Foredrag holdt på KRUTT konferansen av Bente Saxrud, seniorrådgiver, biblioteket Handelshøyskolen BI

1. 1
Presentasjon KRUTT
20.01.2014

2. Det nytter å si fra!
Styringsdata som verktøy for å
utvikle lokaler og tjenester
Bente Saxrud
Handelshøyskolen BI - Biblioteket

3. 3
Presentasjon KRUTT
20.01.2014
Agenda
•
•
•
•
•
•
Bakgrunn
Utvikling BIs bibliotek fra 2005 til 2014
Styringsdata; hvorfor – hvilke og hvordan
Resultater
Viktig å ha i bakhodet
Avslutning

4. 4
Presentasjon KRUTT
20.01.2014

5. 5
Presentasjon KRUTT
20.01.2014
Handelshøyskolen BI
• Vitenskapelig høyskole - grunnlagt i 1943
• Privat stiftelse (ca 18% statsstøtte)
• Hovedsete i Nydalen i Oslo, med distribuert modell til Bergen,
Trondheim, Stavanger, Kristiansand og Drammen
• Ca 21.650 registrerte studenter i 2013, herav ca 60% på deltid
• Tungt internasjonalt fokus
▫ Rekruttering studenter og vitenskapelige ansatte
▫ Master of science-studiene er gjennomgående på engelsk med 30 prosent
utenlandske studenter
▫ Omdømme og rangering (Finacial Times)
▫ Akkreditering (EQUIS og AACSB) og eksterne evalueringer av
forskningsmiljøene

6. 6
Presentasjon KRUTT
20.01.2014
BIs visjon
• Faglig styrke og relevans skal plassere BI blant
Europas ledende handelshøyskoler.

7. 7
Presentasjon KRUTT
20.01.2014
Fra: Bibliotekets strategi 2010-2014
Biblioteket er en viktig del av BIs faglige infrastruktur og
har som sin fremste oppgave å bidra til at BI når sine
mål
• Et bibliotek for læring – et inspirerende og attraktivt
læringsmiljø
▫ Læringsfasiliteter som støtter opp under BIs
undervisningsformer og distribusjonsmodeller
• En kunnskapsbank for forskningen
▫ Bidra til at BI ligger i forskningsfronten

8. 8
Presentasjon KRUTT
20.01.2014
BIs Bibliotektjeneste
• 33 fast ansatte på fire campusbibliotek
▫ 28 bibliotekarer
▫ 5 administrative
▫ + 11 studentvakter
• Rapporterer til viserektor (leder for fag- og
forskningsressurser)
• Budsjett: ca 34 mill (2013)
• Fysiske besøk: ca 600.000 (Oslo 2013)

9. 9
Presentasjon KRUTT
20.01.2014
Fra 2005 til i dag
Handelshøyskolen BI
BIs bibliotektjeneste
• Fra 14.000-21.000 studenter
• Fra 290 til 350 faglige fast
ansatte
• Fra tre til ett campus i Oslo
• Fra 13 til seks studiesteder i
Norge
• Fra 29 til 33 ansatte
• Fra ett til fire campusbibliotek
• Fra trykt til elektronisk
Campus Nydalen:
• Fra 1.250 til 3.000
arbeidsplasser utenfor
biblioteket
Campus Nydalen:
• Fra 74 t/u åpent til 83 t fast og
91 t/u i eksamensperioden
• Åpent mandag til søndag hele
året
• Fra 7.500 m² til 8.100 m²
• Fra ca 1.400 til 1.830
arbeidsplasser i biblioteket

10. 10
Presentasjon KRUTT
20.01.2014
Hvorfor måler vi?
• Målstyring, ABC-analyse, statistikk, indikatorer,
benchmarking, ROI….
• Vise effekten av å satse på biblioteket
▫ Gjennom vekst og økt kvalitet
• Måle de riktige tingene!
•Dokumentasjon!

11. 11
Presentasjon KRUTT
20.01.2014
Hva gjør vi med resultatene?
• Utvikler biblioteket i takt med behovet
 fysiske fasiliteter
 tjenester og ressurser
• Dokumenterer ønskede og gjennomførte
endringer
 overfor BIs ledelse
 overfor brukerne våre
 overfor andre avdelinger på BI
 overfor egne ansatte

12. 12
Presentasjon KRUTT
20.01.2014

13. 13
Presentasjon KRUTT
Endringer - lokaler
• Endret møbleringsplan
▫ flyttet samlingene
▫ flyttet skrankefunksjon
▫ bygget tre leserom
• Ny fløy med 360 nye arbeidsplasser
▫ som ble til et eget område for
masterstudenter
• Søndagsåpent
Vilje fra BIs ledelse til å satse
på læringsfasiliteter!
20.01.2014

14. 14
Presentasjon KRUTT
20.01.2014
Nye tjenester - eksempler
• Reservasjonssystem for grupperom
• Tilbyr veiledning i spesialdatabaser (i samarbeid med
instituttene)
• Chat-tjeneste og sosiale medier
• App-tilbud for smarttelefon og Ipad
• Etablert Forskningstorg
• Tilgjengeliggjør forskningspublikasjoner i åpent
publiseringsarkiv

15. 15
Presentasjon KRUTT
20.01.2014
Utvikling BI forøvrig
• En kraftig økning av antall arbeidsplasser for
studentene
• Nytt lese/arbeidsområde åpnet høsten 2013
(åpent fram til midnatt + røde dager)

16. 16
Presentasjon KRUTT
20.01.2014

17. 17
Presentasjon KRUTT
20.01.2014
Det hele begynte med ABC…..
Tiltrekke
Revidering av ABC-analysen Biblioteket
Tidsbruk
2010
rev. 030311
Ant ansatte: 29,2 årsverk
Basert på 1700 t/årsverk
Enh.tall
timer pr år
Forske
Tiltrekke
a1
a2
a3
a4
Forske
b1
b2
b3
b4
b5
b6
b7
Undervisning
Rekruttere/selge
Behandle søknader
Innpasse i studiemodell
Gjennomføre grunnforskning
Formidle forskningsresultat
Søke om forskningsmidler
Gjennomføre oppdragsforskning
Andel av skrankebetjening, fjernlån, all samlingshåndtering, annen type
veiledning, drift websider, kommunikasjon/markedsføring og drift lokaler med
5,19 mer
2,69 Kompetanseheving bibliotekets ansatte
Yte bibliotektjenester til faglige
Faglig oppdatering
Veilede doktorander/doktorgradsarbeid
Undervisni
ng
c1
Utvikle kurs
c2
Ressurs og timeplanlegging
c3
Gjennomføre kurs
c4-c5
ikke med på oversikten
c6
Gjennomføre eksamen
c7
Utøve faglig tilsyn
c8
Levere konferanser
0,69 totalt årsverk til undervisning
669
235
223
Betjene
d5
d6
d7
d8
d9
Administrere
Beholde
Møter undervisningsteamet
undervisning alle campus (inkl søkeverksted)
retting av arbeidskrav
1177
Veilede studenter
Håndtere studentreskontro
Behandle klager
betjene inn- og utveksling
Andel av skrankebetjening, fjernlån, all samlingshåndtering, annen type
veiledning, drift websider, kommunikasjon/markedsføring og drift lokaler med
Yte bibliotektjenster til studenter
13,92 mer
Tilgjengeliggjøre e-læring
Tilgjengeliggjøre e-bibliotek
Tilgjengeliggjøre fysisk bibliotek
Vedlikeholde studie/studentinfo
Administre
re
e1
Drifte, utvikle og forvalte adm.systemer
e2
Drifte, utvikle og forvalte undervisningssystemer
e3
Drifte, utvikle og forvalte nettstudiesystemer
e4
Utøve IT-service
e5
Drifte campus
e6
Utøve HR
e7
Håndtere regnskap og lønn
e8
Utøve ledelse/konsernoppgaver
e9
Rapportere til eksterne
Beholde
f1
f2
3 t/forberedelse pr und.time
50
ant timer
Betjene
d1
d2
d3
d4
Årsverk Kommentar
Markedsføre
inkl. ledelse av avdelinger, avd.møter, regnsk/budsj.håndtering, saksbehandling og
6,71 lignende
Sikre gjenkjøp (livslang læring)
Vedlikeholde BI Alumni
TOTALT
Antall årsverk til disposisjon
Rest
29,20
29,20
0,00
I tillegg kommer 2,74 årsverk som studentansatte bruker på å betjene biblioteket på ettermiddager, lørdager og søndager

18. 18
Presentasjon KRUTT
Styringsdata – aktiv bruk
• Brukerundersøkelser
▫ LibQUAL 2006, 2008 og 2013
▫ Observasjonstellinger
▫ Lærings- og fasilitetsundersøkelser
▫ Lokale spørreundersøkelser
• Statistikk og indikatorer
• BIs strategi og satsingsområder
• Bibliotekets strategi og handlingsplaner
20.01.2014

19. 19
Presentasjon KRUTT
20.01.2014
Men ikke minst…….
• Vi involverer brukerne våre i
beslutninger som tas!
• Gjennom:
▫
▫
▫
▫
▫
Deltagelse i prosjekter
Læringsmiljøutvalget og studentkamrene
Spørreundersøkelser
Tilbakemeldinger/Informasjon
Ansvarliggjøring

20. 20
Presentasjon KRUTT
20.01.2014
Brukerundersøkelsen LibQUAL
2006
2008

21. 21
Presentasjon KRUTT
20.01.2014
Tilbakemeldinger LQ 2008
Fra studenter
Fra ansatte
• Bra bibliotek!
• God service
• Lyst og fint – og rent!
• God service
• Flotte lokaler
•
•
•
•
•
• Informasjonsressursene er for
svake på enkelte fagområder
• Vanskelig å finne frem på
nettsiden vår
For få arbeidsplasser
For dårlige åpningstider
Pc’ene er for trege
Persiennene går opp og ned….
Vannkranene virker ikke
«De som jobber der gjør virkelig
en kjempejobb!»
«Biblioteket er livsviktig på BI»

22. 22
Presentasjon KRUTT
20.01.2014
Observasjonstelling; Bruk av arbeidsplasser i Biblioteket
(Onsdag 23.11 fikk vi elleve ekstra bord, noe som medfører endring av totalantallet i C5 og
C6)
Dato:
21.11.2011
Område
22.11.2011
23.11.2011
24.11.2011
25.11.2011
26.11.2011
27.11.2011
Totalt
kl. 0900
kl. 1300
kl. 1830
kl. 0900
kl. 1300
kl. 1830
kl. 0900
kl. 1300
kl. 1830
kl. 0900
kl. 1300
kl. 1830
kl. 0900
kl. 1300
kl. 1830
kl. 0900
kl. 1300
kl. 1830
kl. 0900
kl. 1300
kl. 1830
Leseplasser
165
75
10
61
69
10
45
59
5
111
65
5
72
36
6
99
69
13
67
126
6
76
Leserom
16
10
1
14
13
5
10
13
2
12
10
2
11
13
3
12
12
4
4
16
3
9
Leseplasser
120
62
2
52
60
10
40
70
5
82
40
10
67
69
10
66
53
9
45
101
1
62
Leserom
16
16
4
8
12
5
5
14
7
13
15
7
14
15
2
14
15
5
15
14
9
11
B6i
Leseplasser
188
129
11
98
118
30
101
128
23
?
102
32
80
112
23
97
110
43
94
151
34
102
C6
Lesebord langs
messanin
10
10
3
4
10
2
2
10
2
8
9
5
10
10
6
10
10
4
10
10
7
6
Leserom
12
9
2
9
10
2
8
11
2
12
9
4
7
10
4
10
11
5
5
11
4
5
527
311
33
246
292
64
211
305
46
238
250
65
261
265
54
308
280
83
240
429
64
271
B5y
B6y
Observasjonstelling; Bruk av arbeidsplasser i
Biblioteket
(Onsdag 23.11 fikk vi elleve ekstra
bord, noe som medfører endring av
totalantallet i C5 og C6)
Dato: Uke 47/2011
Område
21.11.2011
Totalt kl. 0900 kl. 1300 kl. 1830
22.11.2011
23.11.2011
24.11.2011
25.11.2011
26.11.2011
27.11.2011
kl. 0900
kl. 1300
kl. 1830
kl. 0900
kl. 1300
kl. 1830
kl. 0900
kl. 1300
kl. 1830
kl. 0900
kl. 1300
kl. 1830
kl. 0900
kl. 1300
kl. 1830
kl. 0900
kl. 1300
kl. 1830
11
6
4
5
11
4
8
48
32
4
32
15 b
16
60
112
4
12
5
13
13
9
3
19
20
0
19
14
2
26
33
0
7
B6i
Gruppearbeidsplasser
132
16
16
40
3
C5
Fleksible arb.plasser
Gruppearb.plasser (21. og
22)
Gruppearb.plasser (fom
23.)
55
23
1
35
7
1
10
80
23
1
35
2
12
9
108
5
14
10
19
0
48
32
8
40
11
16
50
74
0
10
Inngangsparti + terasse
53
28
23
42
0
4
0
38
2
52
37
17
30
31
10
51
43
26
39
25
6
35
Fleksible arb.plasser
Gruppearb.plasser (21. og
22)
Gruppearb.plasser (fom
23.)
36
22
1
17
6
0
10
10
0
18
6
4
15
13
0
15
13
6
18
32
2
12
36
27
6
14
0
5
2
8
5
44
23
4
20
2
2
48
21
3
36
52
6
35
139
48
183
18
33
37
C6
52

23. 23
Presentasjon KRUTT
Resultat lokaler:
20.01.2014

24. 24
Presentasjon KRUTT
20.01.2014
Resultat informasjonsressurser:
• God utvikling i budsjettene
• Sterk satsing på elektroniske ressurser
• Ekstra tilskudd i tre år for å forsterke samlingene

25. 25
Presentasjon KRUTT
20.01.2014

26. 26
Presentasjon KRUTT
20.01.2014
Resultat LQ 2013
Kjernespørsmål
Generell tilfredshet
8.20
8.00
7.80
7.60
7.40
7.20
7.00
6.80
2013:
Bachelor
2013;
MSc
2013;
MoM
2008
6.60
6.40
6.20
Jeg er som regel fornøyd fornøyd med hvordan biblioteket møter vil du behov ift sett vurdere kvaliteten på bibliotektjenestene
Jeg er stort sett med måten jeg blir møtt på i biblioteket mine generelt studier, forskning og undervisning
Hvordan

27. 27
Kommentarer ifm LQ-13
Presentasjon KRUTT
20.01.2014
Det eneste som trekker ned er uro i
Biblioteket minner meg mer
stillesonene. Prating, høy hvisking
om en "fjortis-internettkafe"
over lang tid, mobiltelefoner, spising
enn et seriøst
av støyende mat
(knekkebrød, gulrøtter, chips etc. ) +
universitetsbibliotek
matlukt fra de som spiser middag!!! i
dessverre.” (msc)
Åpningstidene er jeg misfornøyd
bibliotekets stillesoner.(msc)
med og jeg mener de er
utilstrekkelige. Jeg mener
biblioteket burde vært åpent 24/7.
Grupperommene i den nye
I also enjoy the
(BA- Oslo)
stilledelen i 6. etasje kan med fordel egentlig at
Syns
resources it provides.
lydisoleres (mye) bedre. Det kunne
bibliotekaren er
(msc)
også vært et eget stille leseområde
ganske hot!
for masterstudenter.
"Masterrommet" i U er dessverre
Mannlig student
ikke noe særlig ok å studere i.
Trondheim
Printere og PCer som ikke fungerer
skjer litt for ofte. I
eksamensperioden hadde det vært
veldig fint hvis toalettene ble vasket
oftere. (msc)

28. 28
Presentasjon KRUTT
Resultat lokaler:
20.01.2014

29. 29
Presentasjon KRUTT
20.01.2014
Observasjonstelling uke 48/2013
Andel okk leseplasser
0%
50%
Andel okk. gruppearb.plasser
100%
0%
mandag
100%
mandag
tirsdag
50%
tirsdag
onsdag
torsdag
Leseplasser åpne
omr
kl 1430
Leseplasser
masteromr
kl 1430
onsdag
torsdag
fredag
fredag
lørdag
lørdag
søndag
søndag
Gruppearb.pl åpne
omr
kl 1430
Gruppearb.pl
masteromr.
kl 1430

30. 30
Presentasjon KRUTT
20.01.2014

31. 31
Presentasjon KRUTT
20.01.2014
Resultater og kommentarer må tas på
alvor!
• Ikke spør om ting man ikke ønsker (eller kan)
gjøre noe med!
• Ikke tro på alt man hører…
• Sjekk – sjekk - sjekk
• Behandle resultatene med største seriøsitet
• Ta videre det dere ikke kan gjøre noe med selv
• Vær ærlig i tilbakemeldingene til respondentene!
Brukerne må føle at det lønner seg å svare!

32. 32
Presentasjon KRUTT
20.01.2014
Ikke glem:
•
•
•
•
Dialog/Kommunikasjon
Informasjon
Tilstedeværelse
Forankring, involvering og ansvarliggjøring
• Dokumentasjon!
• Og hvil ikke på laurbærene når dere tror dere er i mål….
Vi tror vi vet best – men vi MÅ være sikre –
og det er en stor fordel om andre er enige…

33. 33
Presentasjon KRUTT
20.01.2014
Tilbakemeldinger fra studenter og ansatte
- på facebook, twitter, mail og
oppslagstavler

34. 34
Presentasjon KRUTT
Takk for meg!
www.bi.no/bibliotek
bente.saxrud@bi.no
20.01.2014