Моя презентация про Тайм-менеджмент с конференции IT'Summer

1. Тайм-­‐менеджмент:
Инструменты,
которые
работают
Прозоров
Андрей,
CISM
Мой
блог:
80na20.blogspot.ru

2. Почему
я?
Хорошо
делаю
свою
работу
и
многое
успеваю
2
Помимо основной работы:
v Веду блог «Жизнь 80 на 20» -­
http://80na20.blogspot.ru
v Преподаю (изредка) в 2х ВУЗах
v Читаю 70+ книг в год
v Участвую в конференциях, читаю вебинары по ИБ
v ~20 командировок в год
v Обладаю редкими сертификатами: CISM, COBIT5
Foundation, ITIL Foundation, PME и пр.
v Алкоголь, женщины, иногда спорт…

3. 3
Как все успевать и получать
удовольствие от жизни?

4. 4
Как все успевать и получать
удовольствие от жизни?
многое

5. 5
Время
Инструменты
и подходы
Энергия
Результат

6. Хорошие
книги
по
тайм-­‐менеджменту
6

7. 7
«Советую вам каким-­то образом выделить для себя
следующее предложение: «В сутках всего 96 отрезков
по 15 минут, а в неделе всего 168 часов». Когда я
осознал, что отведенное нам время настолько
ограниченно, я начал использовать его совсем по-­
другому.»
15 минут -­ это примерно 1% суток.

8. Как
нам
с
этим
жить?
8
v Снижать количество «пустых» часов
v Делать важные дела
v Повышать эффективность (больше результата,
меньше ресурсов)

9. 9
Цель ТМ – высвободить время
для приятных занятий…

10. 10
Пришел к своей системе, которую периодически
улучшаю:
v Мои убеждения и ценности
v Простые правила и привычки
v «Фишки»
v Инструменты
Именно об этом и будет эта презентация…

11. Мои
приложения и
Apple
Watch
11

12. Мои
приложения и
Apple
Watch
12

13. Блокнот,
ручку
и
бумагу
я
тоже
использую…
13

14. Мой
OmniFocus
14

15. Мой
OmniFocus (правила,
ч1)
15
v OmniFocus – единое место для всех задач и
планов
v Все задачи сразу записываю в Inbox. Ничего не
держу в голове
v Создаю задачи с привязкой к дате. Потом могу
ее убрать. Остальные поля задачи заполняю
редко
v Регулярно просматриваю задачи ближайших
дней и Inbox. Некоторые задачи оставляю в
«Просрочено», это значит, что к ним надо
вернуться в ближайшие дни. Часто задаю себе
вопрос «Зачем мне это надо?»
v Если задача с жестким сроком, то пишу его в
теле задачи
v Важные задачи дня отмечаю флажком (именно
их кол-­во отображается на значке программы)
v Использую синхронизацию между устройствами

16. Мой
OmniFocus (правила,
ч2)
16
v Если есть Примечание (комментарии и идеи), то
ставлю знак «+»
v Иногда использую вложения (фото, аудио)
v Использую контекст «Люди»
v Использую списки/папки:
v Key Goals Work
v Key Goals Life
v Work
v Life
v Regular (все повторяющиеся, обычно оплата)
v Покупки
v Списки идей:
• Фильмы и сериалы
• Книги
• Места и события
• Идеи в блог
• …

17. Важное
про
уведомления
и
напоминания
17
v Отключайте напоминания и уведомления!!!
Нужны только для календаря и звонков
v Мой телефон обычно в беззвучном режиме
или в «Не беспокоить»
v Проверяйте почту и соц.сети в свободное
время
v Держите почтовый Inbox пустым.
Письма или в архив, или удалить, или
рассматривайте их в качестве задачи на
ближайшие дни

18. 18
20% усилий дают 80% результата,
а остальные 80% усилий — лишь 20% результата…
v Даже добросовестно
выполненное, но пустяковое
дело не перестанет быть
пустяковым
v Если на задачу тратится уйма
времени, важности ей это не
придает

19. 19
Отличный совет, который
сбережет вам немало времени:
сомневаешься — выбрасывай!

20. 20
Задачи «успеха» никогда не
бывают срочными, и их нельзя
перепоручить…

21. 21
Правило 3х результатов:
Каких 3х результатов вы хотите
достичь за год, месяц, неделю,
день? Сфокусируйтесь на них.

22. 22
Усложненный вариант правила:
Какой 1 результат вы хотите
достичь?

23. Про
прокрастинацию
23
v Любая прокрастинация — это промедление, но не всякое
промедление — прокрастинация.
v Прокрастинация же, в отличие от прочих форм задержек, —
это преднамеренное и довольно произвольное уклонение от
запланированных действий, даже если мы знаем, что вполне
могли бы действовать в соответствии с прежними планами. Ничто
не мешает действовать по плану, кроме нашего нежелания
действовать.

24. 24
Если вы поймали себя на следующих мыслях: «Завтра я
займусь этим с большим желанием», «В стрессе я
работаю лучше», «Еще уйма времени», «Я могу
сделать это за одну ночь — нужно всего несколько
часов», знайте: это и сигнал, что вы собираетесь
неоправданно задержать выполнение задачи,
и стимул просто начать.

25. Базовая
стратегия
от
прокрастинации -­‐ Просто
начать
25
Подумайте о первом шаге и сделайте его.
Например:
v Сделайте шаблон документа/презентации
v Погуглите
v Сделайте подборку доп.материалов (ссылки, документы, контакты
и пр.)
v Набросайте структуру/план/первостепенные и важные задачи
v Устройте «Мозговой штурм»
v Подготовьте инструменты и материалы
v Приберитесь на рабочем месте
v Запустите Promodoro и перестаньте отвлекаться
v …

26. Мой
Promodoro
26
Техника Pomodoro
(когда трудно начать):
v 25 минут работаем без отвлечения над
задачей, затем 5 минут отдыхаем (лучше
смена места и физическая активность,
можно попить водички)
v После 4х «помидорок»
перерыв 25 минут
v Вознаграждайте себя за усердную работу!

27. Мой
Day
One
27
v Сюда записываю важные события и результаты.
«Дневник успеха»
v Часто добавляю фото
v Теги:
v Работа (кстати, потом удобно отчеты писать)
v Мои достижения!
v Book
v Спорт
v Семья и друзья
v $ (дополнительный заработок и премии)
v …
v Использую синхронизацию между устройствами
v Здесь же иногда записываю результаты встреч и
переговоров
v Иногда забываю что-­то записать LLL
v Периодически перечитываю. Приятно!

28. И
еще
несколько
важных
общих
принципов
28
v Действие важнее Плана
v Результат важнее Действия
v Создание ценности важнее Выполнения плана
v Энергия важнее Времени
v Фокус важнее Количества
v «Достаточно хорошо» важнее Идеального

29. 29
Надеюсь, что вам было полезно,
вы нашли новые идеи и
мотивацию к изменениям…

30. Вместо
заключения
30
v Универсального решения в ТМ нет, не все идеи и техники
подойдут конкретно вам
v Сразу (и просто) измениться не получится
v Не всегда пойдет гладко, будут и неудачи (один шаг вперед,
два шага назад), важный момент -­ научиться себя прощать
v Соревнуйтесь с самим собой (отчет о ведении задач,
дневник)
v Пробуйте новые «фишки» и совершенствуйте свои подходы
v Ставьте цели, но проверяйте, нужны ли они конкретно вам…
v Достигайте поставленных целей! Удачи!

31. Спасибо
за
внимание!
Прозоров
Андрей
Мой
блог:
80na20.blogspot.com
Мой
твиттер:
twitter.com/3dwave
Мой
инстаграм:
instagram.com/aaprozorov
31