Alma - Digitization : Information

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Digitization - Information est une séance d’information qui consiste à informer le personnel du Réseau des Bibliothèques de l’ULg sur la création d’une demande de numérisation partielle. Elle expose un nouveau Workflow de numérisation adapté par l’ULG qui montre l’étape de création et de gestion d’une demande de numérisation partielle d’un document à partir de Primo et Alma. La séance souligne le rôle des opérateurs nécessaire pour traiter chacune des étapes de numérisation partielle d’un exemplaire physique.

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  • La Full digitization n’est pas à l’ordre du jour actuellement car elle est sensiblement liée aux droits d’auteur.
  • Le lecteur peut créer une request  de digitalisation partielle à partir de Collections-ULg.
    Le Circulation Desk Operator peut créer une request de digitalisation partielle pour un lecteur, à partir d'Alma.
    Le Request Operator visualise et traite la request : effectue le Tasks, pick from shelf et sacan le code-barres de l’Item à numériser.
    L’item arrive au bureau de numérisation dont la gestion de numérisation est réalisée par le Work Order Operator.


  • Sélectionner la case Partial Digitization et cliquer ensuite sur Add Request Attribute sinon la demande de numérisation sera considérée comme une demande de numérisation complète. De même, vous pouvez ajouter une date à partir de laquelle la demande ne sera plus requise.
  • Déposer la moitié de la feuille en rayon comme témoin, ensuite glisser l'autre moitié dans le document.
  • Infos sur la demande de numérisation en cliquant sur le titre de l’exemplaire.
    Infos sur le demandeur en cliquant sur l’icone près du nom du Requester.

  • Le Circulation Desk Operator exécute la request et dépose/envoie lui-même l’exemplaire à numériser ainsi que le bordereau
    au bureau de digitalisation.
    Le Work Order Operator après avoir effectué la numérisation et livré le fichier numérique par email, ensuite il dépose/envoie l’exemplaire chez le Circulation Desk Operator qui le scannera à son retour en section.
  • Ainsi, la digitalisation n’est autorisée que dans le cadre de ces deux hypothèses.
  • Alma - Digitization : Information

    1. 1. Alma @ ULg - Digitalisation Digitization E-mail : ULgLibrary-Numerisation@lists.ulg.ac.be Information Mise à jour 06/09/2016
    2. 2. Introduction Le but de la digitalisation : • Traitement des demandes de numérisation des exemplaires physiques et envoi rapide d’un fichier numérique aux usagers • Complémentarité aux projets déjà initiés par le Réseau des Bibliothèques : projets de numérisation de documents patrimoniaux ou des projets de numérisation à la demande 2 Alma@ULg–Digitalisaton
    3. 3. • Quatre types de requête de numérisation prédéfinies dans Alma • Patron digitization Request : • Partial digitization • Full digitization • Staff digitization Request : • Partial digitization • Full digitization 3 4 types de demandes de digitalisation Alma@ULg–Digitalisaton  Actuellement, un seul type de demande de numérisation exploité à l’ULg
    4. 4. Rôles et attributions • Effectuer la digitalisation d'un exemplaire physique • Rôle de Circulation Desk Operator • pour la création d’une request • Requests Operator • Pour visualiser et traiter la request • Rôle de Work Order Operator • pour la suite de la gestion de la request 4 Alma@ULg–Digitalisaton • Patron digitization Request : Partial digitization
    5. 5. • Workflow de la numérisation partielle 5 Demande de numérisation Alma@ULg–Digitalisaton Circulation Desk Operator Requests Operator • Créer la demande de numérisation • Récupérer l’exemplaire des étagères et scanner le code-barres • Imprimer le bordereau, envoyer l’exemplaire au bureau de numérisation de sa bibliothèque 1 Work Order Operator • Numériser le document dans sa bibliothèque • Livrer le fichier numérisé par e- mail à l’aide du lien Alma « Attach Documents » 2 3 Workflow
    6. 6. • Photocopieurs qui produisent des numérisations couleurs en format PDF, quasi dans chacune des implantations • Scanner « Scan Snap SV600 », un Scanner par grande bibliothèque 6 Outils de la digitalisation disponibles dans le réseau des bibliothèques Alma@ULg–Digitalisaton
    7. 7. • Remplacer la requête d’exemplaire physique (Physical Item Request) • Cesser d’utiliser les « Borrowing partners » du PIB pour les personnes demandeurs internes et externes à l’ULg . Ces demandes seront traitées désormais par les « Partial digitization requests » • En utilisant le lien « Lending requests >> Manage Fulfillment Options > Ship digitally », les opérateurs PIB auront la possibilité d’introduire une requête de digitalisation pour traiter des demandes de numérisation entrantes de PIB, entre bibliothèques externes et bibliothèques ULg 7 Les services rendus par la digitalisation Toute opération de digitalisation, que ce soit une demande Fulfillment normale ou PIB, ne fonctionne que lorsque le document possède un code-barres Alma@ULg–Digitalisaton
    8. 8. • Fournir gratuitement aux membres du personnel et chercheurs ULg et CHU (sur base du User Group « ULg – Personnel ULg / CHU ») • Limité le nombre de demandes simultanées de numérisation partielle à trois 8 Coût d’une digitalisation Alma@ULg–Digitalisaton Décision du Comité de Direction Pour une période de test à évaluer au terme d’une durée de 6 mois ( septembre 2016). Les étudiants ne verront pas le lien numérisation dans Primo
    9. 9. Créer une demande de numérisation Via Collections ULg 9 Alma@ULg–Digitalisaton Rechercher l’exemplaire physique et cliquer sur Localiser & réserver Cliquer ensuite sur le lien Numérisation Il faut s’identifier et le document doit être exemplarisé sinon le lien numérisation n’apparait pas • Demande de numérisation partielle d’un livre
    10. 10. 10 Alma@ULg–Digitalisaton Créer une demande de numérisation Via Collections ULg Compléter la demande de numérisation La demande a été soumise avec succès, accéder à Alma pour continuer le traitement de numérisation. La demande arrive à la bibliothèque qui détient le document • Demande de numérisation partielle d’un livre
    11. 11. 11 Créer une demande de numérisation Via Collections ULg • Demande de numérisation partielle d’un périodique Il faut s’identifier et le document doit être exemplarisé sinon le lien numérisation n’apparait pas. Pour les périodiques non exemplarisés, un exemplaire fictif leur était associé. Alma@ULg–Digitalisatonr
    12. 12. Rappel : comment exemplariser des fascicules de périodiques Il existe déjà un support particulier pour la création d'item réalisé par le groupe de travail Resource Management : http://www.slideshare.net/AlmaULg/exemplariser-des-fascicules-de- periodiques-dans-alma 12 Alma@ULg–Digitalisaton
    13. 13. 13 Alma@ULg–Digitalisaton Créer une demande de numérisation Via Collections ULg Cliquer sur le lien Numérisation d’un fascicule exemplarisé et compléter la demande Exemple d’un périodique auquel on a associé un exemplaire fictif
    14. 14. Créer une demande de numérisation Via Alma 14 Rechercher l’exemplaire physique à numériser Cliquer sur Request Alma@ULg–Digitalisaton
    15. 15. 15 Alma@ULg–Digitalisaton Créer une demande de numérisation Via Alma Sélectionner Patron digitization request • Patron, demande de numérisation partielle
    16. 16. 16 Alma@ULg–Digitalisaton Numérisation Partielle: Cocher la case ensuite Cliquer Add Request Attribute Compléter les champs obligatoires (*) Créer une demande de numérisation Via Alma • Patron, demande de numérisation partielle d’un livre Bureau de numérisation de l’implantation où l’exemplaire est localisé
    17. 17. 17 Créer une demande de numérisation Via Alma • Patron, demande de numérisation partielle d’un périodique exemplarisé Pas de numérisation pour un périodique non exemplarisé Alma@ULg–Digitalisaton
    18. 18. 18 Alma@ULg–Digitalisaton Créer une demande de numérisation Via Alma • Patron, demande de numérisation partielle d’un livre Message d’une demande soumise avec succès
    19. 19. Visualiser une demande de numérisation 19 • Pick From Shelf Pour consulter les demandes de numérisation, cliquer sur Tasks ou Pick From Shelf Alma@ULg–Digitalisaton
    20. 20. 20 Alma@ULg–Digitalisaton Sous Fulfillment > Resource Requests >Monitor Requests & Item Processes Visualiser une demande de numérisation Statut dans collections ULg : En place Disponibilité : 1 demande
    21. 21. 21 Liste de Pick up Requested Ressources Cliquer sur 1 pour consulter le détail sur le document et le demandeur. Cliquer Print Slip pour imprimer le bordereau. Cliquer sur Edit pour modifier la demande… • Pick From Shelf Alma@ULg–Digitalisaton Visualiser une demande de numérisation
    22. 22. 22 Traiter une demande de numérisation • Après Pick From Shelf • Bordereau de la demande de numérisation en cliquant sur Print Slip Alma@ULg–Digitalisaton
    23. 23. 23 Alma@ULg–Digitalisaton Entrer le code-barres • Scan In Items Traiter une demande de numérisation
    24. 24. 24 Alma@ULg–Digitalisaton • Après Scan In Items  Digitization Traiter une demande de numérisation
    25. 25. 25 Alma@ULg–Digitalisaton Statut dans collections ULg Traiter une demande de numérisation • Après Scan In Items  Digitization Statut dans Alma
    26. 26. Schéma de Workflow numérisation 26 Circulation Desk Operator/User Requests Operator Request Pick from Shelf Print Slip Scan Item Scan Item Item Item Work Order Operator Digitization Document Delivery Alma@ULg–Digitalisaton
    27. 27. L’auteur et/ou les ayants droits ne peuvent interdire la reproduction numérique d’un document protégé par le droit d'auteur à condition de respecter certaines conditions fixées par la loi (v. Code de droit économique - Livre XI - Titre 5 : site Internet http://economie.fgov.be/fr/modules/publications/general/code_de_droit_econo mique.jsp ) Ainsi, la digitalisation est autorisée pour une utilisation: • A des fins d’illustration de l'enseignement ou de recherche scientifique • A des fins de conservation 27 Droit d’auteur en Belgique et demandes de la digitalisation Alma@ULg–Digitalisaton
    28. 28. La diffusion d’œuvres protégées sans l'autorisation de l'auteur et/ou des ayants droit ne peut s'envisager que dans deux hypothèses : 1. Une communication sur le réseau intranet de l'ULg pour autant que celle-ci soit réalisée à des fins de recherche ou d'illustration de l'enseignement et à condition que cela ne nuise pas à l'exploitation normale de l’œuvre et que la source, en ce compris le nom de l'auteur, soit indiquée 2. Une communication à des fins de recherches ou d'études privées limitée aux œuvres faisant partie des collections de l'Université qui ne sont pas offertes à la vente ni soumises à des conditions en matière de licence (c'est- à-dire les éditions épuisées et les œuvres divulguées qui n'ont pas été commercialisées) via des terminaux spéciaux accessibles dans les locaux de l'établissement (consultation sur place). 28 Droit d’auteur en Belgique et demandes de la digitalisation Alma@ULg–Digitalisaton

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