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Conclusion.
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Méthode GALOP.1986

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Méthode GALOP.1986

  1. 1. La méthode GALOP (méthode de Groupe pour l’Analyse Logique des Organisations et Processus) à été crée et mise en œuvre dans les années 80 dans un contexte organisationnel particulier à savoir : une fusion de deux entreprises ayant des cultures et des méthodes de travail très différentes ; une contrainte de temps très forte de certification qualité ; des groupes de travail avec parfois un nombre élevé de participants (jusqu’à 12) ; des participants prêts à en découdre avec leurs anciens concurrents devenus leurs collègues. La direction de l'entreprise à identifié une trentaine de thèmes jugés critiques ce qui a mobilisé près de 200 personnes. Les thèmes traités étaient très variés comme par exemple : • Le management ◦ Méthode de développement d'un système ◦ Guide de conduite des revues de projet • L'administratif ◦ Transfert petites distances ◦ Gestion prévisionnelle de l'emploi ◦ Calcul des charges sociales • La technique ◦ Gestion de configuration logicielle ◦ La fonction métrologie Cette méthode permet d'obtenir le consensus sur la façon de travailler, d'écrire les procédures en vue d'une certification qualité et conjointement de cartographier les processus métiers. Le document qui suit est la première transcription de la méthode qui ne s'appelait pas encore méthode GALOP. Ce document est diffusé sous la licence libre Creative Commun « Attribution - Partage dans les Mêmes Conditions 4.0 International » Mars 2016 - Michel BRILLOUT
  2. 2. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 2 001 Dans le cadre des travaux d'élaboration des documents du Référentiel Industriel une méthode de travail en groupe a été mise au point pour favoriser l'élaboration rapide d'un document sous la responsabilité d'un groupe représentatif et crédible quant au sujet traité.
  3. 3. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 3 002 En préalable à cette présentation, il est souhaitable de justifier l'utilisation d'une telle méthode, au cours de la phase de vie élaboration d'un document. Le groupe se réunit autour d'un but commun qui est le document à éditer mais chaque participant a sa propre idée sur le sujet. II y a apparition de divergences et donc risque de conflits dont personne ne tire vraiment profit. Dans une pareille situation, il y a deux solutions pour sortir d'un conflit : • une solution autoritaire • une solution participative et méthodique. 003 Nous avons choisi la solution méthodique car nous supposons que la vie du groupe de travail en sera facilitée et 1'efficacité augmentée. D'autre part son résultat, probablement mieux reconnu par les services représentés par les participants du groupe, et mieux appliqué par ses utilisateurs.
  4. 4. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 4 004 Revenons un peu plus en détail sur les raisons de l'utilisation de cette méthode. L'édition et la mise en application d'un document sont presque toujours génératrices de tension voir de conflits. Pour diminuer les risques de conflits lors de la publication d'un document il est de 1oin préférable d'en organiser l'élaboration au sein d'un groupe dont les participants auront été soigneusement choisis pour leur représentativité et leur crédibilité. Leur implication individuelle les incitera à défendre le document ultérieurement. D'autre part, le fait de travailler en groupe va révé1er les divergences possibles, permettre leur analyse, et conduire de façon plus probable au compromis qui réalisera le consensus du groupe. 005 Mais réunir un groupe ne suffit pas, il faut encore le conduire vers son but : c'est le rôle de la méthode qui va permettre à l'animateur des réunions et au président du groupe de gérer les confits éventuellement nés des divergences et de conduire le groupe au consensus car a priori aucune idée exprimée n'est rejetée.
  5. 5. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 5 006 Comme i1 a déjà été dit, dès l'élaboration du document, il faut se préoccuper de son utilisation future. Une bonne utilisation d'un document suppose : 1°) qu'il soit 1u 2°) qu'il soit compris et bien interprété 3°) qu'i1 soit appliqué Pour qu'il soit 1u, il faut que : • le groupe soit bien choisi, et sache parler 1e bon langage (adapté au sujet et au contexte utilisateur) • les mots utilisés par le rédacteur soient des mots simples, « personnels », actifs, dans des phrases courtes de construction simple et assorties d'exemples simples et concrets • la structure du document rende son exploitation aisée : d'où l'adoption d'une structure identique, c'est-à-dire d'un sommaire type identique pour tous les documents de nême nature. Pour qu'il soit compris, il faut que : • la finalité et 1es objectifs du document aient été clairement explicités par le groupe. • la méthode d'élaboration dégage bien la vue d'ensemble du document, les différents blocs qui le composent et les relations entre eux, par des schémas simples. Pour qu'i1 soit appliqué, il faut que : • le groupe responsable de son élaboration soit constitué de futurs utilisateurs du document ou leurs représentants « assermentés » : leur participation active donnera plus de poids, de crédibilité au document.
  6. 6. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 6 007 Le principe de la méthode étant maintenant présenté il est temps d'en expliquer le déroulement fractionné en 3 phases principales : • la phase préparatoire ou préliminaire • la phase de travail en groupe proprement dit divisée en 6 étapes • la phase d'édition du document. Les temps qui jalonnent ces 3 phases sont de l'ordre de : 1 mois pour la phase préliminaire 3 mois pour la phase de travail en groupe mais avec seulement en principe, 2 réunions d'une journée à 15 jours d'intervalle 2 mois pour Ia phase d'édition.
  7. 7. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 7 008 La phase préliminaire a pour but la constitution du groupe de travail et la préparation de ses réunions. Lorsque l'expression de besoins du document est formulée, un groupe restreint se constitue pour organiser et lancer la réflexion du groupe de travail. Ce groupe restreint comporte au minimum 2 personnes : • un responsable de la création du document, ou l'initiateur du document • l'animateur qui peut aussi jouer le rôle de secrétaire technique pendant les réunions. 4 tâches composent la phase préliminaire : • constitution du groupe : il est conseillé de rechercher les participants au groupe parmi les personnes concernées par l'application du document. II est souhaitable que les participants soient de niveaux hiérarchiques voisins. • recherche de documents d'appui : leur rôle est de démarrer et orienter la réflexion du groupe de travail avant la réunion. Ces documents d'origine interne ou externe, sont souvent de type normatif. Leur liste, et éventuellement une sélection d'entre eux, est communiquée aux membres du groupe de travail. • définition de l'ordre du jour de la 1ère réunion, détaillé et minuté. • constitution du dossier et envoi aux personnes sélectionnées pour participer au groupe de travail. Cet envoi doit se faire si possible un mois avant la première réunion pour faciliter la prise de rendez-vous. Le contenu minimum du dossier est : • une note de sensibilisation comportant la définition du sujet. • un avis de réunion pour les 2 premières réunions • l'ordre du jour de la 1ère réunion • la liste des documents d'appui identifiés • éventuellement une proposition de circuit de consultation et de circuit de signature du document.
  8. 8. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 8 009 La 2ème phase de travail comporte 6 étapes qui font intervenir largement le groupe de travail sélectionné. Ce groupe comporte : • un ANIMATEUR, • un SECRÉTAIRE TECHNIQUE (pouvant aussi jouer le rôle d'animateur), • un PRÉSIDENT, coopté par le groupe au cours de la 1ère réunion, • les autres membres dont le rôle est essentiellement créatif : apport et organisation des idées. Les 6 étapes dans lesquelles le groupe de travail est impliqué vont maintenant être décrites.
  9. 9. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 9 010 La 1ère étape consiste à réaliser une première approche du sujet en faisant déterminer par le groupe les grandes lignes de « ce qu'il veut ». Cette première approche est contenue dans les réponses aux questions : • Quoi ? • Pourquoi ? • Concerne quoi ? • Concerne qui ? posées à la fois relativement à : • la nature du document • le sujet du document. Le résultat de cette réflexion permet de remplir le tableau présenté et de circonscrire le sujet pour éviter d'éventuelles dérives : A - l'objet du document B - la définition du sujet du document C - la finalité du sujet du document D - le domaine d'application du document Ces réponses constitueront les éléments de base de certains chapitres du sommaire (type) du document. Elles seront à nouveau analysées et éventuellement précisées ou amendées à la fin du travail en groupe.
  10. 10. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 10 011 2ème étape Elle consiste à recueillir toutes les idées qui permettront la « construction » ultérieure du document. Chaque membre du groupe de travail doit exprimer toutes les idées qu'il souhaite voir développer dans le document, s'abstenir de critiquer ou censurer les idées émises par les autres membres du groupe. Pour cette étape, deux méthodes sont utilisées : • l'analyse croisée : expression des idées issues d'une réflexion canalisée selon plusieurs axes, • le brainstorming : expression et recueil de toutes les idées en laissant libre cours à 1a réflexion individuelle.
  11. 11. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 11 012 2ème étape (suite) Quelques mots sur l'analyse croisée. I1 s'agit d'un examen conceptuel de la procédure qui se fait suivant 2 axes : • l'axe de vie du document • et l'axe de décision qui représente les groupes de personnes concernées par le document (ou acteurs). L'axe de vie est découpé en phases qui peuvent être: • 1'élaboration, • la mise au point, • 1'application, • la mise à jour, • l'abrogation. La recherche des idées se fait en se posant une série de questions sur tous les binômes possibles Cette recherche doit être rapide; les idées exprimées sont notées au vu de tous les participants et numérotées. Cette méthode permet de lancer le brainstorming sur lequel il est conseillé d’enchaîner rapidement.
  12. 12. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 12 013 2ème étape (suite et fin) A l'issue de cette étape le groupe de travail dispose d'une collection d'idées relevées clairement sur tableau et numérotées. Il reste à les exploiter.
  13. 13. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 13 014 La 3ène étape consiste à organiser les idées. Elle se décompose en plusieurs opérations dont l'explication suit.
  14. 14. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 14 015 La 1ère opération de la 3ème étape consiste à rechercher et souligner dans la liste des idées recueillies celles qui suggèrent les actions « principales » et à leur associer un responsable. Les acteurs ainsi associés à une action principale peuvent être : • une personne • un groupe de personnes • un service Si nécessaire la formulation des idées est reprise pour leur donner une forme grammaticale plus active. Ceci conduit à l'élaboration d'une liste restreinte (5 à 10 couples actions principales - acteurs) qui permettra ultérieurement de construire le « schéma logique ». Ces n couples actions principales - acteurs sont enfin renumérotés de 1 à n selon un ordre logique de déroulement des actions.
  15. 15. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 15 016 La deuxième opération de la 3ème étape consiste à construire le schéma logique qui représente la séquence des actions principales et les liens entre elles. Un nouveau tableau est élaboré comportant en parallèle la liste des actions principales, leur libellé, les acteurs en cause avec leur niveau de responsabilité et enfin le schéma logique proprement dit où : • un rectangle avec un numéro d'ordre représente l'action principale • des flèches reliant la base inférieure d'un rectangle à la base supérieure d'un autre, figurent les liaisons d'ordre logique ou chronologique entre les actions. II peut y avoir des dérivations des retours en arrière, ... Remarque : lorsque plusieurs acteurs sont associés à une action principale leur niveau de responsabilité dans cette action peut d'ores et déjà être suggéré de manière simple : acteur souligné d'un trait plein : responsabilité entière, acteur souligné d'un trait pointillé : responsabilité partielle seulement, acteur non souligné : simple implication. A l'issue de cette opération il est fréquent que : • le libellé de certaines actions soit modifié pour une meilleure adaptation, • la création d'actions principales soit nécessaire pour compléter le schéma logique.
  16. 16. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 16 017 La 3ème opération de l'étape 3 consiste à analyser et traiter les idées restantes en 2 temps : • choix des idées à conserver et identification des idées non retenues, • exploitation des idées retenues en fonction de leur rattachement à une action principale ou à une rubrique générale du document.
  17. 17. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 17 018 Le tri des idées restantes en idées retenues et idées non retenues permet de compléter le tableau initial des idées où il est maintenant possible d'identifier : • les actions principales, • les idées retenues rattachées à ces actions principales, • les idées retenues non rattachées à une action principale nais à un futur chapitre du document n'entrant pas dans le schéma logique, • les idées non retenues.
  18. 18. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 18 019 I1 est souhaitable à ce stade d'organiser un peu plus finement les idées retenues et plus particulièrement de les regrouper lorsqu'elles sont nombreuses. Si cette tâche se révèle trop complexe à ce stade du travail en groupe, elle peut être reportée à l'étape 4.
  19. 19. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 19 020 La 4ème opération de l'étape 3 consiste à élaborer le tableau d'ensemble du document qui en sera la synthèse. Le contenu des 2 colonnes centrales : description sommaire schéma logique est déjà connu ; il reste à définir les éléments entrants nécessaires à chaque action principale et les éléments résultant de chacune d'elles. Ces éléments sont par exemple, des documents des connaissances particulières, des informations… Ils correspondent à des matérialisations des liens logiques entre actions principales. Remarque : l'élaboration de ce tableau d'ensemble peut conduire à des remises en forme ou amendements des actions, des responsabilités d'acteurs, du schéma logique.
  20. 20. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 20 021 La 5ème et dernière opération de 1'étape 3 consiste à élaborer une autre synthèse du document sous forme du tableau actions-acteurs. Cette synthèse amène à bien préciser le rôle des différents acteurs pour chacune des actions principales. Une représentation symbolique a été définie pour les différents niveaux de responsabilité considérés. Remarque : si les acteurs et leur niveau de responsabilité ont été parfaitement définis au cours des opérations précédentes, ce tableau peut fort bien être construit par le secrétaire technique du groupe, hors réunion du groupe de travail car il ne comporte aucune information supplémentaire par rapport à celles qui ont déjà été enregistrées.
  21. 21. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 21 022 A ce stade du travail en groupe, est réunie la quasi totalité des informations nécessaires à 1'élaboration d'un projet du document. L'étape 4 aura justement pour but de vérifier cela en préparant 1' organisation du document.
  22. 22. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 22 023 Au cours de l'étape 4, les informations déjà recueillies et traitées sont introduites dans le sommaire-type du document si celui-ci est défini. Le sommaire-type proposé ici est applicable a priori à tout document à caractère normatif ou réglementaire. Pour le découvrir, une analogie est faite avec la réalisation d'une recette culinaire.
  23. 23. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 23 024 Les chapitres de base du sommaire-type peuvent être construits, à partir des éléments recueillis en groupe, en respectant l'ordre de traitement indiqué en 2ène colonne. II est conseillé de figer le titre et le chapitre 1 (Objet et domaine d'application), seulement après avoir bien défini le contenu des autres chapitres, lorsque la « vue d'ensemble » du document est parfaitement acquise. Ce mode opératoire permet en effet d'ajuster au plus près 1'objet du document à son contenu.
  24. 24. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 24 025 Le travail du groupe en réunion s'achève à peu près à ce stade : il faut en pratique 2 réunions d'une journée complète pour achever les étapes 1 à 4 de la phase de travail en groupe. En général le compte-rendu intermédiaire entre les 2 réunions permet au secrétaire technique de faire un point intermédiaire des travaux et éventuellement d'en accélérer la progression en préparant par exemple les tableaux intermédiaires d'idées retenues selon leur rattachement aux actions principales.
  25. 25. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 25 026 L'étape 5, c'est-à-dire 1'édition du 1er projet du document concerne le secrétaire technique du groupe de travail qui s'appuie exclusivement sur les informations recueillies et organisées au sein du groupe. L'intérêt du secrétaire est d'exploiter ces informations et de soumettre le projet dans les délais les plus courts aux membres du groupe afin d'en obtenir (par écrit) des amendements.
  26. 26. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 26 027 L'examen des critiques et suggestions est effectué par un groupe restreint qui comporte : • le président • l’animateur • le secrétaire technique. Le président qui représente le groupe a un pouvoir de décision, de choix des amendements à adopter, de règlement des petits litiges le cas échéant. En cas de litige important, il faut éventuellement faire à nouveau appel aux membres du groupe. Le projet P2 résulte de cet examen et net fin aux activités du groupe de travail. Il est soumis aux membres du circuit de consultation qui aura été déterminé par le groupe de travail (à l'issue de la 2ème réunion en général).
  27. 27. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 27 028 Quelques suggestions sur la composition du circuit de consultation : • groupe de travail prévu (y compris les absents aux réunions) • responsables des services concernés par l'application du document • signataires du document. Il faut laisser un délai d'un mois minimum aux membres du circuit de consultation, mais prévoir cependant un délai limite de réponse, au-delà duquel le projet P2 sera amendé en fonction des remarques qu’il aura suscitées.
  28. 28. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 28 029 Les résultats de la consultation conduisent à la mise au point du projet P3 qui est le document final (sous réserve de la signature par le circuit de signature). Ce projet P3 possède en principe tous les ingrédients susceptibles d'en rendre 1'application aisée.
  29. 29. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 29 030 L'étape finale de 1'élaboration d'un document par cette méthode est la signature du dernier projet (P3). Cette signature à conduit à la mise en application du document. Le circuit de signature, tout comme 1e circuit de consultation, doivent être dans la mesure du possible, définis par le groupe de travail, au cours de ses réunions.
  30. 30. Méthode de groupe pour l'élaboration de documents page 30 031 Conclusion. _______________________

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