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9h30 ministeres economiques_marie_laperdrix

  • 1. Placer l’usager au cœur de la solution : le SGDAE-SAE des ministères économiques et financiers SEP 2D Bureau Documentation et Archives Service des archives économiques et financières (SAEF) Journée d’étude SGDAE et métadonnées 2 octobre 2015
  • 2. Un service singulier au sein des Archives en France • Une des composantes du bureau Documentation Archives du SG des ministères économiques et financiers (SG/SEP 2D) • Une autonomie de gestion de toutes les archives y compris historiques depuis 1822 sur : – L’administration centrale des ministères économiques et financiers (MEF) soit 5 cabinets ministériels, 14 500 agents, plus de 500 bureaux, 25 services rattachés ; – Les opérateurs des MEF (86 opérateurs en 2015) • 1997 : ouverture du centre de conservation des archives à Savigny-Le-Temple (77) • 2008 : lancement du système d’archivage électronique ARCADE (SGDAE + SAE)
  • 3. Le Site de Bercy : - Au plus près des directions et services de l’AC ; - Pour gérer l’évaluation et la collecte. Le Centre de conservation des archives (CAEF) à Savigny-Le-Temple : - Conserve les archives intermédiaires et historiques, les fonds muséographiques et les bibliothèques historiques des MEF ; - Salle de lecture ouverte aux publics. Source : Google Maps L’organisation du Service des archives économiques et financières (SAEF)
  • 4. L’archivage, atout de modernisation de l’action publique 00
  • 5. ARCADE, un service non réalisé pour les archivistes • Adaptation aux besoins des usagers des MEF et des missions spécifiques de Bercy • Une priorisation sur les bureaux ayant des documents à valeur probatoire « Placer l’usager au cœur de la solution » • Sur un principe de co-construction avec les services de l’administration centrale – Version 1 lancée en 2005 – 2007-2008 : audit de la DGME favorisant l’écoute client – Version 2 : interface usagers spécifique • Audit et consultation larges • Critères de sélection des services pilotes • Echanges non formalisés mais riches : ateliers et mails
  • 6. Le choix des métadonnées • Des métadonnées simples et signifiantes pour les utilisateurs – 56 visibles par les utilisateurs – 10 obligatoires pour valider un versement LOT 5 MD obligatoires DOSSIER 1 MD obligatoire DOCUMENT 4 MD obligatoires
  • 7. Les Métadonnées obligatoires LOT 5 MD obligatoires DOSSIER 1 MD obligatoire DOCUMENT 4 MD obligatoires Intitulé du lot Sujet du lot Unité versante Responsable versement Fonction du responsable Intitulé du dossier Date du contenu DUA Sort final Attribution du document
  • 8. Interface usagers : les métadonnées descriptives Des métadonnées reprises des normes ISO de description archivistique (EAD et EAC) Des métadonnées de gestion du cycle de vie
  • 9. Une saisie simple possible grâce au modèle d’archivage Tableau de gestion- DGCCRF Modèle d’archivage ARCADE
  • 10. Versement : modèle de versement Modèle d’archivage
  • 11. Versement : compléter les métadonnées descriptives Informations provenant automatiquement du modèle d’archivage
  • 12. Un outil adaptable aux exigences clients • Complémentarité avec les archives papier • Grande souplesse dans la gestion des typologies documentaires et des spécificités et exigences de chaque bureau • S’adapte aux exigences archivistiques de gestion opérationnelle de l’archivage dans le respect des normes de description archivistique – Permet d’être auditable et révisable ; – Est compatible avec la diversité des usages et des pratiques d’archivage et de compétences archivistiques des référents archives dans les directions ; – Deux données pivôts : DUA et sort final – Grande importance des référentiels internes à Bercy et aux directions dans la prise en compte des indexations métiers
  • 13. Contacts Ministères économiques et financiers, Secrétariat général Service de l’environnement professionnel (SEP) Sous-direction Cadre de vie, bureau Documentation et Archives (SEP 2D) Marie LAPERDRIX, adjointe au bureau et chef du Service des archives économiques et financières (SAEF) marie.laperdrix@finances.gouv.fr