Trucs et astuces non exhaustifs sur l'organisation d'un évènement, d'une conférence ou d'un débat à prix réduit. Voir nul.

1. Et
si
on
organisait
une
conférence
pour
pas
un
rond?
Par
Antoine
Servais,
Community
Manager,
2013

2. Vous
travaillez
dans
une
entreprise?
Vous
êtes
étudiant?
Vous
êtes
membre
d’une
associa;on?
Vous
avez
décidé
d’organiser
une
rencontre
profesionnelle,
un
évènement
ou
une
conférence?
Voici
quelques
trucs
et
astuces
qui
vous
aideront
à
organiser
au
mieux
votre
évènement.
Le
tout
pour
pas
un
rond.
Ou
presque.
Et
si
on
organisait
une
conférence
pour
pas
un
rond?

3. L’idée:
Choisissez
un
thème
en
lien
avec
votre
entreprise
ou
votre
associa;on,
votre
projet,…
Choisissez
un
thème
qui
puisse
vous
permeIre
d’avoir
un
public
nombreux
et
varié
et/ou
qualifié.
Choisissez
un
thème
général
en
meIant
en
avant
une
spécificité
de
ce
thème.
Choisissez
un
thème
qui
vous
permeIra
d’accueillir
des
orateurs
renommés.
Et
qui
seront
prêt
à
intervenir
pour
pas
un
rond.
Et
si
on
organisait
une
conférence
pour
pas
un
rond?

4. L’équipe:
Ne
vous
lancez
pas
seul
pour
l’organisa;on
de
votre
projet.
Cherchez
des
profils
complémentaires.
MeIez
en
place
une
équipe
de
personnes
mo;vées.
Répar;ssez
un
maximum
les
tâches.
Entourez-­‐vous
de
personnes
ayant
une
connaissance
de
l’écosystème
local.
Trouvez
des
personnes
mo;vées,
prêtes
à
inves;r.
Du
temps
et
de
la
passion.
Et
si
on
organisait
une
conférence
pour
pas
un
rond?

5. Le
choix
des
orateurs:
Sondez
votre
entourage
selon
le
sujet
choisi.
Envoyez
des
mails
aux
personnes
ciblées.
Recherchez
les
personnes
influentes
dans
le
domaine
choisi.
Visez
la
qualité
avant
la
disponibilité.
Dites
vous
que
qui
ne
tente
rien,
n’a
rien.
Un
orateur
de
renom
peut
très
bien
vous
dire
“OUI”
pour
X
raisons
sans
rien
accepter
en
retour…
si
ce
n’est
un
verre
de
bière
après
son
speech.
Et
si
on
organisait
une
conférence
pour
pas
un
rond?

6. Le
lieu:
Aménagez
un
espace
dans
vos
locaux.
Ou
externalisez
votre
évènement.
Optez
pour
un
lieu
à
la
fois
fonc;onnel
et
facile
d’accès.
Adaptez
l’endroit
selon
le
thème
choisi.
Restez
réaliste
par
rapport
à
la
taille
du
local
et
du
sujet
traité.
Visitez
les
lieux
bien
avant
et
imaginez-­‐vous
le
jour
de
l’évènement.
Vérifiez
votre
budget
et
trouvez
LA
combine
pour
que
l’on
vous
prête
une
salle
à
moindre
de
prix.
Trouvez
la
valeur
ajoutée
de
votre
évènement
et
meIez-­‐la
en
avant.
MeIez-­‐vous
à
la
place
de
celui
à
qui
possède
l’endroit.
Le
reste
viendra
tout
seul.
Et
si
on
organisait
une
conférence
pour
pas
un
rond?

7.
La
technique:
Soyez
aIen;f
à
la
connexion
réseau
de
l’endroit
choisi.
Essayez
de
vous
munir
d’un
projecteur
ou
deux.
Pensez
à
meIre
en
place
un
réseau
wifi
pour
vos
orateurs
et
pour
le
public.
Munissez-­‐vous
d’un
ordinateur
correct
pour
que
votre
(vos)
intervenant(s)
puisse(nt)
s’exprimer
sans
accros.
Prévoyez
cables
d’alimenta;ons,
usb,…
en
supplément.
Un
appareil
photo
pour
immortaliser
l’évènement.
Remplacez
le
mot
“achat”
par
le
mot
“prêt”
dans
votre
vocabulaire.
Et
si
on
organisait
une
conférence
pour
pas
un
rond?

8. La
com’:
Etablissez
un
plan
de
communica;on
quelques
semaines
à
l’avance.
Créez
un
évènement
facebook,
ouvert
au
public
ou
non.
Parlez-­‐en
sur
TwiIer.
Créez
un
évènement
officiel
via
eventbrite.
Parlez-­‐en
à
votre
entourage,
faites
du
bouche
à
oreille.
Demandez
à
un
étudiant
graphiste
de
créer
une
affiche.
Préparez
une
campagne
d’emailing.
U;lisez
Linkedin
et
Viadeo
pour
passer
le
message.
Prenez
le
temps
et
du
temps
pour
votre
publicité.
Ici,
le
temps,
c’est
de
l’épargne.
Et
si
on
organisait
une
conférence
pour
pas
un
rond?

9. Le
jour/soir
même:
Etablissez
un
partenariat
avec
une
école
d’hôtelerie
pour
le
drink,…
Prévoyez
du
temps
pour
le
networking,
avant
et
après
la
conférence.
Diffusez
nom
et
pass
du
réseau
wifi.
Faites
la
publicité
et
la
présenta;on
de
vos
partenaires
avant
les
interven;ons.
Un
partenariat
est
toujours
bénéfique
pour
les
personnes
impliquées
dans
un
évènement.
Même
gratuitement.
Et
si
on
organisait
une
conférence
pour
pas
un
rond?

10. Les
chiffres:
Le
temps
d’organisa;on
et
le
budget
dépendra
de
votre
évènement.
Pour
un
évènement
“XXL”
(entre
100
et
200
personnes
aIendues),
il
sera
préférable
de
s’organiser
bien
à
l’avance
et
de
s’entourer
d’une
bonne
équipe
afin
de
définir
et
contacter
les
partenaires,
etc…
Réunio;ne,
bonjour!
Un
évènement
S
(20-­‐30
personnes
aIendues)
pourra
être
plus
light
niveau
intensité.
Mais
aIen;on
à
ne
pas
être
pris
de
cours!
Sérieux
et
rigueur
sont
la
clef
pour
que
votre
évènement
soit
à
la
hauteur
de
vos
aIentes.
Et
si
on
organisait
une
conférence
pour
pas
un
rond?

11.
Pour
terminer:
faites-­‐vous
plaisir!
entourez-­‐vous
des
bonnes
personnes!
demandez
conseils!
ayez
l’envie!
restez
posi;f!
Si
vous
appliquez
ces
quelques
conseils,
votre
évènement
devrait
s’organiser
au
mieux
et
pour
un
coût
minime.
Voir
nul.
Bonne
prépara;on!
J
Et
si
on
organisait
une
conférence
pour
pas
un
rond?

12. Antoine
Servais
Community
Manager
Membre
organisateur
et
orateur:
-­‐
du
#CafeNMons
(+-­‐
150
personnes
réunies
sur
3
évènements)
-­‐
du
PechaKucha
Mons
(+-­‐
100
personnes
réunies
sur
1
évènement)
Contact:
TwiIer.com/AntoineServais
email:
servais.antoine@gmail.com
Et
si
on
organisait
une
conférence
pour
pas
un
rond?