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Etude de cas SyDEV - Uniformisation des process et collaboratif

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Cas client:
Gestion multi-projet et amélioration des process au sein de la collectivité territoriale SyDEV

Publié dans : Direction et management
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Etude de cas SyDEV - Uniformisation des process et collaboratif

  1. 1. CHIFFRES CLES & RESULTATS Depuis 1950, le Syndicat Départemental d’Energie et d’Equipement de la Vendée est assure la gesGon des réseaux électrique et gaz de Vendée (85). Il porte également des projets d’accompagnement à la TransiGon énergéGque et des projets d’InnovaGon. 15 projets majeurs pilotés avec succès sous Bubble Plan (30 d’ici janvier 2018) Collabora)f assumé et efficace Secteur Energie Département OpéraGons Objec)f Uniformiser les process pour plus de lisibilité Grâce à Bubble Plan, le SyDEV op)mise le pilotage de ses projets et gagne en formalisa)on et en collabora)on ac)ve. Le challenge : déployer une méthodologie uniformisée de gestion de projet, au cœur de process hétéroclites Le SyDEV représente près de 85 collaborateurs, auxquels s’ajoutent de nombreux partenaires extérieurs, notamment dans les collecGvités territoriales vendéennes. Le SyDEV accompagne le développement de la Vendée, autour des préoccupaGons environnementales, où l’énergie doit se caractériser par un usage raisonné, une capacité au renouvellement et l’applicaGon du plus juste prix. Avec 15 à 30 projets menés souvent de front et les nombreuses connexions aux autres collecGvités, le SyDEV ne possédait pas de méthode de planificaGon à proprement parler, avec des habitudes en terme de gesGon de projet assez hétérogènes . Une problémaGque qui crée des déséquilibres non arbitrables et non arbitrés entre travail quoGdien et projets, en terme de temps de travail. « L’u$lisa$on de Bubble Plan est laissée à la volonté de chaque u$lisateur. Mais on encourage les porteurs de projet à insérer et gérer les projets dans l’ou$l. Aujourd’hui on a déjà un gain en terme de formalisa$on et de travail collabora$f. « Le premier bénéfice est la mise en place d’un seul outil qui convienne à tout le monde.» Mathilde DELHOMME , Chargée de Mission Projets CAS CLIENT SyDEV Vendée 40 collaborateurs impliqués à tous les niveaux de la collecGvité territoriale contact@bubbleplan.net Découvrir Bubble Plan
  2. 2. 3 QUESTIONS À Je pense à de poten$elles nouvelles u$lisa$ons, comme ou$l de repor$ng macro en Revue de projets», explique Mathilde Delhomme. La solution : intégrer un outil, simple d’utilisation, avec des fonctionnalités immédiatement compréhensibles et utilisables Face à l’hétérogénéité des supports de planificaGon et de reporGng, la nécessité d’avoir une vision du plan de charge global, mais simplifié et l’importance du suivi des réunions projets avec les élus et partenaires locaux, il était impéraGf de mebre en place un process simple et uniforme. Par ailleurs, il y a à la fois une volonté de centralisa)on des informa)ons, de partage des données, dans le cadre d’un travail collaboraGf normalisé au sein du SyDEV et un désir de traçabilité dans les acGons menées et l’avancement des différents projets. Pour Mathilde Delhomme, à l’iniGaGve du choix de l’ouGl, Bubble Plan répondait pleinement aux abentes du syndicat. En recherche d’un ouGl organisaGonnel, de type « Kanban », intégrant une ligne de temps, elle a découvert une soluGon simple, visuelle, ergonomique et tellement plus simple de MS Project. Toutes les foncGonnalités étant praGques, immédiatement compréhensibles et uGlisables, les équipes ont pu prendre en main l’ouGl très rapidement et se projeter directement de manière concrète. Même si l’ouGl est unique pour tous les collaborateurs, ses capacités de personnalisaGon (couleurs, icônes,…) permebent à chacun d’avoir malgré tout un espace bien à lui. Le déploiement est ainsi grandissant, tant en interne qu’à desGnaGon des partenaires, avec de nouvelles abentes issues du bénéfice premier apporté en terme d’organisaGon par Bubble Plan. L’ouGl de gesGon de projet SaaS devrait rapidement être appliqué comme support de réunions ou de séances de travail, mais également en tant qu’ouGl de reporGng macro des projet, notamment en terme de temps et de charge de travail. Quelle est la par)cularité de votre service? La parGcularité principale réside dans la mulGplicité des projets. Le SyDEV porte beaucoup de projets très différents. Certains sont des projets d’innovaGon pure, d’autres des adaptaGons organisaGonnelles, d’autres encore des soluGons logicielles… Pourquoi conseiller notre solu)on? Pour moi, c‘est le meilleur compromis entre ergonomie et précision pour un ouGl de gesGon de projet. - La personnalisaGon Que ce soit les couleurs, les objets,… qui donnent une vraie idenGté et créent une abracGon visuelle. - Les checklists Pour un pilotage extrêmement précis du projet - L’évoluGon facile et limite ludique de la ligne de temps Quelles sont vos fonc)onnalités favorites ? La soluGon a d’ailleurs été pleinement approuvée par un panel d’uGlisateurs et de décideurs du SyDEV. « Nous avons enfin un process commun à l’entreprise et pourrons prochainement en mesurer également les gains en ma$ère de produc$vité.». Pilotage stratégique - Organisation SyDEV Mathilde DELHOMME Chargée de Misson Projets « Pour moi, j’ai trouvé ce que je cherchais, c’est à dire un Trello dans une ligne de temps. » Mathilde DELHOMME , Chargée de Mission Projets

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