O documento descreve um projeto do Bureau Veritas para automatizar processos de certificação de fornecedores usando BPMS. O projeto automatizou 6 processos com relatórios e dashboards, permitindo que analistas, clientes e fornecedores participassem online de qualquer lugar. Isso aumentou a produtividade e permitiu que a equipe de operação, agora menor, certificasse 500 fornecedores em diversos países.

1. Bureau Veritas -IniciativasBPMS
Marcio Ferrari –IT Manager
Marcio.Ferrari@br.bureauveritas.com
55 11 9 8925 8320

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Agenda
1.Sobre o GrupoBureau Veritas
2.Projetos
3.Projetosemimplementação
4.Estudode caso
Move Forward with Confidence

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Sobre o Grupo Bureau Veritas
FundadanaAntuérpia,Bélgica,em1828,aAgênciadeInformaçõesparaSeguradorasMarítimastinhaumamissãosimples:proporcionaraseguradoresmarítimosinformaçõesatualizadassobreosprêmiosemvigornoscentroscomerciaisefornecerdadosprecisossobreascondiçõesdesegurançaenavegabilidadedenavioseseusequipamentos.
Em1829,aempresafoirebatizadadeBureauVeritas,adotouoemblemadaVerdadecomosualogomarcaoficialeeditouseuprimeiroRegistrodecercade10.000embarcações.Em1833,suasedefoitransferidadaAntuérpiaparaParis,ondeforaabertaumafilialem1830.
OBureauVeritaschegouasercitadoemtrêsromancesdeJúlioVerne:
•"20.000LéguasSubmarinas"(1869)
•"AIlhaMisteriosa"(1874)
•"AGaleraChancelor"(1875).…eseunomefoiincorporadotantoaodicionáriofrancêsLaroussequantoaoWebster'sRevisedUnabridgedDictionary(1913).
Ogrupoestáestruturadoemseteáreasdenegócioglobaisecontacommaisde4600colaboradoresnoBrasil:
-Marítima
-Indústria
-Inspeçãoeverificaçãoemserviço
-Construção-Certificação
-Bensdeconsumo
-Serviçosdegoverno
-Comérciointernacional

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Projetos
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Em2010oBureauVeritasiniciouoprojetodeconsolidaçãodeprocessosadministrativoscomousodoconceitoBPMS.
ParaademandaoparceiroVenkifoiescolhidodentreosprincipaisplayersdomercadoparaofornecimentodemãodeobraespecializadaedoprodutodegestão“Supravizio“
Dentreosprincipaisprojetosimplantadostemos:
EliminaçãodosERP’s(ExcelResourcePlanning)!!!Eliminaçãodecontrolesporplanilhas,email,etc,permitindocontroledefollow-ups,aprovaçõeseaçõesproativasaprocessoscríticosaorganização.
ControledePessoal–Alteraçãofuncional,admissão,demissão.Tendotodososprocessosdeaprovaçãointegradoscombasedefolhadepagamentos.
>Centralúnicadegestãodealteraçãofuncionaldemodoautômatoeágil.
>Reduçãode20%dequadrodepessoalcomaumentode30%daprodutividade.
>Gestãodemaisde4600colaboradoresdeformasimplificada.
>Aumentonoquadro(Anobase2014)decolaboradoresem+25%semimpactonooperacionalousistema.
SistemadegestãodelojasgrupoRaizen.
>Automaçãodeprocessosdeaberturadelojas,permitindoaumentode40%naprodutividade.
>Reduçãodepessoalem50%.
>Centralizaçãodetodagestãodonegóciocomvisibilidadegerencialedoclienteem“realtime”.
Gestãodefornecedoresparacliente“Food”
>GestãoAméricasparamaisde500fornecedorescomequipeinternadeapenas3pessoas.
>Suportemultiidioma.

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Projetos em implementação
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AMS(AdministrativeManagementSystem)
SistemadegestãoadministrativasendoimplementadoparaLAZdesdeOutubro/2014.
Compras.
>Gestãodepedidos,incluindoaprovaçõesecotaçõesonline(Leilãodigital).
Inventário.
>Controledeativosdetecnologiaeadministração.
>Vinculadoàgestãodecolaboradores.
Chamados.
>Gestãodechamadosadministrativosederecursoshumanos.
ERP(EnterpriseResourcePlanning)
Vidaútildosprocessosoperacionais,administrativosefinanceirosdecadadiretoria/empresa.
GestãodeprojetosdeTI
DiagramaçãoedocumentaçãostandardparatodososprojetosdeTI.
SolicitaçãodeaberturadeprojetoseaprovaçãodeSponsors.

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Certificação de Plantas e Materiais de fornecedores “Food”

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Desafios
•Realizar a certificação de plantas fabris e insumos fornecidos ao cliente do segmento de alimentação.
•O serviço abrange as unidades América Latina e os fornecedores estão distribuídos em todo o globo.
•Eliminar uso de e-mails e controles com planilhas, promovendo altíssima produtividade para a equipe de operação, sob responsabilidade do próprio Bureau Veritas.
•Garantir controle de prazos, em especial para recertificação.
•Suportar participantes nas línguas portuguesa, inglesa e espanhola.
•Publicar consultas online para acompanhamento dos processos e ajudar a área de suprimentos na seleção do fornecedor ideal.
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Solução
1.Identificar processos “As Is” e realizar a modelagem “ToBe” direto no BPMS.
2.Automatizar todos os processos na solução BPMS adotada pelo Bureau Veritas LATAM.
3.Criar portal, relatórios e painéis dashboard utilizando recursos do próprio BPMS.
4.Localizar processos automatizados e relatórios em inglês e espanhol.
5.Treinar fornecedores do cliente e iniciar a operação com equipe BV.
6.Melhoria contínua com geração de novas versões dos processos a partir de demandas do cliente e sugestões da equipe interna de operação.
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Automatização dos Processos
•Durante a fase de projeto foram automatizados 6 processos, contando com 10 relatórios customizados e 2 painéis de gestão (“dashboards”).
•A automatização dos fluxos e criação dos relatórios foi realizada pelo próprio fabricante/fornecedor.
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Automatização dos Processos
•Procuramos utilizar técnicas e recursos do BPMS para promover ações proativas: followup de tarefas, iniciar recertificaçãoda planta etc.
•A máquina de processos do BPMS identifica o evento e toma ações automáticas.
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Operação
•Utilizando a web analistas BV, profissionais do cliente e fornecedores participam dos processos.
•Assistente de processos para orientar o analista BV na execução correta do processo.
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Acesso do Fornecedor
•Os fornecedores são acionados por e-mail e direcionados para site web para participação no processo.
•No mesmo site existem relatórios sobre suas plantas e produtos oferecidos.
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Gestão
•Foram criados diversos relatórios e dashboards para gestão dos fornecedores.
•Alguns destes dashboards são enviados para gestores com visualização em tablets e smartphones.
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Resultados
•Duração do Projeto: 4 meses.
•Equipe Bureau Veritas em projeto: 4 pessoas.
•Equipe Bureau Veritas em operação: 3 pessoas.
•Quantidade de fornecedores: 500 fornecedores.
•Quantidade de certificações: 240 certificações desde Maio de 2014.
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