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Jeudi 7 février 2013
Exploitez les opportunités de la
Gestion Electronique de documents
Améliorez la recherche, la diffusion et l’archivage
des documents numérisés avec la GED
Le dispositif Performance PME TIC ?
Cette action s’insère dans le dispositif régional
Son objectif est de développer la compétitivité des
entreprises par un meilleur usage des Technologies
de l’information
et de la communication
www.lenumeriquepourmonentreprise.com
Camille BEGNIS
NEODOC
Gérant
camille@neodoc.fr
Myriam LAGHA
CCIMP
Service Innovation & TIC
myriam.lagha@ccimp.com
Définition
La gestion électronique des documents ou GEDLa gestion électronique des documents ou GED
est l’ensemble des outils, des matériels et desest l’ensemble des outils, des matériels et des
technologies logicielles qui permettent :technologies logicielles qui permettent :
d’acquérir,d’acquérir,
d’organiser,d’organiser,
de gérer,de gérer,
de stocker,de stocker,
et de distribueret de distribuer
des documents sous forme électroniquedes documents sous forme électronique.
Terminologie
On parle souvent de :
GED - Gestion Electronique de Document
GEIDE – Gestion Electronique de l’Information et
des Documents Existants
Source : gsb-info.net
• Quels sont les objectifs d’une GED ,
• Comment s’y prendre pour éviter les écueils ?
• Quelles sont les solutions disponibles ?
• Imaginez, l'information aussi accessible
que vos idées...
• L'information disponible partout où
l'accès à internet le permet.
• Un niveau de confidentialité sans faille
• Plus de limite de taille, de format ou de
compatibilité.
• Détecter instantanément une pièce
d’archive parmi des milliers.
• La possibilité de saisir et mémoriser
d'un seul geste
Source : IXARYS Solutions
La dématérialisation, pourquoi ?
Bénéfices de la GED
• Réduire le papier
• Optimiser l’accès à l’information
• Gagner en productivité
• Améliorer la qualité des documents
• Faciliter la collaboration
« Transformer » son entreprise… et/ou changer ses
habitudes de travail
• Réduire les coûts
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Bénéfices de la GED
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« Alimenter » les 
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protéger les 
documents
3
Camille BEGNIS
Néodoc
camille@neodoc.fr
• Quels sont les objectifs d’une GED ,
• Comment s’y prendre pour éviter les écueils ?
• Quelles sont les solutions disponibles ?
Séparer le fond et la forme
Réutiliser l'information existante
• Dépendances
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• Unicité (Single-
Sourcing)
• Historique des versions
• Comparaison de
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Toute modification du contenu d'un module génère automatiquement la mise à jour
des documents concernés.
Publier sur différents supports
Utilisations avancées
• Gestion de variables automatiques
• Profilage de l'information
• Insertion de données externes à la volée
La preuve par l'exemple
• Modification d'un contenu
• Propagation à plusieurs documents
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• Agrégation d'informations externes
Avantages
• Productivité accrue
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informations
• Pas de duplication des informations
(capitalisation)
• Cohérence de mise en page : respect de la
charte graphique
• Meilleure diffusion de l'information
• Pour la rédaction et la traduction !
Inconvénients
• Le style de rédaction est différent suivant le
document et le média
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• Fourniture de documents personnalisés à la
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(Juridique, Qualité, Commercial, Technique,
Administratif, …)
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Valeur Juridique des Documents Électroniques (1)
• Plus pratique à échanger, à classer et à conserver, le document
électronique, en plein essor dans les relations commerciales et
privées, n’avait cependant pas, aux yeux de la loi, la même valeur
légale que le document papier :
– La loi du 13 mars 2000 adaptant le droit de la preuve aux technologies de
l'information a rétabli, l’égalité "preuve sous format électronique = preuve sous
format papier".
Les documents électroniques ont donc désormais, sous certaines conditions
de conservation, la même valeur probante que les documents papiers.
– Ces conditions de conservation assurant la fidélité et l'intégrité des documents
électroniques sont décrites par la norme NF Z42-013, édictée dès juillet 1999 par
l’AFNOR.
Les documents conservés par un système informatique respectant la norme
AFNOR NF Z42-013 auront ainsi la même valeur que les documents d'origine.
– Le respect de cette norme peut être extrêmement complexe puisqu'elle impose des
contraintes de sécurité au niveau des locaux et des systèmes informatiques qui
sont souvent incompatibles avec un usage non dédié des équipements.
• La norme est un ensemble de recommandations concernant la conception et l'exploitation des
systèmes informatiques afin d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés.
• L'objectif est donc de pouvoir garantir la restitution de documents électroniques en étant sûr de
leur intégrité et de la fidélité de reproduction des documents originaux.
• En conséquense, après une description des procédures d'acquisition, d'administration et d'usage,
elle donne les directives techniques, les consignes d'exploitation et la démarche "assurance
qualité" à appliquer sans ommettre les rôles du "Tiers archiveur" et le cadrage des Prestataires de
services.
• Nous sommes dans le cadre de la preuve juridique avec des documents dématérialisés qui ont
donné tant de soucis à l'EDI.
• C'est grâce à la norme NF Z42-013 de juillet 1999, qu'un début de solution a été trouvé à la
problématique de l'original dématérialisé et de la conservation de copies infalsifiables. Ceci a
permit l'existence de la loi du 1er mars 2000 sur l'acceptation juridique des documents
électroniques.
• Toute la législation française était basé sur le concept d' "original" ; le vide devait être comblé, sa
disparition devait être encadrée.
• Pour Z42, l'infalsifiable a un mot clé : WORM (write only read multi). Il s'agit des supports optiques
non ré-inscriptibles qualifiés de supports de "copies fidèles et durables". Une approche qui rappelle
furieusement la "brève" histoire des micro-fiches. Là aussi il s'était agit d'avoir des copies assez
fiables (fidélité et durabilité) pour se passer de l'indispensable original.
• La norme NF Z42-013 est donc là pour apporter à un juge, le maximum de garanties afin qu'il
puisse décider de la valeur probante d'un document.
• Cette norme est jeune et aura à suivre les évolutions technologiques et les exigeances légales du
cadre européen.
Valeur Juridique des Documents Électroniques (2)
• Quels sont les objectifs d’une GED ,
• Comment s’y prendre pour éviter les écueils ?
• Quelles sont les solutions disponibles ?
Le matériel
• Les Scanners de Production :
– Les Scanners sont des périphériques
d'acquisition de documents en vue de leur
transformation sous forme d'images
numérisées.
Les Scanners de Production
• Sur le marché, vous avez 5 grandes marques
de scanner de production : CANON, FUJITSU,
KODAK, RICOH, BELL HOWELL, AVISION.
• Vous pouvez avoir différents formats de
numérisation : A4, A3, A2, …
• Ils peuvent être directement connectés sur un
poste PC de numérisation (en SCSI, USB,
FireWire ou Vidéo) ou sur un réseau
informatique par Ethernet (RJ45)
• On compare souvent les scanners par le
nombre de pages/minute (Nombre de pages
numérisées par minute), par le Volume par
jour.
Les Copieurs Numériques
• De plus en plus, nous trouvons des
copieurs numériques connectés dans
les entreprises pouvant être utilisés
comme imprimante et/ou comme
scanner en réseau.
• Marques sur le marché : CANON,
XEROX, RICOH, KYOCERA, …
Les Logiciels faisant partie d’une GED (1)
• Logiciel de Numérisation :
– Ce logiciel vous permettra de numériser les
documents page par page, par lot, en
choisissant la résolution et le format de
fichier.
– Il peut être fourni avec le scanner (driver
TWAIN/ISIS) ou acheté séparément.
• Les logiciels de scan peuvent être
différents suivant la marque du scanner
ainsi que leurs fonctionnalités (Ex :
FUJITSU -> ScanALL)
• Scan vers PDF, Mail, Fichier TIFF, FTP,
…
Les Formats de Fichier
Les Formats de Fichier
• TIFF CCITT Groupe 4 : Tagged Image File Format
– Standard de fait, Tiff définit une structure de fichier pour le stockage d'images
numérisées (recommandé par APROGED).
– Format N&B simple page ou multi-pages,
• JPEG : (Joint Photographic Expert Group)
– Groupe de travail ayant défini le standard de compression du même nom pour
les images numériques à niveaux de gris et couleur.
– Format en général couleur en simple page,
• PDF : (Portable Document Format)
– Format de fichier créé par Adobe et lisible sur la quasi-totalité des
plateformes informatiques existantes.
– Le format PDF permet de créer des documents (textes principalement,
mais aussi images...) exploitables sur la majorité des plateformes
informatiques existantes : Windows, Linux, MacOS, Irix, systèmes
Palm... Il simplifie ainsi beaucoup l'échange de documents entre
utilisateurs.
Les fichiers de type PDF se lisent à l'aide du logiciel Acrobat Reader
d'Adobe.
• Logiciel de reconnaissance de caractère :
(OCR) ou (Optical Character Recognition)
– Le logiciel de reconnaissance de caractères permet la
traduction de groupes de points d'une image
numérisée en caractères (avec l'enrichissement
typographique associé) exploitables par des
programmes informatiques.
Les Logiciels faisant partie d’une GED (2)
Logiciel de reconnaissance de caractère
• Les principaux moteurs OCR sur le marché :
– FineReader,
– OmniPage Pro,
– ReadIRIS,
Logiciel de Gestion de Documents
• Pour les Administrations, Collectivités,
Grands Groupes :
– Docubase, DocuShare, CanonFile, ZeDOC,
ZyLabs, Capture,…
• Pour les PME-PMI, TPE :
– Novaxel, ArchiDoc, AutoIndexIt,
Documind Pro,…
Conclusion
• Des méthodologies et des outils puissants pour :
→ Gagner en temps et en Assurance Qualité,
→ Fiabiliser la communication (fond et forme)
→ bénéficier d'une organisation collaborative
→ capitaliser « Knowledge Management »
• À mettre en œuvre progressivement en mêlant :
→ méthodologies,
→ outils
→ accompagnement au changement.
Merci de votre écoute
Vos questions
Comment poursuivre les échanges ?
En se connectant sur la communauté Competi’TIC sous VIADEO
www.viadeo.com
Continuons à échanger …
: twitter.com/competitic
: communauté competitic
: lenumeriquepourmonentreprise.com
La prochaine action ...
Surveillez votre marché et vos
concurrents en pratiquant une
veille sur Internet !
14 février 2013

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Compétitic - Gestion électronique de documents - numérique en entreprise

  • 1. Jeudi 7 février 2013 Exploitez les opportunités de la Gestion Electronique de documents Améliorez la recherche, la diffusion et l’archivage des documents numérisés avec la GED
  • 2. Le dispositif Performance PME TIC ? Cette action s’insère dans le dispositif régional Son objectif est de développer la compétitivité des entreprises par un meilleur usage des Technologies de l’information et de la communication www.lenumeriquepourmonentreprise.com
  • 4. Définition La gestion électronique des documents ou GEDLa gestion électronique des documents ou GED est l’ensemble des outils, des matériels et desest l’ensemble des outils, des matériels et des technologies logicielles qui permettent :technologies logicielles qui permettent : d’acquérir,d’acquérir, d’organiser,d’organiser, de gérer,de gérer, de stocker,de stocker, et de distribueret de distribuer des documents sous forme électroniquedes documents sous forme électronique.
  • 5. Terminologie On parle souvent de : GED - Gestion Electronique de Document GEIDE – Gestion Electronique de l’Information et des Documents Existants Source : gsb-info.net
  • 6. • Quels sont les objectifs d’une GED , • Comment s’y prendre pour éviter les écueils ? • Quelles sont les solutions disponibles ?
  • 7. • Imaginez, l'information aussi accessible que vos idées... • L'information disponible partout où l'accès à internet le permet. • Un niveau de confidentialité sans faille • Plus de limite de taille, de format ou de compatibilité. • Détecter instantanément une pièce d’archive parmi des milliers. • La possibilité de saisir et mémoriser d'un seul geste Source : IXARYS Solutions La dématérialisation, pourquoi ?
  • 8. Bénéfices de la GED • Réduire le papier • Optimiser l’accès à l’information • Gagner en productivité • Améliorer la qualité des documents • Faciliter la collaboration « Transformer » son entreprise… et/ou changer ses habitudes de travail • Réduire les coûts
  • 9. Exemple de calculs de coûts Bénéfices de la GED
  • 10. Exemple de calculs de coûts Bénéfices de la GED
  • 13. • Quels sont les objectifs d’une GED , • Comment s’y prendre pour éviter les écueils ? • Quelles sont les solutions disponibles ?
  • 14. Séparer le fond et la forme
  • 15. Réutiliser l'information existante • Dépendances • Impacts • Unicité (Single- Sourcing) • Historique des versions • Comparaison de versions Toute modification du contenu d'un module génère automatiquement la mise à jour des documents concernés.
  • 17. Utilisations avancées • Gestion de variables automatiques • Profilage de l'information • Insertion de données externes à la volée
  • 18. La preuve par l'exemple • Modification d'un contenu • Propagation à plusieurs documents • Propagation à plusieurs supports • Agrégation d'informations externes
  • 19. Avantages • Productivité accrue • Cohérence/garantie de validité des informations • Pas de duplication des informations (capitalisation) • Cohérence de mise en page : respect de la charte graphique • Meilleure diffusion de l'information • Pour la rédaction et la traduction !
  • 20. Inconvénients • Le style de rédaction est différent suivant le document et le média • Rien ne vaut une relecture • Des changements d'habitudes
  • 21. Perspectives • Fourniture de documents personnalisés à la demande (filtrage de parties conditionnelles) : → Version de produits/options → Type de destinataire (utilisateur, revendeur...) → Interne (confidentiel)/externe (public) → Spécificité par pays... • Mutualisation de contenus entre services (Juridique, Qualité, Commercial, Technique, Administratif, …) → « Content Strategist »
  • 22. Valeur Juridique des Documents Électroniques (1) • Plus pratique à échanger, à classer et à conserver, le document électronique, en plein essor dans les relations commerciales et privées, n’avait cependant pas, aux yeux de la loi, la même valeur légale que le document papier : – La loi du 13 mars 2000 adaptant le droit de la preuve aux technologies de l'information a rétabli, l’égalité "preuve sous format électronique = preuve sous format papier". Les documents électroniques ont donc désormais, sous certaines conditions de conservation, la même valeur probante que les documents papiers. – Ces conditions de conservation assurant la fidélité et l'intégrité des documents électroniques sont décrites par la norme NF Z42-013, édictée dès juillet 1999 par l’AFNOR. Les documents conservés par un système informatique respectant la norme AFNOR NF Z42-013 auront ainsi la même valeur que les documents d'origine. – Le respect de cette norme peut être extrêmement complexe puisqu'elle impose des contraintes de sécurité au niveau des locaux et des systèmes informatiques qui sont souvent incompatibles avec un usage non dédié des équipements.
  • 23. • La norme est un ensemble de recommandations concernant la conception et l'exploitation des systèmes informatiques afin d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés. • L'objectif est donc de pouvoir garantir la restitution de documents électroniques en étant sûr de leur intégrité et de la fidélité de reproduction des documents originaux. • En conséquense, après une description des procédures d'acquisition, d'administration et d'usage, elle donne les directives techniques, les consignes d'exploitation et la démarche "assurance qualité" à appliquer sans ommettre les rôles du "Tiers archiveur" et le cadrage des Prestataires de services. • Nous sommes dans le cadre de la preuve juridique avec des documents dématérialisés qui ont donné tant de soucis à l'EDI. • C'est grâce à la norme NF Z42-013 de juillet 1999, qu'un début de solution a été trouvé à la problématique de l'original dématérialisé et de la conservation de copies infalsifiables. Ceci a permit l'existence de la loi du 1er mars 2000 sur l'acceptation juridique des documents électroniques. • Toute la législation française était basé sur le concept d' "original" ; le vide devait être comblé, sa disparition devait être encadrée. • Pour Z42, l'infalsifiable a un mot clé : WORM (write only read multi). Il s'agit des supports optiques non ré-inscriptibles qualifiés de supports de "copies fidèles et durables". Une approche qui rappelle furieusement la "brève" histoire des micro-fiches. Là aussi il s'était agit d'avoir des copies assez fiables (fidélité et durabilité) pour se passer de l'indispensable original. • La norme NF Z42-013 est donc là pour apporter à un juge, le maximum de garanties afin qu'il puisse décider de la valeur probante d'un document. • Cette norme est jeune et aura à suivre les évolutions technologiques et les exigeances légales du cadre européen. Valeur Juridique des Documents Électroniques (2)
  • 24. • Quels sont les objectifs d’une GED , • Comment s’y prendre pour éviter les écueils ? • Quelles sont les solutions disponibles ?
  • 25. Le matériel • Les Scanners de Production : – Les Scanners sont des périphériques d'acquisition de documents en vue de leur transformation sous forme d'images numérisées.
  • 26. Les Scanners de Production • Sur le marché, vous avez 5 grandes marques de scanner de production : CANON, FUJITSU, KODAK, RICOH, BELL HOWELL, AVISION. • Vous pouvez avoir différents formats de numérisation : A4, A3, A2, … • Ils peuvent être directement connectés sur un poste PC de numérisation (en SCSI, USB, FireWire ou Vidéo) ou sur un réseau informatique par Ethernet (RJ45) • On compare souvent les scanners par le nombre de pages/minute (Nombre de pages numérisées par minute), par le Volume par jour.
  • 27. Les Copieurs Numériques • De plus en plus, nous trouvons des copieurs numériques connectés dans les entreprises pouvant être utilisés comme imprimante et/ou comme scanner en réseau. • Marques sur le marché : CANON, XEROX, RICOH, KYOCERA, …
  • 28. Les Logiciels faisant partie d’une GED (1) • Logiciel de Numérisation : – Ce logiciel vous permettra de numériser les documents page par page, par lot, en choisissant la résolution et le format de fichier. – Il peut être fourni avec le scanner (driver TWAIN/ISIS) ou acheté séparément.
  • 29. • Les logiciels de scan peuvent être différents suivant la marque du scanner ainsi que leurs fonctionnalités (Ex : FUJITSU -> ScanALL) • Scan vers PDF, Mail, Fichier TIFF, FTP, … Les Formats de Fichier
  • 30. Les Formats de Fichier • TIFF CCITT Groupe 4 : Tagged Image File Format – Standard de fait, Tiff définit une structure de fichier pour le stockage d'images numérisées (recommandé par APROGED). – Format N&B simple page ou multi-pages, • JPEG : (Joint Photographic Expert Group) – Groupe de travail ayant défini le standard de compression du même nom pour les images numériques à niveaux de gris et couleur. – Format en général couleur en simple page, • PDF : (Portable Document Format) – Format de fichier créé par Adobe et lisible sur la quasi-totalité des plateformes informatiques existantes. – Le format PDF permet de créer des documents (textes principalement, mais aussi images...) exploitables sur la majorité des plateformes informatiques existantes : Windows, Linux, MacOS, Irix, systèmes Palm... Il simplifie ainsi beaucoup l'échange de documents entre utilisateurs. Les fichiers de type PDF se lisent à l'aide du logiciel Acrobat Reader d'Adobe.
  • 31. • Logiciel de reconnaissance de caractère : (OCR) ou (Optical Character Recognition) – Le logiciel de reconnaissance de caractères permet la traduction de groupes de points d'une image numérisée en caractères (avec l'enrichissement typographique associé) exploitables par des programmes informatiques. Les Logiciels faisant partie d’une GED (2)
  • 32. Logiciel de reconnaissance de caractère • Les principaux moteurs OCR sur le marché : – FineReader, – OmniPage Pro, – ReadIRIS,
  • 33. Logiciel de Gestion de Documents • Pour les Administrations, Collectivités, Grands Groupes : – Docubase, DocuShare, CanonFile, ZeDOC, ZyLabs, Capture,… • Pour les PME-PMI, TPE : – Novaxel, ArchiDoc, AutoIndexIt, Documind Pro,…
  • 34. Conclusion • Des méthodologies et des outils puissants pour : → Gagner en temps et en Assurance Qualité, → Fiabiliser la communication (fond et forme) → bénéficier d'une organisation collaborative → capitaliser « Knowledge Management » • À mettre en œuvre progressivement en mêlant : → méthodologies, → outils → accompagnement au changement.
  • 35. Merci de votre écoute Vos questions
  • 36. Comment poursuivre les échanges ? En se connectant sur la communauté Competi’TIC sous VIADEO www.viadeo.com
  • 37. Continuons à échanger … : twitter.com/competitic : communauté competitic : lenumeriquepourmonentreprise.com
  • 38. La prochaine action ... Surveillez votre marché et vos concurrents en pratiquant une veille sur Internet ! 14 février 2013