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Optimisez la gestion de vos informations
        en les dématérialisant

             Jeudi 07 juin 2012
Le dispositif Performance PME TIC ?

  Cette action s’insère dans le dispositif régional




Son objectif est de développer la compétitivité des
 entreprises par un meilleur usage des Technologies
                   de l’information
               et de la communication

     www.lenumeriquepourmonentreprise.com
Optimisez la gestion de vos informations en les
dématérialisant : Dématérialisez vos documents en conservant
                    leur valeur juridique




 Votre interlocuteur :


 Bruno LIOTTA
 Pyctora
 Bruno.liotta@pyctora.fr
 www.pyctora.fr
 06 300 211 83
Merci d’être venu


• Dans les affaires, le temps
  est votre bien le plus
  précieux
• L’utilisation que vous en
  faîtes est une des clefs
  principales du succès dans
  les affaires
bruno liotta
                                       L’éclectisme en action
                                                       D'abord salarié dans le marketing et la vente
                                                                                       dans des PME
                                           3 créations d’entreprises Imprimerie / Marketing direct /
Le dynamisme Plusieurs années                                       Assurance hautement aggravée
de Hockey sur glace, de ski de         Rank Xerox pour y coordonner les activités bureautiques en
haute montagne et de voile …                                        Aquitaine puis en Rhône Alpes.
La formation Des études en Ecole                                                         Compaq/HP
Supérieure de Commerce à Paris.                   Suivi commercial de 5 grossistes 30% du CA filial
Une spécialisation en marketing et
en assurance. Une certification au         Responsable du Service formation clients 35.000 JH/an
coaching d’affaires aux USA.                   Mise en place du CRM/business intelligence de HPF
La famille Une vie de famille           Création d’une PME spécialisée dans le coaching d’affaires
positive et enthousiasmante avec                        Développement d’une spécialisation dans la
un garçon ingénieur en Australie et    dématérialisation, la protection et la gestion des documents
une fille RH à Vitrolles.
La Passion Une grande passion :
la photo des détails qui composent
la vie et des voyages de
découvertes qui nourrissent cette
passion !                             L’engrais de votre croissance d’entreprise
A mon actif quelques expos photos
sur le thème des objets du temps
passé pour partager avec les
autres ce que je capte à travers
l'objectif.




                                                                                                   5
Qu’est-ce que P yctora ?


Pyctora est une entreprise élargie experte en gestion de données
dématérialisées

Programa Obert 3000 concepteur et développeur d’un logiciel, spécialisé en
gestion des contenus dématérialisés, destiné aux entreprises et collectivités.
Sous la direction de Patrick Barantal (Ingénieur Ecole Centrale Electronique Paris)
Riche de son expérience il a toujours exercé ce métier avec la passion dont il fait
bénéficier tous les jours ses nombreux clients. Son objectif principal est la satisfaction
et la fidélisation des utilisateurs des logiciels Pyctorus développés par son équipe..

Xantem architecte du concept et acteur du déploiement marketing et commercial.
Dirigée par bruno Liotta (Ecole Supérieure de Commerce ) Passion marketing,
Formation et Business intelligence.
Son objectif principal est de faire découvrir à ses clients les avantages et bénéfices que
leur entreprise peut retirer de son expérience dans la CRM et la Business Intelligence en
utilisant les solutions Pyctorus
Notre vocation

• Optimiser le cycle de vie des contenus, organiser et
  numériser les flux de données par l’amélioration de
  l’archivage, la traçabilité, l’identification et la
  recherche.

Av a n t a g e c o n c u r r e n t i e l
• Des économies de temps, d’argent et de
  consommables Dans un esprit de développement
  durable et d’économie.
CCIMP Marseille le 07 Juin 2012
                                                      RDV des TIC
                              D é m a t é r i a l i s a t i o n e t Va l e u r p r o b a n t e


1.    Etat des lieux
     a.    Aujourd’hui quels documents conserve-t-on? (archive)
          a.   Sur quelles durées?
          b.   Sous quelles formes ?
2.    Quels sont les documents qui peuvent être dématérialisés ?
          a.   Arrivée du numérique change la donne !
3.    Comment conserver la valeur juridique de ces documents numériques ?
          a.   Que dit la loi
          b.   La Valeur Probante
          c.   A titre de preuve
          d.   Autre exemple la CPAM
          e.   Les moyens de la preuve 1
          f.   Les moyens de la preuve 2
          g.   Infos supplémentaires
4.    Comment gérer ses documents (GED) ?
Quels documents conserve-t-on ?
                             Sous quelles formes ?


Les Archives
Aujourd’hui essentiellement en container carton
Pour la plupart des entreprises
                                            Pour les grandes entreprises et
Dans les locaux des entreprises             administrations
Pour la majorité                            Dans des locaux externalisés
de celles-ci                                Pour la majorité de celles-ci

Un stockage ‘’PAPIER’’ !
Des KM de stockage ….. !
Des consultations avec un temps d’attente (env 1 jour) !
Un coût élevé à la consultation (env 12€ le doc) !
Des risques (incendie etc…) !
Des coûts de locaux élevés !
Quels sont les documents qui peuvent être
                                       dématérialisés ?

En pratique, tout document peut,
aujourd’hui, être dématérialisé ou
produit directement par une source
numérique.

Cependant la legislation peut
demander la production de
document papier originaux pour
certifier un acte, une action, une
origine…
Exemple : Quels que soient les efforts de
simplification des procédures, l’administration
douanière continuera d’exiger la fourniture de
documents destinés d’une part à garantir la
régularité des procédures ainsi que le respect des
prohibitions et restrictions et d’autre part à lutter
contre la fraude.
Les possibilités désormais offertes par les TIC
permettent néanmoins d’envisager des modes de
fonctionnement moins centralisés que ceux mis
en place autour des documents papier.
Arrivée du numérique
                                  change la donne !
 Les ordinateurs … les scanner … le Tout-numérique … changent la donne

Nous produisons en priorité des fichiers numériques …
         … que nous transformons en documents papier !
Dans un second temps ces documents subissent des add-on :
     • Modifications
     • Remplissage de champs
     • Signature
     • Horodatage
          … Avant d’être de nouveau numérisés et stockés …

Se pose alors la question de savoir si mon document, produit plus tard, sera bien celui que nous
produisons aujourd’hui avec tous ses add-on ?
Quelle valeur donner à ce document ?
Est-ce bien mon original, ou mon document qui aurait subit des modifications non souhaitées ?
C o m m e nt co n s e r ve r l a va l e u r
            j u r i d i q u e d e c e s d o c u m e nt s
                           numériques ?


         La Valeur probante


Ou comment certifier que le
document produit est bien
l’original !
Que dit la loi
L'article 1348 alinéa 2 admet la preuve des actes juridiques par copie
l'article 1348 alinéa 2 précise que cette règle reçoit exception " lorsqu'une partie ou le
dépositaire n'a pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproduction
non seulement fidèle mais aussi durable. Est réputée durable toute reproduction indélébile de
l'original qui entraîne une modification irréversible du support.

MAIS A T T E N T I O N : S’il est possible de déduire un régime de la preuve par copie (photocopie ou
télécopie), lorsque l'intégrité de la copie et l'imputabilité de son contenu ne sont pas contestées !!!
   D a n s l e s f a i t s , a u j o u r d ’ h u i , n o u s p o u v o n s e n l e v e r l ’e n c r e d u
            papier et remplacer le texte par un autre écrit !
Evolution :
Loi du 13 mars 2000 qui modifie le code civil,
Art 1316-1 du code civil : Un document électronique a la même valeur probante qu’un document papier à deux conditions :
-que son auteur soit clairement identifié
-qu’il soit garanti et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.
 
Art 13136-4 du CC : La signature d’un document doit utiliser « un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte
auquel elle s’attache ». Dans un décret du 30 mars 2001, le conseil d’état définit ce procédé « cryptographique à clé publique ».
La certification de ce procédé est confiée à des prestataires (tiers de confiance, tiers horodateurs).
Production d'un document à
                                             titre de preuve
                Pourquoi un TITRE DE PREUVE ? …….. Pour pouvoir justifier légalement
Fournir un document original à un juge n'est que le niveau ultime d'une discussion portant sur le
contenu d'un document :

      le plus souvent, l'entreprise est garante de l'authenticité du document qu'elle doit produire.
 –
      dans un certain nombre d'échanges, les correspondants fixent entre eux par convention des règles d'authenticité
 –
      il est également possible que ces correspondants conservent chacun un exemplaire du document.
      Ces 2 dernières dispositions peuvent être facilitées par le passage par un tiers de confiance
 –
(plate-forme d'intermédiation) qui met en place des règles communes à tous ses clients et assure, n'étant pas partie prenante dans l'échange
    •
économique, de l'authenticité des documents échangés.


    Enfin, en cas de contestation (improbable lorsque les documents ne paraissent pas discutables), un expert peut être commis
  pour vérifier l'authenticité du document, grâce aux précautions prises par l'entreprise.
 –

       Enfin, rien n'est probant tant qu'un juge ne l'aura pas décidé.
      C'est en fonction du niveau de sécurité mis en place que se forgera la conviction du juge.
 –•
A u tre s exe m p l e s d e va l e u r
                                       ju r i d i q u e


Valeur juridique d’un document numérisé pour la CPAM ?
•   Les pièces justificatives numériques correspondent à la copie numérique fidèle et durable de
    l'ordonnance originale susvisée, dès lors qu'est joint à l'ordonnance numérisée, sur la même
    image que cette dernière, le ticket Vitale et le cas échéant, la copie numérique fidèle et
    durable de la feuille de soins papier susvisée.
•   La valeur probante des pièces justificatives numériques est définie à l'article 49.3 de l'avenant
    3.
•   Pour rappel, l'ordonnance transmise par le pharmacien (support papier ou numérisé) est
    une copie de l'ordonnance originale qui reste en possession de l'assuré.
•   Dans l'avenant n°3 les parties conviennent que la pièce numérique transmise par le
    pharmacien (sur support cd-rom ou par télétransmission) a la même valeur juridique et
    comptable que la pièce justificative sur support papier.
•   le pharmacien conserve obligatoirement sur support papier les copies des pièces
    justificatives pendant 90 jours.
Les moyens de la preuve ! 1
                            Différents systèmes … avantages et inconvénients


•   Encore et toujours la conservation du document papier … en plus du numérique !

•   Dépôt dans un coffre fort électronique
     –   e-coffre-fort.fr …
            • Adopté par Europ-Assistance COFIDIS L’Expert-Comptable Sélectour …
     –   Cecurity.com …
            •   Les huissiers de justice adoptent le Coffre-fort électronique Communicant pour passer aux actes authentiques numériques



•   Signature électronique
     –   Exemple pour les notaires, la garde des Sceaux, Rachida Dati, a officiellement lancé le 28 octobre depuis le Conseil
         supérieur du notariat la version électronique des actes authentiques, mode privilégié de l'intervention du notaire.
     –   Concrètement, les parties se rendront toujours à l'étude du notaire pour signer un acte authentique. Mais, et c'est
         l'évolution majeure, elles le feront désormais de manière électronique en apposant leur signature sur un Tablet PC



•   Tiers de confiance (http://www.fntc.org/)
     –   Organisme habilité à mettre en oeuvre des signatures électroniques reposant sur des architectures d'infrastructure à Clés Publiques. (Source :
         FNTC, guide de la signature électronique)



Et de nouveaux systèmes à venir ….
Les moyens de la preuve 2
                              Différents systèmes … avantages et inconvénients


•   Alphacode
     –   Et les données imprimées deviennent infalsifiables… Sceau numérique papier Sécurisation des documents par
         authentification des données critiques




•   Clefs USB codées (http://trial-en.brainloop.com)
     –   Best-in-class protection for document sharing - inside and outside  the enterprise




•   DOCTRACKR (http://www.doctrackr.com/)
     –   Secure, manage, and track your shared documents.




Et de nouveaux systèmes à venir ….
Quelques infos supplémentaires


Pyctora                        www.pyctora.fr
Glossaire (chez fntc)                http://www.fntc.org/content/category/12/19/54/
Les Tiers de confiance … la fédération http://www.fntc.org
L’Alphacode                    http://www.alphacode.eu/
Association pour les Coffres-Forts Numériques    http://a-cfn.org/
Coffre-fort électronique             www.e-coffre-fort.fr
Coffre-fort électronique             http://cecurity.com/
Clefs USB codées                     http://trial-en.brainloop.com
Doctrackr                      http://www.doctrackr.com/
l'ADEC (Association Droit Electronique et Communication) http://www.adec-asso.com/
C o m m e nt gé re r s e s d o c u m e nt s ( G E D ) ?

 Le terme GED étant jugé trop généraliste,
  il lui est souvent préféré le terme de GEIDE pour Gestion
Electronique de l’Information et du Document Existant.

Le document n’est plus seulement un document papier
 transformé, mais il est souvent déjà créé de façon
 électronique.
  E-mail
  Scan
  Fax
  Word Excel etrc….
1. Des Chiffres

 80-90% de la mémoire d’entreprise est sur papier ;
 Un document se fait copier 19 fois en moyenne ;
 Il coûte 20 € pour ranger un document, 120 € pour en
retrouver un mal classé et 220 € pour le remplacer ;
 Les professionnels passent 5 à 15% de leur temps à lire de
l’information, 50% à la chercher.


               MYTHE DU « ZERO PAPIER » !


           20% de croissance / an des impressions
      soit 221 milliards de pages imprimées en France
Les différents types de GED
 GED     : Gestion Electronique de Documents

 Une organisation pourra choisir, parmi les différents concepts
 de GED (ou GEIDE), celui qui répondra le mieux à ses besoins :

    – GED Documentaire : archivage de tout type de document, recherche
      possible en texte intégral ( full texte) ;

    – GED Dossier ou Organisationnelle : archivage ayant pour vocation le
      remplacement des dossiers papier, en interface et méthode de travail ;

    – GED Flot de Travail (Workflow) : gestion des règles, rôles et routes de
      distribution du document dans l’entreprise ;

    – GEIDE COLD : archivage automatique des états informatiques ;

    – Publication : automatisation de la diffusion Intra / Internet des documents
      (site web).
3. Fonctionnalités
 Il est de plus en plus difficile avec Windows de retrouver un document
(volume des disques de stockage d’informations) ;

 Seule la personne ayant classé le document est capable de le retrouver ;

 En cas d’absence de cette personne, un service entier peut se retrouver
  paralysé.

Remplacer les classements papier grâce à un système simple d’indexation et de
partage des documents au format électronique ;
 Classement adaptable : deux services pourront classer les mêmes documents
selon leur propre organisation ;
 Gestion automatique des numéros chrono des documents ;
 Recherche documentaire en texte intégral.
Fédérer les documents

           La GED permet de fédérer
        toutes les sources de
        documents
          (E-mails, documents
        bureautiques, documents
        papiers, fax, ...),
          quels que soient les outils et
        supports utilisés et les présente
        sous forme de dossiers.
Pour tous les métiers
La GED, la solution adaptée à tout métier :
Comptables, Experts, Notaires, Bureaux
d’études, architectes,...


la GED répond parfaitement à la
problématique de la gestion de
dossiers, ce système permet de
stocker les informations
dématérialisées dans une
architecture qui respectera
l'organisation de l'entreprise.
Les mots clés
La GED permet l’ajout de mots clefs
Ou
La gestion des Thésaurus
C’est un dictionnaire des mots clés

   Cette information servira de clé de recherche
grâce à un puissant
        moteur de recherche intégré.
Une organisation simple
   la GED applique les règles d’organisation du Client.
De cette façon, la certitude est acquise que chaque
intervenant sera capable de retrouver l’information ou
le dossier…




L’important n’est pas de ranger le
document mais que tout le monde
      puisse le retrouver !
Fonctionnalités du produit
Armoire > Rayon > Dossier > Document
      A une Armoire correspond un Rayon,
      A un Rayon correspond un Dossier,
      et à un Dossier des Documents.


                             La logique reste la
                             même que pour
                             l’organisation des
                             dossiers physiques.
Le circuit GED
                                                                           La copie électronique
                       D’un simple Clic droit de                       Le document
Le Document devient     la souris le Document
                                                                    électronique arrive
      accessible         est transféré dans la
   à tout le monde     GED et le document est                         dans un dossier      L’utilisateur
                            déplacé dans                            Documents entrants      Scanne le
Le document original    Documents_Archives                             Sur le poste     Document au lieu
 ne sera pas égaré                                                   Chaque utilisateur de le photocopier
                                   L e   c i r c u i t   M i c r o G E D




  Postes GED
  (consultant)




                          Station GED
Bénéfices Client
 Reproduction à l’identique du process d’organisation en
place

 Gain de temps (20%) :
   – en classement ;
   – en recherche ;
   – en contrôle ;

 Gain de place :
   – Dématérialisation ;
   – Compression ;

 Sécurité du dossier par sauvegarde.
La GED en réseau
                  Attache des bases
               Au premier lancement de
                     l’application                             Serveur de
                                                                données
                                                                   GED

Clients
 GED
                                                         Données à
                                                        sauvegarder
                                                       En plus de vos
                                      Numérisation      documents
     Chaque poste client                             Documents_Archives
      possède le fichier
        Application                                   Le ou les fichiers

            GED                                        DATA-GED.mdb
Continuons à échanger …



          : twitter.com/competitic

          : communauté competitic

          : lenumeriquepourmonentreprise.com
Découvrez les usages
   des TIC, les actualités,
l’agenda des évènements
   et les entreprises de la
filière TIC régionale sur le
   « portail des usages »

 Consultez le support de
   cette présentation :
    www.lenumeriquepourmonentreprise.com
La prochaine action




        Fidélisez vos clients avec une
           logistique performante
                      14 juin 2012

             Espace InnovaTIC Marseille

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  • 3. Optimisez la gestion de vos informations en les dématérialisant : Dématérialisez vos documents en conservant leur valeur juridique Votre interlocuteur : Bruno LIOTTA Pyctora Bruno.liotta@pyctora.fr www.pyctora.fr 06 300 211 83
  • 4. Merci d’être venu • Dans les affaires, le temps est votre bien le plus précieux • L’utilisation que vous en faîtes est une des clefs principales du succès dans les affaires
  • 5. bruno liotta L’éclectisme en action D'abord salarié dans le marketing et la vente dans des PME 3 créations d’entreprises Imprimerie / Marketing direct / Le dynamisme Plusieurs années Assurance hautement aggravée de Hockey sur glace, de ski de Rank Xerox pour y coordonner les activités bureautiques en haute montagne et de voile … Aquitaine puis en Rhône Alpes. La formation Des études en Ecole Compaq/HP Supérieure de Commerce à Paris. Suivi commercial de 5 grossistes 30% du CA filial Une spécialisation en marketing et en assurance. Une certification au Responsable du Service formation clients 35.000 JH/an coaching d’affaires aux USA. Mise en place du CRM/business intelligence de HPF La famille Une vie de famille Création d’une PME spécialisée dans le coaching d’affaires positive et enthousiasmante avec Développement d’une spécialisation dans la un garçon ingénieur en Australie et dématérialisation, la protection et la gestion des documents une fille RH à Vitrolles. La Passion Une grande passion : la photo des détails qui composent la vie et des voyages de découvertes qui nourrissent cette passion ! L’engrais de votre croissance d’entreprise A mon actif quelques expos photos sur le thème des objets du temps passé pour partager avec les autres ce que je capte à travers l'objectif. 5
  • 6. Qu’est-ce que P yctora ? Pyctora est une entreprise élargie experte en gestion de données dématérialisées Programa Obert 3000 concepteur et développeur d’un logiciel, spécialisé en gestion des contenus dématérialisés, destiné aux entreprises et collectivités. Sous la direction de Patrick Barantal (Ingénieur Ecole Centrale Electronique Paris) Riche de son expérience il a toujours exercé ce métier avec la passion dont il fait bénéficier tous les jours ses nombreux clients. Son objectif principal est la satisfaction et la fidélisation des utilisateurs des logiciels Pyctorus développés par son équipe.. Xantem architecte du concept et acteur du déploiement marketing et commercial. Dirigée par bruno Liotta (Ecole Supérieure de Commerce ) Passion marketing, Formation et Business intelligence. Son objectif principal est de faire découvrir à ses clients les avantages et bénéfices que leur entreprise peut retirer de son expérience dans la CRM et la Business Intelligence en utilisant les solutions Pyctorus
  • 7. Notre vocation • Optimiser le cycle de vie des contenus, organiser et numériser les flux de données par l’amélioration de l’archivage, la traçabilité, l’identification et la recherche. Av a n t a g e c o n c u r r e n t i e l • Des économies de temps, d’argent et de consommables Dans un esprit de développement durable et d’économie.
  • 8. CCIMP Marseille le 07 Juin 2012 RDV des TIC D é m a t é r i a l i s a t i o n e t Va l e u r p r o b a n t e 1. Etat des lieux a. Aujourd’hui quels documents conserve-t-on? (archive) a. Sur quelles durées? b. Sous quelles formes ? 2. Quels sont les documents qui peuvent être dématérialisés ? a. Arrivée du numérique change la donne ! 3. Comment conserver la valeur juridique de ces documents numériques ? a. Que dit la loi b. La Valeur Probante c. A titre de preuve d. Autre exemple la CPAM e. Les moyens de la preuve 1 f. Les moyens de la preuve 2 g. Infos supplémentaires 4. Comment gérer ses documents (GED) ?
  • 9. Quels documents conserve-t-on ? Sous quelles formes ? Les Archives Aujourd’hui essentiellement en container carton Pour la plupart des entreprises Pour les grandes entreprises et Dans les locaux des entreprises administrations Pour la majorité Dans des locaux externalisés de celles-ci Pour la majorité de celles-ci Un stockage ‘’PAPIER’’ ! Des KM de stockage ….. ! Des consultations avec un temps d’attente (env 1 jour) ! Un coût élevé à la consultation (env 12€ le doc) ! Des risques (incendie etc…) ! Des coûts de locaux élevés !
  • 10. Quels sont les documents qui peuvent être dématérialisés ? En pratique, tout document peut, aujourd’hui, être dématérialisé ou produit directement par une source numérique. Cependant la legislation peut demander la production de document papier originaux pour certifier un acte, une action, une origine… Exemple : Quels que soient les efforts de simplification des procédures, l’administration douanière continuera d’exiger la fourniture de documents destinés d’une part à garantir la régularité des procédures ainsi que le respect des prohibitions et restrictions et d’autre part à lutter contre la fraude. Les possibilités désormais offertes par les TIC permettent néanmoins d’envisager des modes de fonctionnement moins centralisés que ceux mis en place autour des documents papier.
  • 11. Arrivée du numérique change la donne ! Les ordinateurs … les scanner … le Tout-numérique … changent la donne Nous produisons en priorité des fichiers numériques … … que nous transformons en documents papier ! Dans un second temps ces documents subissent des add-on : • Modifications • Remplissage de champs • Signature • Horodatage … Avant d’être de nouveau numérisés et stockés … Se pose alors la question de savoir si mon document, produit plus tard, sera bien celui que nous produisons aujourd’hui avec tous ses add-on ? Quelle valeur donner à ce document ? Est-ce bien mon original, ou mon document qui aurait subit des modifications non souhaitées ?
  • 12. C o m m e nt co n s e r ve r l a va l e u r j u r i d i q u e d e c e s d o c u m e nt s numériques ? La Valeur probante Ou comment certifier que le document produit est bien l’original !
  • 13. Que dit la loi L'article 1348 alinéa 2 admet la preuve des actes juridiques par copie l'article 1348 alinéa 2 précise que cette règle reçoit exception " lorsqu'une partie ou le dépositaire n'a pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproduction non seulement fidèle mais aussi durable. Est réputée durable toute reproduction indélébile de l'original qui entraîne une modification irréversible du support. MAIS A T T E N T I O N : S’il est possible de déduire un régime de la preuve par copie (photocopie ou télécopie), lorsque l'intégrité de la copie et l'imputabilité de son contenu ne sont pas contestées !!! D a n s l e s f a i t s , a u j o u r d ’ h u i , n o u s p o u v o n s e n l e v e r l ’e n c r e d u papier et remplacer le texte par un autre écrit ! Evolution : Loi du 13 mars 2000 qui modifie le code civil, Art 1316-1 du code civil : Un document électronique a la même valeur probante qu’un document papier à deux conditions : -que son auteur soit clairement identifié -qu’il soit garanti et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.   Art 13136-4 du CC : La signature d’un document doit utiliser « un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ». Dans un décret du 30 mars 2001, le conseil d’état définit ce procédé « cryptographique à clé publique ». La certification de ce procédé est confiée à des prestataires (tiers de confiance, tiers horodateurs).
  • 14. Production d'un document à titre de preuve Pourquoi un TITRE DE PREUVE ? …….. Pour pouvoir justifier légalement Fournir un document original à un juge n'est que le niveau ultime d'une discussion portant sur le contenu d'un document : le plus souvent, l'entreprise est garante de l'authenticité du document qu'elle doit produire. – dans un certain nombre d'échanges, les correspondants fixent entre eux par convention des règles d'authenticité – il est également possible que ces correspondants conservent chacun un exemplaire du document. Ces 2 dernières dispositions peuvent être facilitées par le passage par un tiers de confiance – (plate-forme d'intermédiation) qui met en place des règles communes à tous ses clients et assure, n'étant pas partie prenante dans l'échange • économique, de l'authenticité des documents échangés. Enfin, en cas de contestation (improbable lorsque les documents ne paraissent pas discutables), un expert peut être commis pour vérifier l'authenticité du document, grâce aux précautions prises par l'entreprise. – Enfin, rien n'est probant tant qu'un juge ne l'aura pas décidé. C'est en fonction du niveau de sécurité mis en place que se forgera la conviction du juge. –•
  • 15. A u tre s exe m p l e s d e va l e u r ju r i d i q u e Valeur juridique d’un document numérisé pour la CPAM ? • Les pièces justificatives numériques correspondent à la copie numérique fidèle et durable de l'ordonnance originale susvisée, dès lors qu'est joint à l'ordonnance numérisée, sur la même image que cette dernière, le ticket Vitale et le cas échéant, la copie numérique fidèle et durable de la feuille de soins papier susvisée. • La valeur probante des pièces justificatives numériques est définie à l'article 49.3 de l'avenant 3. • Pour rappel, l'ordonnance transmise par le pharmacien (support papier ou numérisé) est une copie de l'ordonnance originale qui reste en possession de l'assuré. • Dans l'avenant n°3 les parties conviennent que la pièce numérique transmise par le pharmacien (sur support cd-rom ou par télétransmission) a la même valeur juridique et comptable que la pièce justificative sur support papier. • le pharmacien conserve obligatoirement sur support papier les copies des pièces justificatives pendant 90 jours.
  • 16. Les moyens de la preuve ! 1 Différents systèmes … avantages et inconvénients • Encore et toujours la conservation du document papier … en plus du numérique ! • Dépôt dans un coffre fort électronique – e-coffre-fort.fr … • Adopté par Europ-Assistance COFIDIS L’Expert-Comptable Sélectour … – Cecurity.com … • Les huissiers de justice adoptent le Coffre-fort électronique Communicant pour passer aux actes authentiques numériques • Signature électronique – Exemple pour les notaires, la garde des Sceaux, Rachida Dati, a officiellement lancé le 28 octobre depuis le Conseil supérieur du notariat la version électronique des actes authentiques, mode privilégié de l'intervention du notaire. – Concrètement, les parties se rendront toujours à l'étude du notaire pour signer un acte authentique. Mais, et c'est l'évolution majeure, elles le feront désormais de manière électronique en apposant leur signature sur un Tablet PC • Tiers de confiance (http://www.fntc.org/) – Organisme habilité à mettre en oeuvre des signatures électroniques reposant sur des architectures d'infrastructure à Clés Publiques. (Source : FNTC, guide de la signature électronique) Et de nouveaux systèmes à venir ….
  • 17. Les moyens de la preuve 2 Différents systèmes … avantages et inconvénients • Alphacode – Et les données imprimées deviennent infalsifiables… Sceau numérique papier Sécurisation des documents par authentification des données critiques • Clefs USB codées (http://trial-en.brainloop.com) – Best-in-class protection for document sharing - inside and outside  the enterprise • DOCTRACKR (http://www.doctrackr.com/) – Secure, manage, and track your shared documents. Et de nouveaux systèmes à venir ….
  • 18. Quelques infos supplémentaires Pyctora www.pyctora.fr Glossaire (chez fntc) http://www.fntc.org/content/category/12/19/54/ Les Tiers de confiance … la fédération http://www.fntc.org L’Alphacode http://www.alphacode.eu/ Association pour les Coffres-Forts Numériques http://a-cfn.org/ Coffre-fort électronique www.e-coffre-fort.fr Coffre-fort électronique http://cecurity.com/ Clefs USB codées http://trial-en.brainloop.com Doctrackr http://www.doctrackr.com/ l'ADEC (Association Droit Electronique et Communication) http://www.adec-asso.com/
  • 19. C o m m e nt gé re r s e s d o c u m e nt s ( G E D ) ?  Le terme GED étant jugé trop généraliste, il lui est souvent préféré le terme de GEIDE pour Gestion Electronique de l’Information et du Document Existant. Le document n’est plus seulement un document papier transformé, mais il est souvent déjà créé de façon électronique.  E-mail  Scan  Fax  Word Excel etrc….
  • 20. 1. Des Chiffres  80-90% de la mémoire d’entreprise est sur papier ;  Un document se fait copier 19 fois en moyenne ;  Il coûte 20 € pour ranger un document, 120 € pour en retrouver un mal classé et 220 € pour le remplacer ;  Les professionnels passent 5 à 15% de leur temps à lire de l’information, 50% à la chercher. MYTHE DU « ZERO PAPIER » ! 20% de croissance / an des impressions soit 221 milliards de pages imprimées en France
  • 21. Les différents types de GED  GED : Gestion Electronique de Documents  Une organisation pourra choisir, parmi les différents concepts de GED (ou GEIDE), celui qui répondra le mieux à ses besoins : – GED Documentaire : archivage de tout type de document, recherche possible en texte intégral ( full texte) ; – GED Dossier ou Organisationnelle : archivage ayant pour vocation le remplacement des dossiers papier, en interface et méthode de travail ; – GED Flot de Travail (Workflow) : gestion des règles, rôles et routes de distribution du document dans l’entreprise ; – GEIDE COLD : archivage automatique des états informatiques ; – Publication : automatisation de la diffusion Intra / Internet des documents (site web).
  • 22. 3. Fonctionnalités  Il est de plus en plus difficile avec Windows de retrouver un document (volume des disques de stockage d’informations) ;  Seule la personne ayant classé le document est capable de le retrouver ;  En cas d’absence de cette personne, un service entier peut se retrouver paralysé. Remplacer les classements papier grâce à un système simple d’indexation et de partage des documents au format électronique ;  Classement adaptable : deux services pourront classer les mêmes documents selon leur propre organisation ;  Gestion automatique des numéros chrono des documents ;  Recherche documentaire en texte intégral.
  • 23. Fédérer les documents La GED permet de fédérer toutes les sources de documents (E-mails, documents bureautiques, documents papiers, fax, ...), quels que soient les outils et supports utilisés et les présente sous forme de dossiers.
  • 24. Pour tous les métiers La GED, la solution adaptée à tout métier : Comptables, Experts, Notaires, Bureaux d’études, architectes,... la GED répond parfaitement à la problématique de la gestion de dossiers, ce système permet de stocker les informations dématérialisées dans une architecture qui respectera l'organisation de l'entreprise.
  • 25. Les mots clés La GED permet l’ajout de mots clefs Ou La gestion des Thésaurus C’est un dictionnaire des mots clés Cette information servira de clé de recherche grâce à un puissant moteur de recherche intégré.
  • 26. Une organisation simple la GED applique les règles d’organisation du Client. De cette façon, la certitude est acquise que chaque intervenant sera capable de retrouver l’information ou le dossier… L’important n’est pas de ranger le document mais que tout le monde puisse le retrouver !
  • 27. Fonctionnalités du produit Armoire > Rayon > Dossier > Document A une Armoire correspond un Rayon, A un Rayon correspond un Dossier, et à un Dossier des Documents. La logique reste la même que pour l’organisation des dossiers physiques.
  • 28. Le circuit GED La copie électronique D’un simple Clic droit de Le document Le Document devient la souris le Document électronique arrive accessible est transféré dans la à tout le monde GED et le document est dans un dossier L’utilisateur déplacé dans Documents entrants Scanne le Le document original Documents_Archives Sur le poste Document au lieu ne sera pas égaré Chaque utilisateur de le photocopier L e c i r c u i t M i c r o G E D Postes GED (consultant) Station GED
  • 29. Bénéfices Client  Reproduction à l’identique du process d’organisation en place  Gain de temps (20%) : – en classement ; – en recherche ; – en contrôle ;  Gain de place : – Dématérialisation ; – Compression ;  Sécurité du dossier par sauvegarde.
  • 30. La GED en réseau Attache des bases Au premier lancement de l’application Serveur de données GED Clients GED Données à sauvegarder En plus de vos Numérisation documents Chaque poste client Documents_Archives possède le fichier Application Le ou les fichiers GED DATA-GED.mdb
  • 31. Continuons à échanger … : twitter.com/competitic : communauté competitic : lenumeriquepourmonentreprise.com
  • 32. Découvrez les usages des TIC, les actualités, l’agenda des évènements et les entreprises de la filière TIC régionale sur le « portail des usages » Consultez le support de cette présentation : www.lenumeriquepourmonentreprise.com
  • 33. La prochaine action Fidélisez vos clients avec une logistique performante 14 juin 2012 Espace InnovaTIC Marseille