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Vendredi 5 octobre 2018
Archives départementales de la Gironde
119/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
1. Contexte
2. Présentation
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219/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
1.1. LE RÉGIME PROBATOIRE DE LA COPIE (1/2)
4
Art. 1379
➢ La copie fiable a la même force probante que
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1. Contexte
2. Présentation
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319/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
1.2. LE RÉGIME PROBATOIRE DE LA COPIE : DÉCRET DU 5 DÉCEMBRE 2016
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419/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
2.1. LES OBJECTIFS
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2
Un organisme
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619/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
2.2. LE PUBLIC VISÉ
Le public
AUX DONNEURS
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AUX OPÉRATEURS
DE
NUMÉRISATION
1. Contexte
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719/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
2.3. LES ATTENTES
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DOCUMENTATION
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819/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
3.1. LE PÉRIMÈTRE
Justificatifs
justificatifs divers
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commerciaux
Elle traite des documents d’activité (selon la
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919/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
3.2. LES EXCLUSIONS
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médicales
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Bandes magnétiques
(son et vidéogramme)
1019/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
3.3. LES CAS D’USAGE
Numérisation de stock (S) Numérisation de flux (F)
Moyens
Centralisés
(C)
CU CS
Numérisation centralisée de stock
Exemple : reprise d’une collection de
dossiers ancienne
CU CF
Numérisation centralisée de flux
Exemple : numérisation centralisée du
courrier entrant
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Décentralisés
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CU DS
Numérisation décentralisée de stock
Exemple : dématérialisation à la
demande effectuée par un service
d’archives pour un service métier
CU DF
Numérisation décentralisée de flux
Exemple : numérisation au guichet
d’accueil d’usagers ou de clients
particuliers
1. Contexte
2. Présentation
3. Le contenu
4. Les enjeux
1119/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
3.4. LES PRINCIPES CLÉS : ACTEURS
1. Contexte
2. Présentation
3. Le contenu
4. Les enjeux
Le donneur d’ordre (DO) L’opérateur (Op)
1219/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
3.4. LES PRINCIPES CLÉS : LES GAMMES
Game 1 copie fidèle attestée
la numérisation fidèle attestée permettant de produire
une attestation de numérisation
Gamme 2 copie fidèle
La numérisation fidèle consistant à fournir les
métadonnées techniques relatives à l'intégrité du
système de destination.
1. Contexte
2. Présentation
3. Le contenu
4. Les enjeux
1319/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
3.4. LES PRINCIPES CLÉS : DOCUMENTATION À FOURNIR
Quelques exemples :
➢ Convention de numérisation
➢ Offre de service
➢ Attestation numérique
➢ Registre des numérisations soumis à une contrainte de conformité pour chaque flux
L’identification du client L’identification du flux Le cas d’usage)
➢ Dossier décrivant la politique et les moyens de sécurité des systèmes de mise en œuvre
➢ Dossier de description du système de numérisation (
➢ Méthodologie formalisée et les résultats obtenus lors des tests visant à vérifier les
capacités de l’outil de production
➢ Procès-verbal de la chaîne de numérisation visant à décrire le lot de qualification).
➢ Bordereau d’enlèvement ou de livraison
➢ Bordereau de remise détaillé
➢ Rapport de contrôle avec l’identification des éventuelles anomalies
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➢ une attestation de numérisation…
1. Contexte
2. Présentation
3. Le contenu
4. Les enjeux
1419/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
3.5. LES PRINCIPES CLÉS : CONVENTION DE NUMÉRISATION-CdN (1/2)
Les modalités
de description
documentaire
Le cas d’usage ;
la gamme
Le Calendrier des
opérations (cas
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1. Contexte
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3. Le contenu
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19/10/2018
3.5 LES PRINCIPES CLÉS : CONVENTION DE NUMÉRISATION-CdN (2/2)
1. Contexte
2. Présentation
3. Le contenu
4. Les enjeux
Qualification des
livrables
numériques
La destination des supports
papier
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Les niveaux de
service demandés
15
…
1
19/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
3.6. LES PRINCIPES CLÉS : PROCESSUS DE NUMÉRISATION
1.Transfert des
documents à
numériser
2. Contrôle de
réception
3. Préparation 4. Numérisation
5.Traitements post-
numérisation
6. Opération de
production des
métadonnées
7. Composition des
livrables numériques 8. Contrôles finaux
9. Livraison par l'OP
des livrables
numériques au DO
10. Contrôle des
livrables par le DO
11.Traitement des
documents d'origine
après numérisation
12. Elimination des
fichiers numériques
1. Contexte
2. Présentation
3. Le contenu
4. Les enjeux
1 Prévenir ou
identifier une perte
de document
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production
4. Prévenir toute
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3. Limiter le risque de
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8. Assurer la fidélité :
contrôle quantitatif
et qualitatif
6. Produire des
métadonnées
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des livrables
7. Assurer un format
d’échange de livrables
numériques (OP/DO)
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12. Suppression de tous
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dans la CdN
10.Vérifier la fidélité
11. Actions validées par le
DO sur les documents
d’origines : restitution,
archivage, destruction
9. Eviter toute perte de
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livrables pendant le
transfert
TECHNIQUE
Quels proceeds, solutions seront mis en place :
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ORGANISATIONNEL
Quels processus ? Sont-ils documentés ? Des délais
sont-ils prévus ? …
4.1. QUELLES PISTES DE RÉFLEXION :
1. Contexte
2. Présentation
3. Le contenu
4. Les enjeux
HUMAIN
Qui participera, au projet ? Qui interviendra sur la
chaîne de numérisation ? Qui sont les personnes qui
adhèront ? Ou pas ?
JURIDIQUE
Une analyse de risques est-elle prevue ? Des risques
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Sabeha OUKSILI,
Consultante en dématérialisation & archivage électronique
Tél : + 33 (0)6 80 56 98 76
E-mail : sabeha.ouksili@xdemat.fr
19/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018 18

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Presentation demat 42-026_20181005

  • 1. La normeNFZ 42-026 Définitionetspécificationsdesprestations denumérisationfidèlededocumentssur supportpapieretcontrôledeces prestations Journée de la section des archivistes des établissements de santé Vendredi 5 octobre 2018 Archives départementales de la Gironde 119/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018
  • 2. 1. Contexte 2. Présentation 3. Le contenu 4. Les enjeux 219/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018 1.1. LE RÉGIME PROBATOIRE DE LA COPIE (1/2) 4 Art. 1379 ➢ La copie fiable a la même force probante que l’original ➢ La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge ➢ Présomption simple de fiabilité : respect des exigences : « Est présumée fiable jusqu'à preuve du contraire toute copie résultant d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte, et dont l'intégrité est garantie dans le temps (...) » ➢ Si l’original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée
  • 3. 1. Contexte 2. Présentation 3. Le contenu 4. Les enjeux 319/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018 1.2. LE RÉGIME PROBATOIRE DE LA COPIE : DÉCRET DU 5 DÉCEMBRE 2016 (2/2) 4 les conditions entourant l’intégrité de la copie (horodatage qualifié, cachet électronique qualifié ou signature électronique qualifié) Les conditions de sécurité du procédé Les informations relatives à la copie, son contexte, et son identification Les modalités de conservation des copies et des documentations COPIE FIABLE = FIDELITE + INTEGRITE
  • 4. 1. Contexte 2. Présentation 3. Le contenu 4. Les enjeux 419/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018 2.1. LES OBJECTIFS Définir les principaux cas d’usage 1 Spécifier les exigences de processus et des procédés applicables à ces cas d’usages 2 Un organisme pourra s’assurer elle-même de la conformité de sa numérisation ou la confier à des prestataires, tels que les tiers archiveurs. 3
  • 5. Préciser les opérations de contrôle qualitatif et quantitatif 4 Préciser les éléments de preuve à communiquer au système de destination des copies 5 Justifier l’élimination éventuelle des originaux papier… 6 2.1. LES OBJECTIFS 1. Contexte 2. Présentation 3. Le contenu 4. Les enjeux
  • 6. 619/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018 2.2. LE PUBLIC VISÉ Le public AUX DONNEURS D’ORDRES QUI SOUHAITENT LA METTRE EN ŒUVRE EN INTERNE AUX OPÉRATEURS DE NUMÉRISATION 1. Contexte 2. Présentation 3. Le contenu 4. Les enjeux
  • 7. 719/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018 2.3. LES ATTENTES CERTIFICATION Cette norme aura pour vocation de servir de référentiel pour une certification à venir (NF 544). DOCUMENTATION Nécessite une documentation sur les process… 1. Contexte 2. Présentation 3. Le contenu 4. Les enjeux
  • 8. 819/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018 3.1. LE PÉRIMÈTRE Justificatifs justificatifs divers collationnés à des fins règlementaires ou de procédures internes administratifs et commerciaux Elle traite des documents d’activité (selon la norme ISO 30300:2011, tels que les documents de bureau sur support papier ) : scientifiques et techniques 1. Contexte 2. Présentation 3. Le contenu 4. Les enjeux Les plans et cartes Les photographies sur support papier les chèques payables (répondant au format du chèque payable tel que décrit dans la norme NF K 11- 111:1998) La documentation juridique
  • 9. 919/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018 3.2. LES EXCLUSIONS MicroformesDocuments patrimoniaux Films photographiques et cinématographiques radiographies médicales 1. Contexte 2. Présentation 3. Le contenu 4. Les enjeux Bandes magnétiques (son et vidéogramme)
  • 10. 1019/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018 3.3. LES CAS D’USAGE Numérisation de stock (S) Numérisation de flux (F) Moyens Centralisés (C) CU CS Numérisation centralisée de stock Exemple : reprise d’une collection de dossiers ancienne CU CF Numérisation centralisée de flux Exemple : numérisation centralisée du courrier entrant Moyens Décentralisés (D) CU DS Numérisation décentralisée de stock Exemple : dématérialisation à la demande effectuée par un service d’archives pour un service métier CU DF Numérisation décentralisée de flux Exemple : numérisation au guichet d’accueil d’usagers ou de clients particuliers 1. Contexte 2. Présentation 3. Le contenu 4. Les enjeux
  • 11. 1119/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018 3.4. LES PRINCIPES CLÉS : ACTEURS 1. Contexte 2. Présentation 3. Le contenu 4. Les enjeux Le donneur d’ordre (DO) L’opérateur (Op)
  • 12. 1219/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018 3.4. LES PRINCIPES CLÉS : LES GAMMES Game 1 copie fidèle attestée la numérisation fidèle attestée permettant de produire une attestation de numérisation Gamme 2 copie fidèle La numérisation fidèle consistant à fournir les métadonnées techniques relatives à l'intégrité du système de destination. 1. Contexte 2. Présentation 3. Le contenu 4. Les enjeux
  • 13. 1319/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018 3.4. LES PRINCIPES CLÉS : DOCUMENTATION À FOURNIR Quelques exemples : ➢ Convention de numérisation ➢ Offre de service ➢ Attestation numérique ➢ Registre des numérisations soumis à une contrainte de conformité pour chaque flux L’identification du client L’identification du flux Le cas d’usage) ➢ Dossier décrivant la politique et les moyens de sécurité des systèmes de mise en œuvre ➢ Dossier de description du système de numérisation ( ➢ Méthodologie formalisée et les résultats obtenus lors des tests visant à vérifier les capacités de l’outil de production ➢ Procès-verbal de la chaîne de numérisation visant à décrire le lot de qualification). ➢ Bordereau d’enlèvement ou de livraison ➢ Bordereau de remise détaillé ➢ Rapport de contrôle avec l’identification des éventuelles anomalies ➢ Bordereau de livraison ➢ les procédures de reprise sur un livrable numérique livré au client. ➢ une attestation de numérisation… 1. Contexte 2. Présentation 3. Le contenu 4. Les enjeux
  • 14. 1419/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018 3.5. LES PRINCIPES CLÉS : CONVENTION DE NUMÉRISATION-CdN (1/2) Les modalités de description documentaire Le cas d’usage ; la gamme Le Calendrier des opérations (cas d’usage CU CS) Les profils de numérisations Le processus mis en œuvre 1. Contexte 2. Présentation 3. Le contenu 4. Les enjeux
  • 15. 19/10/2018 3.5 LES PRINCIPES CLÉS : CONVENTION DE NUMÉRISATION-CdN (2/2) 1. Contexte 2. Présentation 3. Le contenu 4. Les enjeux Qualification des livrables numériques La destination des supports papier Les niveaux de contrôle exigés Les niveaux de service demandés 15 …
  • 16. 1 19/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018 3.6. LES PRINCIPES CLÉS : PROCESSUS DE NUMÉRISATION 1.Transfert des documents à numériser 2. Contrôle de réception 3. Préparation 4. Numérisation 5.Traitements post- numérisation 6. Opération de production des métadonnées 7. Composition des livrables numériques 8. Contrôles finaux 9. Livraison par l'OP des livrables numériques au DO 10. Contrôle des livrables par le DO 11.Traitement des documents d'origine après numérisation 12. Elimination des fichiers numériques 1. Contexte 2. Présentation 3. Le contenu 4. Les enjeux 1 Prévenir ou identifier une perte de document 2. Garantir l’exhaustivité de la production 4. Prévenir toute perte d’information 3. Limiter le risque de perte d’intégrité 8. Assurer la fidélité : contrôle quantitatif et qualitatif 6. Produire des métadonnées permettant l’exploitation des livrables 7. Assurer un format d’échange de livrables numériques (OP/DO) permettent une intégration des documents et MD 5. Assurer la qualité du livrable numérique 12. Suppression de tous les objets copies numériques produits et autres éléments précisées dans la CdN 10.Vérifier la fidélité 11. Actions validées par le DO sur les documents d’origines : restitution, archivage, destruction 9. Eviter toute perte de ou corruption des livrables pendant le transfert
  • 17. TECHNIQUE Quels proceeds, solutions seront mis en place : SAE, coffer-fort… ? ORGANISATIONNEL Quels processus ? Sont-ils documentés ? Des délais sont-ils prévus ? … 4.1. QUELLES PISTES DE RÉFLEXION : 1. Contexte 2. Présentation 3. Le contenu 4. Les enjeux HUMAIN Qui participera, au projet ? Qui interviendra sur la chaîne de numérisation ? Qui sont les personnes qui adhèront ? Ou pas ? JURIDIQUE Une analyse de risques est-elle prevue ? Des risques sont-ils identifies ?
  • 18. Merci pour votre attention Sabeha OUKSILI, Consultante en dématérialisation & archivage électronique Tél : + 33 (0)6 80 56 98 76 E-mail : sabeha.ouksili@xdemat.fr 19/10/2018 Journée de la section des archivistes des établissements de santé – 5 octobre 2018 18