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70 %des salariés préfèrent
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Veillez à donner la parole
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Avec les bons outils de collaboration et
un guide des meilleures pratiques, votre
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À retenir :
Créez un agenda détaillé
pour bien utiliser le temps
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Assurez-vous que chaque
participant a bien accès...
Découvrez comment faire des technologies
un levier d’information et d’engagement dans
notre guide intitulé
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Sortez de l'isolement : misez sur une communication dynamique

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Le travail en vase clos est contre-productif. Tout le monde le sait. Mais comment décloisonner les relations interdépartementales pour atteindre vos objectifs métiers ? Réponse : en dynamisant les échanges. Avec la visioconférence et les réunions virtuelles, vous donnez un nouvel élan à la collaboration entre les départements et instaurez une communication proactive au sein de l'entreprise.
Les structures en silos créent des conflits entre les départements qui nuisent à votre image d’unité aux yeux du client. L’homogénéité de vos opérations passe donc par l'amélioration de la communication et la création d'un sentiment de cohésion.

Dans cette optique, la visioconférence et les réunions virtuelles constituent d'excellents moyens d'éliminer les silos. Plus productives que les communications voix, elles rapprochent les collaborateurs et améliorent à la fois leur satisfaction et leur motivation. Et ce n'est pas tout : une meilleure communication contribue aussi au succès de vos campagnes marketing. Vous trouverez dans ce guide de bonnes pratiques des réunions virtuelles tous les conseils utiles pour maximiser la productivité de vos appels vidéo.

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Sortez de l'isolement : misez sur une communication dynamique

  1. 1. Sortez de l’isolement : misez sur une communication dynamique
  2. 2. Les structures en silos créent des conflits entre les départements qui nuisent à votre image d’unité aux yeux du client. L’homogénéité de vos opérations passe donc par l’amélioration de la communication et la création d’un sentiment de cohésion. Dans cette optique, la visioconférence et les réunions virtuelles constituent d’excellents moyens d’éliminer les silos. Plus productives que les communications voix, elles rapprochent les collaborateurs et améliorent à la fois leur satisfaction et leur motivation. Et ce n’est pas tout : une meilleure communication contribue aussi au succès de vos campagnes marketing. Vous trouverez dans ce guide de bonnes pratiques des réunions virtuelles tous les conseils utiles pour maximiser la productivité de vos appels vidéo.
  3. 3. Planifiez l’agenda
  4. 4. 70 %des salariés préfèrent la visioconférence aux déplacements professionnels. N’oubliez cependant pas d’envoyer l’agenda à tous les participants par e-mail avant la réunion.
  5. 5. Parce que les réunions virtuelles sont plus rapides à organiser que les réunions en face-à-face, il est essentiel de bien vous préparer et d’établir un ordre du jour précis. Chaque seconde compte – une description détaillée du déroulement de la réunion vous permettra d’aller à l’essentiel et d’éviter de perdre du temps.
  6. 6. Optez pour des caméras de qualité
  7. 7. La webcam de votre ordinateur portable convient parfaitement aux appels vidéos privés, pour prendre des nouvelles des amis ou de la famille... c’est même là sa vocation principale. Mais dans un contexte professionnel où la qualité du son et de l’image doit être irréprochable, vous devrez vous équiper d’une caméra à plus haute résolution et d’un son de meilleure qualité.
  8. 8. Pour les longues réunions virtuelles, il est préférable d’opter pour des équipements de visioconférence d’entreprise. Si vous utilisez une nouvelle configuration matérielle ou vos propres équipements vidéo à distance, faites des tests préalables. La position de votre micro et l’angle de votre caméra influenceront également votre capacité à communiquer efficacement.
  9. 9. Utilisez les Communications Unifiées
  10. 10. Privilégiez l’utilisation d’une suite complète de Communications Unifiées. Un appel vidéo intégrant différents autres éléments peut par exemple s’avérer très productif. 63 % des entreprises utilisent au moins une application de Communications Unifiées dans le cloud, au premier rang desquelles on trouve les web conférences.
  11. 11. Vous pouvez également lancer une réunion virtuelle via la messagerie instantanée, puis ajouter la voix et la vidéo pour une expérience plus complète. Chaque entreprise dispose ainsi des outils de communication adaptés à ses besoins.
  12. 12. Encouragez la participation
  13. 13. Incitez vos collaborateurs à participer – si les téléconférences permettent aux plus discrets de rester cachés dans leur coin, la visioconférence les oblige à sortir de leur zone de confort.
  14. 14. Établissez des règles de base
  15. 15. Veillez à donner la parole à tous, sans pour autant perdre le fil de la réunion pour éviter qu’elle ne s’éternise et que le niveau d’attention ne baisse. Tout le monde n’aura pas pris la peine de s’équiper d’un matériel audiovisuel de qualité – parlez clairement pour pallier aux lacunes des haut-parleurs et casques de certains participants, et veillez à ce que tous les intervenants en fassent de même.
  16. 16. Avoir une bonne élocution peut prendre un certain temps – et même parfois de l’entraînement chez les personnes qui n’ont pas l’habitude de se forcer à bien articuler. À vous de tirer tous les avantages des outils et techniques de collaboration disponibles pour impliquer vos équipes.
  17. 17. Avec les bons outils de collaboration et un guide des meilleures pratiques, votre entreprise détient toutes les clés d’une bonne collaboration interdépartementale. La visioconférence et les réunions virtuelles permettent à vos équipes et partenaires de collaborer à travers différents fuseaux horaires, sur tous les types d’appareils, où qu’ils soient. Vous pouvez également enregistrer et réécouter/revoir les contenus de vos réunions, et mettre les enregistrements en ligne pour vos collaborateurs actuels et futurs. Une chose est sûre : les silos organisationnels ne résisteront pas longtemps.
  18. 18. À retenir : Créez un agenda détaillé pour bien utiliser le temps imparti. Assurez-vous que chaque participant a bien accès à la réunion et en connait les règles de base. Utilisez les Communications Unifiées pour ajouter d’autres éléments d’interaction.
  19. 19. Découvrez comment faire des technologies un levier d’information et d’engagement dans notre guide intitulé L’entreprise connectée : prendre les bonnes décisions même sous la pression Télécharger prendre les bonnes décisions même sous la pressionL’entreprise connectée : Stratégique Performant Flexible prendre les bonnes décisions même sous la pression L’entreprise connectée : Stratégique Performant Flexible

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