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GESTION DU TEMPS
Objectifs de la session







Déceler vos habitudes par rapport au
temps
Améliorer votre organisation personnelle
du temps
Définir vos priorités/missions/objectifs
Gérer votre temps en tenant compte de
celui des autres
Un phénomène familier :

Le débordement
Quelles solutions ?









Trier
Sélectionner
Dire non
Déléguer
Regrouper
Décaler
Organiser
…
Débordement ?









Facteurs internes :
Ne pas savoir dire
non
Peur de déléguer
Privilégier
facilité/familiarité
Se valoriser
Se laisser détourner
par la dernière
tâche
….









Facteurs externes :
Désorganisation
sces
clients/fournisseurs
Période de
lancement
Dépendance à autrui
Urgences/imprévus/
changements
Avoir affaire à des
chronophages
Comment s’organiser ?
Définir ses priorités :
+
U
R
G
E
N
C
E

+

IMPORTANCE

1
FAIRE SOI-MEME
(PRIORITE)

-

2
DELEGUER

3
DECALER

-

4
ABANDONNER
OU FAIRE SUIVRE
Comment s’organiser ?
Plans et listes
1.Définir rôles importants

Essentiels

secondaires

Missions
secondaires

Essentielles
Ressources/ moyens
regrouper
déléguer

Se faire assister
Sous traiter
Mesurer ses réactions




Ne pas réagir a chaud
Prendre le temps de la réflexion
Prendre le recul nécessaire…
1 problème est mieux traité si on prend
le recul nécessaire pour bien le
comprendre…
 « Passé un certain délai, un problème
dont on ne s’est pas occupé est un
problème a moitié résolu » W.CHURCHILL

Avoir du recul




Se précipiter peut provoquer
des erreurs plus graves que le
problème lui-même et entraîner
de lourdes conséquences…
Perdre du temps en apparence
permet d’en gagner :
Préparation de l’action
analyse du problème

préparation

préparation

exécution

exécution

Temps épargné
Apprendre à dire « non »




Analyse : pourquoi ne puis-je
pas dire non ?
Conséquences :
 sur

la production
 Sur la relation


Avantages de l’affirmation de
soi
Apprendre à dire non


Recul : prendre le temps de la réflexion
Si refus, soigner la forme : argumenté sans
excès, excuses,ou agressivité
 Si l’autre insiste : technique du disque rayé…


Enfin, parfois, il est nécessaire de trouver
un compromis :
les sollicitations entrent dans les missions
d’encadrement!
Définir ses priorités :




« Il n’y a pas de vent favorable
pour qui ne sait où il va »
« Une personne sans but est
utilisée par celles qui en ont »
Principes et outils pour mieux
gérer son temps





Les objectifs
Les réunions
Le téléphone
La messagerie
Ces outils peuvent devenir
chronophages… comment les
gérez vous ?
Les outils : qu’utilisez vous
pour gérer votre temps ?






Agenda (choix, forme, type, nombre,
codes…)
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« on n’allume pas du feu avec de
grosses bûches mais avec du petit
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  • 2. Objectifs de la session     Déceler vos habitudes par rapport au temps Améliorer votre organisation personnelle du temps Définir vos priorités/missions/objectifs Gérer votre temps en tenant compte de celui des autres
  • 3. Un phénomène familier : Le débordement
  • 5. Débordement ?        Facteurs internes : Ne pas savoir dire non Peur de déléguer Privilégier facilité/familiarité Se valoriser Se laisser détourner par la dernière tâche ….       Facteurs externes : Désorganisation sces clients/fournisseurs Période de lancement Dépendance à autrui Urgences/imprévus/ changements Avoir affaire à des chronophages
  • 6. Comment s’organiser ? Définir ses priorités : + U R G E N C E + IMPORTANCE 1 FAIRE SOI-MEME (PRIORITE) - 2 DELEGUER 3 DECALER - 4 ABANDONNER OU FAIRE SUIVRE
  • 7. Comment s’organiser ? Plans et listes 1.Définir rôles importants Essentiels secondaires Missions secondaires Essentielles Ressources/ moyens regrouper déléguer Se faire assister Sous traiter
  • 8. Mesurer ses réactions    Ne pas réagir a chaud Prendre le temps de la réflexion Prendre le recul nécessaire… 1 problème est mieux traité si on prend le recul nécessaire pour bien le comprendre…  « Passé un certain délai, un problème dont on ne s’est pas occupé est un problème a moitié résolu » W.CHURCHILL 
  • 9. Avoir du recul   Se précipiter peut provoquer des erreurs plus graves que le problème lui-même et entraîner de lourdes conséquences… Perdre du temps en apparence permet d’en gagner :
  • 10. Préparation de l’action analyse du problème préparation préparation exécution exécution Temps épargné
  • 11. Apprendre à dire « non »   Analyse : pourquoi ne puis-je pas dire non ? Conséquences :  sur la production  Sur la relation  Avantages de l’affirmation de soi
  • 12. Apprendre à dire non  Recul : prendre le temps de la réflexion Si refus, soigner la forme : argumenté sans excès, excuses,ou agressivité  Si l’autre insiste : technique du disque rayé…  Enfin, parfois, il est nécessaire de trouver un compromis : les sollicitations entrent dans les missions d’encadrement!
  • 13. Définir ses priorités :   « Il n’y a pas de vent favorable pour qui ne sait où il va » « Une personne sans but est utilisée par celles qui en ont »
  • 14. Principes et outils pour mieux gérer son temps     Les objectifs Les réunions Le téléphone La messagerie Ces outils peuvent devenir chronophages… comment les gérez vous ?
  • 15. Les outils : qu’utilisez vous pour gérer votre temps ?     Agenda (choix, forme, type, nombre, codes…) Fiches : Échéancier Plan du jour…. « on n’allume pas du feu avec de grosses bûches mais avec du petit bois… »