Presentasjon for hvordan Trondheim kommune har forankret prosjektet for digitalisering av skjema i organisasjonen. Opprinnelig holdt under Kommuneforlagets brukerkonferanse den 24. mars 2009.

1. KF Brukerkonferanse 24.03.09
Hvordan arbeide med å forankre
skjermdialog i organisasjonen?

2. Agenda
Hvor er Tk innen digitalisering i dag?
Digitalisering i Tk før
Bakgrunn for digitaliseringsprosjektet
Innføringsprosjektet
 Organisering
 Forståelse – forpliktelse – forankring
Prosessarbeid og prosjektverktøy
Digitalisering i Tk videre

3. Status
 Ca. 100 skjermdialoger i drift til 27 enheter
 Ca. 50 integrert med sak/arkiv-system
 Organisering som gjør at videre digitalisering ”går av
seg selv”:
Digitaliseringsprosjektet har ansvaret for utvikling av

skjermdialoger og prosesser
IT-tjenesten har ansvaret for drift av tjenesten skjermdialog

IT-tjenesten har ansvaret for anskaffelse og drift av tekniske

løsninger som skal støtte opp
Skjermdialogeier har ansvar for innhold og prosess


4. Digitalisering i Tk før
Manglende:
 Struktur
 Vurderinger, analyser og prioriteringer
 Bevissthet
 Dokumentasjon
 Oversikt
 Ressurser
 Forståelse av omfang og kompleksitet

5. Bakgrunn
IT-tjenestens prosessfokus
Effektivisering og gevinstuttak
Digitaliseringsprosjektet opprettet i 2007
Fokus på forståelse - forankring -
forpliktelse
Ønske om fast prosess for tjenesten
skjermdialog

6. Bakgrunn
Vurdering, analyse, prioritering
Dokumentasjon
 Risikovurderinger
 Gevinstanalyser
Drift og avtaleforvaltning
Profesjonalisering
Utvikling av verktøy

7. Bakgrunn
Anbud
 Tjenestefokus og prosessfokus
Innføringsprosjekt
Totale gjennomganger av utvalgte skjema

og prosessen rundt
 ca 40 eksisterende skjermdialoger
 ca 25 nye

8. Organisering av
innføringsprosjektet
 Prosjekteier er IT-sjefen
 Prosjektledelse fra IT-tjenesten
 4 koordinatorer innleid i 100% stilling
 Deltakelse fra Kommunikasjonsenheten
 Deltakelse fra Byarkivet
 Enhetene
 Leverandører
 Samarbeidspartnere
 Forankring hele veien opp
NV EExpo rt .mpg

9. Koordinatorer og enheter sin rolle
 Alle skjema fikk en ansvarlig prosjektkoordinator,
tildelt av prosjektleder.
 Alle skjema fikk en skjemaeier, tildelt av enhetsleder
på den aktuelle enheten

10. Arkivets rolle
Suksesskriterie
Engasjement
Kompetanse
Deltakelse

11. Leverandører sin rolle
Samarbeid mellom Trondheim
kommune, EDB og Kommuneforlaget
Er avhengig av et mottaksapparat som

fungerer

12. Forpliktelse – forståelse –
forankring i prosjektgruppa
 Prosjekteier ble informert og involvert i sentrale utfordringer.
 Byarkivet og Kommunikasjonsenheten ble informert og involvert.
 En ressurs fra Byarkivet ble innleid til prosjektet i 50% stilling.
 Ressursene fra Kommunikasjonsenheten var ikke forpliktet på
en like formell måte.
 Arbeidet med å skape forståelse, forpliktelse og forankring hos
KF var svært viktig.
 Aller mest ble det jobbet med å skape forståelse, forpliktelse og
forankring blant de innleide prosjektkoordinatorene som skulle
være ansvarlige for hver sine prosesser og skjermdialoger.
 Det ble lagt stor vekt på at alle prosjektdeltakerne skulle ha et
stort engasjement for prosjektet.

13. Forståelse
 En sentralisert tilnærming men med aktiv
jobbing for å få med enhetene i arbeidet.
 Kommunikasjon med enhetsleder
Videre forankringsjobb avtales

 Prioritering av enheter
 Standardisert måte å jobbe på, men med
åpning for å gjøre endringer foreslått av
enhetene.
Bruk av standard presentasjoner


14. Forståelse
 Intranettside for prosjektet
 Informasjon pr. e-post/julehilsener m.m
 Rådmann ble kontinuerlig informert av prosjekteier
 Informasjonsspredning gjennom jungeltelegrafen
 Å skape forståelse er ikke ansett som å være en
engangsjobb vi gjør ved prosjektetoppstart - en
kontinuerlig prosess
 Prosjektet er preget av en gjennomtenkt
informasjons- og kommunikasjonsstrategi

15. Forankring
 Til rådmann og kommunaldirektører
Møter

Mer uformelle samtaler

Fokus på prosesseffektivisering og gevinstene av prosjektet

Sammenheng til andre pågående prosjekter

 Til enhetetsledere/ utvalgte saksbehandlere/
systaemadministratorer/ publisister eller andre på
enhetene
Arbeidsmøter

Fokus på opplevd forbedring


16. Forankring gjennom Det Digitale
Trøndelag
 Kommunaldirektør - leder for styringsgruppa i
DDT
 Representant fra rådmannens fagstab - en av
ildsjelene bak DDT og sitter i arbeidsutvalget.
 Tk har også med representanter i flere av
delprosjektene, blant annet e-forum

17. Forpliktelse
 Ikke bare involvere partene i prosjektet, men også
forplikte dem
 Samarbeidsavtaler
Presentert i første telefonsamtale

Gjennomgått i møter

 Enhetsleder utpekte skjermdialogeiere som hadde
klare ansvarsområder
 Punkt i alle lederavtaler som sier at alle enhetsledere
skal bidra til effektivisering og digitalisering
 Klare SLA-avtaler med KF

18. Forankring gjennom
prosessarbeid
Prosessgjennomgang
 Nå-situasjon
 Ønsket-situasjon
Profesjonell tilnærming til utvikling av
skjermdialoger
Mal for skjermdialoger som støtte i utvikling


19. Prosessen for digitalisering av
skjema
Utgangspunkt: Prosesskartlegging

 Resultat: Styrt arbeidsflyt i verktøy

21. Sjekklister
Hjelper den enkelte å huske hva som
skal utføres
Dokumentasjon på hva som er utført

24. Dokumentasjon og loggføring
Kartlegging og informasjonsinnhenting

 Til bruk senere i prosessen
 For bruk i rapporter
Loggføring

 Hva er gjort, av hvem, når
Dokumentasjon

 Mindre personavhengig
 Datatilsynets krav
 Gevinstrealisering

25. Fremtidig drift
Avtaleforvaltning

Prosessforvaltning

Oppfølging/rådgiving til enheter

Informasjons- og kommunikasjonsarbeid

 Utfordringer ved overgang til drift
Hvordan forplikte/engasjere skjermdialogeierne?

 Mål: Tjenesten driftes av en tjenesteansvarlig ved IT-
tjenesten