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Comment (mieux) rédiger mon cahier des charges ?

Comment (mieux) rédiger mon cahier des charges ?

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Comment (bien) rédiger
son cahier des charges
Hélène Cochet
Chef de projet
hcochet@concept-image.fr
Julien Pépin
Responsable technique
julienp@concept-image.fr
Gabriel Renault
Chef de projet webmarketing
grenault@concept-image.fr
Pourquoi nous sommes-nous levés
si tôt ce matin ?
Objectif de ce petit-déjeuner
Notes
Un cahier des charges plus simple à rédiger pour vous.
Et plus simple à comprendre pour nous.
Un cahier des charges bien rédigé, c’est du temps en moins à faire des aller-retours pour
éclaircir vos différents besoins.
Pour le client, ça évite d’avoir l’impression qu’on a passé des jours à rédiger un document
inutile.
Pour l’agence, cela permet de passer moins de temps au téléphone, et plus de temps à
réfléchir.
On ne peut pas discuter, plutôt ?
Un cahier des charges,
pourquoi faire ?
Notes
L’objectif principal du cahier des charges, c’est de s’accorder sur les objectifs et les limites
du projet pour s’assurer que tout le monde sera satisfait à la livraison.
Si on laisse chacun se faire sa propre idée de ce que doit être le projet, il y a peu de
chances que ces visions personnelles concordent.
Parce que ces visions personnelles dépendent de l’expérience et du vécu de chacun. Par
exemple, la réponse à « combien y a-t-il de chambres dans une grande maison ? » est sans
doute différente si vous avez 12 frères et sœurs, si vous avez été élevé à Buckingham
Palace ou si vous avez grandi dans une communauté hippie dans le Larzac. Oui, c’est
caricatural, mais c’est le propre des exemples.
Le risque que l’outil développé ne corresponde que partiellement à ce qui était espéré est
donc grand.
Surtout, le cahier des charges est particulièrement important s’il y a plusieurs
décisionnaires en interne (Marketing, technique…)
Pourquoi ce projet ?
Présentation
Cadrage
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Contenus
Prestation attendue
Organisation
Après la mise en ligne
Table des matières (de votre cahier des charges)

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Comment (mieux) rédiger mon cahier des charges ?

  • 1. Comment (bien) rédiger son cahier des charges Hélène Cochet Chef de projet hcochet@concept-image.fr Julien Pépin Responsable technique julienp@concept-image.fr Gabriel Renault Chef de projet webmarketing grenault@concept-image.fr
  • 2. Pourquoi nous sommes-nous levés si tôt ce matin ? Objectif de ce petit-déjeuner
  • 3. Notes Un cahier des charges plus simple à rédiger pour vous. Et plus simple à comprendre pour nous. Un cahier des charges bien rédigé, c’est du temps en moins à faire des aller-retours pour éclaircir vos différents besoins. Pour le client, ça évite d’avoir l’impression qu’on a passé des jours à rédiger un document inutile. Pour l’agence, cela permet de passer moins de temps au téléphone, et plus de temps à réfléchir.
  • 4. On ne peut pas discuter, plutôt ? Un cahier des charges, pourquoi faire ?
  • 5. Notes L’objectif principal du cahier des charges, c’est de s’accorder sur les objectifs et les limites du projet pour s’assurer que tout le monde sera satisfait à la livraison. Si on laisse chacun se faire sa propre idée de ce que doit être le projet, il y a peu de chances que ces visions personnelles concordent. Parce que ces visions personnelles dépendent de l’expérience et du vécu de chacun. Par exemple, la réponse à « combien y a-t-il de chambres dans une grande maison ? » est sans doute différente si vous avez 12 frères et sœurs, si vous avez été élevé à Buckingham Palace ou si vous avez grandi dans une communauté hippie dans le Larzac. Oui, c’est caricatural, mais c’est le propre des exemples. Le risque que l’outil développé ne corresponde que partiellement à ce qui était espéré est donc grand. Surtout, le cahier des charges est particulièrement important s’il y a plusieurs décisionnaires en interne (Marketing, technique…)
  • 6. Pourquoi ce projet ? Présentation Cadrage Fonctionnalités Contenus Prestation attendue Organisation Après la mise en ligne Table des matières (de votre cahier des charges)
  • 9. Notes Pourquoi ce nouveau projet ? Définir concrètement la raison d’être du projet va vous permettre de vous poser les bonnes questions. Et si la vraie raison est « on avait du budget », c’est le bon moment pour vous demander comment profiter au mieux de cette opportunité pour en faire quelque chose de réellement utile et profitable.
  • 11. Notes Se fixer des objectifs sert à savoir quels moyens mettre en œuvre. Définir des objectifs peut être la phase la plus difficile d’un projet. La tentation d’improviser est grande. Mais partir sur de mauvaises hypothèses ou se fixer des objectifs impossibles (ou trop faciles) à atteindre risque de vider le projet de son intérêt. Sur cette photo, vraiment postée par la NASA, on voit Buzz Lightyear à côté d’une navette. Buzz a un gimmick, une phrase choc, « Vers l’infini et au-delà ». C’est parfait pour motiver les équipes, mais quand les ingénieurs de la NASA envoient une navette dans l’espace, ils ont quand même des objectifs un peu plus précis. C’est exactement la même chose pour nous : si vous nous dîtes « je veux vendre le plus de produits possible », nous allons avoir du mal à vous proposer une solution chiffrée. Dans la plupart des cas, votre nouveau projet s’inscrit dans un cadre web marketing plus large. Vous vous fixez des objectifs généraux de marketing web, et vous devez vous demander pour chaque élément (votre site web, les réseaux sociaux, les emails…) quels objectifs ils vous permet de remplir.
  • 13. Notes Specific : Les objectifs doivent être clairs et compréhensibles par tous ceux qui sont concernés. Measurable : Il faut des critères objectifs permettant de valider la réussite. Attainable : Les objectifs doivent être réalistes. Relevant : Les objectifs doivent avoir un réel impact sur votre business. Timely : Il faut fixer une deadline à laquelle vous souhaitez avoir atteint ces objectifs.
  • 14. Qui sont vos cibles ?
  • 15. Notes Quels visiteurs, pour rendre quel service ? Là encore, le risque est de démarrer un projet à l’aveugle. Que savez-vous réellement de vos utilisateurs ? De leurs besoins et de leurs attentes ? Ce sont des questions qu’il vous faut vous poser, mais surtout leur poser. Une mission qui peut aller de « relativement facile » si vous prévoyez la refonte d’un outil interne à « super compliqué » si vous lancez un nouveau produit révolutionnaire sans équivalent sur le marché mondial. Si vous ne savez pas qualifier précisément vos utilisateurs et leurs attentes, nous pouvons vous accompagner avec des prestations sur-mesure. Parce que c’est à la mode, vous risquez d’entendre parler de personas : attention, les personas (dans une démarche UX) ne sont pas la même chose que vos cibles (les personas marketings).
  • 16. Nous pouvons vous accompagner en amont à chacune des étapes de votre cahier des charges Demandez ! Parce qu’on préfère le faire maintenant qu’une fois le projet trop avancé
  • 17. Il existe de nombreux outils qui peuvent vous permettre d’en savoir plus sur vos utilisateurs Improvisez !
  • 18. Notes Vous souhaitez en savoir plus sur vos cibles ? Proposez-leur un questionnaire Google Forms.
  • 20. Qu’est-ce qui fait l’identité de l’entreprise ? Vous
  • 21. Quelle est aujourd’hui la stratégie de votre société ? Stratégie
  • 22. Notes Si vous ne savez pas, c’est sans doute que vous avez besoin d’un accompagnement en amont du projet. Et ce n’est pas grave. Parce que vous vous êtes préoccupé du développement de la société ou que vous êtes à un tournant dans la vie de la société, ce nouveau projet est peut-être le bon moment pour se poser questions stratégiques.
  • 24. Notes Comment envisagez-vous votre métier dans 2 ans ? Dans 5 ans ? Se poser cette question permet de développer les bons outils au bon moment et de ne pas se lancer dans quelque chose d’hyper complexe si on sait déjà que le modèle est amené à être profondément revu à court terme.
  • 26. Notes Qui sont vos concurrents ? Quelles sont vos différences ? C’est sur vos différences que vous pouvez bâtir votre image. Mais si nous ne connaissons pas parfaitement votre métier, ces différences ne nous apparaissent peut-être pas aussi clairement qu’à vous. En nous aidant à les identifier, vous vous assurez que notre proposition correspondra bien à l’image que vous souhaitez afficher.
  • 27. Nous pouvons vous accompagner en amont à chacune des étapes de votre cahier des charges Demandez ! Parce que c’est aussi notre métier
  • 29. Cadre de l’appel d’offre Nombre de prestataires consultés Livrables attendus 8 maquettes ? Vraiment ? Étapes (date de remise des offres, auditions des prestataires, choix du prestataire) Décisionnaire(s)
  • 30. Notes Plus nous en savons sur ce que vous souhaitez recevoir, plus il y a de chance que notre document corresponde à vos attentes. Et surtout, vous poser toutes ces questions vous permet de vous poser les bonnes questions. Avez-vous vraiment besoin de 4 pages maquettées avec 3 pistes graphiques différentes ? Notre temps ne serait-il pas mieux employé à essayer de proposer une solution originale et efficace à votre problématique ? Demander une maquette, c’est nous demander de vous proposer une solution alors que nous n’avons pas encore commencé à réfléchir ensemble. Et que vous n’avez pas validé nos propositions plus générales. Si vous souhaitez vraiment voir le « style » de votre agence, ce qui est pour le coup complètement légitime, nous avons des books et des références pour ça ! En revanche, ce qui est au final assez peu demandé, et qui devrait l’être : - une explication de la méthodologie qui va être appliquée à votre projet (l’occasion de voir quelles agences vont passer du temps à réfléchir avec vous) - des références et des contacts que vous pouvez appeler pour contrôler comment les projets se déroulent réellement
  • 32. Notes Proposez aux agences de vous appeler pour échanger et éviter les hors sujet. Un appel d’offre c’est souvent beaucoup de travail non rémunéré pour une agence, alors autant qu’on ne parte pas dans une direction qui ne vous convient pas du tout. Et pour vous, c’est l’opportunité d’éviter de perdre du temps à lire des documents qui ne répondent pas à vos problématiques.
  • 34. DEADLINE Hier ? Pourquoi ? Souplesse possible ? Deadline
  • 35. Notes Une deadline plus courte, c’est moins de temps pour réfléchir et moins de temps pour produire. D’où la question : qu’est-ce qui motive votre deadline ? Le contexte du projet dépend aussi du contexte de l’entreprise et de l’environnement du projet. On peut peut-être faire des lots en fonction de la deadline.
  • 38. Notes C’est le moment de lister toutes les contraintes liées à l’existant : -contraintes de sécurité -interfaçage avec un CRM ou d’autres outils -hébergement spécifique -… Pourquoi ? Parce que ça nous permet de chiffrer au mieux les coûts de développement. Ça évite donc les mauvaises surprises au moment du lancement du projet.
  • 39. « Le prestataire utilisera le CMS libre francophone SPIP. » LES INFORMATIONS INUTILES Solution technique attendue
  • 40. Notes C’est notre métier de vous proposer la solution technique qui correspond à vos besoins. Chaque agence travaille avec un ou plusieurs CMS / frameworks préférentiels sur lesquels elle dispose d’une expérience lui permettant d’évaluer l’adéquation avec votre projet. Et si nous estimons que les solutions que nous maîtrisons ne nous permettent pas de vous répondre, nous ne vous répondrons pas. L’idée, c’est que la technique doit être transparente, pour vous comme pour vos utilisateurs. Le seul cas où cette information est utile, c’est si le choix du CMS est super éliminatoire, là nous voulons bien le savoir à l’avance. Mais dans ce cas, votre cahier des charges devraient mentionner dès le titre « Développement d’un projet sous Symfony 2 ». Et surtout, vous devez vous demander pourquoi vous êtes si attaché à une solution technique. Par habitude ? Parce que vous avez une équipe de maintenance en interne qui travaille déjà sur 15 sites e-commerce Prestashop ? En dehors d’une refonte, les cas où la solution technique est prépondérante sont au final assez rares.
  • 41. Vos autres projets en cours
  • 43. Notes Encore des contraintes, autant les connaître dès le départ. C’est une remarque qui peut d’ailleurs s’appliquer à tous les contenus. Nous aimons bien les avoir à l’avance. Et puis ça vous évite de vous dire que nos propositions ne correspondent pas à votre charte. Mais si vous livrez votre charte, précisez-nous ce que nous pouvons en faire. Si vous souhaitez moderniser ou refondre votre charte graphique, nous pouvons aussi vous accompagner.
  • 45. ÉQUIPE INTERNE Qui fait quoi ? Qui décide ? Qui décide (vraiment) ?
  • 46. Notes Il est important d’identifier qui seront les différents contacts de l’agence. Cela nous permet par exemple de coordonner les différentes étapes du projet et identifiant qui sera notre interlocuteur pour chaque validation. Surtout, n’hésitez pas à impliquer vos supérieurs : c’est aussi pénible pour vous que pour nous d’arriver en fin de projet, avec quelque chose qui fonctionne bien, et de voir le patron d’une entreprise, qui avait donné toute liberté au responsable de la communication pour gérer le projet, arriver et ne pas être d’accord avec ce qui a été décidé. Donc, dès le début, on implique dans un projet, surtout s’il en rapport avec l’image de la société, toutes les personnes qui sont susceptibles d’avoir leur mot à dire, même si en théorie ce n’est pas leur mission.
  • 48. Notes Quels prestataires, pour quelles missions ? Les missions sont-elles réalisées par des prestataires dont c’est le vrai métier ? Si vous travaillez régulièrement avec une agence print, voulez-vous lui confier la création de vos maquettes web si ce n’est pas leur métier ? Est-ce que vous confieriez l’architecture de votre bateau à l’architecte de votre maison ? Ou l’inverse ? Pourtant, ce sont deux architectes. Mais ce n’est pas le même métier. Pour nous, c’est pareil. C’est prestataires sont-ils déjà choisis, ou en cours de sélection ? Pour nous, plus de prestataires, c’est peut-être plus de Gestion de Projet à prévoir. Pour vous, c’est le moment de se demander qui assure l’AMOA globale du projet ? Sachant, pour être totalement transparent, que multiplier les intervenants, c’est complexifier le projet et augmenter les coûts.
  • 50. Pas la peine de mettre tout ce qui vous passe par la tête, on va en discuter LES INFORMATIONS INUTILES La liste des fonctionnalités
  • 51. Notes Si vous faîtes appel à une agence, c’est parce que c’est notre métier de trouver les solutions à votre problème. Si vous avez déjà la solution, c’est que vous n’avez pas besoin de nous. Ce qui nous intéresse, c’est la liste de vos besoins, nous l’avons déjà évoquée. Pourquoi ? Parce que c’est en discutant ensemble de ces besoins que nous trouverons les fonctionnalités qui y répondent VRAIMENT. Il faut néanmoins être pragmatique : si vous avez le sentiment qu’une liste de fonctionnalités est la meilleure façon d’exprimer vos besoins, allez-y. Nous allons de toute façon challenger cette liste. Enfin, il faut bien être conscient qu’un même terme peut recouvrir des choses assez différentes. Un formulaire, ça ne représente pas la même somme de travail selon qu’il s’agisse d’un formulaire de contact avec trois champs ou d’un formulaire d’inscription, à une école par exemple, avec plusieurs dizaines de champs, des fichiers joints et la possibilité d’enregistrer un formulaire en cours pour le compléter plus tard. Pourtant « formulaire de contact » et « formulaire d’inscription », au départ, ça ne semblait pas si différent.
  • 52. Si ce sont des bonnes pratiques, je les connais déjà LES INFORMATIONS INUTILES Les bonnes pratiques
  • 53. Notes La règle des trois clics. La ligne de flottaison. Le site sera consultable sur les navigateurs du marché. Les photos feront moins de 10Mo. Le site sera optimisé pour le référencement. Un menu permettra la navigation dans les pages.
  • 54. Réalisés sous Powerpoint (voire pire) LES INFORMATIONS INUTILES Des super zonings
  • 55. Notes Une fois de plus, notre métier c’est de discuter avec vous (et avec les utilisateurs) pour avoir toutes les cartes en main pour réussir la conception du site. C’est comme aller voir un architecte avec les plans de votre maison. Si vous les avez déjà, vous pouvez directement appeler le maçon et le charpentier. Comme pour les fonctionnalités, soyez efficace : si des schémas vous aident à lister ce dont vous avez besoin sur le site, faites-le.
  • 58. Notes Qu’est-ce qu’on garde, qu’est-ce qu’on jette ? C’est également le moment de se poser la question du format du contenu. Attention au contenu trop ancien (à ré-écrire). Votre contenu actuel pourra-t-il être facilement réutilisé ? Est-il bien formaté ? Ou faudra-t-il saisir 2000 fiches produits à la main ? Et dans ce cas, qui va le faire ? Si vous souhaitez un réel travail sur le référencement naturel, nous allons repenser votre arborescence et donc les contenus à intégrer au site. C’est ce travail qui nous permettra de savoir ce que l’on conserve et ce que l’on doit produire en plus
  • 59. Pas d’inquiétudes, nous la ferons ensemble LES INFORMATIONS INUTILES La nouvelle arborescence
  • 60. Notes Une fois de plus, notre métier c’est de discuter avec vous (et avec les utilisateurs) et avec Google (si vous souhaitez un accompagnement sur le référencement naturel) pour avoir toutes les cartes en main pour réussir la conception du site. C’est comme aller voir un architecte avec les plans de votre maison. Si vous les avez déjà, vous pouvez directement appeler le maçon et le charpentier.
  • 62. AMOA, UX, développement, tout ça à la fois ?
  • 63. Notes Pour nous, conception ça s’arrête bien avant le développement, et même avant les maquettes. Mais peut-être que pour vous ça signifie la réalisation complète du site. Autant être clair. Ça nous évite de faire des devis avec seulement 25% de ce que vous attendiez dessus. Sur le coup, ça vous fait une bonne surprise au niveau budget, mais ça ne dure pas longtemps.
  • 65. Notes Nous pouvons fournir différents niveaux de prestation. Par défaut, votre site dispose de tous les outils pour réussir votre référencement. Le plugin Yoast, par exemple, vous permet de préciser les meta descriptions, de modifier les titres et vous donne des informations sur la qualité de votre page. C’est un travail qui demande du temps, que vous pouvez réaliser seul ou pour lequel nous pouvons vous accompagner. Nous pouvons également réaliser des audits concurrentiels, des campagnes de netlinking… Autant de prestations supplémentaires pour lesquelles vous ne devez pas hésiter à préciser vos besoins.
  • 66. Niveau de liberté laissé au prestataire
  • 67. Notes Jusqu’où pouvons-nous être force de proposition ? Il vaut mieux le préciser maintenant que rejeter des réponses qui ne correspondent pas à ce que vous attendiez, sans le préciser. Si nous ne savons pas, nous faisons des choix arbitraires. Et nous obtenons des réponses différentes suivant les clients : - « Vous avez pris le CDC trop au pied de la lettre, en ne proposant rien de plus » ou « Je veux que ça réponde exactement au CDC et c’est tout » Au pire vous évitez des appels téléphoniques intempestifs pour vous demander des précisions. Au mieux, vous vous épargnez un nouvel appel d’offre parce qu’aucune agence n’a su déchiffrer vos envies implicites.
  • 68. Après la mise en ligne
  • 70. Notes Qui va gérer le site une fois en ligne ? Quel temps y sera (vraiment) consacré ?
  • 71. Accompagnement Une fois le site mis en ligne, on reste copains ?
  • 72. Notes La mise en ligne n’est pas la dernière étape de la vie de votre site. Mais nous pouvons également vous accompagner dans cette nouvelle phase : - Rédaction de contenus, réseaux sociaux, webmarketing en général… - Tests, UX - Ajout de fonctionnalités… C’est aussi le moment de penser à la maintenance. Quel budget et quel temps pouvez-vous (réellement) y consacrer ? Quels sont vos besoins en cas de soucis (sans doute pas la même urgence pour un site vitrine et un site e-commerce) ?
  • 73. Comment (bien) rédiger son cahier des charges Concept Image Hélène Cochet Chef de projet hcochet@concept-image.fr Julien Pépin Responsable technique julienp@concept-image.fr Gabriel Renault Chef de projet webmarketing grenault@concept-image.fr