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SharePoint Days Casablanca 2016 - Migration vers SharePoint 2016 et office 365

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  1. 1. Retours d'expériences et meilleures pratiques pour la migration vers SharePoint 2016 / Office 365 Benoît Jester – MVP SharePoint, ASIPE Etienne Bailly – MVP Office Servers & Services, ISTEP
  2. 2. Benoît Jester Paris, FRANCE Asipe SharePoint MVP @SPASipe http://SPAsipe.wordp ress.com
  3. 3. Etienne Bailly Lyon, FRANCE istep Office 365 & SharePoint enthusiast :) MCT @etienne_bailly www.istep.fr/blog
  4. 4. Sommaire • SharePoint 2016, du neuf pour les migrations ? • Une méthodologie & un exemple concret • Comment auditer ? • Comment migrer ? • Les outils de migration tiers • Conclusion Retoursd’expériences
  5. 5. SharePoint 2016, du neuf pour les migrations ?
  6. 6. Du neuf ?
  7. 7. Les 3 options 1. Mise à niveau séquentielle • SharePoint 2010, puis SharePoint 2013, et enfin SharePoint 2016 • + : C’est la seule méthode fournie avec le produit et supportée • - : Nécessite de fortes compétences techniques, temps consommé important 2. Passage direct à SharePoint 2016 • Plus rapide et moins coûteuse • + : Permet une réorganisation en profondeur • - : Nécessite un produit tiers 3. Migration vers office 365 • + : Le cloud ! • - : Nécessite un produit tiers, limitations fonctionnelles, volume de données
  8. 8. Une méthodologie & un exemple concret
  9. 9. Migration Methodology
  10. 10. REAL LIFE MIGRATION SCENARIO Existant  3 fermes SharePoint 2010 (EMEA / ASIA / USA)  2 fermes SharePoint 2007 (WSS 3.0 & MOSS 2007)  30 000 collections de sites  1To de données  Développements spécifiques (WSP / Workflows) Cible  Ferme Hybride : Office 365 et SharePoint 2013 (2016 ?)  Services centralisés & mutualisés (taxonomie) Migration Methodology Real Life Migration Example
  11. 11. STEP 1 - ASSESSMENT AND ANALYSYS EXPECTATIONS  Availability of Executive Committee to assure the launch of the mission  Administrator access to SharePoint farms DELIVERABLES  Audit report  Existing content cartography  Role and Committees Organigram  SharePoint Sites Architecture Document ACTIVITIES  Design Role and Executive Committees  Define measurable goals  Sites Pilot identification  Build a change management team  Identify Ambassadors  SharePoint farms audit  Inventory and audit content  Create new SharePoint OnPremise environments Migration Methodology Step 1 – Assessment & Analysys
  12. 12. A PILOT PHASE The pilot definition has to:  Represent each farm  Represent different sites complexity  Represent all Site Template  Represent different business activities or different technical needs. It is essential to plan a Pilot to migrate several sites from each Farm. Define a Pilot Strategy:  Identify the rights sites to migrate first  Identify the right population to be part of the Pilot Program  Identify actions / modifications issued from user feedbacks Choose populations that agree to “play the game”. A Pilot Phase
  13. 13. STEP 2 - DESIGN & PLAN With this suggested decision tree:  We consider site complexity (how it will easy to migrate)  We consider about usage and archive considerations  We consider about choosing the right Site Template  We consider about “Sensitive data”: Cloud vs OnPrem Migration Methodology Step 2 – Design & Plan
  14. 14. ACTIVITIES  Design Migration Decision Tree  Design Training plan  Design Communication plan  Design Taxonomy policy  Establish Security Strategy Manifest  Design Site Templates content and Migration Strategy  Design Hybrid Scenarios  Configure Hybrid behavior  Configure Taxonomy Sharing behavior STEP 2 - DESIGN & PLAN Migration Methodology Step 2 – Design & Plan
  15. 15. EXPECTATIONS  Validation of the previous phase (Validation of all deliverables of previous phase)  At the beginning of Phase 2, the new SharePoint Farms OnPremise must be available  At the beginning of Phase 2, we can create site collections & sites on all environments (All farm On-Premise and SharePoint Online)  High availability of all Roles to assure the central point of the mission  Meeting with the change management team to design communication plan  Meeting with power users to design site templates  Meeting with administrator to identify Security Strategy  Administrator access to New SharePoint farms  Administrator access to Office 365 tenant DELIVERABLES  Governance plan (Migration Decision Tree / Taxonomy / Site Templates / Migration Strategy)  Training plan  Communication plan STEP 2 - DESIGN & PLAN Migration Methodology Step 2 – Design & Plan
  16. 16. SHAREPOINT NATIVE SITE TEMPLATES  Adapted to a large sets of data  Easier to administrate  Complete integration whether in on-premises farm or Office 365 SPOnline  Meets the requirements in terms of security and libraries SITE TEMPLATES:  Sites Portal  Team Site  Project Site  Search Center Stay as much as possible close of native SharePoint behaviors out-of-the-box full set of features Target Sites Definition
  17. 17. TO HAVE THE BEST USER ADOPTION RATE We could classify users into different groups:  Administrators  Ambassadors  End-users DESCRIBE STAKEHOLDER SUPPORT During meetings with the change management team, we will describe support to use during the communication plan. Build a change management team and identify Ambassadors Newsletters during each step of the migration project will bring users to the new platform with a desire to try it. Tags : #compliance #governance #lookandfeel #externalshare … Littles video teasers could help users to be familiar with the new platform before launch. Change management action plan
  18. 18. ADMINISTRATOR TRAINING For administrators, we could propose a custom plan around these subjects:  Hybrid scenario  Security (which strategy and policy?)  Compliance  Tracking and governance  … AMBASSADOR TRAINING END USER TRAINING Given to the number of end-user, training resources as videos and tutorials will be available and easily accessible. Ambassadors must have a clear understanding of the benefits of migration project. For this, in addition to the end-users training resources, ambassadors will attend workshops with each stakeholder. Training documentation and plan
  19. 19. Decision Tree STEP 2 – DESIGN & PLAN OUR SUGGESTED DECISION TREE
  20. 20. Decision Tree
  21. 21. STEP 3 - PREPARATION Clean up old environment  Remove empty SharePoint Groups  Put users with explicit permissions into Groups  Remove duplicate content  Delete unused Content types, Site columns and Workflows  Rethink and reorganize very larges lists  Truncate large Site collections  … Prepare destination environment  Map your destination’s architecture  Configure all Web applications  Test the restore  Run test migration o Highlight unsupported elements  Configure new Search Topology  Map a plan for metadata on your content  … Migration Methodology Step 3 - Preparation
  22. 22. ACTIVITIES  Old environment cleaning  External tools installation  Migration script development  Prototyping - Build  Prototyping - Test EXPECTATIONS  Validation of the previous phase (Validation of all deliverables of previous phase)  At the beginning of Phase 3, Hybrid scenarios have to be functional  At the beginning of Phase 3, Taxonomy Sharing Scenarios have to be functional  Availability of all Pilots & Ambassadors to assure tests  Availability of SharePoint farm adminDELIVERABLES  Site template definition packages  PowerShell script for each scenarios  Migration checklist and procedures STEP 3 - PREPARATION Migration Methodology Step 3 - Preparation
  23. 23. STEP 4 – EXECUTION OUR SUGGESTED EXECUTION PROCEDURE Migration Methodology Step 4 - Excecution
  24. 24. Migration Methodology Step 4 - Execution
  25. 25. SharePoint 2016 requires the same technical infrastructure NEW FEATURES / NEW CAPABILITIES SHAREPOINT 2016 RTM IS RELEASED For admin:  Compliance  Data Loss Prevention  MinRole  100 000 site collections (instead of 10 000 site collections for SP2013) For end-users:  Look & Feel & Consistency (App launcher)  10 Gb max file size (instead of 2 Gb for SP2013)  Mobile experience  New notion “Site folders” (like Office 365) Hybrid Ready RISK BECAUSE YOUNG PRODUCT BUT BETTER EVOLUTIVITY PERPECTIVES SharePoint 2013 vs SharePoint 2016
  26. 26. Comment auditer ?
  27. 27. SPDocKit 6 Test produit : SPDocKit 5 (ex Documentation Toolkit for SharePoint) http://www.spdockit.com/downloads
  28. 28. Test produit : Metalogix Migration Expert http://www.metalogix.com/Products/Migration-Expert.aspx Metalogix Migration Expert
  29. 29. Docave discovery tool ● Version d’évaluation gratuite de 90 jours ● Inclus dans docave Test produit : AvePoint Discovery Tool http://fr.avepoint.com/free-trial-downloads/avepoint-discovery-tool
  30. 30. http://en.share-gate.com Sharegate Management DEMO
  31. 31. SPCAF
  32. 32. Comment migrer ? SP2013 SP2016
  33. 33. Processus technique de SP 2013 à SP 2016 • Prérequis • SharePoint Server 2013 avec Service Pack 1 (SP1) + PU de mars 2013 • Version 15.0.4481.1005 ou supérieure
  34. 34. 1. Site SharePoint 2013 à migrer
  35. 35. 2. Restauration SQL
  36. 36. 3. PowerShell :Test / Mount- SPContentDatabase
  37. 37. 4. Site migré
  38. 38. 5. Vérifications
  39. 39. 6. Mise à niveau
  40. 40. 7. Logs
  41. 41. 8. Et vers Office 365 ?
  42. 42. Les outils de migration tiers
  43. 43. Avantages et inconvénients • Avantages  Migration  Directe SP 2010 – SP 2016  Migration vers le Cloud  Migration granulaire  Mise à jour différentielle  Filtrage de contenu à migrer  Réorganisation de contenu  Délégation propriétaires de site / exploitation • Inconvénients  Evaluation des outils  Le coût  25 à 45 € / Go ou  14 k€ / frontal ou  5 k€ / 10 utilisateurs  Temps (tests, A/R avec le support)
  44. 44. DocAve 6 est commercialisé par la société AvePoint • Points clés • S’utilise en mode web, peut être utilisé depuis un poste client • Des agents doivent être installés sur les serveurs utilisés pour la migration • Le compte utilisé par le service gérant les agents doit avoir des droits spécifiques • Fonctionnalités • Création de structure via l’interface (Collection de site, Site, Bibliothèque) • Migration granulaire (de la collection de sites au document) • Possibilité de filtrer le contenu à migrer via des métadonnées • Outil d’audit générant des rapports sur l’état et le contenu de la ferme • Coûts associés (Outil + 1 an de Maintenance) Volume Coût Assistance incluse 500 Go 26.180 euros HT 3 jours 1 To 41.970 euros HT 5 jours 2 To 79.155 euros HT 7 jours DocAve 6 - Présentation
  45. 45. DocAve 6 - Interface
  46. 46. Content Matrix est commercialisé par la société Metalogix • Points clés • Content Matrix Migration Express (25 Go gratuits pendant 1 an) • S’utilise en mode client lourd (server ou client / 16 Go de RAM) • Metalogix Extensions Web Services (WSPs) pour les serveurs hors CM • Metalogix Organizer (WSP, hors version Express) • Fonctionnalités • Création de structure via l’interface (Site, Bibliothèque) • Copier-coller granulaire (de la collection de site au document) • Possibilité de filtrer le contenu à migrer via des métadonnées • Outil de réorganisation /déplacement de contenu intra-ferme Content Matrix - Présentation
  47. 47. Content Matrix - Interface
  48. 48. Content Matrix - Pricing Volume Coût 500 Go 13.905,15 euros HT 1 To 24.600 euros HT 2 To 40.639,20 euros HT
  49. 49. Sharegate est commercialisé par la société du même nom • Points clés • Pas d’agent à installer • Extensions à installer sur les serveurs (source et destination) pour récupérer des métadonnées spécifiques (dates, auteurs) • Fonctionnalités • Migration illimitée en terme de volume • Migration granulaire (de la collection de sites au document) • Possibilité de filtrer le contenu à migrer via la date de dernière modification • Scripts Powershell (réutilisation, scheduling) • Possibilité de « vérifier la pré-migration » • Coûts associés • Licences valables 1 an • Licences par utilisateur/poste de travail Sharegate - Présentation
  50. 50. Conclusion
  51. 51. 10 écueils à éviter 10 Reasons your SharePoint Migration Failed  Mauvaise maîtrise de SharePoint  Absence de formations des utilisateurs  Manque de communication  Croire qu’il suffit de détacher les bases et de les rattacher  Conserver la même architecture à priori  Absence d’inventaire et de tests  Pas de planification, pas de gouvernance, pas d’architecture  Pas d’objectifs mesurables  Pas de personnalisation graphique  Ignorer les produits tiers
  52. 52. Thank you for your attention! This presentation will be available on the Casablanca SharePoint Days web site after the event. Merci de votre attention ! Cette présentation sera disponible sur le site internet de SharePoint Days Casablanca, après l’événement.
  53. 53. SVP évaluez ma session! Complétez le sondage et courez la chance de gagner un cadeau surprise Please rate this session! Fill out the survey and get a chance to win a Gift

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