Présentation d'Eléonore Alquier

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Présentation d'Eléonore Alquier

  1. 1. La répartition des fonds des Archives nationales sur trois sites : penser la réorganisation de l'institution pour répondre aux besoins des usagers Eleonore Alquier, Coordination du déménagement des fonds 22 mars 2013 Forum des archivistes - Angers Fontainebleau – Paris – Pierrefitte-sur-Seine 20-22 mars 2013
  2. 2. Le contexte : une réorganisation en profondeur - 2000's – élaboration du projet d'une nouvelle « cité pour les Archives nationales » - 2008 – la création du SCN Archives nationales Rassemblement des sites de Paris (CHAN) et de Fontainebleau (CAC) en une seule entité administrative - 2012-2013 – déménagement des fonds - 2013 – ouverture de la salle de lecture de Pierrefitte au public I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I
  3. 3. Le point de départ : deux sites autonomes Paris, Centre historique des Archives nationales Installation bicentenaire 80 kml : du VIe siècle à la fin de la IVe République Fonds clos (à l'exception des archives de la Présidence de la République) Organigramme chronologique (sections XIXe et XXe siècle) Fontainebleau, Centre des Archives contemporaines Installation récente (créé en 1969) Plus de 200 kml : depuis 1958 Fonds ouverts (accroissement permanent par les entrées en provenance des missions ministérielles) Organigramme fonctionnel (service des entrées, service des publics, service des archives électroniques) I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I
  4. 4. Le cadre de la réorganisation : un projet scientifique, culturel et éducatif 2013-2016 1 – Adopter une démarche active de collecte et d'enrichissement des fonds : « Cette politique se veut volontariste, ciblée et organisée afin de mieux répondre aux attentes des services producteurs » « Définir une véritable stratégie de collecte qui soit à la fois raisonnée et ciblée (…) ; s’impliquer davantage dans la conception et la mise en œuvre de la politique de collecte », en concertation et en articulation avec les Missions des Archives de France installées auprès de chaque ministère. » I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I
  5. 5. Le cadre de la réorganisation : un projet scientifique, culturel et éducatif 2013-2016 2 – Concevoir la politique de traitement et de valorisation des fonds dans la continuité immédiate de la collecte : « Concevoir, avec le bureau des Missions, une politique d’offre aux services producteurs, en nouant un dialogue beaucoup plus étroit avec les administrations ainsi que leurs comités d’histoire. »   « Répondre aux légitimes attentes des services producteurs en matière de mise en valeur de leurs fonds comme, par exemple, la numérisation d’un fonds ou d’une partie de fonds d’archives ou la réalisation de publications communes. » I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I
  6. 6. Le cadre de la réorganisation : un projet scientifique, culturel et éducatif 2013-2016 3 – Améliorer l'offre de service auprès des administrations « Les communications administratives seront facilitées par le système d’information archivistique, par le renforcement du système de navette existant entre les Archives nationales et le bureau des Missions et par la mise à disposition d’un espace dévolu à cette fonction dans le bâtiment de Pierrefitte-surSeine qui permettra notamment de répondre aux demandes de communication administratives urgentes. » I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I
  7. 7. Un nouvel organigramme : Une spécialisation par secteur ministériel - Définir un interlocuteur privilégié par administration versante : Département Exécutif Législatif Département Intérieur Justice Département Éducation Culture Affaires sociales Département Environnement Aménagement du territoire Agriculture Département Archives privées I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I
  8. 8. Une réflexion : Comment concilier les besoins des usagers et la gestion rationnelle des espaces ? - Les Archives nationales sur deux sites : Répartition chronologique autour de l'année 1958 - Les Archives nationales sur trois sites : V1 . Paris : fonds antérieurs à 1789 + Minutier central . Pierrefitte (post 1789) : Département Exécutif Législatif Département Intérieur Justice Département Éducation Culture Affaires sociales Département Archives privées . Fontainebleau (post 1789) : Département Environnement Aménagement du territoire Agriculture (+ département des AE et audiovisuel) I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I
  9. 9. Une réflexion : Comment concilier les besoins des usagers et la gestion rationnelle des espaces ? - Les Archives nationales sur trois sites : V2 . Paris : fonds antérieurs à 1789 + Minutier central . Pierrefitte : Département Exécutif Législatif Département Intérieur Justice Département Éducation Culture Affaires sociales Département Archives privées Département Environnement Aménagement du territoire Agriculture . Fontainebleau : Département des Archives nominatives et sérielles I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I
  10. 10. Une réflexion : Comment concilier les besoins des usagers et la gestion rationnelle des espaces ? - Tous les fonds n'appellent pas les mêmes utilisations en fonction de leur typologie - Tous les documents ne sont pas consultés par tous les usagers : Administrations Chercheurs Citoyens I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I
  11. 11. Accompagner le changement : Spécialiser chaque site en fonction de ses compétences - Paris Lieu propre à la valorisation et au montage de grandes expositions - Pierrefitte Capacité d'accroissement et de conservation des fonds dans des espaces conformes aux normes Accessibilité depuis les centres de recherche (métro) - Fontainebleau 40 ans d'expérience de gestion des communications administrations Site conçu pour la gestion de grands volumes I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I
  12. 12. Accompagner le changement : Spécialiser chaque site en fonction de ses compétences Identifier les fonds conciliant : - volume important - peu de demandes en salle de lecture - beaucoup de demandes de recherches à distance et/ou de communications administratives Quelques études statistiques par producteur et par typologie : I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I
  13. 13. Versements du Conseil d'État, section du contentieux – AN Fontainebleau Dossiers de procédures 103 versements 2552 ml 8738 articles Moyenne de 3 communi cations pour 10 ml Moyenne (total : 804 de 8 communications) communicat ions par versement Minutes de décisions 12 versements 129 ml 694 articles Moyenne de 35 communi cations pour 10 ml Moyenne de 3 communicat ions par versement (total : 459 communications, dont 426 portant sur un seul versement ; peut s'expliquer par la période chronologique large couverte par ce versement : 1959-1987) Registres de procèsverbaux et de suivi des affaires 12 versements 200 ml 1038 articles Moyenne de 9 communi cations pour 10 ml Moyenne de 4 communicat ions par versement (total : 191 communications, dont 151 portant sur seulement trois versements) TOTAUX 2800 ml 1454 communications I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I
  14. 14. Versements de la Cour de Cassation, Greffe civil – AN Fontainebleau Dossiers de procédures 117 versements 5000 / ml environ registres et répertoires 74 versements 63 ml 700 Moyenne articles de 13 communic ation/10 ml Moyenne de (total : 85 1 communications) communicat ion/verseme nt Minutes 34 versements 500 ml 1400 Moyenne environ articles de 31 environ communic ations/10 ml Moyenne de (total : 1566 46 communications) communicat ions par versement Extinction 22 des versements pourvois ordonnance s de désistement 100 ml 292 Moyenne environ articles de 12 communic ations/10 ml Moyenne de 3 communicat ions par versement Divers (compta, chrono) 30 ml / environ 10 versements Moyenne de 1 communic ation/10 ml Moyenne de 5 communicat ions par versement (total : 621 communications, dont 108 portant sur un seul versement couvrant une période chronologique large : 1907-1959) (total : 117 communications, dont 52 portant sur un seul versement) Moyenne Moyenne (total : moins de dix de 3 inférieure à communications) communic I La répartition des fonds sur trois sites1I 22 mars 2013 I ations/10 communicat
  15. 15. Mise en œuvre de la répartition Quelques typologies de dossiers « sériels et nominatifs » Dossiers de carrière Dossiers de naturalisation Dossiers d'attribution de la Légion d'honneur Autorisations de changement de noms, de mariages, … = dossiers de procédures judiciaires (cf. tableau détaillé Justice) I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I
  16. 16. Mise en œuvre de la répartition - Articuler le déménagement en fonction de la répartition - Aiguiller les entrées en provenance des administrations centrales Cette répartition permet d'équilibrer les entrées entre Pierrefitte (ca. 4 kml/an) et Fontainebleau (ca. 1 kml/an) - Informer les lecteurs de la répartition des fonds : la Salle des inventaires virtuelle - Offrir la même offre de service quel que soit le site Mise en place d'un service de communications administratives à Pierrefitte (environ un tiers du volume globale des communications administratives traitées ?) I La répartition des fonds sur trois sites I 22 mars 2013 I
  17. 17. Fontainebleau 2, rue des Archives 77300 Fontainebleau Paris 60, rue des Francs-Bourgeois 75141 Paris Cedex 03 Merci de votre attention Pierrefitte-sur-Seine 59, rue Guynemer 93380 Pierrefitte-sur-Seine Site internet des Archives nationales http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr/ Les Archives nationales sur Facebook ! http://archivesnationalesfrance.blogspot.fr/

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