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1er
avril 2016
Accompagner le changement
Thomas Van de Walle
Edouard Vasseur
Présentation du contexte
Pourquoi appelait-on la garde rapprochée de l'empereur
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•
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Ce qui est de ma responsabilité
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Outil
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Vision
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Vision
élargie
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Vous êtes ici
Vous voulez aller quelque part sur cet arc
La direction
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Vu autrement
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Contexte :
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Accompagner le changement via le recueil des cas d'usage et la modélisation ?

  • 1. Forum AAF, Troyes 1er avril 2016 Accompagner le changement Thomas Van de Walle Edouard Vasseur
  • 3. Pourquoi appelait-on la garde rapprochée de l'empereur achéménide « les Immortels » ? Les archives et la conduite du changement Réponse : parce que dès que l'un d'entre eux meurt ou devient inapte au combat, il est immédiatement remplacé. → Moralité : persister sur le long terme, c'est s'adapter en permanence : c'est conduire un changement.
  • 4. Définir mon changement : la méthode Deleuze On ne veut jamais quelque chose tout seul... Ex : « Je veux manger une glace ». … on veut quelque chose dans un agencement. Ex : « Je veux manger une glace, et qu'il fasse beau, et être assis dans un parc, avec un ami, et avoir l'esprit tranquille parce que j'ai terminé de préparer ma présentation pour l'AAF ». Qu'en retenir ? • Les acteurs et ce que j'attends d'eux • Ce qui est de ma responsabilité • Ce qui dépasse le cadre de ma responsabilité mais m’est nécessaire • Ce qui dépasse le cadre de mon projet
  • 5. Outil Accueil de l’outil Conduite du changement : deux visions Changement Outil Accueil de l’outil Vision restrictive Vision élargie
  • 6. - + Vous êtes ici Vous voulez aller quelque part sur cet arc La direction Les petits pas Vu autrement
  • 8. Présentation du contexte : quel est le changement attendu ? Contexte : • 2005 : création du SHD • 2006-2007 : audit de modernisation sur l’archivage conduit par la DGME • 2011 : publication d’une nouvelle politique d’archivage ministérielle Principaux objectifs de cette politique ministérielle : • Disposer d’un texte à un niveau « compréhensible » par les acteurs ministériels • Affirmer le caractère unique des archives, papier comme numérique • Responsabiliser les services en réaffirmant leur rôle dans la gestion des archives (politique de RM) • Affirmer le positionnement des archivistes dans la définition de la politique de gestion de l’information des services • Contractualiser les relations entre les services producteurs et le SHD
  • 9. Une occasion : le lancement d’une étude d’urbanisation des SI Deux points de départ : • Le cadrage du projet d’archivage électronique • 2009-2010 : lancement du projet ArchiPél • 2011 : cadrage du projet via une AMOA • La révision du plan d’occupation des sols SI : • 2 zones se chevauchant : Management de l’information (EMA), Archives, bibliothèques-documentation, musées (SGA/DMPA) Une interrogation des acteurs de la chaîne SIC du Mindef : • Archivage/stockage : quelle différence ? • Archivage/management de l’information : quelle différence ? • Quels processus derrière le métier d’archivage ? => Une décision des instances SIC : lancer
  • 10. Comment s’est passé ce travail d’urbanisation ? Objectif : • Modélisation du processus métier associé à la fonction archivage Calendrier : • 2012-2013 : analyse du métier et 1e version de la modélisation • 2015 : révision de la modélisation après démarche de simplification Acteurs : • DGSIC : 1 urbaniste • DMPA et SHD : équipe projet « archivage électronique » Méthodologie : • « Défrichage » des processus DGSIC-DMPA • Proposition par l’urbaniste d’une modélisation avec aller-retour avec la DMPA • Discussion avec les archivistes du SHD Contraintes : • Couvrir tout la fonction archives • S’appliquer à la fois au SHD et aux services d’archives spécialisés
  • 12. En quoi cet outil a-t-il contribué à la conduite du changement ? Un outil pour faire passer des messages à différents types d’acteurs : • Les services producteurs • La chaîne SIC • … mais aussi les archivistes
  • 13. Messages pour les services producteurs (1) Vous êtes les 1ers acteurs de la fonction archives via votre politique de management/g estion de l’information Les archivistes ont un rôle à jouer en la matière => Records management
  • 14. Messages pour les services producteurs (2) Ce message a été répété lors de la mise à jour du Plan d’occupation des sols des SI du ministère, avec la création dans la zone AB-DM d’un Quartier fonctionnel dédié au RM l QF Acquisition des fonds et des collections l QF Records management l QF Traitements intellectuels des fonds et des collections l QF Traitements matériels des fonds et des collections l QF Conservation des fonds et des collections l QF Production d’information spécialisée l QF Gestion des prestations et services d’accès aux fonds et collections l 3 l 4 l 5 l 6 l 7 l BF Veille de l’information l BF Synthèse d’informations spécialisées l BF Elaboration d’outils de recherche l BF Gestion des publications spécialisées l BF Recherche spécialisée l BF Assistance à la recherche l BF Gestion des communication et des prêts l BF Médiation culturelle l BF Gestion des accès et des inscriptions l BF Consultation locale et distante l BF Conservation curative des fonds et des collections l BF Migration de support l BF Pérennisation de l’information l BF Récolement des fonds et des collections l BF Maîtrise des conditions de stockage l BF Conservation de la valeur probante l BF Conversion de format l BF Localisation l BF Exécution des éliminations l BF Conditionneme nt et marquage l BF Gestion de l’espace de stockage l BF Gestion des documents engageants l BF Gestion des éliminations l BF Suivi des chartes d’archivage l BF Gestion du cycle de vie des documents l 2 l BF Gestion des versements l BF Gestion des achats l BF Gestion des dons, dépôts, legs, dations et revendications l 1 l BF Description l BF Classification l BF Indexation
  • 15. Message pour la chaîne SIC (1) L’archivage ne se réduit pas au stockage !
  • 16. Message pour la chaîne SIC (2) L’archivage ne se réduit pas au stockage ! StockageConservation Organiser l’information pour qu’elle soit exploitable sur le long terme et gérer son cycle de vie Contrôler que l’information reste exploitable et à défaut prendre les mesures appropriées (transcodage restauration, reconstruction …) Réserver l’espace et s’assurer, hors considération sur le contenu, que les paquets donnés restent dans l’état initial ORGANISER et STRUCTURER pour EXPLOITER GARANTIR L’EXPLOITABILITE DANS LE TEMPS FOURNIR UN CONTENEUR ADAPTE Archivage
  • 17. Et pour les archivistes ? Bilan : • Un moment d’introspection sur leur métier et la manière d’en parler aux autres • Une interrogation sur la place des différentes fonctions mises en œuvre au sein d’un service d’archives : cas du classement • L’affirmation d’une chaîne de valeur de la fonction archives Autres gains : • Élaboration de la directive sur l’archivage des systèmes d’information et mise en œuvre de la démarche d’archivage
  • 19. Le changement dans le contexte des Archives nationales ● Le Département de l’archivage électronique et des archives audiovisuelles • Un service spécialisé, assez isolé • L’héritier du service Constance ● Les relations entre Missions et Archives nationales ● La nécessité d'une vue partagée sur le « changement » et la manière de l'aborder
  • 20. Recours à la modélisation  Représenter des processus « métier » existants • En collectant l’information auprès des acteurs • En utilisant des procédés « techniques » (BPMN) ● Puis projeter des processus cibles ● Pour échanger sur une base précise avec différents interlocuteurs (archivistes, décideurs, informaticiens)
  • 22. Apports de la modélisation ● Connaissance du processus et des acteurs ● Partage avec les acteurs et les décideurs de ces processus ● Partage d’un périmètre d’action ● Identification des actions à mener dans différents domaines • Applicatif • Organisationnel • Formation
  • 24. Groupes de travail, expérimentations et cas d'usages ● 2014 - 2015 • Deux groupes de travail distincts • Le concret par l'expérimentation • Le concret par les cas d'usages ● 2d semestre 2015 : • Des ateliers communs AN-Missions • Sur 3 thèmes : verser, gérer, accéder • Centrés sur les besoins des usagers de la future plate-forme
  • 25. Apport des groupes de travail ● Meilleure connaissance des acteurs et de leurs besoins ● Implication des acteurs AN et Missions ● Implication des décideurs ● Identification d’actions à mener sur d’autres plans que le plan applicatif ● Cadrage des besoins fonctionnels ● Un jalon pour les étapes suivantes (développements en Agile, vision d’un écosystème)
  • 26. Le changement, c'est tout le temps ● Poursuite des travaux avec les utilisateurs ● Poursuite des expérimentations ● Poursuite des recueils de cas d'usages ● Poursuite des modélisations ● Association renforcée des usagers (démarche Agile)
  • 28. Quelques conclusions personnelles • Un chantier qui commence par une vision préalable de l’objectif que l’on veut atteindre (et non réductible à la mise en place d’un outil) • Des actions à mettre en œuvre auprès des utilisateurs jamais assez anticipées • Faire feu de tout bois, notamment sur le choix des outils à utiliser, sans a priori • Une adaptation permanente pour ceux qui conduisent le chantier, à l’écoute des acteurs et sans les contraindre • Se protéger, en se donnant des limites et en plaçant chacun devant ses responsabilités • Cent fois sur le métier, remettez votre ouvrage