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La Compagnie des Ballets de Monte-Carlo est une association à but non...
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Pour commencer, j’ai eu pendant toute la durée de mon stage l’opportunité de travailler sur un
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La réception des invités, a donné lieu à des besoins fondamentaux auxquels j’ai pu assister.
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Dès mon arrivée, j’ai été « immergé » au service communication avec le responsable des
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C’était mon deuxième stage en arrivant dans cette association. Le premier dans la vente de
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Tout d’abord, les difficultés que j’ai pu rencontrer étaient de deux ordres, les difficulté...
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À l’instar d’un explorateur, j’ai pu découvrir de nouvelles choses chaque jour. Si nous
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La seconde mission portant sur la logistique a concerné dans sa globalité : l’archivage 2015
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CONCLUSION
C’est ainsi, que j’ai effectué mon stage Back Office au sein des Ballets de Monte-Carlo. Cette
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SYNTHÈSE
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Ballets-de-MC-2A

  1. 1. - 1 -
  2. 2. - 2 - REMERCIEMENTS Je tiens à remercier en premier lieu toute l’équipe pédagogique de l’IPAG Business School pour avoir assuré la partie théorique de recherche de stage ainsi que l’aide de ma coordinatrice Mme Anne-Lise FOURNIER. Je remercie tout particulièrement Mme Carole LAUGIER, tutrice et formatrice, pour la confiance qu’elle m’a accordée, pour l’expérience enrichissante qu’elle m’a apportée ainsi que son aide au travers de mon évolution au sein des Ballets. Mes remerciements se tournent également vers les autres responsables pour leur gentillesse et leur patience, sans qui je n’aurais pu découvrir tant de services.
  3. 3. - 3 - SOMMAIRE REMERCIEMENTS ..................................................................................................................... - 2 - INTRODUCTION ....................................................................................................................... - 4 - DESCRIPTIF DU STAGE .................................................................................................... - 5 - Les Ballets De Monte-Carlo ...................................................................................................... - 5 - Fonction .................................................................................................................................. - 6 - Formation ................................................................................................................................ - 8 - ANALYSE DE L’EXPERIENCE ............................................................................................. - 9 - Integration dans l’Entreprise : .................................................................................................. - 9 - Les Découvertes .................................................................................................................... - 10 - Difficultés Rencontrées .......................................................................................................... - 11 - L’EXPÉRIENCE DU BACK OFFICE ..................................................................................... - 12 - Les Apports Personnels .......................................................................................................... - 12 - Les Apports Techniques Présents et Futurs ............................................................................ - 12 - Articulation de la Mission ...................................................................................................... - 13 - Conclusion ............................................................................................................................. - 15 - SYNTHÈSE……………………………………………………………………………………………………………………………….- 16 -
  4. 4. - 4 - INTRODUCTION Dans le cadre de ma recherche de stage en 2ème année à l’IPAG, j’ai eu l’opportunité de réaliser un stage Back Office dans la compagnie des Ballets de Monte-Carlo. Une association de renommée mondiale qui ne cesse de grandir depuis maintenant trente ans. Familier de l’univers des Ballets, j’ai pu démarrer ce stage avec une grande confiance ce qui a facilité mon intégration et mon implication. J’ai eu pour mission de travailler sur un projet pédagogique et artistique très important. C’est en travaillant avec le service communication jusqu’à la couture en passant par la logistique que j’ai pu me faire une idée de l’énergie et du temps nécessaires à la gestion d’un projet. J’ai donc eu de vastes missions qui seront détaillées dans ce rapport. Dans un premier temps nous découvrirons l’entreprise et son secteur d’activité. Ensuite nous détaillerons les missions effectuées durant ma formation. Dans un second temps nous analyserons l’expérience acquise par mes réussites et mes difficultés. Pour terminer, nous décrirons les apports de ce stage et le rapport avec mon projet professionnel.
  5. 5. - 5 - DESCRIPTIF DU STAGE LES BALLETS DE MONTE-CARLO La Compagnie des Ballets de Monte-Carlo est une association à but non lucratif qui créé ses concepts, produit ses spectacles et diffuse ses représentations à travers le monde. Son siège social est situé à Monaco, Place du Casino ainsi que sa boutique de vêtements de danse. La compagnie dispose également d’un lieu unique dénommé l’Atelier où travaillent au quotidien 48 danseurs et 42 employés. C’est un lieu unique par sa superficie, son calme et sa richesse artistique. On y trouve deux studios de répétitions, un atelier de costumes, ainsi que différents services : administratif, technique, artistique, logistique. Historiquement, c’est grâce à l'intervention de S.A.R. la Princesse de Hanovre que la compagnie renaît en Principauté en 1985, réalisant le vœu exprimé par S.A.S. la Princesse Grace de Monaco. Au programme figurent les œuvres du répertoire des Ballets Russes mais également les créations contemporaines de chorégraphes invités comme Kevin Haigen, John Clifford, Jean-Christophe Maillot, Dieter Amman, Uwe Scholz. C’est en 1992 que Jean-Christophe Maillot est nommé officiellement Directeur Chorégraphe. Jean-Christophe Maillot crée le Monaco Dance Forum, vitrine internationale de la danse qui présente un foisonnement éclectique de spectacles, d'expositions, d'ateliers et de conférences. La Compagnie participe régulièrement à ce festival ainsi que l'Académie Princesse Grâce. Un atout pour la Compagnie des Ballets qui élargit et asesoit sa notoriété. La Compagnie est autonome de part les fonds et subventions qu’elle perçoit (subventions de l’Etat, partenaires, investisseurs... Il est important de noter que la Compagnie effectue de nombreux déplacements. Les Ballets appartiennent donc à un secteur d’activités de conception, production et diffusion de produits culturels chorégraphiques. Les Ballets de Monte-Carlo concentrent à présent l'excellence d'une compagnie internationale, les atouts d'un festival multiforme et le potentiel d'une école de haut niveau. Création, formation et diffusion sont à présent réunies à Monaco pour se mettre au service de l'art chorégraphique d'une manière inédite dans le monde de la danse. Dans sa catégorie, l’association des ballets n’a, en effet, pas de concurrent à l’échelle nationale et internationale..
  6. 6. - 6 - FONCTION Pour commencer, j’ai eu pendant toute la durée de mon stage l’opportunité de travailler sur un projet pédagogique impliquant 80 enseignants et 100 élèves de la principauté et de l’académie de Nice. Le CRÉA (centre de création vocale et scénique d’Aulnay-Sous-Bois) est un centre, ouvert à tous, enfants, jeunes adultes désireux de recevoir un enseignement musical, vocal et corporel à l’issue desquels ils participent à des spectacles composés pour eux par de grands professionnels. Cette comédie musicale se produit pour la première fois en principauté avec leur nouveau spectacle Singing in the train. Les différentes missions que je vais décrire ci- dessous ont pour la plupart été en rapport avec cet événement. J’ai eu la liberté de m’orienter vers les services qui me plaisaient le plus pour découvrir à mon rythme comment fonctionne une institution de cette envergure. Je n’avais donc pas de fonction principale, cependant j’ai agi de manière méthodique dans mon apprentissage. Mes deux premières semaines ont été marquées par des missions au sein du service communication. J’ai pu travailler avec la Responsable des Relations de presse, Mme Jessica PINAL, je l’ai assisté dans l’archivage des articles de presse de l’année 2015 à 2016. Par la suite, j’ai pu apporter mon aide à l’équipe de communication dans son travail et particulièrement participer au projet pédagogique CRÉA. Cette mission consistait à suivre les différentes étapes, de la création de l’affiche de la publication, en passant par les relations publiques et le partenariat. Ensuite, j’ai travaillé en étroite collaboration avec le reste de l’équipe communication. Mon implication m’a permis de découvrir l’importance des rôles de chacun dans une équipe. J’ai eu la possibilité de faire valoir mon avis sur le choix de l’affiche et d’y ajouter avec l’accord du Responsable graphiste (M. Geoffroy STAQUET) une touche personnelle.
  7. 7. - 7 - La réception des invités, a donné lieu à des besoins fondamentaux auxquels j’ai pu assister. Elle m’a également confié l’archivage des informations concernant chacune des compagnies invitées en 2015 ainsi que celles concernant les professeurs de danse. Une fois cette mission effectuée, j’ai été chargé de contacter en sa présence l’assistant de production du CRÉA pour convenir d’une planification des dates d’arrivées, des dates et lieux d’hébergement ainsi que des moyens de transport et des repas à prévoir lors de leur présence. J’ai ensuite, lors du mois de février migré vers les services photographie et couture afin de découvrir la partie artistique des ballets. Mes missions étaient aussi enrichissantes qu’auparavant. J’ai pu assister aux séances photo lors des répétitions, des générales et des représentations (qui avaient lieu au Grimaldi forum). Mon rôle était d’assister la photographe en traitant ses photos sur Photoshop pour de meilleurs rendus. À l’atelier couture, j’ai pu admirer les créations de costumes. Pour conclure, je dirais que mes tâches étaient toutes plus variées les unes que les autres, et je retiendrai donc que être polyvalent est un atout dans le monde du spectacle.
  8. 8. - 8 - FORMATION Dès mon arrivée, j’ai été « immergé » au service communication avec le responsable des relations publiques (M. WANTE Patrick). L’initiation aux outils de communication comme les flyers, programmes, affiches ou encore cartes de vœux.. m’a permis de mieux comprendre l’importance du rôle d’un RP (responsable relations publiques). Je reviendrai sur ce que cette formation m’a appris dans la partie « Expérience Back-Office ». Ma formation s’est prolongée dans le graphisme et la publication. Cette partie de la communication et du marketing est indispensable à la compagnie pour se faire connaître. J’ai alors reçu pendant une semaine une « formation » Photoshop (outil que j’utilisais déjà auparavant). Chaque matinée était consacrée à un apprentissage des outils du logiciel et chaque après-midi à la création d’une nouvelle affiche. Un entrainement utile pour faciliter la prise en main des fonctionnalités que je découvrais. Pour continuer, j’ai intégré le service Logistique. J’ai pu apporter mon savoir faire Excel à l’assistante de production et lui faciliter le travail en réalisant ou en complétant des tableaux (départs/arrivées de compagnies, de professeurs invités ou encore de journalistes). J’ai appris que ce poste ne concernait pas uniquement un travail de bureau mais également un travail relationnel où il faut accueillir les compagnies, maîtres de ballets.. établir un rapport de confiance, proposer des services de qualité et s’assurer du bon déroulement du séjour. Vient ensuite ma formation artistique. On ne peut pas être formé à un comportement artistique, mais on peut être initié aux services artistiques que proposent une entreprise. J’ai donc eu la liberté de rejoindre l’atelier de couture ou encore le bureau photo des Ballets. La photographe Alice BLANGERO m’a fait découvrir sa manière de travailler et surtout comment gérer les réseaux sociaux (Facebook, Instagram..), à savoir ce qui est diffusable et ce qui ne l’est pas.
  9. 9. - 9 - ANALYSE DE L’EXPERIENCE INTEGRATION DANS L’ENTREPRISE : Mon intégration a débuté de manière physique par la rencontre de tous les employés du site le jour même de mon arrivée. Elle s’est ensuite approfondie de manière relationnelle jour après jour mais surtout semaine après semaine avec les différents services. Pour commencer, personne ne rejoint son bureau avant d’avoir salué les collègues déjà présents à l’Atelier. Cette habitude m’a permis d’adresser la parole à tout le monde en très peu de temps et de me faire connaître de tous ! Une autre étape importante dans mon intégration a été celle de manger avec les employés. La cafétéria réunie chaque midi plus de 40 personnes et des liens se tissent au fur et à mesure. Pour continuer, je pense que mon intégration a été confortée par ma ponctualité, j’avais pour « consigne » de me rendre aux bureaux à 9h30 et de quitter l’établissement à 18h30, des journées de 9h souvent plus longues en fonction des différents évènements organisés par les Ballets. Parfois en avance, j’ai eu le privilège d’avoir mon empreinte pour pouvoir rentrer, sans patienter, dans l’Atelier. Le fait d’assister les différents services représentait plusieurs responsabilités dont celle de me rendre aux représentations du Grimaldi Forum, ou encore à l’intérieur de l’Atelier. Il ne faut pas oublier que c’est par l’intermédiaire de notre comportement de tous les jours que l’entreprise se forge une opinion de nous-même. Pour conclure, mon intérêt et ma motivation ont constitué un avantage. J’ai choisi ce stage pour sa culture d’entreprise que je connaissais déjà auparavant. La visite des locaux, les rapports hiérarchiques plus souples qu’ailleurs, la confiance et le respect des uns envers les autres. J’étais donc très curieux et toujours à la recherche de travail, ce qui n’a pas freiné mon intégration, bien au contraire. Pour s’épanouir dans son stage, je pense qu’il est essentiel de s’intégrer correctement et rapidement dans l’entreprise. Il est aussi primordial de respecter l’environnement de travail de chacun.
  10. 10. - 10 - LES DECOUVERTES C’était mon deuxième stage en arrivant dans cette association. Le premier dans la vente de prêt à porter de luxe m’avait enseigné l’organisation structurée d’une boutique, le management strict des vendeurs ainsi qu’un rythme de travail rigoureux. Ici l’organisation est différente, comme dit précédemment on retrouve une multitude de services et chacun interagit indépendamment des autres. J’entends par là que pour l’événement CRÉA, le service communication travaille sans l’avis de la logistique.. une organisation divisionnelle. La direction composée du directeur chorégraphe, de l’administrateur et de la directrice financière a un regard omniscient sur ce que chaque « équipe » réalise. Le management qui permet à une entreprise d’atteindre ses objectifs n’est pas si différent pour l’association des ballets que pour une entreprise à but lucratif. En effet, la compagnie a une grande responsabilité, celle de proposer un contenu régulièrement, tenir ses engagements vis à vis de la principauté, respecter ses dates de représentations… Deux formes de management sont à retenir ici, le management stratégique, dont les décisions au niveau de la direction s’appliquent sur le long terme et le management opérationnel dont les décisions des équipes s’appliquent sur le court terme. Je prendrai comme exemple le rôle de la directrice Financière qui a des objectifs annuels, un budget à respecter ou encore des engagements de dépenses importants à gérer. Pour les décisions des équipes, la logistique a pour mission de veiller au bon déroulement d’arrivée, de départ, d’hébergement… d’une compagnie à la fois. Le rythme de travail est très intense lors des tournées et l’implication de chacun est mise à contribution pour que rien ne soit oublié. J’ai pu découvrir une manière de travailler qui n’est peut-être pas la même partout. En ayant côtoyé tous les services, je peux dire qu’aucun n’échappe au rythme effréné imposé par Jean Christophe Maillot le directeur chorégraphe. On y découvre un réseau de collègues soudé qui est toujours heureux de venir travailler. Une force pour cette institution qui crée une valeur du patrimoine culturelle importante.
  11. 11. - 11 - DIFFICULTES RENCONTREES Tout d’abord, les difficultés que j’ai pu rencontrer étaient de deux ordres, les difficultés théoriques et les difficultés pratiques. Étant étudiant en deuxième année d’école de commerce, et entamant pour la première fois une expérience professionnelle dans un établissement associatif d’évènementiel, il est ordinaire que je me trouve face à des difficultés théoriques. Elles se résument par les communications abrégées et un « jargon » artistique inconnu. J’ai eu quelques soucis logistiques au tout départ, l’infrastructure des bureaux ne me permettait pas d’être assigné à un ordinateur. Le problème s’est vite résolu la semaine suivante. J’ai donc occupé pendant la première semaine la salle de réunions avec à ma disposition mon ordinateur personnel. Mis à part ce léger souci, un autre un peu plus conséquent est tout de même à relever, il concerne le manque de disponibilité des responsables, qui ne consacrent pas plus de 15 minutes par jour pour les stagiaires. Cela est dû à la multitude de dossiers qu’ils doivent traiter. Ce stage ne m’a pas posé plus de problème que ça, j’ai eu la chance de travailler avec des gens passionnés qui ne connaissent pas ou très peu les moments d’anxiété. Cet avantage rend possible une cohésion entre tous les services et donc une entraide quotidienne qui résout tous les problèmes.
  12. 12. - 12 - L’EXPÉRIENCE DU BACK OFFICE LES APPORTS PERSONNELS Parmi les apports personnels, nombreux sont liés à ma perspicacité. Ce stage m’a ouvert les yeux sur mon comportement trop individualiste. Lors de la réalisation de différents projets, j’ai pu m’apercevoir que je rencontrais des difficultés à travailler en équipe et notamment à accepter les idées qui n’émanaient pas de moi. J’ai appris à mettre de côté mon esprit cartésien pour laisser place à une perception plus artistique. En effet, travailler au sein d’une association du monde du spectacle a été une expérience enrichissante d’un point de vue culturel (danse, photographie, création de costumes, conception d’affiches…). Enfin, j’ai pu me rendre compte que la polyvalence était un critère essentiel pour gagner sa place dans les différents services que regroupent le Back Office. Ayant découvert l’ensemble des fonctions présentes à l’ATELIER, je peux désormais affirmer qu’il est nécessaire de savoir s’adapter aux imprévus tels que : le retard d’un envoi d’un bon à tirer, la blessure d’un danseur, le report d’une représentation, l’annulation de l’arrivée d’une compagnie extérieure… LES APPORTS TECHNIQUES PRESENTS ET FUTURS À la suite de mes différentes missions, j’ai pu affûter mon sens de l’organisation et ma rigueur, deux qualités indispensables pour progresser dans les métiers du Back Office. Cela a été rendu possible grâce à l’élaboration de plannings, de dossiers (revue de presse) et de projets, qui nécessitent d’avoir la notion des priorités. Il faut parfois savoir mettre de côté certaines missions pour se concentrer sur celles qui sont plus urgentes. Photoshop a été l’apport technique le plus instructif de cette expérience professionnelle. En effet, c’est un outil de travail impérieux au quotidien du service communication.
  13. 13. - 13 - ARTICULATION DE LA MISSION À l’instar d’un explorateur, j’ai pu découvrir de nouvelles choses chaque jour. Si nous analysons l’articulation de mes missions, on se rend compte que j’ai travaillé principalement autour d’un seul et même projet. Le « CRÉA ». Ce centre de création vocale et scénique d’Aulnay-Sous-Bois venu spécialement de Paris pour travailler avec les enseignants et enfants volontaires de la principauté m’a permis de « toucher à tout ». C’est un nouveau défi que s’était lancé le CRÉA ainsi que les ballets de Monte-Carlo, réunir sur scène 200 enfants entre 8 et 16 ans ainsi que 80 enseignants. Une prouesse artistique et pédagogique qu’il a fallu encadrer. Dans un premier temps nous avons travaillé la partie communication. Cela englobe les relations publiques, les partenaires mais également le graphisme et les relations de presse. La création d’un programme et d’une affiche m’a occupé pendant la première semaine. Une étape importante pour faire connaître aux grands publics l’existence de cette représentation. Mais c’est de travailler avec le responsable des relations publiques et partenariats qui m’a vraiment plongé dans le projet. J’ai eu la responsabilité d’accompagner M. WANTE dans la prise de contact de partenaires comme A Roca, Rolex, CFM, radio Monaco… Pour cette tâche, nous avons contacté les institutions par mail ainsi que par téléphone. Le suivi de cette mission se faisait sur un tableau Excel où nous avions la liste des contacts avec leurs coordonnées. Par ailleurs, grâce à la prise de contact de partenaires, la Compagnie améliore sa visibilité grâce aux entreprises de la principauté. En effet, les ballets de Monte- Carlo ne dégagent aucun bénéfice, ils ont donc besoin d’un appui financier de la part de leurs partenaires.
  14. 14. - 14 - La seconde mission portant sur la logistique a concerné dans sa globalité : l’archivage 2015 (des compagnies invitées, des journalistes ainsi que des professeurs de danses) ; la prise de contact de l’assistante de production du CRÉA ; la planification des dates d’arrivées ; d’hébergement ; moyens de transports ainsi que des repas. L’intérêt de cette mission était tourné vers la préparation de l’arrivée du groupe CRÉA. Ce travail de fond permet de s’assurer d’une bonne coordination et du respect des horaires. De nombreux aléas m’ont fait remarquer de la nécessité de certaines qualités pour travailler dans ce service. En effet lorsque l’hôtel (NOVOTEL) nous annonce qu’il y aura une coupure d’eau entre 19h et 7h du matin, et que 120 personnes y sont logées, il est évident de devoir trouver une solution. Ou encore lorsque il y a des enfants malades, qui doivent être pris en charge. De nombreux imprévus qui, s’ils ne sont pas traités de manière compétente peuvent engendrer des retards, des tensions… Ma troisième et dernière mission s’est plus rapprochée d’un intéressement personnel aux outils artistiques comme la couture et la photographie. A terme, je me suis rendu compte que chaque service est indépendant mais que sans chacun d’entre eux, il n’y aurait pas la cohésion nécessaire pour organiser des représentations.
  15. 15. - 15 - CONCLUSION C’est ainsi, que j’ai effectué mon stage Back Office au sein des Ballets de Monte-Carlo. Cette expérience professionnelle de dix semaines m’a permis de mettre en pratique ma volonté, mon implication et ma curiosité. Mes missions toutes différentes les unes des autres se sont révélées complémentaires tout au long de mon apprentissage. Chacune d’entre elles a été autant utile pour l’entreprise que pour moi. Il ne fait aucun doute que le « Back Office » est autant si ce n’est plus important que le Front Office. L’organisation claire des tâches administratives ou logistiques liées au milieu économique ainsi que les actions marketing, représentent un pilier dans la genèse du processus de vente. Je garde un excellent souvenir des personnes qui m’ont accueilli et de la compagnie, qui m’a permis de rencontrer les coulisses de la danse et de l’art dans sa globalité. Ce stage constitue désormais une base valorisante pour mon avenir professionnel et une idée plus concrète de comment un projet se mène de sa conception à sa réalisation. L’image que j’avais de l’élaboration de projet artistique ou innovant conforte mon projet professionnel, et me pousse davantage vers la voie de l’entrepreneuriat. C’est donc avec impatience que j’attends le stage de troisième année.
  16. 16. - 16 - SYNTHÈSE Cette deuxième année à l’IPAG Business School m’a permis de réaliser un stage type Back Office à la Compagnie des Ballets de Monte-Carlo. J'ai eu pour mission d'assister chaque service de l'atelier des Ballets : couture, photographie, danse, technique, logistique et administratif. Ma fonction a été très polyvalente. Au service communication j'ai été accueilli par une équipe chaleureuse et passionnée qui a fait preuve de patience à mon égard afin de me permettre de découvrir tous les rouages de leur métier. Au service logistique je garde le souvenir d'un travail qui demande beaucoup de maitrise et d'esprit d'initiative : - de la maitrise pour gérer les différents aléas et difficultés rencontrés au quotidien - de l'initiative pour gérer les déplacements, les transferts, les représentations, etc.. Les deux dernières semaines je me suis dirigé, de mon plein gré, vers la partie artistique qui manquait à mon stage (création de costumes, atelier photos et représentation). J’ai le sentiment d'avoir apporté le meilleur de moi-même. J'ai pu travailler sur mes défauts afin de rendre ma présence utile est remarquable. Par mes actions et mon comportement j'espère avoir contribué à soulager le travail de mes collègues. Par mon dynamisme je pense avoir apporté un regard neuf sur certains points : choix des couleurs, outils technologiques, outils de communication. Ce stage m'a appris qu'il est essentiel de travailler en équipe sans oublier de prendre des initiatives pertinentes. Une excellente expérience qui conforte mon choix de travailler dans le domaine de la création et surtout dans la gestion de projets (de la conception à la réalisation).

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