Fulfillment - Request operator

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    1. 1. Alma @ ULg - Fulfillment Request Operator Alma@ULg–RequestOperator à l’intention des agents ULgLibrary, des candidats jobistes, des stagiaires alma-fulfillment@lists.ulg.ac.be
    2. 2. 2 Au terme de ce module, vous serez capable de • visualiser les request à traiter, pour votre bureau de prêt ; • réaliser les opérations de traitement sur les requests ; • gérer le hold shelf de votre bureau de prêt ; • visualiser les requests entre les bibliothèques du Réseau. Alma@ULg–RequestOperator
    3. 3. 3 Request = demande de réservation ou commande d'un document d'une autre bibliothèque • soit le lecteur crée une request à partir de Primo • soit le documentaliste (rôle Circulation Desk Operator) peut créer une request pour un lecteur, à partir d'Alma Qui peut faire une request ? Qu'est-ce qu'une Request ? Alma@ULg–RequestOperator
    4. 4. 4 user Circulation Desk Operator transit bibliothèque pick-up armoire de réservation (hold shelf) traiter les requests visualiser les requests à traiter Que va faire le request operator ? Alma@ULg–RequestOperator
    5. 5. Alma @ ULg - Fulfillment Visualiser les requests à traiter pour votre bureau de prêt Alma@ULg–RequestOperator 5
    6. 6. 6 Pour voir les requests à traiter pour votre bureau de prêt : 3 possibilités
    7. 7. 7 Affichage des requests (Pick Up Requested Resources) ou raccourci Alt+P Requests à traiter par notre bureau de prêt facettes qui permettent de trier les requests (par bibliothèque, type de document, destination…) Alma@ULg–RequestOperator
    8. 8. 8 Affichage des requests et options disponibles • Print slip : pour imprimer le bordereau (« fantôme ») • Edit : pour modifier la request • Cancel Request : pour annuler la request • Update Expiry : pour modifier la date d’expiration de la request • Skip Location : pour attribuer la request à un autre bibliothèque qui possède également un exemplaire du document (si c’est le cas) • Mark as Missing : modifie le statut de l'item dans la notice même -> « manquant » dans Primo • View Title in search : pour visualiser la fiche du document en recherche Alma@ULg–RequestOperator Les options varient suivant le document et les roles Alma
    9. 9. 9 Sur le chiffre de Requests pour faire apparaître différentes informations sur la Request, dont la bibliothèque de destination Alma@ULg–RequestOperator
    10. 10. Alma @ ULg - Fulfillment Réaliser les opérations de traitement sur les requests Alma@ULg–RequestOperator 10
    11. 11. 11 Alma@ULg–RequestOperator Visualiser les request à traiter sur le Pick from Shelf (raccourci Alt+P
    12. 12. 12 Étapes à suivre : 1. Print slip : impression d'un bordereau (« fantôme ») (INDISPENSABLE si envoi dans une pick-up location extérieure) 2. aller chercher le document en rayon 3. scanner le document (icône Alma -> Fulfillment -> Resource Requests -> Scan in items) Alma@ULg–RequestOperator
    13. 13. 13 En d’autres mots : user Circulation Desk Operator = demande de réservation ou commande d'un document d'une autre bibliothèque traitement transit bibliothèque pick up automatique user hold shelf automatique user Request Operator 1. aller chercher le document 2. scanner le document 3. l'envoyer (transit) ou le mettre dans l'armoire de réservation (hold shelf) Alma@ULg–RequestOperator
    14. 14. 14 Réservation : le document demeure dans sa bibliothèque sur le Hold Shelf Bibliothèque propriétaire • Procédure : scanner le document (Scan in items) -> envoi automatique d'un mail au demandeur Armoire de réservation 2 possibilités emprunt consultation sur place Alma@ULg–RequestOperator • dans Primo : devient « emprunté » • dans Alma : devient en hold shelf puis loan (si prêt) Le statut du document change
    15. 15. 15 Bibliothèque propriétaire • Procédure : scanner le document (Scan in items) • Si circ-desk de transit: scanner deux fois: in and out Transit (courrier interne ou navette) Bibliothèque de retrait (pick up location) • Procédure : scanner le document (Scan in items) • -> envoi automatique d'un mail au demandeur Transit Le statut du document change • dans Primo : devient « emprunté » • dans Alma : devient « en transit », puis « hold shelf », puis « loan » (si prêt) 2 possibilités emprunt consultation sur place Alma@ULg–RequestOperator avec le slip
    16. 16. 16 Le simple fait de scanner le document -> en transit ou en hold shelf (réservation) dans notre exemple : c'est un document de BSV (voir Circulation desk) et qui doit être transféré, à la demande du lecteur, en BST-Sciences Place in queue indique le nombre de request en cours sur le document
    17. 17. 17 Si on scanne le mauvais livre, ou si on se trompe de code barre Alma vous demande gentiment de le remettre à sa place ☺ Alma@ULg–RequestOperator
    18. 18. 18 AlmaAlma@ULg–RequestOperator Quand un livre arrive d’une autre bibliothèque, il faut effectuer le Scan in et le déposer en Hold shelf
    19. 19. 19 Exemple de mail que reçoit le lecteur lorsque le document demandé est disponible
    20. 20. Alma @ ULg - Fulfillment Gérer le hold shelf de votre bureau de prêt Alma@ULg–RequestOperator 20
    21. 21. 21 Qu'est-ce que le hold shelf ? = "armoire" où sont placés des documents • appartenant à notre bibliothèque et réservés pour consultation ou prêt ; • appartenant à une autre bibliothèque ULg et mis à disposition d'un lecteur après transit. Active Hold Shelf Expired Hold shelfHold Shelf Alma@ULg–RequestOperator
    22. 22. 22 Alma@ULg–RequestOperator 3 types de Hold Shelf dans Alma Selon la bibliothèque et le contenu de ses collections, chaque entité sera dotée du/des type(s) de Hold Shelf le(s) plus adéquat(s) à son bon fonctionnement : Le Hold Shelf type Loan (pour les empruntables uniquement): est réservé aux bibliothèques proposant un Hold Shelf consacré exclusivement à des documents empruntables, et ne disposant d’aucun document Storage (consultable sur demande). p.e. ALPHA-Bureau du prêt Le Hold Shelf type Reading Room (pour les consultables sur demande uniquement): est réservé aux salles de lecture (Reading Room) proposant un Hold Shelf consacré exclusivement à des documents Storage (consultables sur demande), et ne disposant d’aucun document empruntable. p.e. ALPHA – Salle de consultation (pour les documents Storage du MAL) Le Hold Shelf type mixte (pour les empruntables + les consultables sur demande): est réservé aux bibliothèques proposant un Hold Shelf consacré à des documents empruntables et à des documents consultables sur demande (Storage)
    23. 23. 23 Alma@ULg–RequestOperator 3 types de Hold Shelf dans Alma Notez que les bibliothèques disposant à la fois de documents empruntables et consultables sur demande pourront, selon leur fonctionnement, se doter : - soit du Hold Shelf mixte (déconseillé par ExLibris) - soit de 2 Hold Shelf (Hold Shelf type Loan + Hold Shelf type Reading Room) => ce qui exige 2 Circulation Desk distincts ATTENTION : le second choix implique une procédure qui peut se révéler lourde si vous ne possédez qu’un type de document en Storage, bien identifiable (p.e. des mémoires). En effet, selon le document réservé, empruntable ou consultable sur demande, vous devrez à chaque fois changer de Circulation Desk pour gérer le Hold Shelf.
    24. 24. 24 Pour visualiser les demandes non expirées -> Active Hold Shelf demandes expirées -> Expired Hold shelf Alma@ULg–RequestOperator
    25. 25. Active Hold Shelf 25 Options disponibles pour les Active Hold Shelf : • Cancel Request • Update Expiry • Mark as Missing pour les documents en Hold Shelf dont la date de mise à disposition suite à la request n'est pas dépassée (active) Durée de l'Active Hold Shelf = 7 jours (plus long pour les Storage du MAL = BP ALPHA) Alma@ULg–RequestOperator Options de Tri
    26. 26. 26 À partir de l'icône Alma -> Fulfillment -> Resource Requests -> Expired Hold Shelf Expired Hold Shelf pour les documents en Hold Shelf dont la date de mise à disposition suite à la request est dépassée (expired) 3 options 1. remise en rayon (Reshelve) 2. renvoyer à la bibliothèque propriétaire (Send to…) 3. Activate Next : pour traiter l'éventuelle demande suivante dans la queue des requests sur un même document
    27. 27. 27 Expired Hold Shelf : Reshelve pour les documents à replacer en rayon Attention : disparaît sans demande de confirmation ! ➬ changement de statut dans Alma : "item in place" ➬ dans Primo : « disponible » Cliquer sur Reshelve est indispensable lors de la remise en rayon si non, le document restera indisponible pour les autres lecteurs
    28. 28. 28 Quelles opérations après le retour de prêt ? Alma@ULg–RequestOperator
    29. 29. 29 Retour de l’ouvrage dans sa bibliothèque d’origine Alma demande de le ranger dans son rayon Alma@ULg–RequestOperator
    30. 30. 30 Petites précisions sur les retours de transit (Transit for Reshelving) • Un retour de document se fait toujours vers sa bibliothèque propriétaire, même si celle-ci n’est pas pick-up location Exemple : un livre d’ALPHA-Germanique, rentré en Bibliothèque des Sciences de la Vie, doit repartir par courrier interne vers ALPHA-Germanique (et non en ALPHA-Bibliothèque principale) ; et sans oublier de joindre le slip ! • Où renvoyer les livres appartenant à ALPHA-Bibliothèque principale ? ❑ Il faut savoir que la majorité des livres appartenant à ALPHA-Bibliothèque principale sont rangés au MAL ❑ La mention « Réserve Distante » (= MAL) apparaît sur le slip → à renvoyer au MAL via la navette Alma@ULg–RequestOperator
    31. 31. 31 Comment voyagent les documents en transit ou en retour de transit ? Par courrier interne ▪ de partout (sauf le MAL et Arlon) vers partout (sauf le MAL et Arlon) Par la navette ULgLibrary ▪ du MAL vers Pickup Locations SAUF Arlon (= les 9 pick-up location SAUF Arlon) ▪ de toutes les pickup location vers le MAL ▪ PIB entrant et sortant (sauf exceptions par courrier externe = bpost) Par courrier externe (= bpost) ▪ de partout vers Arlon et de Arlon vers partout (frais à charge de la bibliothèque et non du lecteur !) Alma@ULg–RequestOperator
    32. 32. 32 transit choisi par le lecteur (pickup location) Circ Desk principal lecteur Bibliothèque propriétaire request bibliothèque ou Primo Alma@ULg–RequestOperator Pour des raisons évidentes de bon fonctionnement
    33. 33. 33 Alma@ULg–RequestOperator Pour visualiser les requests entre les bibliothèques Monitor Requests & Item Processes Le Monitor Requests & Item Processes et la gestion complète des 3 types de Hold shelf sont abordées lors de la formation Request operator approfondie

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