Eine Übersicht und Aktualisierung der UZH Collaboration Solution Umgebung von Roberto Mazzoni

1. Zentrale Informatik
Collaboration @ UZH
Belsoft Collaboration Day
Roberto Mazzoni, 28. März 2018

2. Zentrale Informatik
Roberto Mazzoni - Vorstellung
roberto.mazzoni@uzh.ch
@davoser
https://ch.linkedin.com/in/mazzoniroberto

3. Zentrale Informatik
Die Universität Zürich in 100 Sekunden
http://t.uzh.ch/100s

4. Zentrale Informatik
Universität Zürich – Top 100
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5. Zentrale Informatik
Universität Zürich – Struktur
• Angehörige (und Gäste): 40’000
– 652 Profesoren und Profesorinnen
– 5’524 Akademische Mitarbeitende
– 2805 Administrativ technisches Persoal
– 4870 Lehrbeauftragte / Titularprofessoren
• Dezentral und selbstverwaltet – 180 selbstverwaltete Einheiten
– 7 Fakultäten
– 130 Institute
– Einheiten der Zentralen Dienste
– Assozierte Institute
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6. Zentrale Informatik
Seite 6
UZH Groupware à UZH Collaboration
• 2007: Ausschreibung Groupware
E-Mail, Kalender/Termine, Kontakte, Aufgaben, Ressoucenverwaltung aber
bereits als zukünftige Erweiterung geplant und mit ausgeschrieben:
• Chat, Online-Meetings
• Dokumentenaustausch und -ablage
• 2008: Entscheid für Domino/Notes
• Tiefste Lizenzkosten
• Tiefste Betriebskosten
• Damals einzige Lösung mit Client für alle Plattformen (Win, Mac, Linux)
• 2012: Connections 3.0 für Test in der Zentralen Informatik

7. Zentrale Informatik
UZH Collaboration Solution
• 2014: Connections Files und Connections Profiles für alle Angehörigen
der UZH freigegeben
• Universitätsleitung nutzt Dateiablage («Files») für die Verteilung der
Protokolle
• 2015: Prorektor fordert Dekanate auf, vertrauliche Dokumente über
Connections zugänglich zu halten um Datenschutz und –sicherheit zu
verbessern.
• 2016: Freigabe Connections 4.0 für alle Mitarbeitenden der UZH
• 2017: Freigabe Connections 5.5 für alle Studierenden der UZH
Seite 7
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8. Zentrale Informatik
Zahlen & Fakten: E-Mail ist nicht tod à keinesfalls
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9. Zentrale Informatik
Zahlen & Fakten: E-Mail ist nicht tod à keinesfalls
• 590’000 E-Mails intern versandt
• 280’000 E-Mails aus dem Internet akzeptiert
– 190’000 (79 %) als SPAM klassiert und markiert
• 61'000 E-Mails täglich ins Internet
• 131’000 registrierte Adressen für 50’000 Personen oder Funktionien im
Domino Verzeichnis
• E-Mail Quota: 20 GB, auch für Studierende (!)
Mit neu 20 GB Standard-Quota (und zusätzlich pro Person
weitere 20 GB frei im Institut verteilbare Quota) bietet die UZH
Ihren Angehörigen mehr E-Mail Speicherplatz an,als es
verschiedene grosse Anbieter tun.In vielen Firmen bis heute
noch ein undenkbares Szenario.
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10. Zentrale Informatik
Zahlen und Fakten: IBM Domino/Notes –
tägliche Zugriffe nach Client
2014 2016 20172013
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11. Zentrale Informatik
Zahlen und Fakten: IBM Domino/Notes –
tägliche Zugriffe via Webmail (Notes)
2014 2016 20172013
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12. Zentrale Informatik
IBM Connections – eine lange, lange Reise zu
effektiverer Zusammenarbeit
• 2012: IBM Connections ergänzt Collaboration Suite
– Support für die Lizenzierung durch Belsoft
– Kein Management Support
– Rollout bei der Zentralen Informatik
– Connections 3.0
• Was falsch laufen kann, ist falsch gelaufen
– Kein Management Support
– Kein Plan, wie welche Componenten für welche Zwecke eingesetzt werden soll
– Rolle der Community Manager nicht etabliert
• Und doch: Mitarbeitende der Informatik wollten schon nach kurzer Zeit
nicht mehr ohne die Plattform arbeiten!
• Die Plattform wird trotzdem sehr rege benutzt und eingesetzt,
Korrekturen konnten angebracht werden
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13. Zentrale Informatik
IBM Connections Herausforderungen –
Das Verhalten der Nutzer muss und wird sich ändern
• Grossartige Plattform à kann sich auch ausbreiten, wenn Management
Support fehlt
• Unterstützt Selbstorganisation
• Aber nicht ausser Acht lassen
– Es ist nicht “normal” mit einer Social Business Plattform zu arbeiten
– Das ist KEINE Frage des Alters !
– Menschen lieben E-Mail, wir haben ihnen über Jahre nichts besseres geboten !
– Menschen sind zurückhaltend (in der Administration sind digital natives noch
nicht selbstverständlich)
– Menschen können nur schwer Privatspähre von Transparenz unterscheiden
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14. Zentrale Informatik
IBM Connections Annäherung – Integration
von Personen mit ihren Anliegen
• Stakeholders identifizieren und bei ihren Projekten
unterstützen: sie werden die Lösung propagieren
• Werkzeuge in die tägliche Arbeit integrieren
• Vorteile aufzeigen, welche täglichen Arbeitsfluss
vereinfachen
• Teams identifizieren, die über Abteilungsgrenzen
Zusammenarbeiten
• Communities für ihre Zwecke anpassen und einrichten
– Universitätsleitung
– Krisenstab der Universität
– Hauptbibliothek mit 60 Institutsbibliotheken
– Finanzabteilung mit kantonaler Finanzkontrolle
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15. Zentrale Informatik
Wenn‘s heikel wird
Seite 15

16. Zentrale Informatik
Die Pioniere (2014)
Seite 16

17. Zentrale Informatik
Das HR und die Personalverantwortlichen
Seite 17

18. Zentrale Informatik
Zusammenarbeit ermöglichen
• Hauptbibliothek und Personalabteilung
– 60 Institutsbibliotheken
– 130 Institute mit 652 Königreichen
– Wer könnte besser darauf aufmerksam
machen ?
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19. Zentrale Informatik
Rollout für 12’000 Mitarbeitende 2016
• Die Meisten werden KEINE aktive Rolle einnehmen
• HR richtig eingebunden kann helfen !
– YES, HR can help!
• Organisationseinheiten wollen die Plattform nutzen!
2016:
616 Communities (+ 71%)
2669 Activities (+34 %)
643 Forum (+80 %)
438 Wikis (+ 16%)
225 Blogs (+ 55%)
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2017:

20. Zentrale Informatik
Von Interesse für alle Mitarbeitenden
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21. Zentrale Informatik
Wissen teilen
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https://youtu.be/yEYCWkK-iEk

22. Zentrale Informatik
Weihnachtsgrüsse des Rektors 2016
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23. Zentrale Informatik
Wissen teilen – was die IT beigetragen hat
• Die IT hat den Entscheid gefällt, Connections für alle Mitarbeitenden
auszurollen
• Kurse für Community Manager
– Einführung ist eine organisatorische, keine technische
Herausforderung !
– IT ist kritisch à sie kann nicht mehr kontrollieren
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24. Zentrale Informatik
04.04.16 Seite 24
Wenn das Management nicht mehr anders kann

25. Zentrale Informatik
Ich, Sie, Wir und alle anderen!
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Illustration adaptiert nach Femke Goedhart
Ich + Sie = Wir!
Wissen - Knowledge

26. Zentrale Informatik
Wo ist die aktuellste Version?
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oder

27. Zentrale Informatik
Wo ist die aktuellste Version?
1. Feb. 2018 UZH Connect – mehr als nur eine File-Sharing-Plattform, Roberto Mazzoni Seite 27
oder

28. Zentrale Informatik
Die aktuellste Version bearbeiten
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Optional auch mit Sperrmechanismen
Online (Browser) oder Offline (Office) bearbeiten

29. Zentrale Informatik
Versionierung und Zugriffsrechte
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Geteilt Privat

30. Zentrale Informatik
Unter Windows auch im Explorer integriert
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31. Zentrale Informatik
Aktivitätsvorlagen für repetitive Aufgaben
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Aktivitätsvorlagen in der Finanzabteilung:
- Jahresabschluss
- Revisionsmanagement
Fein granular geregelt, wer welche Informationen aus
den Aktivitäten einsehen kann

32. Zentrale Informatik
Und die Studierenden ?
• Sind wir für sie bereit ?
• Selbstverständlich!
– Lizenzierung für die UZH bis April 2016 nicht einfach
– Keine Konkurrenz zum selbst entwickelten LMS (olat.org)
• Werden seit Herbst 2017 dezentral ohne weiteres eingebunden
• Eröffnen selbstständig eigene Communities
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33. Zentrale Informatik
Es ist eine offen Zusammenarbeitsplattform –
Schränken Sie sie nicht ein !
• Bieten Sie alle Nutzungsoptionen an!
– Notes/Outlook integration
– Desktop plugins
– Mobile Apps
– Wenn Sie’s nicht tun: Ihre Nutzer finden es heraus!
– Sie können die Kontrolle nicht verlieren – Sie hatten Sie nie!
• It’s social !
– Die Plattform ist offen, schränken Sie sie nicht ein
– Die Nutzer werden lernen, damit umzugehen
– Diskutieren Sie die Folgen von Fehlern bei der Nutzung
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34. Zentrale Informatik
Danke für Ihre Aufmerksamkeit
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