Users : création et gestion

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Présentation sur la création et la gestion des usagers (Users) sur Alma dans les bibliothèques de l'Université de Liège

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Users : création et gestion

  1. 1. Alma @ ULg – User Management Users : création et gestion Version du 14 février 2017
  2. 2. Table des matières • Account Type • Public ULg • Users U, S et C • Lecteurs extérieurs • Users B • Users BX • Selected Patron Letters • Modifier un ULg en extérieur, et vice-versa • User U, S ou C -> User B • User B -> User U, S ou C 2 Alma@ULg–Users:créationetgestion
  3. 3. Account Type • Il existe 2 types de compte dans Alma (Account Type) : • Internal users • External users • A l’ULg, nous travaillerons quasi exclusivement avec le type External. • Les données des membres de la communauté universitaire sont gérées par des sources externes et importées dans Alma • L’authentification est géré de façon externe (SAML) 3 Alma@ULg–Users:créationetgestion Internal External A user whose core user details are managed within the system (for example, user name, password, contact information, and so forth). Users created by migration from an external system. The core user details are managed in an external system and can be viewed in Alma.
  4. 4. Users U, S et C • Identifiants • Commence par U ? membre du personnel ULg • Commence par S ?  étudiant ULg • Commence par C ?  membre du personnel CHU • Chargement quotidien à 2:00 • Fichier unique qui regroupe : • les données Penelope (Sxxxxxx) • les données Ulis (Uxxxxxx et Cxxxxxx) • avec dédoublonnement des données si nécessaire • Uniquement si le compte ULg est actif • Basé sur une clé unique • Compter +/- 48 h de délai entre création dans Ulis / Penelope et dans Alma • Comment savoir si un compte est toujours actif dans Ulis/Penelope ? • Si la date du jour correspond à la date de la dernière mise à jour (Updated By), cela signifie que le compte est toujours actif pour le SEGI et que la fiche Alma a été mise à jour. 4 Alma@ULg–Users:créationetgestion
  5. 5. 5 Alma@ULg–Users:créationetgestion
  6. 6. 6 Alma@ULg–Users:créationetgestion
  7. 7. Users U, S et C : dates • Status date : date de dernière mise à jour • Expiration date : date d’expiration de la fiche • Sxxxxxx en ordre d’inscription : 1er octobre de l’année académique en cours • Uxxxxxx et Cxxxxxx : 31 décembre de l’année civile. Une mise à jour a lieu chaque année en octobre pour les comptes actifs. • Purge date : • date pouvant servir de date pivot aux administrateurs pour supprimer les anciens Users • automatiquement toujours date d’expiration + 4 ans 7 Alma@ULg–Users:créationetgestion
  8. 8. Users U, S et C : mises à jour locales • Des mises à jour locales sont possibles dans Alma dans : • Contact Information • Adresses postales • Numéros de téléphone • E-mails • Notes • Les données gérées de façon externe (et donc non modifiables) sont marquées d’une coche verte. • Ces données peuvent être visualisées en détail (View) ou dupliquées (Duplicate) en vue de créer une nouvelle entrée. 8 Alma@ULg–Users:créationetgestion
  9. 9. Users U, S et C : mises à jour locales • Outre la duplication, on peut directement ajouter des données via les boutons Add… • Une donnée locale peut prendre le pas sur une donnée externe si la case Preferred est cochée!! 9 Alma@ULg–Users:créationetgestion
  10. 10. Lecteurs extérieurs • Deux types de lecteurs extérieurs : • Users B : ceux qui fréquentent nos bibliothèques et à qui on fournit un identifiant et un mot de passe pour accéder au wifi de l’ULg, aux postes fixes des bibliothèques et à MyLibrary. • Users BX : ceux qui ne fréquentent pas nos bibliothèques (avocats, médecins, entreprises privées…) et à qui on ne fournit pas de mot de passe. • Ils font appel à nos services pour essentiellement de la fourniture de documents appartenant ou non aux bibliothèques de l’ULg. • Ils ne paient pas de frais d’inscription, mais la fourniture des documents leur est facturée. • Les BX ne peuvent s’identifier sur Primo. • Remarque : « BX » signifie inscrit en Bibliothèque, eXclu de l‘authentification. 10 Alma@ULg–Users:créationetgestion
  11. 11. Users B 11 Alma@ULg–Users:créationetgestion
  12. 12. Users B : plugin Alma • Créer un User B dans Alma = permettre un accès au réseau wifi ULg et aux postes fixes des Bibliothèques • Pour établir une communication entre Alma et le LDAP ULg (qui gère les accès réseau), une application a été développée (par R. De Groof) • Aller sur http://mydelivery.lib.ulg.ac.be/alma • Glisser-déposer le bouton sur la barre des favoris / marque- pages / signets de votre navigateur internet. 12 Alma@ULg–Users:créationetgestion Attention: Tous les postes d’accueil qui vont gérer des opérations de création / modification de B doivent avoir ce plugin installé dans le navigateur !
  13. 13. Users B : création • Partir du bouton « Register New User » • Nouveau numéro B (Primary identifier) automatiquement généré par Alma • Remplir les champs obligatoires et/ou nécessaires : • First name, Last name • Job description • Gender • User group • Preferred language • Sélectionner YES en « Patron has institutional record » et « Public externe » en Owning system 13 Alma@ULg–Users:créationetgestion • Birth date • Expiration date • Resource Sharing Library • Adresse, numéro de téléphone, e-mail (+ sélectionner le type)
  14. 14. Users B : création • Job description • Y introduire la HE, l’univ… et l’année d’étude • Gender • Permet la génération de « Madame » ou de « Monsieur » dans les lettres • Preferred language • Permet la génération des lettres dans la langue appropriée (fre ou eng) • Resource Sharing Library • Sélectionner la Bibliothèque PIB la plus appropriée dans la liste • Purge date • Ne pas la compléter ! • Remplie automatiquement par une API Alma : date d’expiration + 4 ans 14 Alma@ULg–Users:créationetgestion
  15. 15. Users B : création • Expiration date : date d’expiration de la fiche • A remplir selon le User Group approprié 15 Alma@ULg–Users:créationetgestion User Group Catégorie Validité Extérieur Extérieur 1 an à partir de la date de l’inscription Extérieur - Etudiant, personnel NON ULg Etudiant, enseignant ou chercheur non ULg 1er octobre de la 2e année de l’année académique en cours Extérieur - Visiteur Visiteur (ne peut pas emprunter) 1 mois à partir de la date de l’inscription Exemple : un étudiant d’une HE s’inscrit durant l’année académique 2016-2017. La date de fin de validité de son inscription sera le 1er octobre 2017. Un lecteur B ne peut pas avoir un User Group ULg !
  16. 16. Users B : création • Adresse e-mail • Les communications Alma passent par adresse e-mail. • Que faire si le User n’a pas d’adresse e-mail ? • Mettre l’adresse d’une des 5 imprimantes principales • Il suffit d’utiliser celle de votre bibliothèque lors de l’inscription • Cela permet aux lettres de rappel (Overdue Notice Letter) et aux lettres de notification d’un document perdu (Full Lost Loan Notification Letter) de sortir sur les imprimantes des bibliothèques. 16 Alma@ULg–Users:créationetgestion Bibliothèque Adresse de l’imprimante ALPHA prtALP2@ulg.ac.be BSA prtBSA1@ulg.ac.be BST prtBST1@ulg.ac.be BSV prtBSV2@ulg.ac.be Graulich prtGRA1@ulg.ac.be
  17. 17. 17 Alma@ULg–Users:créationetgestion Exemple de fiche complétée (avant enregistrement dans Alma)
  18. 18. Users B : création • Une fois la fiche complétée • Ne pas cliquer sur le bouton • Cliquer sur le plugin ajouté dans vos favoris 18 Alma@ULg–Users:créationetgestion
  19. 19. Users B : création • La fenêtre Alma se ferme automatiquement • Les données introduites sont enregistrées dans Alma, et la Purge date ajoutée 19 Alma@ULg–Users:créationetgestion Le User peut désormais accéder au réseau ULg et à son compte MyLibrary. • Une nouvelle fenêtre : • confirme l’inscription du User dans le LDAP • affiche le mdp à communiquer au User • permet d’imprimer la carte de lecteur • Date d’expiration Alma = date d’expiration pour le LDAP aussi
  20. 20. 20 Alma@ULg–Users:créationetgestion Carte Mot de passe
  21. 21. Users B : modification • Modifier une information sur l’User ? • Corriger une date de naissance • Ajouter un numéro de GSM • Modifier une adresse email • … • Cliquer simplement sur le bouton • Corriger/compléter le nécessaire et faire • L’alerte relative à la synchronisation n’est pas pertinente puisque les B, mêmes si marqués dans Alma comme EXTERNAL, ne sont pas synchronisés avec les BDD Ulis et Penelope. 21 Alma@ULg–Users:créationetgestion
  22. 22. Users B : prolongation • Cliquer sur le bouton • Modifier la « Expiry date » • Appeler le plugin Alma (cf. procédure ci-dessus) • La fenêtre Alma se ferme automatiquement • La Purge date est mise à jour (= Expiration date + 4 ans) • Une nouvelle fenêtre : • confirme la réinscription du User dans le LDAP • affiche le nouveau mdp à communiquer au User 22 Alma@ULg–Users:créationetgestion Prolongation du compte d’un B = Génération d’un nouveau mot de passe
  23. 23. Users B : prolongation • Attention • Cliquer simplement sur le bouton Renew lors d’une alerte système changera la Expiration date… mais ne mettra pas à jour le LDAP !! • La date d’expiration Alma doit être égale à la date d’expiration pour le LDAP •  N’utilisez pas la fonction « Renew » et procédez d’abord à la modification de la « Expiration date » en mettant le LDAP à jour avec le plugin! 23 Alma@ULg–Users:créationetgestion Expiry date Alma = date d’expiration LDAP
  24. 24. Users BX 24 Alma@ULg–Users:créationetgestion
  25. 25. Users BX : création • Partir du bouton « Register New User » • Remplacer le préfixe B du Primary identifier (automatiquement généré par Alma) par BX • Remplir les champs obligatoires et/ou nécessaires : • First name, Last name • Job description (médecin, avocat, entreprise privée…) • Gender • User group • Preferred language • Birth date • Expiration date • Resource Sharing Library • Adresse, numéro de téléphone, e-mail (+ sélectionner le type) • Sélectionner YES en « Patron has institutional record » 25 Alma@ULg–Users:créationetgestion
  26. 26. Users BX : création • Job description • Y introduire la profession : médecin, avocat, entreprise privée… • User group • Choisir « Extérieur - Usager BX » (prêt non autorisé) • Expiration date • 1 an à partir de la date d’inscription • Purge date • Ne pas la compléter 26 Alma@ULg–Users:créationetgestion
  27. 27. Users BX : Exemple de fiche complétée (avant enregistrement dans Alma) 27 Alma@ULg–Users:créationetgestion
  28. 28. Users BX : création • Une fois la fiche complétée • Cliquer sur le bouton • Le User est donc encodé dans Alma, mais pas dans le LDAP ! • Il peut être utilisé dans les opérations de Request et de Resource Sharing • Attention : Il ne faut donc pas utiliser le plugin Alma !! 28 Alma@ULg–Users:créationetgestion
  29. 29. Users BX : prolongation • Cliquer sur le bouton • Modifier la « Expiration date » et cliquer sur • Remarques : • Ne pas utiliser le plugin Alma • Ne pas utiliser la fonction « Renew » 29 Alma@ULg–Users:créationetgestion
  30. 30. Selected Patron Letters • Le bouton « Selected Patron Letters » situé sur chaque fiche permet de ne pas envoyer certains avis et rapports aux usagers. • Par défaut, toutes les lettres sont cochées. • Il est demandé de ne pas désactiver ces cases ! 30 Alma@ULg–Users:créationetgestion
  31. 31. Modifier un ULg en extérieur, et vice-versa 31 Alma@ULg–Users:créationetgestion
  32. 32. User U, S ou C -> User B • Quand un ancien étudiant (Sxxxxxx) ou membre du personnel (Uxxxxxx ou Cxxxxxx) veut se réinscrire en Bxxxxxx, il suffit de : 1) Aller sur la page « Manage Patron Services » et de cliquer sur « Register New User » 2) Copier le user B généré par Alma 3) Cliquer sur « Cancel » (on ne vas pas plus loin!) 4) Rechercher la fiche de l’usager concerné par le changement 32 Alma@ULg–Users:créationetgestion 2) 3)
  33. 33. User U, S ou C -> User B 5) Si le compte a expiré, il ne faut surtout pas le prolonger. 6) Cliquer simplement sur « GO » 7) Ouvrir en écriture la fiche en cliquant sur « Open For Update » (l’alerte est normale) 33 Alma@ULg–Users:créationetgestion
  34. 34. User U, S ou C -> User B 8) Mettre à jour l’onglet Contact Information: • Adresse postale • Numéros de téléphone • Adresses e-mail • Remarque : Si le compte U, S ou C est toujours actif dans Ulis/Penelope, il est important d’avertir rapidement les administrateurs Alma via le Forum (groupe Users) en communiquant les U, S ou C, le B et la nouvelle adresse e-mail. 34 Alma@ULg–Users:créationetgestion Rappel : un user B ne peut jamais avoir d’adresse e-mail @ulg.ac.be, @student.ulg.ac.be ou @chu.ulg.ac.be ! Comment savoir si un compte est toujours actif dans Ulis/Penelope ? En cas d’hésitation ou de question, prenez toujours contact avec les administrateurs Alma via le Forum (groupe Users) ou via l’adresse Library-Systems @ lists.ulg.ac.be.
  35. 35. User U, S ou C -> User B 9) Dans l’onglet General Information, remplacer le « primary identifier » U, S ou C par le B que vous aurez généré et conservé. 10)Sélectionner le « User Group » approprié pour le lecteur B (ne pas garder un User group ULg!) 11)Mettre à jour les données « Job description » et éventuellement « Resource Sharing Library » 12)Important : mettre à jour la « Expiration date » pour permettre au lecteur de B de se connecter au wifi et d’accéder à MyLibrary. 13)Enfin, activer le plugin Alma (procédure) 35 Alma@ULg–Users:créationetgestion
  36. 36. User B -> User U, S ou C • Besoin de convertir un usager B en usager U, S ou C ? • Cela peut arriver : le compte U, S ou C a peut-être déjà été créé en plus du B. Vérifiez dans Alma s’il n’existe pas un doublon. 36 Alma@ULg–Users:créationetgestion  En cas d’hésitation ou de question, prenez toujours contact avec les administrateurs Alma via le Forum (groupe Users) ou via l’adresse Library-Systems @ lists.ulg.ac.be.

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