Fulfillment - Circulation desk operator limited

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Circulation desk operator limited

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  • Fulfillment - Circulation desk operator limited

    1. 1. Alma @ ULg - Fulfillment à l’intention des agents ULgLibrary, des candidats jobistes, des stagiaires Circulation Desk Operator Limited Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited alma-fulfillment@lists.ulg.ac.be
    2. 2. 2  visualiser la fiche d’un lecteur  ajouter une note sur la fiche d’un lecteur  effectuer des opérations de prêt  encaisser des amendes  effectuer des transits d’ouvrages Le rôle de Circulation Desk Operator Limited vous permettra de Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    3. 3. Alma @ ULg - Fulfillment Notions préliminaires Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited 3
    4. 4. 4 1. pick-up location ou configuration des bibliothèques de retrait pour les documents en transit 2. Règles de circulation (nombre de documents empruntables, durée initiale du prêt et durée des renouvellements) 3. Statuts de prêt Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited 3 notions de base pour aborder la circulation des documents au sein des bibliothèques de l’ULg
    5. 5. 5 Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited Pick-up location
    6. 6. 6 Sart Tilman Zone Sud Sart Tilman Zone Nord Gembloux Arlon Liège centre Louvrex - Botanique 7 campus avec 9 pick-up location Bibliothèque des Sciences agronomiques BST – Campus Arlon ALPHA – Bibliothèque principale Bibliothèque des Sciences de la Vie Bibliothèque Graulich BSV avec son antenne VT BST- Sciences Liège centre XX Août Liège centre Outremeuse BST - Sc. Appl. & Mathématiques BST- Géosciences Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited Direction Générale du Réseau des bibliothèques
    7. 7. 7 7 campus 9 pick-up location Arlon BST - Campus Arlon Gembloux Bibliothèque des Sciences agronomiques Liège centre – XX Août Liège centre - Outremeuse Alpha - Bibliothèque principale Liège centre – Louvrex - Botanique Sart Tilman zone Nord Bibliothèque Graulich BST - Sciences BST - Sciences appliquées & Mathématiques BST – Géosciences Direction Générale du Réseau des bibliothèques Sart Tilman zone Sud Bibliothèque des Sciences de la Vie Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    8. 8. 8 Règles de circulation nombre de documents empruntables, durée initiale du prêt et durée des renouvellements Location Type = Fulfillment Unit dans Alma Personnel ULg + CHU Master + Doctorant S ULg Bachelier ULg Etudiant & personnel NON ULg Visiteur ( 1 an) Visiteur (1 mois) Empruntable long terme Extended 3 mois R 9 mois 3 mois R 3 mois 1 mois R 1 mois 1 mois R 1 mois 1 mois R 1 mois consultable uniquement Empruntable normal Regular 1 mois R 3 mois 1 mois R 1 mois 1 mois R 1 mois 1 mois R 1 mois 1 mois R 1 mois consultable uniquement Consultable sur demande Storage 7 jours 7 jours 7 jours 7 jours 7 jours 7 jours Empruntable court terme Short Loan 7 jours R 3 semaines 7 jours R 1 semaine 7 jours R 1 semaine 7 jours R 1 semaine 7 jours R 1 semaine consultable uniquement Emprunt 1 jour Limited 1 jour 1 jour 1 jour 1 jour 1 jour consultable uniquement Total des emprunts/consultations 60 D 60 D 30 D 30 D 30 D 5 D Légende : D = document, R = durée maximale de renouvellement (durée de prêt initiale non incluse) 2 exceptions : Graulich : pas de prêt aux Bacheliers et MAL section B : durée de consultation plus longue Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    9. 9. 9 • Normal : prêt • Normal (with user) : emprunt sur place (dans le cadre d’une Reading Room) ou à domicile dans le cadre d’un bureau de prêt normal • Renew : prêt renouvelé • Recalled : prêt rappelé par une request (= pas de renouvellement possible) pour le prêt d’un document Extended (emprunt 3 mois pour certains lecteurs), si une Request est faite pour le document - > la durée du prêt est raccourcie (avec une durée incompressible d’1 mois) -> le lecteur reçoit alors un mail lui indiquant la nouvelle date de retour • Claimed return : retour contesté • Lost : perdu (ouvrages non rentrés depuis plus de 75 jours) Statuts de prêt : normal, renew, recalled Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    10. 10. Alma @ ULg - Fulfillment Visualiser la fiche d'un lecteur (user / patron) Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited 10
    11. 11. Trouver un lecteur À partir du menu déroulant en cliquant sur l'icône Alma (ou raccourci F2) -> fulfillment -> Checkout/chekchin-> Manage Patron Services (ou raccourci Alt+F2) 11 Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    12. 12. Trouver un lecteur : 2 options de recherche 12 • soit par le prénom et le nom de famille • en commençant par l’un ou par l’autre • soit par l'identifiant ULg • En scannant la carte d'étudiant ou du membre du personnel • En introduisant l'identifiant manuellement Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    13. 13. attendre que la liste déroulante des noms apparaisse & sélectionner 13 Patron identification Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    14. 14. 14 Si le compte d’un lecteur est expiré : un pop up apparaît • Ne pas cliquer sur Renew • Possibilité de cliquer sur OK pour visualiser la fiche • Si le lecteur souhaite se réinscrire, faire appel à un documentaliste ou un scientifique Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    15. 15. Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited 15 Patron Services : 3 zones d'informations différentes 1. informations sur le lecteur 2. notes système et notes ajoutées par le personnel 3. accès aux services : prêt, retour de prêt et requests (réservations…) 3. 2.1. ⇒ renvoi au pavé Patron Identification pour chercher un autre lecteur (sans passer par le menu Alma) ou raccourci Ctrl+Alt+D La fiche lecteur
    16. 16. 16 User Details -> 9 onglets « thématiques » Zone 1: Informations sur le lecteur
    17. 17. 17 dans le 1er onglet General information trois pavés (seuls deux sont visualisables)
    18. 18. 18 pavé User information date d'expiration du compte lecteur Purge date : date à partir de laquelle la fiche du lecteur pourrait être supprimée du systèmeAvec possibilité d’adresser un mail
    19. 19. 19 pavé User Roles Les lecteurs ont seulement le rôle de Patron juste une visualisation ! Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    20. 20. 20 Alma@ULg-Acquisitions-TITREDUPPT …ces informations sont strictement à usage professionnel ;-) dans le 2e onglet Contact Information
    21. 21. 21 Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited dans le 3e onglet Identifiers Juste une visualisation !
    22. 22. 22 dans le 4e onglet Notes 1. Le premier élément : il peut s’agir d’une information expliquant où travaille le lecteur (u ou c) ou bien où étudie le lecteur (s) ATTENTION, ces informations, héritées de notre ancien logiciel, SONT OBSOLETES. Il ne faut pas pas en tenir compte. 2. Eléments suivants : notes ajoutées par le personnel des bibliothèques correspond au contenu de l'onglet User Notes du Patron Services Seuls les Circulation Desk Operators (non limited) pourront supprimer ou modifier une note insérée par un collègue
    23. 23. 23 User viewable : pour rendre la note visible au lecteur quand il se connecte sur MyLibrary (Primo) dans le 4e onglet Notes Une note peut être ajoutée (Add Note)
    24. 24. 24 un CD Limited peut uniquement visualiser les blocages (pas d'ajout, ni de suppression) À partir de cet onglet "Blocks" : on visualise tous les blocages insérés par le personnel (mais pas les blocages générés par le système) dans le 5e onglet Blocks Un blocage empêche le lecteur de bénéficier de certains services de la bibliothèque : prêt, renouvellement de prêt, service de prêt interbibliothèques…
    25. 25. 25 2 types de blocages Les blocages système Les blocages insérés par le staff • outrepassables ou pas en fonction du rôle & de la gravité du motif de blocage • visualisés (pop up) quand on accède à la fiche du lecteur et si on essaie de faire un prêt • outrepassables ou pas en fonction du rôle et de la gravité du motif de blocage. Certains blocages ne sont outrepassables par personne 2 blocages système importants : -> conséquence : plus de prêt, ni de renouvellement possibles (sauf pour les U/C) ☑ amende > 25 euros (Cash – limit of 25.00 EUR exceeded) ☑ au moins 3 documents en retard (overdue limit of 3.0 exceeded) non outrepassables ! Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    26. 26. 26 Avec possibilité de tri sur : • les amendes à payer (Status Active) • les amendes déjà payées (Status Closed) • les amendes contestées (Status in Dispute) dans le 6e onglet Fines/Fees
    27. 27. 27 Il est possible d'ajouter manuellement une amende ou autre frais :
    28. 28. 28 Active balance : montant total des amendes à payer (uniquement pour les documents déjà restitués OU DECLARES “Lost” par le système) Disputed balance : montant total des amendes contestées (uniquement les documents déjà restitués ou LOST) ATTENTION : ces Disputed balances ne sont pas bloquantes Dispute : si contestation View Loan : donne les détails du prêt (avec toutes les dates)
    29. 29. 29 Pour visualiser le montant total des transactions dues pour les documents déjà restitués ne prend pas en compte les amendes pour les ouvrages en retard non rendus Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    30. 30. 30 L’onglet loan (Alt+1) : pour visualiser tous les prêts -> permet de visualiser les montant des transactions dues pour les documents non encore restitués ou non déclarés “Lost”
    31. 31. 31 PAS d’accès au 7e onglet Statistics et au 9e onglet Proxy for -> non accessibles pour le CD Limited " you do not have permission to access the requested page…" Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    32. 32. 32 Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited dans le 8e onglet Attachment Permet de visualiser les mails envoyés par Alma au lecteur Ne rien supprimer Juste une visualisation !
    33. 33. 33 Les blocages, les notes et les transactions payantes sont visibles, dans Primo (= le catalogue en ligne d’ULgLibrary), par l'utilisateur lorsqu'il se connecte à MyLibrary pour le lecteur ;-) Concernant les notes : uniquement visibles si la fonction User Viewable est activée ! Les notes ajoutées à des blocages ne sont pas visibles par l’utilisateur ! Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    34. 34. Zone 2 : notes système (Notes) et notes ajoutées par le personnel (User Notes) 34 • Par défaut : apparaissent les notes automatiquement générées par le système (en dessous de l'onglet Notes) Il s'agit de toutes les notes relatives aux opérations de prêt ou de requests • User has x overdue item(s) • User has x item(s) waiting for pickup avec précision de la bibliothèque concernée Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    35. 35. 35 • onglet User Notes : la première peut indiquer dans quel service la personne travaillait en 2015 (U… ou C…) ou dans quelle section (et année d'étude) l'étudiant était inscrit en 2015 (S… ou B…) (DONC OBSOLETES) + des notes ajoutées par le personnel. renvoie au contenu de l'onglet Notes du User Details
    36. 36. 36 Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited Zone 3 : gestion des prêts, des retours de prêt et des requests
    37. 37. Alma @ ULg - Fulfillment Gérer les opérations de prêt  Faire un prêt  Faire un retour de prêt  Percevoir une amende  Statuts de prêt et retour de cas particuliers Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited 37
    38. 38. 38 Visualiser la zone 3 3 onglets • Loans (prêts) • Returns (retours) • Requests (réservations ou demandes de déplacement de documents localisés dans une réserve distante ou dans une autre bibliothèque)
    39. 39. 39 À partir de l'onglet Loans (Alt+1) : visualiser les prêts d'un lecteur Par défaut : « All » -> visualise tous les prêts en cours Pour voir uniquement les prêts de la session, sélectionner « This session » Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    40. 40. 40 • permet de voir tous les documents en prêt pour un lecteur (tri possible par titre ou par date de retour (due date)) • permet de visualiser les montant des transactions dues pour les documents non encore restitués ou non déclarés “Lost” (pas encore comptabilisés dans l’active balance) Liste des prêts d'un lecteur
    41. 41. 41 L’active balance comptabilise uniquement : • Les ouvrages déjà rentrés • Les ouvrages Lost Les documents en retard et non rentrés (statut de prêt Normal ou Renewed) ne sont pas comptabilisés dans l’active balance Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    42. 42. 42 L’active balance ci-dessous montre que les documents en retard et non rentrés n’y sont pas comptabilisés Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    43. 43. 43 • permet de voir tous les documents en prêt pour un lecteur (tri possible par titre ou par date de retour (due date)) • permet de renouveler (Renew) un prêt (à condition…) : boutons Renew Selected et Renew All ou bouton Actions, avec son menu déroulant Liste des prêts d'un lecteur À partir du menu déroulant Actions : • permet de visualiser l'historique de prêt du document (-> Loan History) • permet de contester un prêt (-> Claimed Return) • permet de visualiser la file de réservation (View Queue) • permet de voir les notes (-> View Notes)
    44. 44. 44 Renouvellement d'un prêt (Renew) à partir du bouton Actions disponible pour chaque document en prêt NB : le lecteur peut aussi le faire lui-même à partir de MyLibrary
    45. 45. 45 1) le renew se calcule en durée maximale (et non pas en actions) Exemple : Le 1er juillet 2016, un lecteur bachelier a emprunté un document regular (règles : 1 mois + 1 mois de renouvellement). La due date initiale est le 01/08/16. Dans ce cas, le lecteur « pourra » garder le document au plus tard jusqu’au 01/09/16 (si renouvellement). Scénario 1 : renew le 01/08/2016, nouvelle due date le 01/09/16 Scénario 2 : 1e renew le 15/07/16 avec une nouvelle due date le 15/08/16 et 2e renew le 14/08/2016 avec une nouvelle due date le 01/09/16 2) Il est possible de renouveler un prêt alors que la première due date est dépassée : mais la nouvelle due date ne dépassera pas la due date initiale + durée maximale de renouvellement. Ce renouvellement ne supprime pas les amendes éventuelles due au dépassement de la due date initiale. Retour sur notre exemple : Scénario 3 : renew le 4/08/15, nouvelle due date le 01/09/15 Précisions sur le Renouvellement Le renew n’est pas possible si : - le document est demandé par un autre lecteur - le lecteur est bloqué Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    46. 46. 46 Idéalement en scannant le code-barres de l’ouvrage Alma qui se trouve le plus souvent sur le quatrième de couverture. (si non, taper le code-barres) Effectuer un prêt Le code-barres Alma est différent de celui de l’éditeur (généralement au dos de l’ouvrage)
    47. 47. 47 Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited Due date = date limite à laquelle doit être rentré Ne pas confondre Due date et Loan Date
    48. 48. 48 Certains comptes lecteurs sont bloqués (Loan blocked) (pop up). Cela signifie que le lecteur ne peut plus emprunter, ni renouveler ses prêts. Si le compte du lecteur est expiré, faire appel à un Circulation Desk Operator (Ne jamais cliquer sur le Renew) En cas de blocage, faire appel à un Circulation desk Operator ou un Manager (si motif plus grave) Les blocages
    49. 49. 49 à partir de l'onglet Returns (raccourci Alt+F2) : visualiser l'historique des retours d'un lecteur Après avoir sélectionné All Pour visualiser ce qu'il y a derrière le Effectuer un retour de prêt
    50. 50. 50 Idéalement en scannant le code-barres (si non, introduire le code-barres) retour de prêt : 1e option (à partir de l’onglet Returns de la fiche lecteur ATTENTION : cliquer sur le bouton Done une fois que tous les retours sont effectués pour confirmer l’envoi (mail) de la liste des retours de prêts au lecteur
    51. 51. 51 • Cette fonction n’apparaît que pour les circulation desk ayant des Reading Room Retour de prêt Final/Not Final Final : le lecteur n'a plus besoin du document qui a été mis en hold shelf - > le document passe en Expired Hold Shelf -> on peut donc le ranger en rayon Not final : le lecteur a encore besoin -> le document restera en Active Hold Shelf En principe cette fonction est réservée aux Reading Room mais pourrait être utilisée lors d’un retour de prêt. Par défaut, le mode est toujours Final Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    52. 52. 52 Exemple de mail que le user reçoit confirmant le retour des ouvrages empruntés
    53. 53. 53 plus rapide (sans passer par la fiche lecteur) MAIS Le lecteur reçoit un mail « reçu de retour » par document rentré À partir du menu déroulant en cliquant sur l'icône Alma (ou raccourci Alt+R) -> Fulfillment -> Checkout/chekchin-> Return Items retour de prêt : 2e option Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    54. 54. 54 Les livres en retard et les amendes amende due pour le retard de ce livre Attention : être vigilant car (actuellement) pas de pop up stipulant que l'ouvrage est rentré avec retard et qu'une amende est due Pay : pour percevoir les amendes
    55. 55. 55 Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited Exception pour les bibliothèques Alpha : Les lecteurs U/C ne paient pas les fines (amendes de retard) Encaisser le paiement des amendes
    56. 56. 56 toutes les amendes (all fines) amendes spécifiques (specific fines) percevoir l'entièreté du montant ou une partie -> payment amount percevoir une amende : 2 options Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited Exemple de perception de toutes les amendes (all fines)
    57. 57. 57 amendes spécifiques (specific fines) ✓ 1. sélectionner la(les) amende(s) qui seront payées (en totalité ou partiellement) Exemple : l'utilisateur va payer une partie de son amende pour clef perdue 2. 3. clic sur Send pour enregistrer le payement ! + confirmer (pop up)
    58. 58. 58 Exemple de mail que le user reçoit confirmant le payement des frais ou de l'amende
    59. 59. 59 Les documents « lost » Un document a un statut « lost » : • si le lecteur l’a spontanément déclaré perdu au bureau d’accueil • si le document n’a pas été rentré après 75 jours (traitement automatique) Conséquences pour le lecteur 1) Réception d’un mail (et ensuite d’une facture) l’invitant à payer : ▪ les frais de remplacement du document perdu (30 € ou prix de remplacement réel) ▪ les frais de retard 2) Dans la plupart des cas, blocage du compte lecteur, car le montant de 25 € est dépassé (sauf pour les usagers U et C) Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    60. 60. 60 2 options sont possibles et Alma réagit différemment suivant le choix fait (avec des impacts différents sur la fiche du lecteur) Option alternative : found item (pour nos récidivistes !!) • Les frais de remplacement du document perdu sont crédités de l’active balance • Les amendes sont calculées entre la date du « lost » et la date du « found item » Option à privilégier : return items • Les frais de remplacement du document perdu sont crédités de l’active balance • Pas de calcul d’amendes supplémentaires Que faire lors du retour d’un ouvrage « lost » ? Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    61. 61. 61 Les documents « recalled » Lorsqu’un document est réservé par un autre lecteur (recalled), la demande n’apparaît pas du le Pick from Shelf., MAIS un pop-up apparaît lors du retour de prêt (on doit alors placer le document sur le hold shelf ou le mettre en transit si il doit aller dans une autre Pick up Location). Bien lire les messages affichés par Alma lors du retour d’un document Le statut de prêt « recalled » signifie qu’un autre lecteur a réservé ce document
    62. 62. 62 Les documents « Claimed Return » en sélectionnant Claimed Return ajout de note possible Changement du contenu Actions quand signalé Claim Returned : avec option Found Item si le document est retrouvé
    63. 63. 63 Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited Claimed Return  Situation peu fréquente  à utiliser quand le lecteur affirme avoir rendu le livre précédement  stoppe le calcul des amendes (mais celles déjà comptabilisées restent)  l’action Claimed Return doit être suivie d’une vérification en rayon immédiate  si le document n’est pas retrouvé en rayon, le problème doit être gardé à l’œil, car après 75 jours l’ouvrage passera en Lost et les frais de remplacement seront ajoutés sur la fiche lecteur
    64. 64. 64 Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited Les documents provenant de Services ULg Lors du retour d’un ouvrage localisé d’un service, un pop-up apparaît indiquant que l’ouvrage doit être transféré vers le service Prévenir un Circulation Desk Operator qui a les droits sur le Circulation Desk du service qui effectuera le retour physique et le scan in items pour que l’ouvrage soit à nouveau disponible
    65. 65. Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited Visualiser les Requests d’un lecteur 65
    66. 66. 66 Réservation d'un document présent sur place ou commande d'un document localisé dans une réserve distante ou dans une autre bibliothèque Si 0 : le lecteur est le premier dans la liste Si 1 : si le traitement de la request n’a pas encore commencé possibilité d'annuler une request (en cliquant sur Actions) Visualiser les requests (onglet Requests ou raccourci Alt+3)) Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    67. 67. 67 Annulation d'une request (Request Cancellation) L'ajout d'une note (Cancellation Note) : visible dans Analytics + mail envoyé au lecteur TOUJOURS EXPLIQUER UNE ANNULATION DE MANIÈRE DETAILLEE Avec toujours l'option Après accord d’un Circulation Desk Operator /Circulation Desk Manager Les 4 choix les plus fréquents : o le lecteur n'est plus intéressé (patron no longer interested) o annulé à la demande du lecteur (cancelled at patron's request) o attribué à un autre lecteur (Request switched) o Livre intransportable par courrier interne (cannot be fulfilled) Alma@ULg–CirculationDeskOperatorLimited
    68. 68. 68 Exemple de mail reçu par le lecteur pour lui signifier que sa réservation a été annulée

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