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Déploiement d’un outil note de frais à l’international : attention aux spécif...
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Comment maîtriser le coût et la durée de vos projets d'investissement ? ​
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Webinar Finance - Digitalisation de la fonction finance en 7 points clés

  • 1. Webinar Jeudi10 octobre 2019 10h30 – 11h15 Digitalisation de la fonction finance : découvrez en 7 points clés, comment aborder 2020 avec succès Pour le confort de tous, merci de couper vos micros pendant ce Webinar
  • 2. ROMAIN FAIVRE D’ARCIER DIRECTEUR, PRACTICE FINANCE YANIS KHOBZI DIRECTEUR, PRACTICE FINANCE Digitalisation de la fonction Finance : découvrez en 7 points clés, comment aborder 2020 avec succès - INTERVENANTS DÉROULÉ DU WEBINAR 2 | Comment organiser la démarche d’ensemble Comprendre le panorama des opportunités technologiques Répondre à une diversité d’attentes Evaluer et intégrer le facteur humain Se préparer à l’IA RPA : évaluer les opportunités pour votre entreprise RPA : passer le cap de l’industrialisation 1 2 3 4 5 6 7 INTRODUCTION – 05’ PRÉSENTATION – 30’ Q&R – 10’
  • 3. Axys Consultants, acteur majeur du conseil en management et en transformation digitale A propos de… 3 |
  • 4. Webinar 10 octobre 20194 | 10/10/2019 | AXYS CONSULTANTS, CONSEIL EN MANAGEMENT ET EN TRANSFORMATION DIGITALE CHANGE ACHATS FINANCE DIGITAL - MARKETING & COMMERCE DATA AXYS EN QUELQUES MOTS NOS FILIALES 215consultants 28 M€ de CA Paris / Hong Kong / NewYork / Montréal … transforme l’entreprise. Cabinet de conseil indépendant
  • 5. Webinar 10 octobre 20195 | 10/10/2019 | PRACTICE FINANCE >> NOTRE OFFRE ET NOS PRESTATIONS DE CONSEIL ALIGNEMENT DU MODÈLE DE GESTION AIDE AU CHOIX DE SOLUTION GOUVERNANCE DE PROJET ACCOMPAGNEMENT DU CHANGEMENT MAÎTRISE DES TRANSFORMATIONS OPTIMISATION DE PROCESSUS DATA MANAGEMENT ASSISTANCE À PROJET AGILE Vous accompagner dans la définition et l’alignement de votre modèle de gestion sur votre business model. Vous apporter une expérience, une analyse rationnelle, une indépendance au moment de la prise de décision finale. Adopter une vraie culture du changement basée sur les modes de management agiles et innovants. Sécuriser l’atteinte des résultats de vos projets en termes de coût, de délais et de qualité. Co-construire une cible, tracer la trajectoire, définir les moyens à mettre en œuvre, orchestrer les transformations. Définir, modéliser, optimiser, robotiser… en boucle d’amélioration continue, les processus de votre entreprise. Vous accompagner dans toutes les phases de projets : cadrage, conceptions, validation de la solution, déploiement… Faciliter l’exploitation des données, l’appropriation statistique et le déploiement de modèles de gestion prédictifs. TRANSFORMATION DE LA FONCTION 1 AUTOMATISATION DES PROCESSUS 2 PILOTAGE DE LA PERFORMANCE 3
  • 6. points clés pour aborder 2020 avec succès Digitalisation de la fonction Finance Comment organiser la démarche d’ensemble Comprendre le panorama des opportunités technologiques Répondre à une diversité d’attentes Evaluer et intégrer le facteur humain Se préparer à l’IA RPA : évaluer les opportunités pour votre entreprise RPA : passer le cap de l’industrialisation 1 2 3 4 5 6 7 6 | 7
  • 7. Comment organiser la démarche d’ensemble [1/2] 7 | PRIORITÉS 2019 DU CFO ➔ Pilotage de la performance : simplifier les reportings, apport du prédictif ➔ Optimiser les processus : digitaliser / standardiser les processus transactionnels ➔ Gestion des talents : manager / développer / recruter Préoccupation : définition d’une trajectoire digitale dans un contexte fortement technologique Démarche | Critères de décision | Facteurs clés de succès
  • 8. Comment organiser la démarche d’ensemble [2/2] Pré-étude transformation Déclinaison de la stratégie en scénario de transformation 4semaines Diagnostic Finance Analyse de maturité et formalisation de la feuille de route Mise en œuvre POC Contrôle de l’efficacité attendue par la technologie 3mois Déploiement AGILE Mise en production des solutions rapide (SPRINT) Accompagnement au changement Aide à la transition culturelle & gestion des problématiques sociales Pilotage projet Animation stratégique et opérationnelle de la transformation 1 à 3ans 8 | Re-questionnement Poursuite de la réflexion de manière continue et itérative. Ajustement de la feuille de route
  • 9. points clés pour aborder 2020 avec succès Digitalisation de la fonction Finance Comment organiser la démarche d’ensemble Comprendre le panorama des opportunités technologiques Répondre à une diversité d’attentes Evaluer et intégrer le facteur humain Se préparer à l’IA RPA : évaluer les opportunités pour votre entreprise RPA : passer le cap de l’industrialisation 1 2 3 4 5 6 7 9 | 7
  • 10. Comprendre le panorama des opportunités technologiques 10 | Toute solution digitale peut-être augmentée par L’INTELLIGENCE ARTIFICIELLE dont les champs d’application sont quasi-infinis .
  • 11. points clés pour aborder 2020 avec succès Digitalisation de la fonction Finance Comment organiser la démarche d’ensemble Comprendre le panorama des opportunités technologiques Répondre à une diversité d’attentes Evaluer et intégrer le facteur humain Se préparer à l’IA RPA : évaluer les opportunités pour votre entreprise RPA : passer le cap de l’industrialisation 1 2 3 4 5 6 7 11 | 7
  • 12. Répondre à une diversité d’attentes 12 | “Questionner la façon dont les équipes travaillent ensemble : dans quel but et pour qui les équipes réalisent leurs travaux ? – Supprimer les tâches inutiles" Directeur Financier “Notre priorité est le renforcement et la simplification de la production des reporting pour permettre notre évolution vers le Business Partnership.” Directeur du Contrôle de Gestion “Définir une feuille de route ambitieuse et réaliste partagée entre le Métier et la MOA” Responsable MOA Finance "En tant que Métier, nous attendons un meilleur accompagnement dans la formalisation de nos besoins et la gestion de nos projets". Directeur de laTrésorerie"Tout ce qui concerne le BFR sera automatisé. Les comptables passeront progressivement à des travaux d'analyse et de recherche plutôt qu'à la simple production comptable". Directeur Comptable “Identifier les besoins et les moyens d'automatisation pour améliorer notre performance” Directeur Fiscal “Mettre en œuvre des projets concrets basés sur des cas d’usage, à court terme” Reponsable Audit interne Rationaliser Avoir une vision commune Automatiser Se repositionner Être plus performant Être accompagné Voir des réalisations rapides
  • 13. points clés pour aborder 2020 avec succès Digitalisation de la fonction Finance Comment organiser la démarche d’ensemble Comprendre le panorama des opportunités technologiques Répondre à une diversité d’attentes Evaluer et intégrer le facteur humain Se préparer à l’IA RPA : évaluer les opportunités pour votre entreprise RPA : passer le cap de l’industrialisation 1 2 3 4 5 6 7 13 | 7
  • 14. Evaluer et intégrer le facteur humain [1/2] 14 | La digitalisation apporte des bénéfices à valoriser… • Performance des outils • Autonomie et collaboration • Valorisation de la créativité • Baisse de la pénibilité • … …. mais soulève également des craintes non exprimées • Complexité • Perte de repères • Employabilité • Dévalorisation • Déséquilibre vie privée / perso
  • 15. Evaluer et intégrer le facteur humain [2/2] 15 | Panel Entretiens Questionnaire Restitution Echantillon représentatif • Métier / MOA / IT • Niveau hiérarchique • Génération Favoriser l’expression • Trame d’ensemble • Intervieweur externe • Anonyme Ensemble des acteurs concernés • Quantifier • Affiner • Anonyme Réalisation d’un « Change management assessement » Prioriser les actions et messages à mettre en œuvre • Formation • Animation • Info./Com. • Support • Compréhension des changements, craintes et attentes • Capacité à accepter le changement, • Capacité à s’impliquer dans les projets Nouvelles compétences à développer au sein des équipes Finance • Mode projet • Agile • Data Projet • Interagir • Créativité • Coordonner transversalement Managériales & Comportementales
  • 16. points clés pour aborder 2020 avec succès Digitalisation de la fonction Finance Comment organiser la démarche d’ensemble Comprendre le panorama des opportunités technologiques Répondre à une diversité d’attentes Evaluer et intégrer le facteur humain Se préparer à l’IA RPA : évaluer les opportunités pour votre entreprise RPA : passer le cap de l’industrialisation 1 2 3 4 5 6 7 16 | 7
  • 17. Se préparer à l’IA [1/2] 17 | Quelques applications concrètes de L’IA vues chez nos clients : ➔ Relance automatique des règlements de créances ➔ Génération automatisée de commentaires en langage naturel ➔ Détection de présomption d’anomalies (doublons, incohérences, irrégularité comptable) dans la Comptabilité Fournisseurs / auto-apprenant Projets menés par Axys : ➔ Lettrage semi-automatique des encaissements • Suggestions validées par l’homme • Système auto-apprenant • Passage de 65% (anciennes règles de gestion) à 85% d’automatisation ➔ Optimisation gestion des affectations de ressources / Optimisation du trafic ➔ [En cours] outil interactif d’aide à l’évaluation budgétaire des projets / extrapolation d’un historique ➔ [En cours] : Smart report Une technologie d’accompagnement et non de remplacement
  • 18. Se préparer à l’IA [2/2] 18 | Se lancer dans la démarche 1. Définir les cas d’usage Identification de Use-Case Qualification Priorisation Projet 2. S’assurer de l’éligibilité à l’IA (capacité à modéliser, capacité technologique, historique à exploiter,…) 3. Prioriser pour engager les projets Enjeux Mutualisation CA généré Impact utilisateurs Pertinence stratégique Faisabilité Economique Technique Organisationnelle CRITÈRES DE PRIORISATION
  • 19. points clés pour aborder 2020 avec succès Digitalisation de la fonction Finance Comment organiser la démarche d’ensemble Comprendre le panorama des opportunités technologiques Répondre à une diversité d’attentes Evaluer et intégrer le facteur humain Se préparer à l’IA RPA : évaluer les opportunités pour votre entreprise RPA : passer le cap de l’industrialisation 1 2 3 4 5 6 7 19 | 7
  • 20. LA RPA C’EST QUOI ? La RPA consiste en la mise en place de robots logiciels reproduisant l’activité humaine et permettant ainsi de prendre en charge certaines tâches d’un process métier (Finance, Achat, RH …)
  • 21. LA RPA, POURQUOI ? Diminution des erreurs ScalabilitéAugmentation de la satisfaction Réduction des coûts
  • 22. LA RPA, C’EST MAINTENANT. AUTOMATISATION ERP CRM OPTIMISATION BPM / LEAN MANAGEMENT EXTERNALISATION DIGITALISATION RPA PROCESS MINING IA MACHINE LEARNING DEEP LEARNING
  • 23. •UN PONT VERS L’INTELLIGENCE ARTIFICIELLE AUTOMATISATION COGNITIVE RPA IA
  • 24. PRINCIPE ADAPTÉ POUR  Navigue dans les interfaces des solutions déployées en entreprise  Imite l’action humaine pour prendre prendre en charge des tâches d’un processus  Capable d’exécuter des processus multitâches  Tâches manuelles répétitives  Basées sur des règles définies  Données structurées EXEMPLE  Utilise les API pour une automatisation bout en bout de plusieurs systèmes (middleware nouvelle génération)  Idéal pour couvrir un processus bout en bout multi-compétences (couplé aux TASK BOTS)  Apprend et s’adapte au fil du temps  Devient indépendant avec un minimum d’erreur  Capable de prendre des décisions basées sur l’accumulation de connaissances et l’expérience acquise  Combine la Data et les algorithmes intelligents  Prend des décisions basées sur le machine learning et l’exploitation de volume important de données  Processus complexe, scalable  Multi-systèmes IA : Complexe | Couteux | ÉmergeantRPA : Simple | Peu couteux | Mature  Manipulation de données non structurées  Prise en charge de tâches non clairement définies/formalisées  Interaction avancée : langage (NLP) images, vidéos  Traitement de volume important de données non structurées  Contrôles factures (cycle de paiement fournisseur)  Saisie en masse d’écritures comptables TASK BOTS META BOTS IQ BOTS IA  Génération de reporting (basic)  Détection de dysfonctionnement dans un processus bout en bout  Lettrage automatique des encaissements client  Génération de bon de commande  Prédiction de risques financiers  Détection des fraudes QUELS ROBOTS POUR QUEL BESOIN ?
  • 25. AI | MACHINE LEARNING PROCESSUS & CASE MANAGEMENT NLP & CHATBOT INFRASTRUCTURE & INTÉGRATION COMPRÉHENSION DE DOCUMENTS PROCESS MINING RPARPA ORCHESTRATEUR DE TECHNOLOGIES
  • 26. LA RPA, POUR QUELS PROCESSUS ? Standardiser le processus (si possible) Attendre que le processus soit stabilisé Envisager des solutions tactiques Etudier les améliorations éventuelles du SI Tâches manuelles et répétitives ? Basées sur des règles de gestion ? Inputs structurés exploitables ? Processus stable? Volumétrie importante ? NON NON NON NON NON NON RPA Ne nécessitant pas de modifications SI lourdes ? PROCESSUS RETENUS ENSEMBLE DE PROCESSUS POTENTIELLEMENT ÉLIGIBLES
  • 27. points clés pour aborder 2020 avec succès Digitalisation de la fonction Finance Comment organiser la démarche d’ensemble Comprendre le panorama des opportunités technologiques Répondre à une diversité d’attentes Evaluer et intégrer le facteur humain Se préparer à l’IA RPA : évaluer les opportunités pour votre entreprise RPA : passer le cap de l’industrialisation 1 2 3 4 5 6 7 27 | 7
  • 28. 4 MILLIONS DE ROBOTS2021
  • 29. OÙ EN EST LE DÉPLOIEMENT DE LA RPA DANS LES ENTREPRISES ? 2015 2016 2017 2018 Les robots arrivent. Les robots sont là. Les robots sont prêts, l’êtes-vous ? Les robots attendent. 15 % 64 % 70 %% D’ENTREPRISES AYANT LANCÉ UNE INITIATIVE RPA
  • 30. LES ENTREPRISES ONT DU MAL À DÉPLOYER LA RPA À GRANDE ÉCHELLE Bien qu’un grand nombre d’entreprises se soient lancées dans la RPA, seulement 4 % d’entre-elles ont déployé plus de 50 Robots à ce jour4% 14% 13% 37% 32% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Déploiement [+ 50 robots] Implémentation [11 à 50 robots] Pilote [6 à 10 robots] POC [1 à 5 robots] Aucune initiative 2018 2017
  • 31. QUELS SONT LES FREINS DU DÉPLOIEMENT DE LA RPA DES PROCESSUS FRAGMENTÉS  La variété des cas à traiter (exceptions), l’hétérogénéité des activités, la diversité des applications utilisées sont les 1ers freins à la RPA. L’automatisation est alors contrainte à une multitude de petites tâches dont la rentabilité unitaire reste à démontrer. 32% UN MANQUE DE VISION CLAIRE  Un grand nombre d’organisations se sont lancées précipitamment dans des projets RPA improvisés suite à un PoC ou à un Pilote. Elles n’ont pas pris le temps d’établir une vision claire, de fixer une ambition et de définir la feuille de route de déploiement alignée avec leurs objectifs stratégiques. 17% UNE DSI RÉFRACTAIRE  La DSI prend seulement la mesure des implications qu’a la RPA sur ses façons de mener des projets au sens large : méthodologies, architecture… Le rythme de déploiement s’accélère au fur et à mesure que la DSI monte en compétences et s’adapte aux spécificités de la RPA. 17%
  • 32. BONNES PRATIQUES POUR UN DÉPLOIEMENT AGILE SE RECENTRER SUR LE PROCESSUS  Se recentrer sur la valeur du processus  Gérer le portefeuille d’opportunités  Expérimenter les technologies cognitives DÉFINIR UNE VISION CLAIRE  Clarifier la vision & fixer l’ambition  Créer un centre d’excellence RPA  Appréhender les processus de manière globale (bout en bout)  Enrôler la DSI dès le début du projet RPA  Intégrer la DSI dans une gouvernance RPA globale  S’assurer du respect des exigences techniques (infrastructure, sécurité, …) EMBARQUE LA DSI DÈS LE DÉBUT
  • 33. SE LANCER DANS LA RPA EN 6 SEMAINES Étude d’opportunités Identifier et valider l’éligibilité de(s) cas d’usage RPA 1 semaine Priorisation des cas d’usage  Présenter la démarche d’un projet RPA  Partager, qualifier (de manière macro) et prioriser les cas d’usages Analyse détaillée « vis ma vie » des process  Vis ma vie et ateliers de description de processus  Valider l’éligibilité des processus (à l’aide de la matrice RPA) : gains VS effort de robotisation Mettre en œuvre le pilote et définir les critères de succès 4 à 6 semaines Construction du robot  Préparer les prérequis : techniques, infrastructure, et environnement (contribution de l’IT).  Spécifier et accompagner le paramétrage du robot / tester, mettre en production le(s) robot(s) Pilotage des résultats du pilote  Définir les indicateurs et critères de succès du pilote  Suivi du pilote (tableau de bord) Formalisation d’un bilan  Résultats attendus vs résultats atteints  REX démarche projet RPA  Taux de réutilisation / mutualisation des robots Feuille de route  Feuille de route / plan d’industrialisation  Stratégie & Gouvernance RPA  Centre de compétences / formation Réalisation du Pilote Bilan de l’expérimentation Réaliser un bilan du pilote et amorcer la feuille de route 2020 1 semaine CHOIX DU USE CASE ROBOT PILOTE BILAN ET PROJECTION
  • 34. MÉTHODOLOGIE AXYS CONSULTANTS Démystifier le sujet en interne Anticiper les freins Communiquer DÉMOCRATISER POC Pilote Retour d’expérience EXPÉRIMENTER Choix de solutions Identification et éligibilité des processus Priorisation / ROI / Feuille de route DÉPLOYER Centre d’excellence / Compétences internes Gouvernance Industrialisation ORGANISER Stratégie RPA Impacts sur l’organisation Formation & Compétences ACCOMPAGNER
  • 35. En conclusion, pour aborder 2020…  Avoir défini une feuille de route digitale qui conduise à la mise en œuvre de POC innovants à court terme, en privilégiant les technologies adaptées.  Avoir conscience que les attentes sont multiples et hétérogènes. Se préparer à mener plusieurs transformations, de différentes natures et de différentes ampleurs.  Anticiper le fort impact humain de la digitalisation (nouvelles compétences, nouveaux usages, besoins d’information), en impliquant fortement ses collaborateurs pour l’évaluer. Avoir aussi conscience que les évolutions technologiques sont des leviers d’attractivité / fidélisation.  Enfin, ne pas avoir peur d’imaginer ce que l’IA pourrait apporter pour accompagner les Directions Financières. 35 |
  • 37. Romain FAIVRE d’ARCIER Directeur Finance Axys Consultants romain.darcier@axys-consultants.com Vos contacts Yanis KHOBZI Directeur Finance UiPath yanis.khobzi@axys-consultants.com www.axys-consultants.com