58. Outil : La ré-estimation Finalement ça a l’air plus facile que prévu, ça ne prendra que 2h
  • 59. Pouvoir traduire les estimations en budget Pouvoir agréger plusieurs estimations à l’échelle projet, et prendre des engagements de grande taille Pouvoir mesurer un écart à l’estimation initiale Pouvoir identifier quelles estimations sont plus risquées que d’autres Pouvoir identifier rapidement ce qui est trop gros Pouvoir apprendre et augmenter sa précision d’estimation Pouvoir estimer vite et mettre à jour vite une estimation Pouvoir représenter la difficulté opérationnelle (Aléas RH, etc) facilement Quantité d’effort Outil : Le “Valuable & Not too big” On identifie juste ce qui est “trop gros et à découper”. Le reste est informel. On priorise le reste par la valeur Hypothèse de cette méthode : “L’estimation est un méta-travail qui n’est pas rentable dans notre contexte”
  • 60. Mettre en place concrètement
  • 62. Passer d’un outil à l’autre ? Pourquoi pas essayer ? ⇒ Lister les obstacles
  • 63. Des outils de même fonction en même temps ? “L’A/B test de processus” Estimer avec 2 grandeurs différentes (exemples Jours Hommes et points de complexité) Comparer les résultats des différentes prédictions et outils de projection
  • 64. Des formules “classiques” ? Menus classiques : Estimation Jours.Hommes + Macro-estimation itérative Estimation en complexité + vélocité + Burnup “Valuable, Not too big” + réestimation Definition of Done + Reestimation Spike d’investigation + Niveau d’incertitude explicite
  • 66. Elements pour le meet-up
  • 67. Table ronde partage de pratiques
  • 68. Icebreakers : “Est-ce que j’ai un sujet qui peut vous intéresser ?” “C’est la première fois que vous faites un meet-up sur le sujet ?” Carte à imprimer Cochez les cases qui vous correspondent et gardez cette carte visible aux autres ! Je pratique déjà ça et je peux en parler Ça m’intéresse et j’ai des questions La macro-gestion Le pilotage par R.o.I incrémental Les difficultés de compréhension Jours Hommes, points de complexité ou taille de tshirt ? Tenir ses estimations à jours : retours d’expérience Comment projetez-vous en début de projet ? Passer d’un outil à l’autre Comment ça marche avec les autres processus chez vous ? Petit pense-bête personnel à distribuer aux participants. Il permet de guider une interaction en identifiant très vite les sujets à parler.