Matinée3 Gestion Electronique des Documents (GED)

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Automatisation de la gestion et de l'archivage documentaire dans les entreprises:

- Maitrisez le flux des documents
- Améliorez leurs traçabilité
- La fluidité de leur circulation et traitement
- Augmentez la productivité au sein de votre entreprise

Présentation lors de la matinée d'échanges et réflexions du 24 avril 2014

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Matinée3 Gestion Electronique des Documents (GED)

  1. 1. Automatisation de la gestion et de l'archivage documentaire dans les entreprises Matinée de réflexions avec les acteurs de demain… Suivez-nous sur : www.altitude-concept.com
  2. 2. Suivez-nous sur : www.altitude-concept.com La gestion des documents dans nos entreprises Il y a souvent plus de coursiers que de travailleurs …
  3. 3. Suivez-nous sur : www.altitude-concept.com La gestion des documents dans nos entreprises Les bureaux sont souvent submergés par les documents papiers ou électroniques …
  4. 4. Suivez-nous sur : www.altitude-concept.com La gestion des documents dans nos entreprises L’archivage des documents est souvent un casse-tête …
  5. 5. Suivez-nous sur : www.altitude-concept.com La gestion des documents dans nos entreprises En bref :  Multiplication des déplacements entre les bureaux  Multiplication des sources de documents : e- mail, courrier, note de service, mémo, document papier ou électronique, etc.  Difficulté d’archivage : cycle de vie, métadonnées, classement…  Contrôle de la circulation des documents Baisse de la productivité
  6. 6. Suivez-nous sur : www.altitude-concept.com Pourquoi et comment optimiser la gestion documentaire ?
  7. 7. Suivez-nous sur : www.altitude-concept.com Enjeux organisationnels : - Réduire les coûts Sans Gestion Electronique des Documents Avec Gestion Electronique des Documents - Consommable (encre, papier, maintenance matériel d’impression…) - Service Archivage : gestion du cycle de vie, renseignement sur les documents, recherche de documents - Temps ! - Infrastructure réseau et serveur - Formation des administrateurs et des utilisateurs
  8. 8. Suivez-nous sur : www.altitude-concept.com Enjeux organisationnels : - Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques Interne ExterneGED Redistribution vers la bonne destination
  9. 9. Suivez-nous sur : www.altitude-concept.com Enjeux organisationnels : - Améliorer la traçabilité des documents Stockage Indexation GED Plus moyen de perdre le document sous la pile de papier du bureau Expéditeur, Destinataire, Référence, date … Métadonnées
  10. 10. Suivez-nous sur : www.altitude-concept.com Enjeux organisationnels : - Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents Partage de documents selon les droits des utilisateurs sur celui-ci
  11. 11. Suivez-nous sur : www.altitude-concept.com Enjeux organisationnels : - Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents Soumission d’un document Validation du documentPossibilité de définir le processus de validation d’un document, d’un travail collaboratif selon des groupes d’utilisateur prédéfini Accord pour envoie
  12. 12. Suivez-nous sur : www.altitude-concept.com Enjeux organisationnels : - Augmenter la productivité Temps de rangement Temps de recherche Travail en groupe Fluidité de l’information
  13. 13. Suivez-nous sur : www.altitude-concept.com Ainsi que des enjeux réglementaires Norme de qualité implique :  Rapidité  Fiabilité  Traçabilité Contraintes légales d’archivage :  Assurer l'authenticité d'un document  Identifier l'auteur d'un document  Stocker des documents pendant plusieurs années  Prévenir la destruction accidentelle de documents
  14. 14. Suivez-nous sur : www.altitude-concept.com Les principales options que vous retrouverez Dans les principales solutions de GED que sont :  Alfresco  Nuxeo  Noesys  Intelligid  Elise  Vdoc  Ennov Doc  novaxel  … Vous pourrez trouver les options :  la numérisation multi-sources ou la numérisation par lots de documents  les fonctions de reconnaissance de caractères (OCR)  les fonctions de Lecture et de Reconnaissance Automatique de Document  L'acquisition de masse de documents issus de répertoires, de fax ou de photocopieurs multifonctions  Classification et indexation automatiques des documents bureautiques issus de Microsoft Office ainsi que des courriels Mais aussi des options plus exotiques :  Les réseaux sociaux et du partage social  Le micro-blogging  Site & blog  L’intégration à votre annuaire favoris LDAP ou Active Directory
  15. 15. Suivez-nous sur : www.altitude-concept.com Processus d’intégration d’une solution de GED Une solution de GED ne s’intègre pas si facilement dans une entreprise et dans les habitudes de tous. Pour cela, il faut suivre un processus bien établi :  Audit du système d’information  Identification des acteurs du projet  Définition de l’information qui doit alimenter le système GED, inventaire des documents existants  Etablissement d’un scénario de cycle de vie pour chaque type de documents  Mise en place progressive du nouveau système (cohabitation avec l’ancien système)  Acquisition, indexation, archivage et publication de l’information  Formation des utilisateurs  Exploitation et maintenance
  16. 16. Suivez-nous sur : www.altitude-concept.com Laissons place à la démonstration …

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