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Jeudi 06 mars 2014
De l’intranet au travail collaboratif : Améliorez
votre productivité
Le dispositif Performance PME TIC ?
Cette action s’insère dans le dispositif régional
Son objectif est de développer la compétitivité des
entreprises par un meilleur usage des Technologies de
l’Information et de la Communication
www.lenumeriquepourmonentreprise.com
Sommaire
 Les outils adaptés à une meilleure
collaboration
 Les évolutions à apporter à l'organisation
 Les bonnes pratiques et astuces
…Au premier abord
Travail collaboratif : est une notion qui peut
paraître conceptuelle…
Collaboration = Coordination + coopération
+ communication
COLLABORATION COOPERATION : Mutualisation des
ressources pour la co-action
COORDINATION : Synchronisation d’acteurs et
d’actions en interdépendance
COMMUNICATION : interactions entre acteurs
1
2
3
… Mais qui peut constituer un levier
efficace…
…de PERFORMANCE
Un levier de réduction des coûts certes,
mais pas uniquement…
Nature d’enjeux Enjeux
Economique
 Optimiser le recours aux réunions physiques et réduire les coûts de
déplacement
 Suppression d’activités à non valeur ajouté
 Economiser les coûts « papier »
 Favoriser l’innovation
Organisationnel
 Décloisonner l’organisation
 Réduire sensiblement la charge administrative en fluidifiant le circuit
d’informations
 Favoriser la traçabilité des échanges
 Favoriser le mode projet
Managérial  Favoriser la responsabilisation des acteurs
Quand on commence à évoquer les outils
numériques … CELA SE COMPLIQUE
…
Source : Realstorygroup
Car il y a pléthore d’outils qui contribuent à
développer la collaboration interne
Gestion électronique
documentaire
Réseaux
social
d’entrepriseLocalisationd’expertise
Publication collaborative
Groupe de
discussion
Visio
conférence
Messagerie
Plateforme
collaborative
Partage
d’application
Il existe 1 clé de lecture : les 10 familles de
fonctionnalités (1/2)
Fonctionnalités / famille d’usage Description
Mise en relation
Cette famille d’usages permet d’évaluer la solution sur sa capacité à mettre en
oeuvre un réseau d’experts dans lequel il est facile d’identifier des compétences
et des expertises.
Accès à
l’information
Cette famille d’usages évalue la capacité de la solution à faciliter l’accès aux
informations. Ces informations sont par exemple accessibles pour l’utilisateur,
au travers d’un fil d’actualités.
Classement des
connaissances
Pour cette famille d’usage, la solution est évaluée sur sa capacité à pouvoir
mettre en forme des référentiels documentaires, à enrichir les contenus et à
gérer leur cycle.
Gestion du rendu
La gestion du rendu comprend toutes les fonctionnalités permettant à un
administrateur de personnaliser graphiquement son site et de l’adapter en
fonction du mobile.
Intégration au SI
Cette famille représente la capacité de l'outil à s'intégrer à un système
d'information existant.
Source : référentiel lecko
Il existe 1 clé de lecture : les 10 familles de
fonctionnalités (2/2)
Fonctionnalités / famille d’usage Description
Communication et
editorialisation
Cette famille d’usages comprend toutes les actions qui vont permettre à un
administrateur d’agencer des pages, de publier des articles, de modérer, et de
mettre en avant des contenus.
Coédition et
gestion de projet
Cette famille regroupe les usages liés à la collaboration autour d’un projet ou de
la réalisation d’un livrable.
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la plateforme
Comme la mise en relation, la conversation est un élément important pour un
outil voulant avoir une dimension sociale...
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de contenus
Cette famille d’usages évalue la capacité de la solution à faciliter, pour un
utilisateur, le partage de contenus quelque soit son type, le périmètre de
visibilité souhaitée et sa provenance.
Conversation
La conversation comprend tous les usages liés aux échanges interpersonnels.
Ces échanges peuvent s’opérer au travers de différents canaux.
Source : référentiel lecko
Passons au crible 5 solutions du marché
Google apps : le meilleur rapport qualité prix
 Google propose un ensemble
d’applications collaboratives
(messagerie, agenda, espaces
projets, gestion documentaire,
réseau social) composant une
brique d’infrastructure
proposée aux entreprises de
toutes tailles (y compris de très
grandes entreprises).
 La solution est complète,
économique (moins de
4€/mois/utilisateur) et très
ergonomique, les
fonctionnalités pro ayant
souvent été testées en premier
sur le grand public.
 Une offre adaptée au besoin
des TPE PME
Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture
Mise en relation
Accès à l’information
Classement des connaissances
Gestion du rendu
Intégration au SI
Communication et editorialisation
Coédition et gestion de projet
Administration de la plateforme
Partage et gestion de contenus
Conversation Source : lecko.fr
Alfresco : un leader open source de la
gestion électronique documentaire
 Alfresco a décidé de ne pas se
lancer à la course au social et
de se concentrer sur son cœur
de métier, à savoir la gestion
de contenus et documents,
domaine sur lequel l’avance
technologique prise leur
permet de proposer une
alternative crédible à des outils
spécialisés comme Sharepoint,
Documentum, etc… en
ajoutant une bonne dose
d’interopérabilité et de respect
des normes.
 Un positionnement clair qui
leur ouvre les portes
d’entreprises de toutes tailles.
Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture
Mise en relation
Accès à l’information
Classement des connaissances
Gestion du rendu
Intégration au SI
Communication et editorialisation
Coédition et gestion de projet
Administration de la plateforme
Partage et gestion de contenus
Conversation Source : lecko.fr
BlueKiwi : Le réseau social d’entreprise de
référence qui a pour objectif le « 0 mail »
 Bluekiwi est positionné aujourd’hui
sur le créneau du « 0 mail », à
savoir viser la réduction du nombre
de mails envoyés dans les
entreprises clientes, en proposant
un portail social à l’utilisateur final.
Cette stratégie, plutôt généraliste,
place Bluekiwi au centre du SI
Social des organisations clients.
 Bluekiwi est une solution de réseau
social généraliste, permettant
d’outiller une large gamme d’usages
collaboratifs et KM au sein d’une
interface simple à administrer.
 Acteur français historique racheté
par Atos en 2012, l’outil se destine à
des structures de tailles moyennes
ou grandes, et peut outiller la
collaboration à l’interne mais aussi à
l’externe.
 Solution précurseur à l’échelle
mondiale sur de nombreux sujets,
Bluekiwi continue d’innover.
Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture
Mise en relation
Accès à l’information
Classement des connaissances
Gestion du rendu
Intégration au SI
Communication et editorialisation
Coédition et gestion de projet
Administration de la plateforme
Partage et gestion de contenus
Conversation Source : lecko.fr
Microsoft Sharepoint 2013: Le leader « all
inclusive »
 Sharepoint est la solution
collaborative historique de Microsoft,
leader sur le marché en France.
Centrée sur la mise en ligne
d’espaces projets, les sites,
finement paramétrables et centrés
initialement autour de bibliothèques
de document, la solution dispose
maintenant d’espaces
conversationnels, les communautés,
d’une brique sociale, le Newsfeed,
et d’un outil de gestion de
documents personnels, Skydrive,
renommé OneDrive en 2014.
 Sharepoint 2013 est un outil
aujourd’hui adapté au besoin des
entreprises dont le nombre de
salariés est supérieur à 200.
 Coût de la licence environ 200
euros par an par utilisateur auquel
s’ajoute des prestations
d’intégration complémentaires
(environ 800 euros par jour)
Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture
Mise en relation
Accès à l’information
Classement des connaissances
Gestion du rendu
Intégration au SI
Communication et editorialisation
Coédition et gestion de projet
Administration de la plateforme
Partage et gestion de contenus
Conversation Source : lecko.fr
IBM Connections : Le challenger
 IBM est un précurseur du social,
mais a longtemps eu un temps
d’avance trop important par rapport
à la maturité des clients français. A
l’aise sur le cloud et en mobilité
(point faible de Microsoft), IBM
possède une belle carte à jouer
dans le SI Social de demain.
 IBM Connections est la solution de
réseau social d’IBM, qui est
progressivement en passe de
devenir la solution collaborative
poussée par l’éditeur (auparavant
IBM poussait QuickR).
 La solution est centrée sur
l’utilisateur et sur des
communautés, qui peuvent être
paramétrées selon l’usage souhaité
(entraide, innovation, documents…).
 L’outil propose également des
fonctionnalités documentaires de
plus en plus étendues.
Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture
Mise en relation
Accès à l’information
Classement des connaissances
Gestion du rendu
Intégration au SI
Communication et editorialisation
Coédition et gestion de projet
Administration de la plateforme
Partage et gestion de contenus
Conversation Source : lecko.fr
Les outils de travail collaboratif sont au cœur du
système d’information
Cœur fonctionnel
Services
documentaires
Services
d’échanges
Services
d’appui au
cœur de métier
Plateforme
d’accès
Services
support
Pilotage
Collecte de
document
Numérisation
de document
Production de
document
Indexation de
document
Diffusion et
accès aux
document
Services d’échanges, de communication et de travail collaboratif
Annuaire/gestion des accès
Production
Portail internet Intranet
Ressources
humaines
Informatique Immobilier
Logistique /
moyens
généraux
Finance/
comptabilité
Marketing
Décisionnel Intelligence économique
Gestion de projet
0 1 2 3 4Recouvrement fonctionnel
Sommaire
 Les outils adaptés à une meilleure
collaboration
 Les évolutions à apporter à l'organisation
 Les bonnes pratiques et astuces
Les solutions numériques de travail collaboratif …
ne sont (malheureusement) que des outils
Pas facile de passer de la théorie à la pratique du
travail collaboratif
Stratégie
Organisation, processus,
management
Outils
Approche
théorique
Approche
technophile
Quelques verbatims illustratives Les résultats
Pas d’usages
Par oùcommencer ?
Pourquoi ça ne
prend pas ?
Pas de résultats opérationnels
•« Il faut développer les
synergies »
•« Il faut développer la
transversalité »
•« Il faut mutualiser la
connaissance et les
compétences »
•« Il faut diffuser la stratégie de
manière homogène »
•« Sharepoint a la meilleure
couverture fonctionnelle »
•« Il manque une GED à l’état
de l’art »
•« Il faut mettre en place un
RSE à court terme »
Source : EM Lyon -D.servant et T.Vrignaud
Quelques questions à se poser
Quel est le
nouveau rôle du
manager ?
Quelles étapes
pour un projet
collaboratif
réussi ?
Quels impacts
sur les
processus
métiers ?
Comment
valoriser la
collaboration /
Comment
inciter?
Quels impacts sur les processus métiers ?
 Ils sont conséquents !!!
 La mise en œuvre d’un outil de travail collaboratif nécessite de
refondre en partie les processus en redéfinissant les interactions
entre les membres d’une communauté :
 Le recours à la messagerie avec mise en copie doit être remplacé par la
capitalisation sur un espace partagé avec une fréquence régulière suivie
d’une notification aux membres du groupe
 La préparation d’une réunion doit être revue avec mise à disposition du
support en amont de la réunion et la diffusion systématique du compte
rendu sur l’espace dédié
 La communication interne doit être multicanale
 Les espaces de capitalisation des productions sont transformés
Comment valoriser la collaboration /
Comment inciter?
 Intégrer la notion de collaboration dans les objectifs de vos
collaborateurs pour valoriser la culture du partage (et de la
gentillesse!)
 Mettre en place un système de mesure de la collaboration
 Valoriser les initiatives de vos collaborateurs en interne
Quel est le nouveau rôle du manager ?
 Avec les Outil de travail collaboratif, le manager devient un
community manager
 La modification des processus d’interaction redessine le contour de
son périmètre d’intervention et de ses responsabilités
 Ses actions de contrôle vont évoluer : il ne doit plus être en
validation systématique des productions de ses équipes !!! En
revanche il doit avoir de la visibilité sur les productions et
contributions de ses équipes
 Le manager 2.0 doit être donc un utilisateur aguerri des outils de
travail collaboratif
Retour d’expérience : Comment inciter le
développement des usages ?
 Le temps manque souvent aux salariés ET à leurs managers : un temps
d’apprentissage pour « n » temps économisé
 Le gain de temps est une économie pour l’employeur mais…
 …c’est aussi un levier de quiétude pour le salarié : automatisation, traçabilité,
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 Avoir formalisé et mis en avant les Facteurs Clés de Succès à chaque
niveau: individu, service, managers…
Sommaire
 Les outils adaptés à une meilleure
collaboration
 Les évolutions à apporter à l'organisation
 Les bonnes pratiques et astuces
Bien réfléchir sur le besoin
 Avant donc que d'écrire, apprenez à penser
Ce que l'on conçoit bien s'énonce clairement,
Et les mots pour le dire arrivent aisément.
De L’Art Poétique - Boileau -1674
 Quelques questions à se poser ?
 Quelle couverture fonctionnelle de la solution ?
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Papier et/ou
Electronique
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Documents
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Travail collaboratif,
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Métier et décisionnel
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Electroniques
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Flux métier,
Fax, Emails,
SMS
Bien réfléchir sur le besoin
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 DEFINIR VOTRE cahier des charges avant de sélectionner un prestataire
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 Le bon CDC résulte d’une analyse précise des besoins et des processus
 Il reflète l'état des lieux, l'objectif à terme(s), les moyens et échéances que l'on
se donne => point de départ, arrivée, comment, combien, quand ?
 Acheter une solution en phase avec un budget plutôt « qu’un prix uniquement »
 Discuter avec 2/3 fournisseurs pour ajuster et affiner votre besoin
 Point de vigilance / attention à l’égarement où chacun prêche pour sa paroisse
 Projet de confiance : c’est un peu comme chez le médecin, quand on en choisit
un il faut lui confier le diagnostic et le choix du traitement
La définition du besoin est le principal facteur de réduction des coûts
d’accession à LA solution => le bon € est investi au bon endroit
Expérience : Volonté d’un bailleur « H76 »
 Simplifier les processus de gestion des flux documentaires
 Eliminer les redondances et risque de perte des documents échangés
 Accélérer la communication avec les partenaires, les locataires et les
employés
 Assurer un stockage sécurisé, économique et durable, au niveau de
l’entreprise
 Se centrer sur son cœur de métier en externalisant un maximum de tâches
techniques
 Réduire globalement les coûts des chaînes de traitement de flux
 Garantir une évolutivité du système documentaire
Exemple : Besoin exprimé => solution proposée
Locataires
Fournisseurs
Salariés
Protocole
Sécurisé
Coffre
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Non
Oui
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Locataire
Salarié
H76
Mettre en œuvre la solution comme pour
tout Projet digne de ce nom
 Une fois le projet bien mûri : besoins, solutions et GO validé, il faut:
GERER UN PROJET ADAPTE A VOTRE ENTREPRISE
 Mise en place d’une gouvernance
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 Organisation des équipes (2 personnes c’est déjà une équipe !)
 Sélection des phases et des chronologies
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 Escalade rapide de la communication en projet complexe
 Dans tous les cas : Test / Validation et Recette du projet avant sa
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mise en œuvre de solution collaborative inutile
Piloter le changement - Etre Acteur
Comité
Exécutif
Comité
Pilotage
Comité
Technique
Accompagner et poursuivre le
changement : une démarche continue
 Analyser et communiquer
 Analyse de l’exécution
 Test, Validation et Recette
 Analyse des résultats / communication interne / feed back
 Correctifs éventuels / communication interne / feed back
 « Plan, Do, Check, Act »
 Définir, Faire, Contrôler, Rectifier / Ajuster
 Les écarts arrivent plus souvent pour des raisons managériales ou
défaillances de communication que par des défaillances d’outils
Pas de conduite du changement = pas d’usages = projet de
mise en œuvre de solution collaborative inutile
Merci !!! Vos questions
Joël Spitalier
Responsable Régional Sud Est
Prologue Agence Sud
13420 Gémenos
jspitalier@prologue.fr
Tél: 04 42 32 76 87
Thomas Vrignaud
CCIMP
Service Innovation & TIC
thomas.vrignaud@ccimp.com
Tél : 04 91 39 58 53
Continuons à échanger …
: twitter.com/competitic
: communauté competitic
: lenumeriquepourmonentreprise.com
Découvrez les usages des TIC,
les actualités, l’agenda des
évènements et les entreprises
de la filière TIC régionale sur le
« portail des usages »
Consultez le support de cette
présentation :
www.lenumeriquepourmonentreprise.com
Jeudi 13 mars 2013
Dossier client, comptes financiers,
projets : Comment protéger ses
informations sensibles
La prochaine action

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Competitic communication et collaboration en entreprise 2014 - numerique en entreprise vf

  • 1. Jeudi 06 mars 2014 De l’intranet au travail collaboratif : Améliorez votre productivité
  • 2. Le dispositif Performance PME TIC ? Cette action s’insère dans le dispositif régional Son objectif est de développer la compétitivité des entreprises par un meilleur usage des Technologies de l’Information et de la Communication www.lenumeriquepourmonentreprise.com
  • 3. Sommaire  Les outils adaptés à une meilleure collaboration  Les évolutions à apporter à l'organisation  Les bonnes pratiques et astuces
  • 4. …Au premier abord Travail collaboratif : est une notion qui peut paraître conceptuelle…
  • 5. Collaboration = Coordination + coopération + communication COLLABORATION COOPERATION : Mutualisation des ressources pour la co-action COORDINATION : Synchronisation d’acteurs et d’actions en interdépendance COMMUNICATION : interactions entre acteurs 1 2 3
  • 6. … Mais qui peut constituer un levier efficace… …de PERFORMANCE
  • 7. Un levier de réduction des coûts certes, mais pas uniquement… Nature d’enjeux Enjeux Economique  Optimiser le recours aux réunions physiques et réduire les coûts de déplacement  Suppression d’activités à non valeur ajouté  Economiser les coûts « papier »  Favoriser l’innovation Organisationnel  Décloisonner l’organisation  Réduire sensiblement la charge administrative en fluidifiant le circuit d’informations  Favoriser la traçabilité des échanges  Favoriser le mode projet Managérial  Favoriser la responsabilisation des acteurs
  • 8. Quand on commence à évoquer les outils numériques … CELA SE COMPLIQUE … Source : Realstorygroup
  • 9. Car il y a pléthore d’outils qui contribuent à développer la collaboration interne Gestion électronique documentaire Réseaux social d’entrepriseLocalisationd’expertise Publication collaborative Groupe de discussion Visio conférence Messagerie Plateforme collaborative Partage d’application
  • 10. Il existe 1 clé de lecture : les 10 familles de fonctionnalités (1/2) Fonctionnalités / famille d’usage Description Mise en relation Cette famille d’usages permet d’évaluer la solution sur sa capacité à mettre en oeuvre un réseau d’experts dans lequel il est facile d’identifier des compétences et des expertises. Accès à l’information Cette famille d’usages évalue la capacité de la solution à faciliter l’accès aux informations. Ces informations sont par exemple accessibles pour l’utilisateur, au travers d’un fil d’actualités. Classement des connaissances Pour cette famille d’usage, la solution est évaluée sur sa capacité à pouvoir mettre en forme des référentiels documentaires, à enrichir les contenus et à gérer leur cycle. Gestion du rendu La gestion du rendu comprend toutes les fonctionnalités permettant à un administrateur de personnaliser graphiquement son site et de l’adapter en fonction du mobile. Intégration au SI Cette famille représente la capacité de l'outil à s'intégrer à un système d'information existant. Source : référentiel lecko
  • 11. Il existe 1 clé de lecture : les 10 familles de fonctionnalités (2/2) Fonctionnalités / famille d’usage Description Communication et editorialisation Cette famille d’usages comprend toutes les actions qui vont permettre à un administrateur d’agencer des pages, de publier des articles, de modérer, et de mettre en avant des contenus. Coédition et gestion de projet Cette famille regroupe les usages liés à la collaboration autour d’un projet ou de la réalisation d’un livrable. Administration de la plateforme Comme la mise en relation, la conversation est un élément important pour un outil voulant avoir une dimension sociale... Partage et gestion de contenus Cette famille d’usages évalue la capacité de la solution à faciliter, pour un utilisateur, le partage de contenus quelque soit son type, le périmètre de visibilité souhaitée et sa provenance. Conversation La conversation comprend tous les usages liés aux échanges interpersonnels. Ces échanges peuvent s’opérer au travers de différents canaux. Source : référentiel lecko
  • 12. Passons au crible 5 solutions du marché
  • 13. Google apps : le meilleur rapport qualité prix  Google propose un ensemble d’applications collaboratives (messagerie, agenda, espaces projets, gestion documentaire, réseau social) composant une brique d’infrastructure proposée aux entreprises de toutes tailles (y compris de très grandes entreprises).  La solution est complète, économique (moins de 4€/mois/utilisateur) et très ergonomique, les fonctionnalités pro ayant souvent été testées en premier sur le grand public.  Une offre adaptée au besoin des TPE PME Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture Mise en relation Accès à l’information Classement des connaissances Gestion du rendu Intégration au SI Communication et editorialisation Coédition et gestion de projet Administration de la plateforme Partage et gestion de contenus Conversation Source : lecko.fr
  • 14. Alfresco : un leader open source de la gestion électronique documentaire  Alfresco a décidé de ne pas se lancer à la course au social et de se concentrer sur son cœur de métier, à savoir la gestion de contenus et documents, domaine sur lequel l’avance technologique prise leur permet de proposer une alternative crédible à des outils spécialisés comme Sharepoint, Documentum, etc… en ajoutant une bonne dose d’interopérabilité et de respect des normes.  Un positionnement clair qui leur ouvre les portes d’entreprises de toutes tailles. Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture Mise en relation Accès à l’information Classement des connaissances Gestion du rendu Intégration au SI Communication et editorialisation Coédition et gestion de projet Administration de la plateforme Partage et gestion de contenus Conversation Source : lecko.fr
  • 15. BlueKiwi : Le réseau social d’entreprise de référence qui a pour objectif le « 0 mail »  Bluekiwi est positionné aujourd’hui sur le créneau du « 0 mail », à savoir viser la réduction du nombre de mails envoyés dans les entreprises clientes, en proposant un portail social à l’utilisateur final. Cette stratégie, plutôt généraliste, place Bluekiwi au centre du SI Social des organisations clients.  Bluekiwi est une solution de réseau social généraliste, permettant d’outiller une large gamme d’usages collaboratifs et KM au sein d’une interface simple à administrer.  Acteur français historique racheté par Atos en 2012, l’outil se destine à des structures de tailles moyennes ou grandes, et peut outiller la collaboration à l’interne mais aussi à l’externe.  Solution précurseur à l’échelle mondiale sur de nombreux sujets, Bluekiwi continue d’innover. Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture Mise en relation Accès à l’information Classement des connaissances Gestion du rendu Intégration au SI Communication et editorialisation Coédition et gestion de projet Administration de la plateforme Partage et gestion de contenus Conversation Source : lecko.fr
  • 16. Microsoft Sharepoint 2013: Le leader « all inclusive »  Sharepoint est la solution collaborative historique de Microsoft, leader sur le marché en France. Centrée sur la mise en ligne d’espaces projets, les sites, finement paramétrables et centrés initialement autour de bibliothèques de document, la solution dispose maintenant d’espaces conversationnels, les communautés, d’une brique sociale, le Newsfeed, et d’un outil de gestion de documents personnels, Skydrive, renommé OneDrive en 2014.  Sharepoint 2013 est un outil aujourd’hui adapté au besoin des entreprises dont le nombre de salariés est supérieur à 200.  Coût de la licence environ 200 euros par an par utilisateur auquel s’ajoute des prestations d’intégration complémentaires (environ 800 euros par jour) Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture Mise en relation Accès à l’information Classement des connaissances Gestion du rendu Intégration au SI Communication et editorialisation Coédition et gestion de projet Administration de la plateforme Partage et gestion de contenus Conversation Source : lecko.fr
  • 17. IBM Connections : Le challenger  IBM est un précurseur du social, mais a longtemps eu un temps d’avance trop important par rapport à la maturité des clients français. A l’aise sur le cloud et en mobilité (point faible de Microsoft), IBM possède une belle carte à jouer dans le SI Social de demain.  IBM Connections est la solution de réseau social d’IBM, qui est progressivement en passe de devenir la solution collaborative poussée par l’éditeur (auparavant IBM poussait QuickR).  La solution est centrée sur l’utilisateur et sur des communautés, qui peuvent être paramétrées selon l’usage souhaité (entraide, innovation, documents…).  L’outil propose également des fonctionnalités documentaires de plus en plus étendues. Fonctionnalités / famille d’usage Niveau de couverture Mise en relation Accès à l’information Classement des connaissances Gestion du rendu Intégration au SI Communication et editorialisation Coédition et gestion de projet Administration de la plateforme Partage et gestion de contenus Conversation Source : lecko.fr
  • 18. Les outils de travail collaboratif sont au cœur du système d’information Cœur fonctionnel Services documentaires Services d’échanges Services d’appui au cœur de métier Plateforme d’accès Services support Pilotage Collecte de document Numérisation de document Production de document Indexation de document Diffusion et accès aux document Services d’échanges, de communication et de travail collaboratif Annuaire/gestion des accès Production Portail internet Intranet Ressources humaines Informatique Immobilier Logistique / moyens généraux Finance/ comptabilité Marketing Décisionnel Intelligence économique Gestion de projet 0 1 2 3 4Recouvrement fonctionnel
  • 19. Sommaire  Les outils adaptés à une meilleure collaboration  Les évolutions à apporter à l'organisation  Les bonnes pratiques et astuces
  • 20. Les solutions numériques de travail collaboratif … ne sont (malheureusement) que des outils
  • 21. Pas facile de passer de la théorie à la pratique du travail collaboratif Stratégie Organisation, processus, management Outils Approche théorique Approche technophile Quelques verbatims illustratives Les résultats Pas d’usages Par oùcommencer ? Pourquoi ça ne prend pas ? Pas de résultats opérationnels •« Il faut développer les synergies » •« Il faut développer la transversalité » •« Il faut mutualiser la connaissance et les compétences » •« Il faut diffuser la stratégie de manière homogène » •« Sharepoint a la meilleure couverture fonctionnelle » •« Il manque une GED à l’état de l’art » •« Il faut mettre en place un RSE à court terme » Source : EM Lyon -D.servant et T.Vrignaud
  • 22. Quelques questions à se poser Quel est le nouveau rôle du manager ? Quelles étapes pour un projet collaboratif réussi ? Quels impacts sur les processus métiers ? Comment valoriser la collaboration / Comment inciter?
  • 23. Quels impacts sur les processus métiers ?  Ils sont conséquents !!!  La mise en œuvre d’un outil de travail collaboratif nécessite de refondre en partie les processus en redéfinissant les interactions entre les membres d’une communauté :  Le recours à la messagerie avec mise en copie doit être remplacé par la capitalisation sur un espace partagé avec une fréquence régulière suivie d’une notification aux membres du groupe  La préparation d’une réunion doit être revue avec mise à disposition du support en amont de la réunion et la diffusion systématique du compte rendu sur l’espace dédié  La communication interne doit être multicanale  Les espaces de capitalisation des productions sont transformés
  • 24. Comment valoriser la collaboration / Comment inciter?  Intégrer la notion de collaboration dans les objectifs de vos collaborateurs pour valoriser la culture du partage (et de la gentillesse!)  Mettre en place un système de mesure de la collaboration  Valoriser les initiatives de vos collaborateurs en interne
  • 25. Quel est le nouveau rôle du manager ?  Avec les Outil de travail collaboratif, le manager devient un community manager  La modification des processus d’interaction redessine le contour de son périmètre d’intervention et de ses responsabilités  Ses actions de contrôle vont évoluer : il ne doit plus être en validation systématique des productions de ses équipes !!! En revanche il doit avoir de la visibilité sur les productions et contributions de ses équipes  Le manager 2.0 doit être donc un utilisateur aguerri des outils de travail collaboratif
  • 26. Retour d’expérience : Comment inciter le développement des usages ?  Le temps manque souvent aux salariés ET à leurs managers : un temps d’apprentissage pour « n » temps économisé  Le gain de temps est une économie pour l’employeur mais…  …c’est aussi un levier de quiétude pour le salarié : automatisation, traçabilité, alimentation automatique => le salarié utilisateur est bénéficiaire direct du « service rendu »  Rôle du manager: mettre en évidence la réponse à la question du salarié : « Quel est mon intérêt à le faire ? »  Avoir formalisé et mis en avant les Facteurs Clés de Succès à chaque niveau: individu, service, managers…
  • 27. Sommaire  Les outils adaptés à une meilleure collaboration  Les évolutions à apporter à l'organisation  Les bonnes pratiques et astuces
  • 28. Bien réfléchir sur le besoin  Avant donc que d'écrire, apprenez à penser Ce que l'on conçoit bien s'énonce clairement, Et les mots pour le dire arrivent aisément. De L’Art Poétique - Boileau -1674  Quelques questions à se poser ?  Quelle couverture fonctionnelle de la solution ?  (dé)limitée, ouverte, étendue, inter-opérabilité  Nombre d’utilisateurs et de profils différents (i.e. groupes d’utilisateurs)  Quel mode de licensing : Open source / Propriétaire ?  Quel modèle économique de facturation / architecture : licences, SaaS (Cloud) ?  Avantages / inconvénients, culture de l’entreprise ?  Culture d’investissement ou de frais de fonctionnement « pay-per-use »
  • 29. Pléiade d’outils mais quel besoin réel ? Acquisition des Documents entrants Factures, Commandes, courrier, ... Tout document Papier et/ou Electronique Gestion des Documents circulants Travail collaboratif, Processus Métier et décisionnel Workflow GED Archivage Archivage Electronique Légal Coffre-fort Individuel Coffre-fort Entreprise Documents sortants Factures, Commandes, courrier, ...Quittances, bulletins de salaires Papier et/ou Electronique Capture, Scan, RAD/LAD, OCR/ICR EDI, XML, PDF, Flux métier, Fax, Emails, SMS Partager, Echanger et Valider le traitement des Documents internes Organiser, Traiter, Classer et Accéder À l’information Chiffrement, Signature, Horodatage, Contrôle D’Accès, Certificats Electroniques Durée Définie Valeur Légale Restitution lisible Edition, Mise sous pli, Diffusion, Routage EDI, XML, PDF, Flux métier, Fax, Emails, SMS
  • 30. Bien réfléchir sur le besoin  Comment faire ?  DEFINIR VOTRE cahier des charges avant de sélectionner un prestataire  Seul ou en vous faisant accompagner dans sa rédaction à partir de votre besoin.  Le bon CDC résulte d’une analyse précise des besoins et des processus  Il reflète l'état des lieux, l'objectif à terme(s), les moyens et échéances que l'on se donne => point de départ, arrivée, comment, combien, quand ?  Acheter une solution en phase avec un budget plutôt « qu’un prix uniquement »  Discuter avec 2/3 fournisseurs pour ajuster et affiner votre besoin  Point de vigilance / attention à l’égarement où chacun prêche pour sa paroisse  Projet de confiance : c’est un peu comme chez le médecin, quand on en choisit un il faut lui confier le diagnostic et le choix du traitement La définition du besoin est le principal facteur de réduction des coûts d’accession à LA solution => le bon € est investi au bon endroit
  • 31. Expérience : Volonté d’un bailleur « H76 »  Simplifier les processus de gestion des flux documentaires  Eliminer les redondances et risque de perte des documents échangés  Accélérer la communication avec les partenaires, les locataires et les employés  Assurer un stockage sécurisé, économique et durable, au niveau de l’entreprise  Se centrer sur son cœur de métier en externalisant un maximum de tâches techniques  Réduire globalement les coûts des chaînes de traitement de flux  Garantir une évolutivité du système documentaire
  • 32. Exemple : Besoin exprimé => solution proposée Locataires Fournisseurs Salariés Protocole Sécurisé Coffre Habitat 76 Non Oui Ulis, Pléiades NG, … Factures Quittances Bulletins de paie Filière Editique Locataire Salarié H76
  • 33. Mettre en œuvre la solution comme pour tout Projet digne de ce nom  Une fois le projet bien mûri : besoins, solutions et GO validé, il faut: GERER UN PROJET ADAPTE A VOTRE ENTREPRISE  Mise en place d’une gouvernance  Définition des rôles et identification des personnes  Organisation des équipes (2 personnes c’est déjà une équipe !)  Sélection des phases et des chronologies  Identifier les risques de contingence  Escalade rapide de la communication en projet complexe  Dans tous les cas : Test / Validation et Recette du projet avant sa mise en production Un outil buggé ou pas interfacé = pas d’usages= projet de mise en œuvre de solution collaborative inutile
  • 34. Piloter le changement - Etre Acteur Comité Exécutif Comité Pilotage Comité Technique
  • 35. Accompagner et poursuivre le changement : une démarche continue  Analyser et communiquer  Analyse de l’exécution  Test, Validation et Recette  Analyse des résultats / communication interne / feed back  Correctifs éventuels / communication interne / feed back  « Plan, Do, Check, Act »  Définir, Faire, Contrôler, Rectifier / Ajuster  Les écarts arrivent plus souvent pour des raisons managériales ou défaillances de communication que par des défaillances d’outils Pas de conduite du changement = pas d’usages = projet de mise en œuvre de solution collaborative inutile
  • 36. Merci !!! Vos questions Joël Spitalier Responsable Régional Sud Est Prologue Agence Sud 13420 Gémenos jspitalier@prologue.fr Tél: 04 42 32 76 87 Thomas Vrignaud CCIMP Service Innovation & TIC thomas.vrignaud@ccimp.com Tél : 04 91 39 58 53
  • 37. Continuons à échanger … : twitter.com/competitic : communauté competitic : lenumeriquepourmonentreprise.com
  • 38. Découvrez les usages des TIC, les actualités, l’agenda des évènements et les entreprises de la filière TIC régionale sur le « portail des usages » Consultez le support de cette présentation : www.lenumeriquepourmonentreprise.com
  • 39. Jeudi 13 mars 2013 Dossier client, comptes financiers, projets : Comment protéger ses informations sensibles La prochaine action