1. CHƯƠNG V
PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN
MS- POWERPOINT
5.1. BƯỚC ĐẦU LÀM VIỆC VỚI CÔNG CỤ TRÌNH DIỄN
Microsoft Powerpoint là một phần trong bộ phần mềm văn phòng Microsoft office nổi
tiếng của hãng phần mềm Microsoft. Microsoft Powerpoint có đầy đủ tính năng để người sử
dụng có thể biên tập các trình diễn bằng văn bản, các biểu đồ số liệu, các trình diễn bằng hình
ảnh, âm thanh. . . Trong Microsoft Powerpoint có nhiều mẫu thiết kế trình diễn (Design
templates), hoặc có thể tự tạo ra một kiểu trình diễn riêng cho mình (Blank Presentation).
5.1.1. Khởi động
- Khởi động Windows XP
- Khởi động Powerpoint version 2003 như sau:
Chọn Start → All programs → Microsoft office → Microsoft office Powerpoint 2003
Có thể khởi động bằng cách nháy đúp chuột vào biểu tượng
Short cut nằm trên nền DESKTOP
5.1.2. Thoát khỏi Powerpoint
File/ Exit hoặc nhấn Alt +F4
5.1.3. Màn hình giao diện của Powerpoint
Sau khi khởi động Microsoft Office Powerpoint 2003 (từ nay về sau sẽ gọi tắt là
Powerpoint) và sau khi click chuột vào CREATE A NEW PRESENTATION... (nằm ở khung
tác vụ _TASK PANE bên phải màn hình), một cửa sổ giao diện của Powerpoint được hiện ra.
Các thành phần chính của cửa sổ Powerpoint gồm các thành phần sau:
. Title Bar (Thanh tiêu đề chứa dòng chữ Microsoft Office Powerpoint -
{Presentation1} hay tên tệp trình diễn cụ thể).
. Control menu box (Hộp menu điều khiển cửa sổ của Powerpoint
gồm các nút Restore, Move, Size, Minimize, Maximize và Close)
. Các nút điều khiển cửa sổ hay dùng hơn cả.
Gồm các nút: Minimize, Restore (hoặc Maximize) và
Close.
Các thành phần chính trên cửa sổ Powerpoint gồm:
 Menu Bar (Thanh Menu ngang/ thanh thực đơn) gồm 9 menu, đó là:

2. Mỗi menu của Menu Bar bao gồm một nhóm lệnh để người sử dụng (NSD) thao tác với tất
cả các lệnh của Powerpoint.
Khi mở (dùng chuột/bàn phím) một menu của Menu Bar (ví dụ như để mở menu File: ta
nháy chuột vào chữ File hoặc nhấn Alt+F)
Chú ý: Nói chung một lệnh trong Microsoft Office có thể được thực hiện bằng 3 cách sau:
sử dụng menu, sử dụng các nút lệnh (các biểu tượng trên các thanh công cụ) và sử dụng các
phím tắt.
. Standard Bar (thanh công cụ chuẩn) gồm nhiều biểu tượng, cũng tương tự như thanh
Standard của Microsoft Word (xem lại phần Microsoft Word)
. Formatting Bar (Thanh công cụ định dạng cũng
tương tự như trong Microsoft Word) gồm: các nút như hình bên
. Status Bar cho biết tệp hiện hành có mấy trang (slide),
trang nào là slide hiện hành, kiểu thiết kế là gì?
.Thanh công cụ vẽ Drawing trong Powerpoint không
có gì khác so với thanh Drawing trong các ứng dụng khác như
WORD, EXCEL của bộ Microsoft Office.
5.1.4. Các thanh công cụ khác
Ngoài 3 thanh công cụ hay dùng vừa kể đến ở trên, để tạo
thuận lợi cho NSD, Powerpoint còn cung cấp cho NSD nhiều
thanh công cụ khác như Outlining, Picture,
Reviewing, Table and Borders, v.v... Cũng tương tự như trong WORD, thanh Table
and Borders dùng để định dạng bảng khi làm việc với bảng biểu, thanh Picture rất thuận
tiện khi cần định dạng lại các đối tượng (Object) như Picture, AutoShapes, WordArt,...
Sử dụng thanh Outlining (thanh này nằm dọc màn hình về bên trái) bạn dễ dàng hạ cấp/nâng cấp
(Demote/Promote) cũng như chuyển vị trí đoạn văn bản trong khung giữ chỗ của slide có
nhiều đoạn văn bản.
5.1.5. Một vài khái niệm trong Powerpoint
Presentation (tệp trình diễn): Là kiểu tệp ban đầu (nguyên thủy) mà Powerpoint
thường dùng để tạo các slides. Các tệp trình diễn thường có kiểu mở rộng là .ppt; tuy nhiên
bạn có thể lưu giữ tệp trình diễn của Powerpoint với các phần mở rộng .pdf hay như một trang
web với phần mở rộng của tệp là .html hoặc .htm. Trong một tệp trình diễn thường có nhiều
trang trình diễn (Slides)
Slides (các trang/ bản trình diễn) là các phần riêng biệt của 1 tệp trình diễn. Các
Slides giống như các trang riêng biệt trong một tài liệu được in ra, và có thể chứa
văn bản, đồ thị và hoạt hình. Khi trình chiếu (ấn F5 chẳng hạn), mỗi slide được thể
hiện trong cả một màn hình máy tính.
Layout (các loại bố cục slide/ dàn trang): là sự sắp đặt cụ thể của văn bản và
hình ảnh trong một slide. Layouts có thể rất đơn giản: chỉ bao gồm các tiêu đề đơn giản và văn
bản, hoặc chúng có thể phức tạp hơn: bao gồm các hình ảnh và màu sắc trau chuốt. Có thể kể đến
hoạt hình, âm thanh và các đối tượng đa phương tiện khác trong layout của mình.
View: Microsoft Powerpoint có 3 cách xem (cách hiển thị) chính: normal view,

3. slide sorter view và slide show view.
Cách xem normal view là cách xem chính dùng để soạn thảo. Đó là cách xem mặc nhiên
mỗi khi khởi động Powerpoint. Trong cách xem này có 2 tab (tạm dịch là thẻ) Slides và Outline.
Cách xem slide sorter view là cách xem các slides độc nhất dưới dạng ngắn gọn của bạn,
nó hữu ích để sắp xếp lại thứ tự các slides trong tệp Presentation.
Cách xem slide show view chiếm toàn màn hình máy tính, đó là cách thực sự trình diễn
slide hiện hành.
Design Template (Mẫu thiết kế tệp): Cách nhìn chi tiết 1 slide hay một nhóm
slides được gọi là khuôn mẫu thiết kế. Mẫu thiết kế có thể là rất cơ bản - với chữ
đen trên nền trắng hoặc nó có thể rất phức tạp và nhiều màu sắc. Thông thường thì
các Powerpoint có một khuôn mẫu thiết kế khác nhau cho từng slide.
Slide Show: Là cách 1 tệp trình diễn xuất hiện khi ta đang trình chiếu nó. Khi
ta trình chiếu các slides của mình trong chế độ xem “slide show), thì mỗi slide
chiếm trọn (cả) màn hình và chúng xuất hiện lần lượt.
Placeholder (Hộp/ khung giữ chỗ): các hộp với các đường viền là đường chấm
chấm hoặc đường gạch gạch, chúng xuất hiện khi bạn tạo một slide mới. Các hộp
này hành động như các khung giữ chỗ cho các đối tượng như tiêu đề slide, văn
bản, clip art, biểu đồ và các bảng biểu.
Chú ý: Khi nhìn lên màn hình giao diện của Powerpoint trong chế độ xem “Normal view” ta
thấy có 3 vùng:
Vùng 1: nằm ở giữa màn hình bao gồm các Placeholder – nơi chứa các thông tin không
những về văn bản mà còn có thể chứa các thông tin về bảng biểu, biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, âm
thanh và video. Nháy chuột vào CLICK TO ADD TITLE để nhập dữ liệu cho tiêu đề và Click
to add subtitle để nhập dữ liệu cho tiêu đề con. Ở phía dưới ta có thể thêm các thông tin để
ghi chú khi nháy chuột vào Click to add notes. Vùng này còn gọi là Slide Pane.
Vùng 2: Khung bên trái là Outline Pane (khung này bao gồm Outline/ Slides). Phía dưới
là 3 nút xem cách thể hiện Slides (Normal view, Slide Sorter View và Slide Show from current
slide)
Vùng 3: Khung bên phải - Khung tác vụ này sẽ thay đổi theo ngữ cảnh. Từ đó, để chọn một
mục nào đó, chẳng hạn như mục New Presentation, chọn mục nào, ta chỉ cần nháy chuột vào nó.
Ta có thể đóng Task Pane lại khi nhấn vào nút X. Nếu không muốn cho khung tác vụ
hiển thị mỗi khi khởi động Powerpoint, ta làm như sau: chọn Tools/Options.../View bỏ dấu chọn
trong StartUp Task Pane.
5.2. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN ĐỐI VỚI TỆP TRÌNH DIỄN
Một tệp trình diễn có phần mở rộng mặc nhiên là .ppt và bao gồm nhiều slides.
5.2.1. Tạo tệp trình diễn mới ngay sau khi khởi động Powerpoint:

4. Khi vừa khởi động Powerpoint thì một tệp .ppt tự động khởi động cùng với slide đầu
tiên mặc nhiên được đưa vào dưới tên là “Title slide” (Slide tiêu đề).
Ta có thể tạo tệp trình diễn mới trong Powerpoint: Tại New Presentation thực hiện
các lựa chọn trong các mục:
+ Open a presentation để chọn các tệp đã có trên đĩa
+ New để chọn tệp trình diễn trắng / chọn các mẫu thiết kế có sẵn tại Design
Template. . .
 Tạo tệp trình diễn mới trắng (new blank presentation) bằng cách nhấn vào biểu
tượng
Xuất hiện hộp thoại / thực hiện chọn mẫu:
Chọn các mẫu phù hợp với cách trình bày của SLIDE có trong bảng trong hình trên
 Tạo tệp trình diễn nhờ kịch bản có sẵn: AutoContent wizard:
- Từ Task Pane “New presentation”, chọn

5. Làm theo hướng dẫn của AutoContent Wizat rồi nhấn next
 Tạo tệp trình diễn từ các mẫu thiết kế có sẵn (DESIGN TEMPLATE)
Từ Task Pane “New Presentation”, chọn From design template.
Xuất hiện một cửa sổ như hình sau, thực hiện chọn mẫu thiết kế phù hợp
5.2.2. Mở tệp đã có trên đĩa
Để mở một tệp trình diễn đã có trên đĩa, người ta sử dụng một trong các cách sau:
Chọn File/ Open... hoặc nhấn Ctrl+O. Thực hiện tiếp: giống như trong WORD, EXCEL
5.2.3. Ghi tên tệp trình diễn vào đĩa
Ta có thể ghi tên tệp trình diễn hoàn toàn tương tự như ghi tệp trong Microsoft Word (chỉ có
phần mở rộng, đương nhiên là khác rồi). Phần mở rộng mặc định của Powerpoint là .ppt.
Chú ý: Trong hộp Save as type: cho phép chọn kiểu tài liệu cần lưu trữ như Presentation
(*.ppt) - kiểu mặc định, Powerpoint 97-2003 & 95 presentation (*.ppt), Web Page (*.htm;
*.html), Design Template (*.pot),...
Để đặt chế độ ghi tự động sau một khoảng thời gian nào đó (tính theo phút - minutes), ta
chọn Tools / Options / Save...,, trong trường hợp SAVE Autorecover info every gõ chỉ số

6. phút.
Để bảo vệ tệp bằng cách đặt mật khẩu: Tools / Options / Security... gõ mật khẩu vào hộp
Password to open và/ gõ và hộp Password to modify.
5.3. CÁC THAO TÁC KHÁC KHI SOẠN BÀI TRÌNH DIỄN
5.3.1. Tạo Slide mới
Khi bạn khởi động Powerpoint, Power point sẽ đưa ra Title Slide trong Slide Pane ở chế độ
“Normal View”. Slide mặc định này có 2 khung giữ chỗ: ta có thể gõ tiêu đề cho tệp trình diễn
của mình và tiêu đề con trong slide đó bằng cách nháy chuột vào các vùng tương ứng “Click to
add title” hoặc “Click to add subtitle” rồi gõ văn bản.
- Trường hợp ta không thích sử dụng mẫu mặc định của Powerpoint đưa ra ta có thể nhấn
chuột vào thực đơn Format / Slide Layout để chọn mẫu khác.
- Có thể thực hiện các thay đổi cho phông chữ, cỡ chữ trong Format/ Font....
- Nếu không muốn sử dụng Title Slide, hãy chọn Edit/ Delete Slide.

7. 5.3.2. Thêm một Slide
Sau khi hoàn thành slide đầu tiên, ta có thể tạo thêm các
slides khác. Để tạo một slide mới, ta thực hiện một trong
các lệnh sau:
Bước 1: Mở mục chọn Insert/
hoặc bấm tổ hợp phím nóng Ctrl + M. / hoặc nhấn vào
nút trên thanh Formatting/ Hoặc trên khung bên
trái của cửa sổ nhấn phải chuột/ chọn
Bước 2: Hãy chọn một mẫu slide cho hợp với bố cục
trình bày thiết kế của mình /OK, một Slide mới đã được
chèn lên tệp trình diễn.
5.3.3. Sử dụng mẫu thiết kế có sẵn (Template)
Sau khi hoàn thành việc chọn bố cục trình bày, NSD đã có
thể bắt đầu soạn thảo Slide đầu tiên. Màn hình soạn thảo chính
của Powerpoint được chỉ ra. Tuy nhiên, nên tạo một kiểu mẫu
thiết kế (template) chung cho toàn bộ các slide của tệp trình
diễn. Làm như vậy, sau này bạn đỡ tốn kém thời gian và sức
lực.
Chú ý: template là một tập hợp các định dạng cho tất
cả các slide, bao gồm: font chữ, cỡ chữ, màu chữ cho các loại
tiêu đề trong slide, màu nền (background), hoa
văn nền (Color Schemes), màu đồ thị; các picture, clip
art,... Kiểu mẫu thiết kế chung sẽ được áp dụng cho toàn bộ
các slide của tệp trình diễn, vì thế bạn đỡ mất thời gian và
công sức cho việc thay đổi định dạng từng slide riêng biệt.
Tất nhiên, nếu muốn, ta vẫn có thể thay đổi một số thuộc tính
định dạng khác so với mẫu thiết kế ban đầu cho một số
slide nào đó.
Powerpoint cung cấp cho NSD một danh sách gồm nhiều kiểu mẫu thiết kế sẵn. Danh sách
này được thể hiện trong Task Pane “Slide Design”, và chia thành 3 nhóm:
+ Use in This Presentation
+ Recently Used
+ Available For Use
Có thể vào Browse sau đó chọn thư mục 1033 để được cung cấp một danh
sách các mẫu khác nữa.
Thực hiện :

8. + Chọn Format/ Slide Design...
+ Chọn một mẫu thiết kế trong danh sách các mẫu thiết kế đã có
+ Nháy nút phải chuột vào mẫu thiết kế đó, rồi chọn Apply to All Slides (áp dụng cho tất cả
các slide của cả tệp) hoặc Apply to Selected Slides (cho các slide được chọn).
5.3.4. Sử dụng Slide Master để thay đổi thuộc tính của mẫu
thiết kế đã chọn
Một điều mà mỗi khi chúng ta làm việc với một Slide, ta cứ phải định dạng lại phông chữ,
cỡ chữ… Để khắc phục điều này chúng ta hãy làm Slide master trước khi soạn thảo:
Slide master có thể hiểu như một slide chủ cho một tệp trình diễn. Thông thường khi tạo
một tệp trình diễn, muốn thay đổi định dạng dữ liệu của toàn bộ các slide theo một định dạng
chuẩn nào đó, bạn phải thay đổi lần lượt định dạng dữ liệu trên từng slide. Có cách nào để tạo
một slide có định dạng chuẩn, rồi áp đặt toàn bộ các slide trên tệp trình diễn theo định dạng như
vậy? Có cách làm, đó là Slide Master!
Bước 1: Mở tệp trình diễn cần thiết lập lại Slide master. Kích hoạt mục chọn View | Master
| Slide master, màn hình làm việc với slide master xuất hiện với các thành phần như sau:
Ta thực hiện những công việc sau trên Slide Master:
1. Chèn những dòng chữ, hình ảnh cần được xuất
hiện trên tất cả các trang.
2. Thay đổi phông chữ, độ lớn chữ trên các khuôn
dạng cho các slide của văn bản.
Cách làm: Thực hiện nhấn chuột vào các mục
trong hình trên để định dạng thuộc tính của chúng:
- Định dạng font và định dạng Bullets and
Numbering: thực hiện hoàn toàn tương tự như đã làm
trong MS WORD (xem thêm chương 4)
- Định dạng nền (Background): chọn Format/ Background... sẽ xuất hiện hộp

9. thoại. Nhấn vào chọn một mẫu
- Chọn Apply hoặc Apply to All.
- Để thay đổi hoa văn nền, ta chọn Fill Effects gồm 4 thẻ:
Gradient, Texture, Pattern và Picture. Từ đó, bạn chọn:
+ Gradient: nếu muốn chọn cách tô màu nền
+ Texture hoặc Pattern nếu muốn chọn các hoa văn có sẵn
+ Picture nếu bạn muốn đưa một picture tự chọn vào làm nền
5.3.5. Các khung nhìn
Các khung nhìn chủ yếu trên Powerpoint:
5.4. VĂN BẢN VÀ ĐỒ HOẠ
5.4.1. Định dạng văn bản
. Nhập văn bản vào các Slide có nhiều
điểm giống như MS- WORD, nhưng
cũng có nhiều điểm khác:
Nhập vào các vị trí dành cho tiêu đề
văn bản và văn bản: Nháy chuột vào khung
giữ chỗ tương ứng – “Click to add
title” hoặc “Click to add subtitle”. Gõ
xong nháy chuột ra ngoài khung để kết thúc.
. Nhập vào TextBOX. Bao
gồm TextBOX có sẵn, hộp TextBOX do người
sử dụng đưa vào từ thanh công cụ Drawing...
Gõ văn bản như trong Word và ấn Enter
để xuống dòng sẽ tạo nên một đoạn văn bản mới. Khi gõ văn bản đến đâu TextBOX sẽ tự nới
rộng ra để chứa đủ văn bản. Gõ xong nháy chuột ra ngoài khung để kết thúc.
. Định dạng
- Chọn khối văn bản, hoặc TextBOX
- Chọn Format / Font: Thực hịên khai báo giống như Word
. Sử dụng thanh công cụ
- Chọn khối văn bản, hoặc TextBOX
- Nháy chuột vào các nút định dạng tương ứng trên thanh định dạng (như Word)

10. 5.4.2. Hình ảnh, hình vẽ
- Ta cũng có thể chèn ảnh từ những tệp tin bởi mục chọn: Insert | Picture | ,
hoặc từ thư viện ảnh Clip Gallery của Windows từ mục chọn: Insert | Picture |
như đã từng làm trên phần mềm Word.
- Ta cũng có thể chèn thêm hình vẽ vào Slide bằng thanh Drawing
(như Word)
5.4.3. Sao chép, di chuyển, xoá
a. Sao chép các Slides
- Chọn các Slide cần sao chép (có thể chọn trong khung hình
bên)
- Chọn Edit / Copy (Ctrl + C) hoặc chọn biểu tượng
- Đưa con trỏ đến vị trí cần sao chép
- Dán: Chọn Edit/ Paste hoặc Ctr + V hoặc chọn biểu tượng
b. Di chuyển các Slides
- Chọn các Slide cần di chuyển (có thể chọn trong khung hình
bên)
- Chọn Edit / Cut hoặc Ctr + X hoặc chọn biểu tượng
c. Xoá các Slides
- Chọn các Slide cần xoá (làm như các thao tác trên)
- Nhấn Delete trên bàn phím hoặc nhấn nút phải chuột /chọn
Delete slide