Presentació a les 16es Jornades Catalanes d’Informació i Documentació, a càrrec de Marta Tort, adjunta a Direcció de l'Àrea de Biblioteques, Informació i Documentació; Joana Roig, cap del CCUC, i Josep Sanmartí, cap d'Informació electrònica del CSUC.
Orchestration, Automation and Virtualisation Maturity Model
Del sistema bibliotecari integrat a la plataforma de serveis bibliotecaris: la implementació d'Alma a les biblioteques del CSUC
1. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
De sistema bibliotecari integrat a
plataforma de serveis bibliotecaris:
la implementació d’Alma a les
biblioteques del CSUC
Marta Tort Pascual
Adjunta a Direcció de l’Àrea de Biblioteques, Informació i Documentació del Consorci de Serveis
Universitaris de Catalunya
Joana Roig Equey
Cap del CCUC
Josep Sanmartí Besora
Cap d’Informació electrònica
16es Jornades Catalanes d’Informació i Documentació
2. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Sumari
1. Qui som el Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya
2. Per què canviar de sistema de gestió bibliotecària
3. Opcions del mercat i licitació
4. Com ho hem fet?
• Procés d’implementació, preparació i equips
• Calendari d’implementació
• Migració i configuració
5. Canvis de gestió del CCUC: la catalogació, els registres màster i els recursos electrònics
6. El nou Sistema de Gestió Bibliotecària Compartit
7. Conclusions
3. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Sumari
1. Qui som el Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya
2. Per què canviar de sistema de gestió bibliotecària
3. Opcions del mercat i licitació
4. Com ho hem fet?
• Procés d’implementació, preparació i equips
• Calendari d’implementació
• Migració i configuració
5. Canvis de gestió del CCUC: la catalogació, els registres màster i els recursos electrònics
6. El nou Sistema de Gestió Bibliotecària Compartit
7. Conclusions
4. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Qui som?
Juny 2012
• Acord entre la SUR i les universitats públiques catalanes de crear el nou Consorci de Serveis
Universitaris de Catalunya (CSUC).
Gener 2014
Inici del nou consorci
• Fusió CESCA-CBUC i noves àrees
• El CBUC és l’Àrea de Biblioteques, Informació i Documentació.
Per què
Per compartir serveis acadèmics, científics, bibliotecaris i aconseguir millorar-ne l’eficàcia i
l’eficiència per mitjà de les sinergies i les economies d’escala.
5. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Membres i institucions agregades
del CSUC
• Departament de Recerca i
Universitats de la Generalitat de
catalunya
• La Universitat de Barcelona
• La Universitat Autònoma de
Barcelona
• La Universitat Politècnica de
Catalunya
• La Universitat Pompeu Fabra
• La Universitat de Girona
• La Universitat de Lleida
• La Universitat Rovira i Virgili
• La Universitat de Vic – Universitat
Central de Catalunya
• Universitat Oberta de Catalunya
• Universitat Ramon Llull
• La Biblioteca de Catalunya
9. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
1. Millora de l’accés als documents tradicionals
CCUC: catàleg de tots els documents
Préstec entre biblioteques
Magatzem de documents de baix ús (GEPA)
2. Biblioteca Digital de Catalunya
Subscripcions de recursos electrònics
(29.000 revistes electròniques, 24.000 llibres electrònics, 26 bases de dades)
3. Altres programes i serveis
Sistemes de gestió bibliotecària
Programes i serveis de l’Àrea BID
10. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Som molts!
1. Ajuntament de Barcelona
2. Arxiu Històric de la Ciutat de Barcelona
3. Arxiu Històric de Sabadell
4. Arxiu Nacional de Catalunya
5. Biblioteca Ateneu Barcelonès
6. Biblioteca Artur Martorell
7. Biblioteca Balmes
8. Biblioteca Episcopal del Seminari de Barcelona (URL)
9. Biblioteca de Catalunya
10. Biblioteca de Montserrat (URL)
11. Biblioteca Museu Víctor Balaguer
12. Biblioteca Parlament de Catalunya
13. Biblioteca Pública Arús
14. Casa Amèrica Catalunya
15. Casa Àsia
16. Centre d’Estudis Jurídics i Formació Especialitzada
17. Centre de Cultura Contemporània de Barcelona
18. Centre de Documentació de l'Orfeó Català
19. Centre de Documentació i Museu de les Arts
Escèniques (Antic IT)
20. Centre de Documentació i Museu Tèxtil
21. Centre de Lectura de Reus
22. Centre Excursionista de Catalunya
23. Col·legi d'Arquitectes de Catalunya
24. Col·legi Oficial de Psicologia de Catalunya
25. Consell Català de l'Esport. Biblioteca de l'Esport
26. Departament d'Acció Climàtica, Alimentació i Agenda
Rural. Generalitat de Catalunya
27. Departament d'Educació. Generalitat de Catalunya
28. Departament d'Interior. Generalitat de Catalunya
29. Departament de Cultura. Generalitat de Catalunya
30. Departament de Salut. Generalitat de Catalunya
31. Departament de la Vicepresidència i de
Polítiques Digitals i Territori. Generalitat
de Catalunya
32. Departament de Drets Socials. Generalitat
de Catalunya
33. Departament de Recerca i Universitats.
Generalitat de Catalunya
34. Centre de Documentació de la Secretaria
de Política Lingüística. Generalitat de
Catalunya
35. ELISAVA Escola Superior de Disseny
36. Escola d'Administració Pública de
Catalunya
37. Escola Superior de Música de Catalunya
38. LCI - Escuela Superior de Diseño y Moda
39. Filmoteca de Catalunya
40. Fundació Bosch i Cardellach
41. Fundació Catalana Síndrome de Down
42. Fundació Joan MiróFundació Museu del
Joguet de CatalunyaFundació Museu
Picasso de Barcelona
43. Fundació Pere Coromines
44. IED Barcelona
45. Il·lustre Col·legi de l'Advocacia de
Barcelona
46. Institut Català de les Dones
47. Institut Català Internacional per la Pau
48. Institut Cartogràfic i Geològic de Catalunya
49. Institut d'Estudis Catalans
50. Institut de Recerca i Tecnologia
Agroalimentàries
51. Institut de Seguretat Pública de Catalunya
52. Memorial Democràtic
53. Museu d'Arqueologia de Catalunya
54. Museu d'Art Contemporani de Barcelona
55. Museu d'Història de Barcelona
56. Museu de la Música de Barcelona
57. Museu del Disseny de Barcelona
58. Museu Etnològic de Barcelona
59. Museu Frederic Marès
60. Museu Marítim de Barcelona
61. Museu Nacional Arqueològic de Tarragona
62. Museu Nacional d'Art de Catalunya
63. Museu Nacional de la Ciència i la Tècnica de Catalunya
64. Museus de Sitges
65. Observatori del Paisatge de Catalunya
66. Reial Acadèmia de Bones Lletres
67. Reial Acadèmia de Ciències i Arts de Barcelona
68. Rosa Sensat
69. Tecnocampus
70. Universitat Autònoma de Barcelona
71. Universitat Abat Oliba
72. Universitat d'Andorra
73. Universitat de Barcelona
74. Universitat de Girona
75. Universitat de Lleida
76. Universitat Internacional de Catalunya
77. Universitat Jaume I
78. Universitat Oberta de Catalunya
79. Universitat Politècnica de Catalunya
80. Universitat Pompeu Fabra
81. Universitat Ramon Llull
82. Universitat Rovira i Virgili
83. Universitat de Vic - Universitat Central de Catalunya
11. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Sumari
1. Qui som el Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya
2. Per què canviar de sistema de gestió bibliotecària
3. Opcions del mercat i licitació
4. Com ho hem fet?
• Procés d’implementació, preparació i equips
• Calendari d’implementació
• Migració i configuració
5. Canvis de gestió del CCUC: la catalogació, els registres màster i els recursos electrònics
6. El nou Sistema de Gestió Bibliotecària Compartit
7. Conclusions
12. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Per què canviar de sistema de gestió
bibliotecària
Una mica d'Història....
Recs
Electrònic
s
2008 -
Millennium
(Innovative)
2017 –
Sierra
(Innovative)
2020
2019 – 2020: Preparació del concurs públic de
licitació d’un sistema de gestió bibliotecària per a
les universitats integrades i agregades al CSUC i la
Biblioteca de Catalunya
Febrer 2020: Presentació del concurs
Abril 2020: Adjudicació
13. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Per què canviar de sistema de gestió
bibliotecària
Que teníem:
1. Un sistema integrat de biblioteques tecnològicament antiquat.
2. Poc flexible i difícil de configurar per implementar nous serveis
3. No tecnologia SaaS
4. Eina de descobriment amb un nivell baix de satisfacció per part dels
usuaris
5. Gestió del préstec consorciat (PUC) no integrat
6. Aplicació no responsive
7. No disposava d'una eina de gestió completa dels recursos electrònics i
integrada al sistema
8. No disposava d'un entorn consorciat que facilités la reutilització de les
dades ni evités la duplicitat de la catalogació al catàleg CCUC i als locals
14. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Per què canviar de sistema de gestió
bibliotecària
Què volíem:
1. Una plataforma de serveis bibliotecaris, flexible, col·laborativa i moderna, amb capacitat
d’innovació i millora segons les tendències i estàndards actuals i futurs del mon bibliotecari.
2. Arquitectura en el núvol i multitenença, segons model SaaS, amb client web real, accessible
des de qualsevol dispositiu sense haver-hi d’instal·lar programari addicional i amb disseny
adaptatiu (responsive), tant pel backend com pel frontend.
3. Una gestió de recursos electrònics integral, inclosa en la mateixa plataforma, que en permeti la
gestió global: la contractació (local i consorciada), l’activació, el manteniment de títols i
enllaços, la difusió mitjançant l'eina de descoberta, la gestió de les llicències i la gestió
econòmica.
15. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Què més volíem:
1. Una eina de descobriment de qualitat inclosa en la plataforma de gestió sense necessitat
d’integracions addicionals
2. La integració i gestió fàcil del Préstec consorciat (PUC)
3. Una plataforma que funcionés en un entorn consorciat i permetés la reutilització de dades en
sentit ampli per augmentar l’eficàcia dels processos tècnics, l’estalvi de costos
4. Una eina potent d’anàlisi i avaluació de les dades d’ús de les col·leccions
Per què canviar de sistema de gestió
bibliotecària
16. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Sumari
1. Qui som el Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya
2. Per què canviar de sistema de gestió bibliotecària
3. Opcions del mercat i licitació
4. Com ho hem fet?
• Procés d’implementació, preparació i equips
• Calendari d’implementació
• Migració i configuració
5. Canvis de gestió del CCUC: la catalogació, els registres màster i els recursos electrònics
6. El nou Sistema de Gestió Bibliotecària Compartit
7. Conclusions
17. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Estudi de les opcions del mercat
• Es van avaluar les diferents opcions disponibles en el mercat:
• Informes d’experts independents: Marshal Breeding
18. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Licitació
Plecs tècnics i RFPs (request for proposals) de referència:
• Consorci de Serveis bibliotecaris de Catalunya (CSUC) 2015
• Consoricio de Bibliotecas Universitarias de Andalucía (CBUA) 2017
• Consorcio de Bibliotecas Universitarias de Castilla y León (BUCLE) 2018
• Universitat Politècnica de València (UPV) 2016
• Orbis Cascade Alliance 2014
• PASCAL (Partnership Among South Carolina Academic Libraries) 2019
28 abril 2020: Ex Libris únic licitador presentat i adjudicat
19. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Sumari
1. Qui som el Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya
2. Per què canviar de sistema de gestió bibliotecària
3. Opcions del mercat i licitació
4. Com ho hem fet?
• Procés d’implementació, preparació i equips
• Calendari d’implementació
• Migració i configuració
5. Canvis de gestió del CCUC: la catalogació, els registres màster i els recursos electrònics
6. El nou Sistema de Gestió Bibliotecària Compartit
7. Conclusions
20. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Ex Libris
Impact factor, Elsevier, End
note, Web of Science
Proveïdor de contingut
electrònic (Factiva, Ebrary, ...)
Software company that develops
SGBs
Software company that develops
SGBs
ExLibris
Innovative
Clarivate
ProQuest
VTLS
Software company that develops
SGBs
22. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
ALMA i PRIMO d’Ex Libris
• Arquitectura en el núvol i multitenença, com Google
• Client de treball web, accessible des de qualsevol dispositiu
• Gestió de recursos electrònics integral que en permet la gestió
global: la contractació (local i consorciada).
• Una eina de descoberta que inclou la cerca al catàleg, als repositoris
digitals i als recursos electrònics contractats.
26. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
OnBoarding... Implementació... Producció...
• ExLibris
• TaskForce
• CSUC
+ Equips implementació
institucions
+ (tot) Personal
institucions
Recs.
Electrònics
CATS
PICA
~130
4+1 ExLibris ~8
Juliol'21
Setembre'20
Equips de treball
Admins
27. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Organització del projecte
Eines de treball i/o comunicació
Basecamp: Eina de gestió de projectes & comunicació
• >10.000 missatges, documentació, missatges instantanis, etc.
• ~130 persones
Confluence: Team Workspace Where Knowledge & Collaboration Meet.
Microsoft Teams i altres eines de video-conferència
• >100 reunions virtuals (2 o 3 reunions/setmana)
Mail
28. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Calendari d’implementació
Set'20 a Nov'20 – Fase OnBoarding:
• Contacte inicial
• Anàlisi de l'àmbit del projecte
• Pla de les tasques principals, etc.
Dec'20 a Jul'21 – Fase d'Implementació:
• Definició
• Construcció
• Desplegament
Jul'21 – Sortida a Producció
29. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Recs.
Electrònics
Producció... CATS
PICA
ExLibris
(Prog. d'Èxit d'ALMA)
~8
ExLibris
1+2
TaskForce
Juliol'21
Gener'22
Programa d'èxit de
les institucions del
CSUC
Post-Producció...
30. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Post-Producció
A partir de Setembre 2021 -> Estabilització del sistema
El sistema no s'havia acabat d'implementar!
Setembre Octubre Novembre Desembre Gener'22
GEPA PUC
GTBib
> Gener de 2022
33. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Sumari
1. Qui som el Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya
2. Per què canviar de sistema de gestió bibliotecària
3. Opcions del mercat i licitació
4. Com ho hem fet?
• Procés d’implementació, preparació i equips
• Calendari d’implementació
• Migració i configuració
5. Canvis de gestió del CCUC: la catalogació, els registres màster i els recursos electrònics
6. El nou Sistema de Gestió Bibliotecària Compartit
7. Conclusions
35. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Canvis de gestió del CCUC
Els canvis més importants:
• La catalogació
• Registres bibliogràfics i d’autoritats únics
• Gestió de recursos electrònics
36. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Catalogació
ABANS
Dos catàlegs bibliogràfics
Dos configuracions d’índexos, de validacions
d’errors (actuacions de qualitat), dos
definicions d’etiquetes, etc.
Dos registres bibliogràfics
Dos registres d’autoritats
DESPRÉS
1 catàleg bibliogràfic
Actuacions de qualitat compartides,
configuracions compartides, etc.
Un sol registre bibliogràfic
Registres d’autoritat compartits
CCUC UPF
CCUC
Etiquetes locals
Registres que no es
volen compartir
39. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Registre màster bibliogràfic
Creació del registre màster:
a partir d’una selecció de millors
registres
Amb què cal completar el CCUC?
Quins camps locals necessita cada institució?
41. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Registre d’autoritat únic
Nova estructura dels registres d'autoritat
Amb Alma hem pogut agrupar i integrar dins del CCUC els següents catàlegs
d'autoritat, llistes d'encapçalaments i vocabularis controlats.
Ara es pot fer la consulta i validació dels encapçalaments en el procés de la
catalogació dels documents.
CCUCMAT TGFC
42. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Els recursos electrònics
ABANS
• Catalogació de cada recurs,
revistes, llibres i bbdd en el CCUC
• Qualitat en tots els registres
• Molta feina de manteniment
• Projectes de catalogació
cooperativa sobretot per la part
de la compra consorciada
DESPRÉS
• Activació dels recursos en un CDI (Central
Discovery Index)
• Projecte de cooperació per l’activació
sobretot per la part de la compra
consorciada
• Creació automàtica dels registres en el
catàleg
• Menor qualitat de registres (en anglès)
• Zero feina de manteniment en el catàleg
43. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
DURANT:
Decisions:
Qui activa i què s’activa? Els recursos consorciats es poden activar per a tothom
pero els individuals no
Com netegem duplicats?
Esborrem / amaguem els registres que ja teníem fets?
Com:
Grup especialitzat
5 reunions
Moltes proves fetes per entendre el comportament del sistema
Molts acords
Els recursos electrònics
45. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Sumari
1. Qui som el Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya
2. Per què canviar de sistema de gestió bibliotecària
3. Opcions del mercat i licitació
4. Com ho hem fet?
• Procés d’implementació, preparació i equips
• Calendari d’implementació
• Migració i configuració
5. Canvis de gestió del CCUC: la catalogació, els registres màster i els recursos electrònics
6. El nou Sistema de Gestió Bibliotecària Compartit
7. Conclusions
46. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
• Alma té una opció que permet compartir un Alma amb altres institucions:
el Sistema de Gestió Bibliotecària Compartit (SGBC)
• El 2022 l’estem implementant al MNAC, a la UIC, al TCM i al MACBA
El nou Sistema
de Gestió Bibliotecària Compartit
47. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
El nou Sistema
de Gestió Bibliotecària Compartit:
avantatges
Tenir un dels sistemes
més ben valorats del mon
Opció més econòmica
que contractar un Alma
per una sola institució
El CSUC actúa com a
mediador entre
l’empresa i la institució
48. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
El CSUC s'encarrega de:
•la configuració inicial del sistema
•les incidències tècniques del sistema
•el disseny de la interfície de cerca
Estalvi en els processos de catalogació:
•només es crea un registre
•no cal mantenir fitxer d'autoritats
•no cal fer procediments interns de catalogació
Formar part d’una comunitat:
•per compartir idees i solucions
•Per compartir la gestió de la pròpia biblioteca amb
institucions properes
El nou Sistema
de Gestió Bibliotecària Compartit:
més avantatges
49. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Sumari
1. Qui som el Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya
2. Per què canviar de sistema de gestió bibliotecària
3. Opcions del mercat i licitació
4. Com ho hem fet?
• Procés d’implementació, preparació i equips
• Calendari d’implementació
• Migració i configuració
5. Canvis de gestió del CCUC: la catalogació, els registres màster i els recursos electrònics
6. El nou Sistema de Gestió Bibliotecària Compartit
7. Conclusions
50. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Pocs recursos dedicats donada la grandària del
projecte per part d’Ex Libris (projecte mal
dimensionat a l'inici).
Calendaris massa justos.
Sortir en producció és l'inici del procés
d'aprenentatge del sistema.
Sistema de formació poc personalitzat
(aprenentatge 2.0).
L’eina de comunicació amb Ex Libris (Basecamp)
podria millorar.
El funcionament del préstec consorciat PUC no és el
què esperàvem.
Tot i que l'arquitectura ho permet, hi ha poca
experiència/documentació sobre catàlegs
col·lectius.
Conclusions
51. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
Bon equip d’implementació Ex Libris
Bon equip d'implementació de les institucions del CSUC
Community zone
Interfície de consulta més moderna
Gestió dels Recursos electrònics integral
Un mòdul d'estadístiques molt potent (Oracle Analytics)
El CCUC és realment un catàleg únic i compartit
Nous serveis associats al GEPA
Nou Sistema de Gestió Bibliotecària Compartit
Integració total de les Autoritats dins la NZ.
Conclusions
La implementació ha estat un èxit! Tot i la complexitat del projecte i els
calendaris molt ajustats.
52. Col·legi Oficial
de Bibliotecaris-
Documentalistes
de Catalunya
On esperem arribar
Estem a l'inici de l'aprenentatge del sistema (encara li podem treure
molt suc)
El Programa d’Èxit d’Alma
El programa d’Èxit de les institucions del CSUC
Millorar el discovery del CCUC
…