organisatieverandering bij redactionele automatisering: weerstand, belemmerende en bevorderende factoren. Hoe implementeer ik redactionele automatisering en wat kan ik verwachten?

1. Redactionele automatisering is een
veranderingsproces
NUV vak & wetenschap
Patrick Swart
September 2009

2. Vertrekpunt
- u weet waar de organisatie mee geholpen zou zijn/behoefte aan heeft
- u heeft zich verdiept in wat redactionele automatisering kan en kost
- u ziet de toegevoegde waarde en kiest voor het implementeren van
redactionele automatisering
- u heeft een redelijk beeld hoe er straks gewerkt gaat worden
- ... en weet waar u terecht kan voor aanschaf van een
applicatie/systeem/tool
- u gaat van start...
23 september 2009 / versie 1.1 2

3. Ho, stop!
Implementeren van redactionele automatisering is een
veranderingsproces met een grote impact op iedere betrokkene
Implementeren van redactionele automatisering is geen kwestie
van systeem selecteren, installeren en gebruikers trainen
De keuze voor redactionele automatisering en het borgen van een
succesvolle implementatie kost tijd, aandacht maar vooral een
‘juiste’ voorbereiding en aanpak van de verandering
‘Garbage in, garbage out’ geldt niet alleen voor content, maar zeker
ook voor het implementeren van een nieuw redactioneel proces
23 september 2009 / versie 1.1 3

4. Een stappenplan: initiatiefase
Huidige proces in kaart brengen: hoe werken we NU eigenlijk?
Gewenste proces in kaart brengen: hoe gaan we STRAKS werken?
Doe eventueel een 0-meting (tijd/kosten/kostenplaatsen)
Schrijf een businesscase en projectplan (kosten/opbrengsten/ROI)
Presenteer plan en de onderbouwing aan alle betrokkenen
Geef ruimte voor discussie en input MAAR schep geen valse
verwachtingen
Vraag commitment en zorg voor sponsoren
23 september 2009 / versie 1.1 4

5. Een stappenplan: implementatiefase
Het projectteam (is) wordt samengesteld en gaat van start
Selecteer de best passende oplossing(en)
Samen met de system integrator wordt de technische implementatie
voorbereid en ingepland (theoretische looptijd: 2-12 weken)
Inventariseer wat de technische consequenties zullen zijn voor o.a. de
basisconfiguratie, infrastructuur en noodzakelijke koppelingen
Communiceer de consequenties voor de dagelijkse werkzaamheden:
- wat verandert er voor de uitgever?
- wat verandert er voor de redactie?
- wat verandert er voor advertentie-acquisitie?
- wat verandert er voor studio/dtp?
23 september 2009 / versie 1.1 5

6. Concreet: wat wordt anders voor iedereen?
- er is nog maar één geasfalteerde weg naar Rome
- er is volledige transparantie in taken, verantwoordlijkheden,
acties en statussen
- uitzonderingen worden géén regel
- sommige activiteiten kosten minder tijd, sommige activiteiten
meer
- de werkwijze wordt weliswaar directiever en planmatiger, maar
geeft daarmee ook extra ruimte voor creativiteit
- Voordat we zover zijn zal er regelmatig sprake zijn van frustratie,
onbegrip, irritatie en zelfs terugval naar oude gewoonten
- je zal pas genieten van redactionele automatisering als je er al
enige tijd mee werkt
23 september 2009 / versie 1.1 6

7. Concreet: wat wordt anders voor de uitgever?
Enkele veranderingen:
- er is volledige transparantie in het vervaardigingsproces en de
uitgevoerde taken en statussen
- er rollen managementrapportages uit het systeem
- knelpunten en verbeteracties dienen zich daarmee vanzelf aan
- de voorspelbaarheid van het proces neemt toe, de piekbelasting
neemt af, er komt meer flexiiliteit
De consequenties:
- de uitgever gaat gerichter en directiever opereren
- de uitgever leert procesdenken en stuurt meer op efficiency
- de uitgever zal de rol van verandermanager zeer serieus moeten
nemen en tijd inplannen voor de acceptatie van de verandering
- de uitgever kan zich ook richten op andere aandachtgebieden
23 september 2009 / versie 1.1 7

8. Concreet: wat wordt anders voor de redactie?
Enkele veranderingen:
- strikte scheiding tussen inhoud en opmaak
- aanlevering via één kanaal
- meerdere disciplines werken gelijktijdig aan een pagina
- elk artikel wordt op maat geschreven en door de redactie opgemaakt
- uploaden van het beeldmateriaal via é’n portal en voorzien van metadata
- met een digitale plank de indeling maken en bewerken
De consequenties:
- plaatsonafhankelijk werken
- beter kunnen aansturen van intern en extern betrokkenen
- vooruit kunnen werken over meerdere edities heen
- werken met templates en denken in processen
- altijd overzicht en inzicht in taken en actuele status
- focus op inhoud
23 september 2009 / versie 1.1 8

9. Concreet: wat wordt anders voor advertentie-acquisitie?
Enkele veranderingen:
- aanlevering nog maar via één kanaal
- ingangscontrole materiaal aan voorkant van het proces
- via digitale plank ziet men altijd de actuele indeling
- zelf advertentieposities reserveren via de digitale plank
- een actueel overzicht van de status van pagina’s
De consequenties:
- meer tijd voor de verkoop van advertenties
- volledig en actueel overzicht op compleetheid en correctheid
- altijd en overal toegankelijk (plaatsonafhankelijk werken)
- minder kans op fouten
- minder risico op claims en klachten
- vooruit kunnen werken
23 september 2009 / versie 1.1 9

10. Wat wordt voor dtp/opmaak anders?
Enkele veranderingen:
- kopij wordt opgemaakt en op maat aangeleverd
- resteert slechts de plaatsing van beeld en paginaopmaak
- pagina’s worden deels automatisch opgemaakt
- al het materiaal komt via één portal binnen
- ingangscontrole van materialen voorkomt herstelkosten achteraf
- gelijktijdig aan een pagina kunnen werken met de redactie
De consequenties:
- opmaak hoeft helemaal niet meer in huis
- geen print-out meer van de indeling, maar online en actueel beschikbaar
- volledig overzicht op compleetheid, correctheid
- kortere bewerkingstijden
- minder correctierondes
23 september 2009 / versie 1.1 10

11. Het veranderingsproces: waar ga je tegenaan lopen?
Mensen
- weerstand
- een lange wenperiode
- risico op terugval in oude werkwijze en gewoonten
- vormen van een tegenlobby
- veel klagen maar eigenlijk niet terug willen
- mensen denken niet in processen
- Reacties als:
- alle creativiteit is weg
- dit kan nooit werken want wij zijn uniek
- we hebben veel meer templates nodig
- wederkerige discussies over taken en verantwoordelijkheden
- op afstand werken is onmogelijk
23 september 2009 / versie 1.1 11

12. Het veranderingsproces: waar ga je tegenaan lopen?
Technologie
- mogelijke breedband- en netwerkissues
- technische haperingen of onstabiliteit van het systeem
- basisconfiguratie die onvoldoende is
- nieuwe releases die aanpassingen vergen
- meerkosten (bv. door ontbrekende fonts)
Externe toeleveranciers
- weigerachtige adverteerders, journalisten of externe redacteuren
- zich niet willen conformeren aan de nieuwe werkwijze
- bieden van juiste ondersteuning en begeleiding
- blijven hameren op de veranderingen
- teleurstelling in de system integrator omdat hij zich vooral richt op
de technische implementatie
23 september 2009 / versie 1.1 12

13. Kritische succesfactoren
Open deuren waar je je gewoon aan moet houden:
- communiceer vooraf helder en expliciet het waarom en hoe van
redactionele automatisering (zorg dat je argumentatie op orde is
en presenteer je plan!)
- reserveer tijd voor een juiste en regelmatige informatie-
voorziening naar alle betrokkenen over de voortgang en
mogelijke implicaties van de verandering
- geef ruimte voor discussie en overleg ook als dat even niet
schikt. Maak voor- en nadelen bespreekbaar
- maak afspraken vooraf over de nieuwe werkwijze en de
bijbehorende taken en verantwoordelijkheden
23 september 2009 / versie 1.1 13

14. Kritische succesfactoren
- vooraf duidelijk betrekken alle direct-betrokkenen (uitgever,
redactie, hoofdredactie, advertentie-acquisitie, ict,
traffic/productie)
- blijf hameren op het belang van de nieuwe werkwijze, houd
rekening met een mogelijke terugval
- niet onderschatten hoeveel (interne) kennis en begeleiding er
nodig is, wijs daarom een intern beheerder/’super user’ aan
- organiseer wekelijks een ‘hour of power’-bijeenkomst over de
moeilijkheden en behaalde successen
- accepteer weerstand, weerstand = goed
- zorg voor een voldoende autoriteit en een sterke projectleiding
die zelf geen belang heeft bij de oplossing
- accepteer meerkosten en neem de tijd voor de implementatie
23 september 2009 / versie 1.1 14

15. Conclusie
- eerst organiseren dan automatiseren.
- elke wijziging in het uitgeefproces, elke inzet van nieuwe technologie of elke
herverdeling van activiteiten is een veranderingsproces voor de betrokkenen
- de impact van de verandering is vaak veel groter dan men in eerste instantie
denkt (denk bijvoorbeeld aan de invoer van iets ‘triviaals’ als e-mail)
- een verandering mag daarom niet onderschat worden. Vooraf moet er inzicht
zijn in de implicaties van de verandering en de mogelijke effecten op
betrokkenen
- implementeren van redactionele automatisering vraagt om een
veranderstrategie en gerichte aanpak
23 september 2009 / versie 1.1 15

16. Dank voor uw aandacht
GEA consultancy
Patrick Swart
0294 415280
p.swart@gea.nl