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Die gute IT-Ausschreibung aus Anwendersicht
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- 8. Ausschreibungsdokumente © EBP | 8| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht EK Eignungskriterien Muss-Kriterien Anbieter TS Technische Spezifikation Muss-Kriterien Leistung ZK Zuschlagskriterien Bewertung des Angebots PH Pflichtenheft SA Systemanforderungen Vertragsentwurf AGB Beilagen Anhänge 29.08.2018
- 9. PH: Papier und elektronisch: Regle was gelten soll Das Angebot muss in zwei Papierexemplaren und in elektronischer Form auf einem geeigneten Datenträger (USB-Stick, CD-ROM, DVD- ROM) eingereicht werden. Der Anbieter ist verantwortlich für die exakte Übereinstimmung der Papierexemplare und elektronischen Exemplare. Bei Abweichungen geht die elektronische Version vor. © EBP | 9| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht29.08.2018
- 10. PH: Sage, was Du bieten wirst Kapitel «Anforderungen an den Auftraggeber» • Was, wenn der Auftraggeber die Anforderungen nicht erfüllen kann? • Fliessen die Anforderungen in die Bewertung ein? Ich biete: • Regelung der Zusammenarbeit o Funktionen, z.B. Projektleiter, Anwendervertreter, Product Owner(!) o Organigramm o Entscheidungskompetenz • Zeitliche Verfügbarkeit, Sitzungsrhythmus • Infrastruktur • Kollaborationssoftware © EBP | 10| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht29.08.2018
- 11. EK: Beachte Rezertifizierungsintervall Ggf. zweitneueste Fassung fordern, weil Zertifikat drei Jahre lang gültig ist. ISO 9001:2008 :2015 ISO 27001:2005 :2013 © EBP | 11| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht29.08.2018
- 12. EK: Beachte Rezertifizierungsintervall Ggf. zweitneueste Fassung fordern, weil Zertifikat drei Jahre lang gültig ist. ISO 9001:2008 :2015 ISO 27001:2005 :2013 © EBP | 12| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht 3 Jahre 29.08.2018
- 13. EK: Beachte Rezertifizierungsintervall Ggf. zweitneueste Fassung fordern, weil Zertifikat drei Jahre lang gültig ist. ISO 9001:2008 :2015 ISO 27001:2005 :2013 © EBP | 13| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht 3 Jahre 29.08.2018
- 14. EK: Verlange Sprachkenntnisse differenziert Die eingesetzten Mitarbeitenden müssen mindestens über Sprachniveau B2 verfügen. Relevanz prüfen für • Projektleiter mit Kundenkontakt • Requirements Engineer • Systemarchitekt? • Softwareentwickler? • Tester? • …? © EBP | 14| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht29.08.2018
- 15. EK/ZK: Trenne Referenzformulare von Unterschrift Schriftliche Bereiterklärung einer Referenzperson des Bundes zur Auskunftserteilung, da Referenzperson unbefangen ist. Bereiterklärung auf separatem Formular erleichtert die an sich schon herausfordernde Logistik. | Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht © EBP | 1529.08.2018
- 16. TS: Lass Systemanforderungen pauschal bestätigen TS: Die Muss-Kriterien zur Leistung (Muss-)Anforderungen an das zu entwickelnde System pauschal gemäss SA (nicht einzeln) bestätigen lassen Lösungskonzept verlangen • Seitenzahl limitieren • Kapitel/Themen vorgeben © EBP | 16| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht Nr. Bereich Muss-Anforderung Nachweis/Form Bestätigung/Dokumentation des Anbieters TS04 Erfüllen der Systemanforderungen Der Anbieter bestätigt, dass er mit seiner Lösung die Systemanforderungen gemäss Beilage B-04 Systemanforderungen erfüllt. Er erstellt ein Lösungskonzept (maximal 10 A4-Seiten), in dem er die Umsetzung der Systemanforderungen verständlich und transparent darstellt. Bestätigung und Lösungskonzept (maximal 10 A4-Seiten) zu dokumentieren im Angebot. 29.08.2018
- 17. ZK: Formuliere als offene Fragen, begrenze Antwortlänge © EBP | 17| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht29.08.2018
- 18. ZK: «Gleiche Formel» für Preis und übrige ZK nominal Preismin. Preismax. übrigeZKmin übrigeZKmax 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 50% 50% | Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht © EBP | 1829.08.2018
- 19. ZK: «Gleiche Formel» für Preis und übrige ZK nominal Preismin. Preismax. übrigeZKmin übrigeZKmax 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 50% 50% | Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht Spanne © EBP | 1929.08.2018
- 20. ZK: «Gleiche Formel» für Preis und übrige ZK nominal Preismin. Preismax. übrigeZKmin übrigeZKmax 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 50% 50% | Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht Spanne real 30% 70% © EBP | 2029.08.2018
- 21. ZK: «Gleiche Formel» für Preis und übrige ZK Problematisch (je nach Formel) sind: • Ausreisser gegen oben oder unten • nur zwei Angebote mit fast gleichem Preis Lösungsansätze: • evtl. mehrere Formeln in Abhängigkeit der Anzahl Angebote? • evtl. Ausreisser speziell behandeln? • Preis nominell möglichst tief gewichten! (für IT-Individualentwicklungen) © EBP | 21| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht29.08.2018
- 22. ZK: Mach die Auswertung für Anbieter transparent Lösungsbeschreibung bewerten (ZK) © EBP | 22| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht29.08.2018
- 23. SA: Dokumentiere das «Was» Was muss das System können? In seinem Angebot beschreibt der Anbieter im Lösungskonzept, wie er die SA erfüllen will. Rahmenbedingungen in den SA für «wie» resp. «wie nicht» festlegen. © EBP | 23| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht29.08.2018
- 24. SA: Erkläre, warum etwas gefordert ist Der Anbieter kennt nun die Absicht/das Ziel und sucht eine geeignete Lösung. © EBP | 24| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. / Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. Benutzerkonten verwalten Als Administrator will ich Benutzerkonten für Datenpfleger und Sachbearbeiter einrichten, damit diese auf geschützte Layer zugreifen können. Ich kann: 1. neue Konten eröffnen 2. bestehende Konten löschen oder sperrenFehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. / Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. Themenbaum anpassen, GIS-Themen veröffentlichen Als Datenpfleger kann ich den Themenbaum auf dem Geoportal anpassen. So- mit kann ich neue GIS-Themen einfügen und veröffentlichen, bestehende lö- schen oder umgruppieren. Der Themenbaum erlaubt die Bildung von Gruppen. Somit kann ich unter einem Überbegriff verschiedene GIS-Themen anordnen. 29.08.2018
- 25. SA: Beschränke dich auf «Muss-Anforderungen»* • Requirements: Verlange was gefordert ist: Muss-Anforderungen • «Desirements»: Verschiebe sie auf Folgerelease als Muss- Anforderungen -> Ausschreibungsdesign: Optionen * gilt zumindest bei IT-Individualentwicklungen | Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht © EBP | 2529.08.2018 1.0 1.1 2.0 n.m
- 26. EK, TS, ZK: Bleib beim Wesentlichen mehr Kriterien … • sind nicht zwingend besser • verursachen zwingend mehr Aufwand o bei der Angebotserstellung o bei der Angebotsbewertung • ZK: jedes einzelne ZK verliert an Gewicht © EBP | 26| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht29.08.2018
- 27. SA: Spezifiziere «alles», aber im adäquaten Detaillierungsgrad «alles» • damit der Anbieter die Kosten schätzen kann Detailierungsgrad • Das Projekt befindet sich in der Konzeptphase. • Der Anbieter bringt seine Vorstellungen ein. Das kann Änderungen bei den Anforderungen zur Folge haben. 29.08.2018 © EBP | 27| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht
- 28. Nach der Ausschreibung kommt die Realisierung! • ZK: «Schnittstellenpersonal» des Anbieters bewerten (z.B. Projektleiter) • TS/PH: Iteratives oder agiles Vorgehen fordern • Geeigneten Projektleiter beim Auftraggeber einsetzen 29.08.2018 © EBP | 28| Die «gute IT-Ausschreibung» aus Anbietersicht
Notes de l'éditeur
- Je feiner ich messe, umso länger wird die Küstenlinie. Man nähert sich keinem Grenzwert. Streng genommen hat die Küste keine Länge. Diese Tatsache bezeichnet man als Küstenlinien‐Paradoxon. Sie fragen sich vielleicht, was das mit Ausschreibungen zu tun hat Man kann noch mehr EK, ZK definieren, die Systemanforderungen noch detaillierter beschreiben Was die ausschreibende Stelle exakt und ganz genau beschrieben hat, enthält aus Sicht Anbieter vielleicht dennoch Unklarheiten
- Je feiner ich messe, umso länger wird die Küstenlinie. Man nähert sich keinem Grenzwert. Streng genommen hat die Küste keine Länge. Diese Tatsache bezeichnet man als Küstenlinien‐Paradoxon. Sie fragen sich vielleicht, was das mit Ausschreibungen zu tun hat Man kann noch mehr EK, ZK definieren, die Systemanforderungen noch detaillierter beschreiben Was die ausschreibende Stelle exakt und ganz genau beschrieben hat, enthält aus Sicht Anbieter vielleicht dennoch Unklarheiten
- Je feiner ich messe, umso länger wird die Küstenlinie. Man nähert sich keinem Grenzwert. Streng genommen hat die Küste keine Länge. Diese Tatsache bezeichnet man als Küstenlinien‐Paradoxon. Sie fragen sich vielleicht, was das mit Ausschreibungen zu tun hat Man kann noch mehr EK, ZK definieren, die Systemanforderungen noch detaillierter beschreiben Was die ausschreibende Stelle exakt und ganz genau beschrieben hat, enthält aus Sicht Anbieter vielleicht dennoch Unklarheiten
- Je feiner ich messe, umso länger wird die Küstenlinie. Man nähert sich keinem Grenzwert. Streng genommen hat die Küste keine Länge. Diese Tatsache bezeichnet man als Küstenlinien‐Paradoxon. Sie fragen sich vielleicht, was das mit Ausschreibungen zu tun hat Man kann noch mehr EK, ZK definieren, die Systemanforderungen noch detaillierter beschreiben Was die ausschreibende Stelle exakt und ganz genau beschrieben hat, enthält aus Sicht Anbieter vielleicht dennoch Unklarheiten
- Je feiner ich messe, umso länger wird die Küstenlinie. Man nähert sich keinem Grenzwert. Streng genommen hat die Küste keine Länge. Diese Tatsache bezeichnet man als Küstenlinien‐Paradoxon. Sie fragen sich vielleicht, was das mit Ausschreibungen zu tun hat Man kann noch mehr EK, ZK definieren, die Systemanforderungen noch detaillierter beschreiben Was die ausschreibende Stelle exakt und ganz genau beschrieben hat, enthält aus Sicht Anbieter vielleicht dennoch Unklarheiten
- Ich begrüsse In der nächsten Viertelstunde möchte ich Ihnen ein paar Tipps aus unserer Praxis geben als Anbieter und Ersteller von Ausschreibungsunterlagen und Systemanforderungen, Tipps wie die ausschreibende Stelle den Aufwand beim Anbieter minimieren kann Viele dieser Tipps bewirken schliesslich auch eine Aufwandreduktion bei der Angebotsbewertung
- Szenario: IT Individualentwicklung EK Muss-Kriterien zum Anbieter TS Muss-Kriterien zur Leistung (seit neuerer Zeit, nicht in Gesetzgebung, v.a. bei Ausschreibungen des Bundes, kennen die Kantone nicht) ZK Bestimmung des wirtschaftlich günstigsten Angebots SA Beschreibung des Systems mit Anforderungen
- Ein kleines Detail: Was soll gelten, wenn die eingereichten Papierdokumente von den elektronischen abweichen? In diesem Fall wurde eine Regelung getroffen. In Zukunft wird die voll-elektronische Eingabe kommen, dann wird dieser Punkt hinfällig.
- Wir notieren jeweils aus unserer Sicht Selbstverständlichkeiten: Aktive Mitarbeit, Dokumentenstudium, Entscheidungskompetenz Besser ist es, wenn der AG auflistet, was er selbst zu Leisten im Stand ist Der Anbieter ersieht daraus, was er anbieten muss
- Vermeiden Sie Rückfragen oder gar Ausschlüsse durch fehlende Zertifikate Randbemerkung: Referenzen der Firma und des Teams oder zumindest PL sind vielleicht aussagekräftiger als das Zertifikat der Firma
- Vermeiden Sie Rückfragen oder gar Ausschlüsse durch fehlende Zertifikate Randbemerkung: Referenzen der Firma und des Teams oder zumindest PL sind vielleicht aussagekräftiger als das Zertifikat der Firma
- Vermeiden Sie Rückfragen oder gar Ausschlüsse durch fehlende Zertifikate Randbemerkung: Referenzen der Firma und des Teams oder zumindest PL sind vielleicht aussagekräftiger als das Zertifikat der Firma
- Gemeinsamer europäischer Referenzrahmen für Sprachen – Raster zur Selbsteinschätzung
- Für Referenzen sind Formulare gebräuchlich Seit einiger Zeit müssen Referenzpersonen des Bundes ihre Unbefangenheit per Unterschrift bestätigen Diese Unterschriften einzuholen braucht sehr viel Zeit und oft ist es zeitkritisch (Ferienabwesenheiten etc.) Wenn die Unterschrift auf einem separaten Formular eingereicht werden kann, kann der Anbieter parallel arbeiten Wann ist man befangen: besondere Beziehungsnähe enge aktuelle oder frühere (private) Geschäftsbeziehungen (z.B. Kundenbeziehung, strategische Partnerschaft, Beteiligungsform, Anstellungsverhältnis) Partnerschaft (Ehe, eheähnliche Gemeinschaften), Verwandtschaft oder Schwägerschaft ein wirtschaftliches oder anderes Abhängigkeitsverhältnis mehrjährige militärische Kameradschaft Art. 94a BPV – Ausstand 1 Angestellte treten in den Ausstand, wenn sie aus einem persönlichen Interesse in einer Sache oder aus anderen Gründen befangen sein könnten. Der Anschein der Befangenheit genügt als Ausstands- grund. 2 Als Befangenheitsgründe gelten namentlich: a. die besondere Beziehungsnähe oder die persönliche Freund- oder Feindschaft zu natürlichen und juristischen Personen, die an einem Geschäft oder Entscheidprozess beteiligt oder davon betroffen sind; b. das Vorliegen eines Stellenangebotes von einer natürlichen oder juristischen Person, die an ei- nem Geschäft oder einem Entscheidprozess beteiligt oder davon betroffen ist.
- In den TS bestätigt der Anbieter das er das geforderte Leisten kann Gelegentlich müssen wir jede einzelne Anforderung bestätigen und uns eine schöne Dokumentation ausdenken. Wir schlagen vor SA müssen erfüllt werden Lösungskonzept
- Ich kommen zu den ZK Fragen Sie direkt, was sie interessiert Formulieren Sie, was sie beurteilen möchten
- Zur Preisbewertung habe ich leider keinen guten Tipp Aber ich möchte auf die Problematik der Gewichtung hinweisen
- Zur Preisbewertung habe ich leider keinen guten Tipp Aber ich möchte auf die Problematik der Gewichtung hinweisen
- Zur Preisbewertung habe ich leider keinen guten Tipp Aber ich möchte auf die Problematik der Gewichtung hinweisen
- Ich kenne keine Preisformel, die in allen Fällen sinnvolle Ergebnisse liefert
- Hat der Anbieter, der sich grosse Mühe gemacht hat, nicht Anrecht auf ein aussagekräftiges Feedack? Hier ein Beispiel aus einer US-amerikanischen Ausschreibung Reviewer (Name und Unterschrift) Kriterium Kommentare Stärken Schwächen
- Schreiben Sie nicht vor, wie die Lösung aussehen muss Vielleicht hat der Anbieter eine bessere Idee, oder ein stimmiges Konzept, in welches Ihre Lösungsidee möglicherweise gar nicht hineinpasst Wenn Sie zum Wie Vorgaben machen müssen (z.B. DB muss SQL Server sein, GUI-Design Richtlinien ), sind dies Rahmenbedingungen
- Als Req Eng stellt man sich immer die Frage nach dem «Warum». Für jede Anforderung muss es eine Begründung geben – schreiben sie diese auf. 2 einfache Beispiele Gelegentlich sind Anforderungen verklausuliert Beispiel: «System muss auf allen Browsern laufen, welche zusammen 70% Marktabdeckung haben.» In diesem Fall wäre besser gewesen IE 11 zu fordern, weil dies der Standardbrowser der Anwender des Bundesamtes ist Wenn Sie die Absicht kundtun, hilft das dem Anbieter. Auch auf rätselhafte Anforderungen kann er besser reagieren.
- Wir gehen davon aus, dass die Muss-Anforderungen zwingend sind, damit das System seinen Zweck erfüllt. Also sollten die Muss-Anforderungen ausreichend sein. Wie wollen sie Kann-Anforderungen bewerten? Soll ein System mehr Punkte bekommen weil es Funktionen besitzt, die Sie gar nicht zwingend benötigen? Arbeiten sie im Pflichtenheft mit Optionen, lassen sie weniger wichtiges später realisieren oder evtl. gar nicht mehr
- Ich möchte Ihnen zwei Dinge mit auf den Weg geben: 1.
- Ich wünsche Ihnen für die Zukunft gute Ausschreibungen!